企业档案管理工作存在的问题及其对策

科技信息2013年第3期

ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ

企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。在深化企业改革，建立现代企业制度过程中，企业档案主要分为四个部分：技术知识档案，是企业生产要素之一，能给企业带来经济利益，包括产品科研档案和基建档案、经营管理技术档案等；经营记录档案，包括营销账目、凭证、报表等会计档案；特有权利档案，包括国家给予企业优惠政策权档案、商标档案、知识专利档案、房地产档案等；基础类档案，指企业在日常管理中形成的党群工作类、行政管理类、干部职工类等档案。

笔者所在的淮北华星工贸有限责任公司是安徽淮海实业发展集团有限公司子公司，成立于2001年4月。公司注册资金1500万元，是集煤炭洗选、矿山设备制造、配件加工及安装；选煤用重介质、高效复合浮选剂生产；矿用玻璃钢管道、管材、玻璃钢栅栏生产及研发为一体的综合性公司。

本人长期在公司担任专职档案员，负责档案的收集、整理、归档等工作，按公司档案管理工作的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系；编制了全引目录、重要文件目录、资料目录等检索工具，做到了调卷迅速、准确，更好地为企业各部门提供利用服务。在多年的实践中，我觉得企业档案管理工作，要适应企业发展的新形势还存在着一定的问题和不足，需要采取扎实有效的措施加以解决。

1当前企业档案管理存在的问题

1.1企业重业务轻管理的现象普遍存在，不少企业档案工作尚未规范化。相对于政府部门和行政事业单位，企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视。企业产权制度的改革必然引发企业重视固定资产、流动资产、债权债务等有形资产的评估，而对企业品牌、商标、专利、生产技术等无形资产则少有涉及，对真实记录和反映这些无形资产的档案及其价值，在资产评估中多数没有作为一项内容来认真对待，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。这就给企业档案资料的收集、整理、保管、移交、归属和流向等方面都带来不少新问题。

1.2企业特别是那些规模较小的企业，没有专门的部门和人员管理档案。档案管理人员不懂档案管理，以为档案只是简单的收集、分类，人员的责任心不强，专业水平不高；甚至没有专门的库房，库房安全性较差。企业档案管理工作的软硬件都难以适应企业发展的需要。

1.3档案管理办法不合理、档案管理制度形同虚设的现象屡见不鲜。这一问题主要表现在以下几个方面：一是，业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。有的企业调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。即便归档也不注意归原件，经常归复印件。

1.4企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料未保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，增加了档案管理的经营成本。

1.5档案管理不规范，随意性强。存在随意涂改现象，越往基层越乱；而且还有任意抽取档案资料案例。档案的鉴定和销毁工作随意性也大。主要原因是：单位不够重视，没有制度约束，受人为因素影响大。

企业档案管理的好坏是企业内控水平好坏的直接体现。一个企业的档案管理情况可以从一个侧面反映企业的内控管理水平。也就是说，加强档案管理，可以使企业建立风险事前防范、事中控制、事后监督及纠正的动态过程和机制，有助于为防范化解企业风险提供根本保证。

2加强企业档案管理工作的措施和对策

2.1提高认识，增强责任感。企业要充分认识档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。档案部门和档案管理人员要增强责任感。积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任，努力学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

2.2强化培训，提高业务素质。企业要强化档案业务培训，积极选送档案管理人员参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案管理人员的实际操作技能和业务指导能力。根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应企业发展的新时期档案工作人才。要组织观摩学习，采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进企业档案工作健康、平衡发展。要形成基层企业与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局，邀请上级档案部门人员定期或不定期地深入企业检查指导档案工作，发现问题，及时通报，督促整改。2.3规范管理，保证档案质量。要规范归档材料收集工作。制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。要规范档案整理工作，严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。要规范档案管理工作，实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用。积极改善档案保管环境和物质条件，做到档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备。要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。

2.4更新观念，强化服务意识。要提高科技含量，积极应用企业档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。要狠抓档案编研工作。在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时，主动了解单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，事后服务为超前服务。要改进档案服务措施。研究利用工作的规律和特点，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况。

2.5开发利用，提高利用效率。在企业里，不管哪种类型的档案，都有其不容忽视的价值，能为现实工作提供一定的参考、借鉴和依据作用，有些情况下甚至起到关键性或决定性的作用，所以企业管理人员要学会并熟练运用档案特有的功能，着力做好档案的维护工作，尽力使“死档案”变为“活资料”，从而更好地为企业发展服务。

［责任编辑：王静］

企业档案管理工作存在的问题及其对策

杜桂芳

（淮北华星工贸有限责任公司，安徽淮北235000）

【摘要】企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用，企业只有重视档案管理工作，稳定人员，结合自身档案特点，管好、用好档案，为企业生产经营服务，才会促进企业档案工作健康发展。

【关键词】企业管理；档案工作；问题对策

○图书与档案○

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