第6讲__秘书实务--信息工作

张作霖手黑 寸土不让
• 有一次, 张作霖出席名流集会．席上不乏文人 墨客和附庸风雅之人, 而张作霖则正襟危坐, 很少说 话．席间, 有几位日本浪人突然声称, 久闻张大帅文武 双全, 请即席赏幅字画．张作霖明知这是故意刁难, 但 在大庭广众之下, ”盛情”难却, 就满口应允, 吩咐笔墨 侍候．这时, 席上的目光全都集中在张作霖身上, 几个 日本浪人更是掩饰不住讥讽的笑容, 只见张作霖潇洒 地踱到桌案前, 在满幅宣纸上, 大笔挥写了一个”虎” 字, 左右端详了一下, 倒也匀称, 然后得意地落款”张 作霖手黑”, 踌躇满志地掷笔而起．
解决 途径
找公 司
找导 游
比例℅
27.3
4.5
向消 委 会投 诉 45.5
向新闻 单位投诉
13.6
自 认 倒 霉 22.7
秘书实务（中）
信息工作
• 总经理办公室： • 李总：“小王，你到 市场部去把公司在国 内外的地接公司的所 有资料找来，作个整 理，第一，这些公司 的性质；第二，各个 公司接团的分成比； 第三，服务质量。”
• 王俐抱回一大堆资料， 仔细研究起来。风光公 司可是个大公司，国内 外都有业务，资料很多， 如何整理？她自有办法： 先把资料归类，分为国 内和国外；接着按项找， 公司的性质就是国有、 集体、私营、三资等。 再一一翻看这些公司的 具体资料，主要是看与 风光公司的分成比和有 无投诉等质量问题。
• 王俐找了半天资料，得出以下一些基本数字： 王俐找了半天资料，得出以下一些基本数字： • 风光公司在国内合作的地接公司有30家。其中 风光公司在国内合作的地接公司有 家 国营的10家 集体的有5家 私营的有10家 国营的 家，集体的有 家，私营的有 家，三 资的有5家 国外合作的地接公司有15家 资的有 家；国外合作的地接公司有 家，都是 私营性质的； 私营性质的； • 分成比参差不齐。45家中，五五的有 家，四 分成比参差不齐。 家中 五五的有15家 家中， 你四我六）的有10家 六四（你六我四） 六（你四我六）的有 家，六四（你六我四） 的有10家 三七（你三我七）的有5家 的有 家，三七（你三我七）的有 家；七三 你七我三）的有5家 （你七我三）的有 家。 • 服务质量。45家中，没有被投诉过的只有 家， 服务质量。 家中 没有被投诉过的只有5家 家中， 投诉过5次以上的有 次以上的有10家 投诉过3次以上的有 投诉过 次以上的有 家，投诉过 次以上的有 20家，投诉过1次以上的 家。 家 投诉过 次以上的10家 次以上的 • 王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清 王俐初步得出这些数字， 请代她用表格的形式反映出来， 的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能 及时交给李总。 及时交给李总。
最后的总结是： 最后的总结是： 不要用既定的价值观 来思考事物！ 来思考事物！
秘书实务（中）
信息工作
相关知识
• （一）信息整理 • 1，信息分类： 字母；地区；主题；数字；时间。 • 2，信息筛选： 看来源；看标题；看正文；决定取舍。 • 3，信息校核： 溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。 • （二）信息工作程序： • 收集——整理——传递——存储——利用
如何为领导出谋划策（二）
• （三）信息传递 • 1，基本形式：信件；备忘录；通知或告 示；传阅单；企事业内部刊物；新闻稿； 新闻发布会；声明；直接邮件等。 • 2，方法：语言；文字（文本；表格；图 表；框图）；电讯（电话；传真；电子 邮件；可视化辅助物；） • 3，方向：内向和外向； • 4，要素：信源、信道、信宿。
• （四）信息存储 • 1，步骤：登记；编码；排列；保管。 • 2，方式：手工；计算机；电子化；缩微 胶片。 • 3，工具：文件夹；文件盒；文件袋；文 件柜、架。
• 你杀了贝多芬，她是贝多芬 你杀了题二：现在要选举一名领袖， 而你这一票很关键，下面是关于3 而你这一票很关键，下面是关于 个候选人的的一些事实
候选人A：跟一些不诚实的政客有往来， 候选人 ：跟一些不诚实的政客有往来，而且会星象 占卜学。他有婚外情，是一个老烟枪，每天喝8到 占卜学。他有婚外情，是一个老烟枪，每天喝 到10 杯的马丁尼。 杯的马丁尼。 候选人B：他过去有过 次被解雇的记录 次被解雇的记录， 候选人 ：他过去有过2次被解雇的记录，睡觉睡到 中午才起来，大学时吸鸦片，而且每天傍晚会喝一大 中午才起来，大学时吸鸦片， 夸特威士忌。 夸特威士忌。 候选人C：他是一位受勋的战争英雄，素食主义者， 候选人 ：他是一位受勋的战争英雄，素食主义者， 不抽烟，只偶尔喝一点啤酒。从没有发生婚外情。 不抽烟，只偶尔喝一点啤酒。从没有发生婚外情。
• 2，保密范围 • （1）文件；（2）会议；（3）科技。 • （4）特定信息：人事、财务、产品、客 户。
• 秘书办公室： • 陈纪：王俐，听说公 司要在外地设分部， 是在哪里设，都派谁 去啊？ • 王俐：你的消息真灵 啊！这事还早呢，李 总还在考虑，还没调 查论证呢！哎，正好， 我这里有我正在做的 一份调查表，你想办 法把这些数据落实一 下，我还要赶着给李 总写一份调查报告呢， 快点啊！
怎样给领导提建议（二）
• 小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问 题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不 采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。 领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。” • 小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面 时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是‘参与谋 划’，所提意见就有采纳和不采纳两种可能 ，不能光想着 自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
候选人A是富兰克林罗斯福
候选人B是温斯顿丘吉尔
候选人C是亚道夫希特勒
• 1941年1月27日，刚开完会的丘 吉尔来到唐宁街10号的一个小隔 间拍摄照片。然而，抽着雪茄的 丘吉尔显得过于轻松，跟摄影师 卡特所设想的领导神韵不符，于 是卡特走上前去，把雪茄从这位 领袖的嘴里拿开。丘吉尔吃了一 惊，他被卡特的举动激怒了。就 在他怒视卡特的一刹那，卡特按 下了快门。这张照片在世界广为 流传，成为丘吉尔照片中最著名 的一张。
•
那见个日本浪人面对题字, 一时丈二和尚摸不着头 脑, 不由得面面相觑．其他在场的人也是莫名其妙, 不 知何意．
二、避虚就实
• 问题一：如果你知道一个女人怀孕了， 问题一：如果你知道一个女人怀孕了， 她已经生了8个小孩子了 其中有3个耳 个小孩子了， 她已经生了 个小孩子了，其中有 个耳 朵聋， 个眼睛瞎 一个智能不足， 个眼睛瞎， 朵聋，2个眼睛瞎，一个智能不足，而这 个女人自己又有梅毒，请问， 个女人自己又有梅毒，请问，你会建议 她堕胎吗？ 她堕胎吗？
信息的加工和提供
• 信息的加工
– 充实与综合 – 提炼与摘要 – 归纳与分析
• 秘书如何提供信息
– 适事 – 适时 – 适度
信息的传递、储存和检索
• 信息的传递
– 迅速、准确、保密
• 信息的储存
– – – – 原件储存 目录、索引储存 软件储存 有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、 防虫 – 科学地存放排列
• 借助外脑法 • 交换法 • 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
• 小王小张曾是同窗好友，又是两个单位任秘书。小王对单位 领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件事他 向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。 • 小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张：“你 怎么一点不同情我？” • 小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解领 导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想说上 几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对的，领 导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不同。领导 需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不一定行得通。 领导不采纳是正常的。” • 小张：“那我今后不提什么意见和建议了。”
• （五）信息保密 • 1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和 环节中强调保密。 • （1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。 • （2）书面信息：登记；签收；传递；封存； 整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。 • （3）电子信息：电脑；打印；核对；密码； 杀毒；备份；
高官讲话不避保姆酿大祸
• 最近，国家某权威刊物刊登了一个著名的案例，这就 是被称为中国保姆泄密第一案的案件。事发于1981年8月， A国某报在1个月内连续在重要版面刊登了我国领导人邓小 平前往某地视察行程和工作内容以及中国军队演习的消息。 此系严重泄露国家重要政治、军事秘密案。经过一个多月 的侦查，目标放在了一个叫詹玉红的在我党某重要干部家 当保姆的妇女身上。据詹交待，她有一个亲戚在A国居住， 年前，该亲戚介绍了A国某报驻京特派记者C君给她认识， 并告诉她此人可以帮她出国留学。为博C君欢心，詹玉红 经常将在雇主家中听到的谈话告诉C君，后来发展到向其 提供国内的资料，并直接带其到雇主家中从保险柜取机密 文件观看的地步，以致大量机密泄露，最终案发。
• 问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？ • 秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
• A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到 问题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原 因。 • A：“我看你主要是提意见多，提建议少， 提了一大堆问题，却很少提办法”。B： B “我认为提意见是下属的事，拿主意是领导 的事。”A ：“领导也不是神，事事都有主 意。我接到上级的通知或下级单位的报告， 都要认真想一想，提出处理意见，不管领导 采用不采用，我都坚持这么做。时间久了， 领导就对我的建议重视了。 ” B： “那每 次提几条建议呢？”
三天后陈纪交上的调查结果
• 合肥地区旅游市场消费专项调查 • 4月份，风光公司在合肥地区进行此项调 查，共发出1000份问卷，回收有效问卷 875份，有效率为87.5℅。本次调查采用 电话访问、散发问卷、街头采访等方法 进行。
被调查者的背景资料