《秘书实务》第六章参谋咨询
秘书实务-2024春季学期期末考试
装 订 线 内 不 准 作 答│││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││广东XXXXXXXX 学院综合平台《秘书实务》2024春季学期期末考试(1)(A )卷考试学期: 题库名称:秘书实务 适用年级:考试时间:分钟 考试方式:闭卷共计45道题,45小题,0大题(主观题),满分100分-----------------------------------------------------------诚信考试承诺书本人郑重承诺:我已阅读且透彻理解了“学校学生考场规则”和“学校学生违反校纪校规处理规定”,承诺在考试中自觉遵守,如有违反,按有关条款接受处理。
承诺人签名:_______________ 日 期:_______________考生姓名:_______________ 学号:_______________ 专业班名:_______________ 40分) 1.根据会议的(),会议包括预备会议和正式会议。
(2分) A.性质 B.规模C.召开的阶段D.地域 2.信息存储工作,首先要进行( )。
(2分) A.分类 B.登记装 订 线 内 不 准 作 答│││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││C.编码D.加工3.根据劳动法的规定,工作日间的休息时间一般不得少于( )。
(2分) A.20小时 B.8小时 C.12小时 D.16小时4.会议主办单位统一订房,一般要与饭店一方签订合约,合约内容通常不包括( )。
(2分) A.房价 B.订金数目 C.使用日期 D.会议内容5.( )成员指不具有正式资格,有一定发言权,但无表决权和选举权的会议成员。
(2分) A.正式 B.列席 C.特邀 D.旁听6.以下不属于参谋咨询的特征是( )。
(2分) A.主动性 B.及时性 C.随机性 D.综合性7.,在对办公设备建档时,设备的购买日期、设备编号、供应商等信息应该归入设备的( )中(2分) A.购买信息 B.维护合同 C.日志记录 D.基本信息8.办公室环境布置中,办公桌的高度一般设置在()比较合适。
谈谈秘书工作中的参谋咨询问题
谈谈秘书工作中的参谋咨询问题杨树森(原载《秘书工作》2007年第2期)自从1985年全国秘书长办公厅主任座谈会将秘书的参谋作用提到助手作用之前以来,参谋咨询就成了秘书部门一项常规工作。
但是近几年出版的一些秘书学论著中,对参谋咨询工作并没有给予足够的重视,例如,董继超先生主编的《秘书实务》(线装书局2000)、陈合宜先生的《秘书学》(暨南大学出版社2003)、任玉忠先生的《办公室工作实务》(蓝天出版社2005)等著作中都列举了十几项秘书工作内容(各书有一些差别),但是都没有列入“参谋咨询”一项。
常崇宜先生主编的《秘书学概论》(线装书局2000)“秘书工作的内容”一章,也没有列举“参谋咨询”一项;虽然该书专设“秘书参谋作用”一章,但是此章阐述的多为一般原理,对于究竟有哪些参谋咨询业务,如何做好它们,则显得过于简略。
比较而言,李欣先生等编著的《中国现代秘书工作基础》(高等教育出版社1989)对这一问题的思考则比较详尽,但是该书出版已经17年,我国无论是领导工作还是秘书工作本身都发生了很大变化,参谋咨询的内容、作用、方法都与当年有所不同,因此,对秘书部门的参谋咨询业务,有必要进一步进行系统的探讨。
本文先就秘书参谋咨询工作的几个理论问题提出见解,对“秘书在领导决策过程中的参谋咨询”以及“秘书在日常工作工作中的参谋咨询”,将另外撰文阐述。
一、参谋咨询的含义“参谋”一词的字面意义是“参与谋划”,是一个动词。
《辞海》将它解释为古代一种官名,指唐宋节度使及各路统帅所属幕僚之一,其职责是“参议谋划”。
现代军队团以上指挥机关中的司令部(解放军总部叫总参谋部)中参与军事谋划、办理具体业务的工作人员,都叫做“参谋”,可见“参谋”本来是一种军职。
现代汉语中“参谋”一词在动词和名词两种意义上都有泛化趋势,《现代汉语词典》给出了两种更一般的含义:“代人出主意”(动词)和“代出主意的人”(名词)。
在“参谋咨询”这一固定词组中,“参谋”是动词;而“秘书是领导的参谋和助手”这句话中,“参谋”则是名词。
新编秘书实务(第5版)习题与答案 第3章 秘书的日常事务工作
第三章秘书的日常事务工作一、单项选择题1 .15一一20平方米的小办公室。
优点是各部门有独自的工作空间;缺点是(D),空间比较浪费。
A.监督不便B.缺乏活力C.等级森严D.联系不便2 .一间办公室如果有三人以上,应注意办公桌不要(C)摆设,以免影响思考。
A.靠墙B.当中C.面对面D.朝向门口3 .秘书对办公室的各种物品要养成(B),归置整齐的习惯。
A.每月底B.随时清理C.隔一段时间清理D.留出大段时间清理4 .秘书替上司筛选电话,在说了迎接词后,如果来电者寻找你的上司,你应该(D)。
A.马上通报上司B.请对方留言C.转接电话D.弄清对方身份和来电目的5 .秘书接打电话过程中,以下三点特别重要:正确、(八)和礼貌。
A.有效B.弹性C.全面D.管理6 .以下接打电话的行为中,(C)是不适宜的。
A.电话机旁随时放着电话记录单和便笺和笔,一有留言就能立即记录B.秘书离开办公室时,要安排别人替你接电话C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D.如果已经回电,但没打通,切记要再联系7 .衡量督促工作的好坏的标准(D)0A.准确B.事实C.实际D.实效8 .对列入督查范围的决策事项应坚持的立项原则是(D)。
A.责任到人B.分解量化C.落实时限D. 一事一项9 .专项督查的特点是(八)。
A.内容具体,事项单一B.内容广泛,事项较多C.内容具体,事项较多D.,内容广泛,事项单一10 .(C)是处理突发事件的一项基本原则。
A.齐心协力B.服从上级C.统一指挥D.实事求是11 .重大交通事故的处理属于(八)。
A.偶发性人为事故B.偶发性自然灾害C.刑事案件D.偶发性政治事件12∙(B)是决策督查的目的之一。
A.准备拟定决策B.补充和完善决策C.深入调查研究D.广泛征求意见13 .决策督查的程序要求按照(八)的原则立项。
A. 一事一项B. 一事多项C.多事多项D.多事一项14 .在决策督查的过程中,对已立项的决策事项,要制定(B)。
文秘实务习题
《文秘实务》练习题第一章:秘书工作概述简答题1 、秘书的含义:秘书是从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导的决策及其实施服务的人员。
2、秘书工作的主要作用:(1) 枢纽作用 (2)助手作用(3) 参谋作用 (4)协调作用(5) 耳目作用 (6)窗口作用多项选择题1 、对秘书的工作,下列理解正确的有:ABC DA、是程序性工作B、服务对象是领导者C、其服务职能是辅助管理D、服务方式是处理事务2、下列说法正确的是:ACDA 、以秘书的服务对象划分,可分为公务秘书和私人秘书。
B 、随着社会的发展,私人秘书已经成为我国秘书的主体,人数众多,地位十分重要。
C 、行政秘书在党委部门称为党务秘书,在企业单位一般成为企业秘书。
D 、按知识和技能的不同要求,秘书分为初级秘书、中及秘书和高级秘书三个等级。
3 、秘书的知识结构分为:BCDA、扩展知识B、基础知识C、专业知识D、相关知识4、秘书恪守信用主要包括:B、DA 、不轻易承诺 B、遵守时间 C、言必信;行必果 D、恪守诺言5 、秘书人员的心理素质主要包括:ABCDA、兴趣B、意志C、情感D、性格6、秘书实务的内容主要包括以下三个方面:ABCA、办文B、办事C、办会D、办公7 、我国秘书工作的三项基本原则是:ACDA、保密B、细致C、准确D、效率8 、秘书机构的基本特征:BCDA 、服务性B 、从属性 C、中介行 D 、综合性第二章:接待工作选择题(第一题为单选)1、秘书工作的“窗口”作用,最直接地体现在 ___工作的过程中:CA、信访B、保密C、接待D、会务2 、___ ___ ___是接待工作中的基本环节,也是接待工作的基本礼仪要求:ABCA、迎客B、待客C、送客D、留客3 、符合礼节的握手顺序是:ACDA、先女士后男士B、先晚辈后长辈C、先上级后下级D、先长辈后晚辈4、如右图,是上座的座位为:C5、下列属于接待工作的基本要求D C的有:ABCDA、诚恳热情B、注重礼仪A BC、细致周到D、讲究时效判断题1 、宾主之间握手时,主人有向客人先伸手的义务。
秘书实务思考题及答案
秘书实务思考题及答案第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点?答:可以概括为“四性”:写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些?答:(1)各种法定公文。
(2)其他通用文书:包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等;规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约;工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等;工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。
这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。
(3)商务文书和公关礼仪类文书:包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。
公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。
(4)上司讲话稿,主要有:法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。
(5)媒体署名文章:供报刊发表的文章(通常署本单位领导的名或直接署单位名)。
(6)新闻报道。
3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征?答:(1)准确反映上司意图。
(2)内容符合法律政策。
(3)观点明确、逻辑严密。
(4)内容实在、篇幅简短。
(5)语言规范、行文得体。
4.简述文稿撰拟的一般过程。
答:(1)文稿起草前的准备(包括思想准备、材料准备、拟定提纲)。
(2)初稿的撰拟。
(3)文本的校核、检查和修改。
(4)文稿的审核、签发和定稿。
5.秘书的文字记录工作包括哪些种类?有何具体要求?答:文字记录工作主要包括:电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
具体要求有:(1)备好记录工具,准备随时记录,(2)培养倾听和判断能力,快速做出记录,(3)及时补充和修改,认真整理记录,(4)科学地制作表格。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章:秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章:秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章:商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章:商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章:秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章:办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章:信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章:时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章:危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章:秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析:重点环节1:文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2:会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3:商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4:商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5:危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1:信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2:时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3:秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括:本教案涵盖了秘书实务的各个方面,从基础的文件管理到复杂的危机应对,每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
大学秘书课参谋咨询课件
不同意见的协调与整合
协调原则
在面对不同意见时,秘书应遵循平等、公正、开放的原 则,促进各方充分表达意见。
整合方法
通过有效沟通、换位思考和整合资源,协调各方利益, 达成共识。
保持独立性与客观性
独立性
在参谋咨询过程中,秘书应保持独立性,不受外界干 扰,提供客观、中立的建议。
客观性
以事实为根据,不偏袒任何一方,确保建议的科学性 和公正性。
反馈员工意见
秘书需要关注员工的需求和意见,及时反馈 给领导,促进员工与领导之间的沟通。
01
参谋咨询的挑战与 应计策略
信息过载与挑选
要点一
信息过载
随着信息技术的快速发展,秘书在参谋咨询工作中面临的 信息量越来越大,需要挑选出有价值的信息以支持决策。
要点二
挑选技能
掌握信息挑选技能,如关键词搜索、信息分类、优先级排 序等,提高信息处理效率。
跟踪反馈
秘书需要跟踪决策的实施情况,及时反馈执行效果,为领导调整决策 提供根据。
参与学校发展计划制定
了解学校发展目标
秘书需要了解学校的发展战略和目标,明确 学校发展方向。
参与计划制定
秘书需要参与学校发展计划的制定,为计划 的制定提供意见和建议。
协调资源
秘书需要协调各方资源,确保计划的实施得 到有效保证。
提高个人综合素养与能力
知识储备
不断学习新知识,提高自己的专业素 养和业务能力。
沟通技能
加强沟通能力的培养,提高与各方有 效沟通的效率。
心理素养
培养良好的心理素养,面对压力和挑 战保持冷静和乐观。
团队协作
强化团队协作意识,发挥团队整体优 势,提高工作效率。
01
案例分析
新编秘书实务课件-第六章 秘书的日常事务工作(第二版)-PPT文档资料
第六章
秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
三、办公室的整理
2.秘书整理办公室的注意事项
(1)坐在办公桌旁,面对桌子,伸直双臂,再双手合拢,在高于桌面15CM左 右画弧形,手臂所能覆盖的桌子面积,比较适合摆放与工作有关的物品。 (2)电话一般放在左边,电脑一般放在桌子的右边。 (3)多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。 (4)把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 (5)办公桌抽屉里的物品摆放整齐,且要经常清理,井然有序。 (6)公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。 (7)办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 (8)如果用架子,应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 (9)每天下班前,要整理好自己的办公桌,把文件收藏好以免丢失和泄密。要 仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上,抽屉、橱门是否锁好,确保万 无一失。
引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作主要内容电子教案模版配色1学习提示一学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作二学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作三学习难点日常事务工作的灵活处理引入案例李秘书该如何处理此事
(二)学习重点
了解日常事务工作的内容 正确处理日常事务工作
(三)学习难点
日常事务工作的灵活处理
电子教案模版配色(1)
第六章
秘书的日常事务工作
李秘书该如何处理此事? 立新公司与龙丹制衣厂已经合作了近两年,成交了近几百万的生意,双方的
引入案例
关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题,双方有了摩擦。立新公 司总经理来了一封信, 龙丹制衣厂的王总经理看了很生气,随即把秘书李小姐叫 来,把那封信丢过去,说: “给立新公司回封信,以后不和他们做生意了! ” 李小姐怎么办呢? 她有四种选择: 1.立即照办。很快打好信,让王总经理签字后发出。 2.进行劝阻,给王总经理讲明其中的利害关系,劝他不要因一时气愤而做出 错误的决定。 3.暂时不办,估计王总经理会改变主意,等待新的指示。 4.打好回信,过两个小时后,再去问王总经理:这样写可以吗? 这信要不 要发出去? 问题: 1.秘书李小姐应该采取那种做法? 2.对这四种做法王总经理会有什么想法和反应? 3.如何才能做好这类事务性工作呢?
秘书实务第6章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第二节 秘书与领导者的关系
(四)择地 (五)善言 1、语言得体 2、言之有理 3、掌握策略 4、正确运用辅助手段 (六)渐进 (七)谦让
二、收集信息的主要内容和形式
1、信息的主要内容
(1)政策法规信息 (2)指挥性信息 (3)本单位信息 (4)社会反馈信息 (5)可比信息 (6)相关信息 (7)未来信息
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第三节 信息收集工作
2、信息的形式
(1)文字形态 (2)声像形态 (3)记忆形态
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第二节 秘书与领导者的关系
一、秘书与领导的矛盾关系 1、秘书与领导的同一性 (1)目标的一致性 (2)知识和能力的互补性 (3)思维的互启性 (4)人格工作
第二节 秘书与领导者的关系
一、秘书与领导的矛盾关系 2、秘书与领导的差异性 (1)法定地位的差异 (2)工作职能的差异 (3)个性的差异
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第二节 秘书与领导者的关系
二、秘书与领导的人际关系 1、强制性 2、首属性
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第二节 秘书与领导者的关系
三、秘书与领导的关系的类型
1、互补型:建立在高度自觉意识基础上的相互 尊重、相互理解、相互补偿和相互激励的关系
2、诤友型:建立在牢固友谊基础上的相互依 赖、相互帮助、相互劝谏的关系
季市长上任伊始,就发现办公厅秘书处老许学识渊博,功底深厚。 俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。市长要出面接待, 许秘书为此准备了谈话提纲。会谈中,季市长不仅对世界宇航领域 的发展状况作了透彻的分析,而且展望了未来的发展,对人类共同 开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个伸 出大拇指赞口不绝,说季市长的见解精辟,有独到之处,对宇宙尖 端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。后来,季市长又接见 了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中,不仅掌握了本 省本市的古文化遗产,而且对我国最新考古成果也了解得比较全面, 特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家私下 问旁人,季市长是否是考古学者出身?当他得知市长原来是搞建筑
秘书参谋职能概论
第一章绪论第一节秘书及秘书工作事务辅助需要领导的三需要政务辅助需要拾遗补阙的辅助需要(提醒规劝辅助需要)1、秘书概念属于领导职能范畴秘书辅助的三特征围绕领导近身辅助全方位的综合辅助秘书界定:秘书是近身从属领导者为之提供事务处理、政务参谋等综合辅助职能的人员。
庶务办理中介沟通文书工作秘书工作的基本内容信息工作参谋政务协调督查2.秘书工作政治性辅助性秘书工作属性近身性综合性秘书工作:是系统秘书部门及秘书人员在履行和发挥辅领导者职能及其作用过程中,所从事的各项具体职能活动秘书参谋的固有内涵3.参谋辅助秘书工作的固有内涵 首先,主要通过自己的智力和能力,参谋领导的决策管理 其次,通过自己的智力和能力,参与辅助领导者的其他政务第二节.参谋与秘书参谋参谋概念参谋活动实质1.参谋主体的智能劳动2.密集信息的综合利用参谋实质 3.相对独立的辅助思维4.供作参考的智能辅助1.泛义参谋1.独立与参谋对象的参谋组织对领导者近身、综合的参谋辅助,从来都构成秘书工作的基本内涵组成,是秘书部门及其相关秘书人员重要的辅助职能任务。
这种秘书参谋辅助,正是领导者日益自觉的一种客观需要 秘书参谋辅助是秘书工作的固有只能内涵1.概言之,参谋是为抉择者在抉择过程中提供谋划、建议的一种智力辅助性的社会活动。
2.指从事智力辅助性参谋咨询活动的主体。
3.1913年英国“咨询工程师协会”,为现代参谋咨询组织的雏形。
1919年“胡佛研究所”建立参谋组织类型专设参谋机构 2.隶属于参谋对象的参谋机构秘书参谋部门职能性质发面的比较参谋内涵发面的比较秘书参谋的涵义同参谋对象的关系比较参谋方式方面的比较2.参谋秘书秘书参谋是秘书更深层的任务秘书参谋是领导者更需要的辅助秘书的深层职能秘书参谋需要秘书有更高素养秘书参谋与事物辅助密切关联第三节.秘书参谋与秘书学领导事务与政务决策管理的辅助需要秘书与领导决策刘备与诸葛亮的启示1.领导活动的实质辅助需要领导决策的显著变化现代领导的现实追求现代领导的现实需求《册府元龟》秘书参谋研究的历史回溯1.具有体系和理论色彩的大型行政类书2.集中并系统研究阐述我国古代秘书及秘书工作的政书3.已有明晰的体系构架和较强的理论色彩4.在我国古代就是秘书人员颇受领导重视的基本职能5.集中反映了我国古代地方官员所自聘的幕僚型秘书及其活动状况,以及对它们的研究成果。
《现代职业秘书实务》教案第六章、沟通交流
《现代职业秘书实务》教案第六章、沟通交流第一篇:《现代职业秘书实务》教案第六章、沟通交流λ引入沟通对于学校管理所具有的功能包括:信息传递、情感交流、控制功能。
沟通的要素包括沟通的内容、沟通的方法、沟通的动作。
就其影响力来说,沟通的内容占7%,影响最小;沟通的动作占55%,影响最大;沟通的方法占38%,居于两者之间。
松下幸之助有句名言:“企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来还是沟通。
”管理者的真正工作就是沟通。
不管到了什么时候,企业管理都离不开沟通。
λ授新课第六章交流沟通第一节提高沟通能力的意义一、沟通是种基本技能秘书是上司通往各部门的桥梁,她需要把上司的指令和意见传达给各部门。
作为一座桥梁,秘书应能消除公司内部各种沟通屏障,让上司与各部门之间和部门与部门之间的沟通更顺畅更和谐。
因此,沟通能力是秘书的基本技能之一。
二、与人际关系的相互作用交流沟通与人际关系有很大关联作用,如果你与同事的关系不错,那你们的沟通就会比较顺利;而这种良好的沟通又能让你们之间的关系更加和谐。
相反,如果你们之间的关系很别扭,那沟通起来就会更加困难。
因此,如果你的沟通能力不是很强的话,那你就要注意建立良好人际关系,用它来弥补自己沟通能力的欠缺。
第二节沟通的基本原则一、为人谦逊二、说话委婉三、看人说话四、观言察色五、第一句话谨慎第三节沟通的方式一、“听”的学问与“说”相比,“听”难就难在不仅要熟悉对方“说”的习惯,而且要能听出对方说话的言外之意。
所以说,要想“听”好确实不是一件容易的事情。
在“听”的时候一定要注意以下几点:1、小声附和2、看着对方的眼睛3、让对方说完4、不能问得太急5、重复要点6、集中精神二、“说”的艺术秘书说话时要注意以下几点:1、语言通俗易懂2、看对方的眼睛3、掌握节奏4、不问“你找我有什么事”三、肢体语言肢体语言(bodylanguage)又称身体语言,是指运用身体的各种动作代替语言以达到表情达意的沟通目的。
秘书实务电子教案完整版
第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(一)文书工作的基本要求 及时、准确、安全
第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(二)档案工作的基本要求 1.统一领导,分级管理
2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面利用
第一节 文字工作概述
一、文字工作的概念和内容
文字工作——将各种信息转变成书面材料 的工作。
包括文稿撰拟和文字记录两大类。 文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。
第一节 文字工作概述
二、文字工作的意义
(一) 秘书机构发挥参谋作用的重要途径 (二) 秘书机构做好其他工作的前提条件 (三) 秘书增长才干、展示才华的良好机会
(七) 会议成本预算
(四) 会议时间
第二节 会前准备
一、制订会议预案
(一)会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 2.会议的规模 3.会议名称、时间、地点 4.会议材料的组织和大会发言安排 5.其他事项的安排
(参见教材第100-101页示例)
第二节 会前准备
一、制订会议预案
(二)拟订会议议程和日程
达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。 公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成,按照
规定程序来制发和办理,具有法定效力和规范体式的文书。 文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中
形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。
第一节 文档管理概述
一、文书与档案的基本知识
(一)文书工作的基本术语 2.文种、稿本
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些? 3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征? 4.简述文稿撰拟的一般过程。 5.秘书的文字记录工作包括哪些种类?有何具
《秘书实务》第六章-参谋咨询
3.简述秘书机构在各项日常工作中的参谋作用。
4.结合秘书参谋咨询工作的内容,谈谈一个称职的秘书要当好上司的参谋必须具备什么样的主观条件。
5.从本书其他章所举事例(含正文和案例分析),找出秘书发挥参谋咨询作用的内容。
(一) 会务工作中的参谋咨询
会议议题的确定(例行会议)
会议参加人员ห้องสมุดไป่ตู้确定
会议的次数、规模、时间长短等
大中型会议的书面会议预案
第三节 日常工作中的参谋咨询
四、会务工作和信访工作中的参谋咨询
(二) 信访工作中的参谋咨询
对领导如何开展信访接待工作的建议
信访专报应有秘书机构的处理办法的建议
信访信息的综合研究(高层次信息)
(参见教材第244-245页案例)
第三节 日常工作中的参谋咨询
一、调查研究和信息工作中的参谋咨询
(一) 调查研究中的参谋咨询
1.在领导确定调查对象和范围时,秘书机构要为领导提供初步信息,并提出具体建议。
2.事先为领导拟订调查提纲,向领导提出关于调查计划的初步建议,供领导参考。
3.在领导调查过程中,协助领导对调查材料进行初步分析,向领导提供新的调查线索。
五、实施完善决策中的参谋咨询
决策的实施过程,是信息反馈并使决策不断完善的过程。秘书机构要通过各种手段,及时了解和反馈决策的贯彻执行情况和接受实践检验的结果,促进决策落实,并可提出进一步实施决策或者补充完善决策的建议。
第二节 领导决策过程中的参谋咨询
六、为领导决策提供信息资料服务
秘书机构要为领导科学决策提供准确、全面、可靠的信息资料。供领导进行科学决策时参考。
(三) 要认识秘书参谋咨询的性质
《秘书实务》信息收集与参谋辅佐 教案
四川城市职业学院课程教案教案完成时间: 2015年1月 11 日课题子项目一信息收集与参谋辅佐:文档管理;文书管理授课日期第十四周授课类型理论、实践课学时数 2教学目的及要求文书管理中的收文处理和发文处理流程熟悉;模拟操练收文处理流程和发文处理流程教学重点文书管理教学难点文书管理教学方法任务法,情景演练法课程作业或思考题复习和预习审阅意见主讲教师或教学组长签名:系主任签名:教学后记教学步骤及主要内容(教学设计、教学内容、过程、方法等)备注教学内容:文档管理:文书管理教学时长:90分钟教学方法:任务法,情景演练法教学过程:1. 复习;预读文书管理相关知识,5分钟内完成。
2. 案例导入:引出秘书工作中为什么要对文档和信息进行管理,它的目的是什么。
3. 收文处理流程和收文处理模拟操练:收文处理流程:签收——验证——分发——拟办——催办——协办根据章节后训练1的模拟工作情景,让学生依照所学,熟悉收文处理程序后,参与到模拟场景中的实践操练中,引导学生明确文秘在收文处4. 发文处理流程和发文处理模拟操练:发文处理流程:草拟——审阅——批示——发文根据章节后训练2的模拟工作场景,让学生参照所学,熟悉发文处理程序后,参与到模拟场景中的实践操练中,向学生强调理解文件精神的重要性,要草拟文件,秘书必须首先领悟文件精神和主要思想,才能草拟处符合要求的文件。
教师从训练2提供的文件:《出境旅游领队人员管理办法》入手,引导学生领悟文件精神。
先请学生通读完《出境旅游领队人员管理办法》,梳理清楚管理办法的主要内容和精神;然后,要求学生草拟一份关于学习《出境旅游领队人员管理办法》的通知,在学生撰写通知之前,教师向学生展示并分析三个通知的范例,它们分别是:《湖北省关于实施出境旅游领队人员业务培训及考试制度的通知》、《山西省旅游局《关于组织出境游领队人员培训考核的通知》的通知》、《重庆文理学院关于党的群众路线教育实践活动集中学习安排的通知》,让学生熟悉通知的常见格式,后学生在规定时间内写完通知,完成剩下发文处理流程。
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魏征:
魏征是唐代著名的史学家和政治家。在战乱频 繁的初唐,他靠自己的济世之才而赢得了唐太宗李 世民的器重。
贞观盛世,人才济济,但是不畏国君、直言敢谏 者,当推魏征。他也因此被视为中国封建社会有胆 有识的正直忠谏之臣。
贞观十七年,六十四岁的魏征病逝,唐太宗痛哭 不已,认为自己失掉了最重要的一面镜子,为他亲 制碑文,书写石上。
己的职责范围,自行其是。以下几种行为是典型的
超越自己职责范围的行为,秘书在工作必须加以注
意:
1.未经授权,在各部门送上来的报告上签字盖章。
2.私自代表上司与客人洽谈业务。
3.随便接待或回绝没有预约的客人。
4.询问会议内容。
5.不代替上司接待客人。
6.不随意决定上司的工作日程。
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《秘书实务》第六章参谋咨询
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《秘书实务》第六章参谋咨询
第一节 参谋咨询工作概述 三、正确认识秘书的参谋咨询职能
(四) 关于秘书参谋咨询作用的两个误区
• 关于秘书参谋咨询 •作用的两个误区
•1.过分夸大秘书机构 •2.认为秘书都应
•参谋咨询作用
•“争当领导的参谋”
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《秘书实务》第六章参谋咨询
案例:
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《秘书实务》第六章参谋咨询
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《秘书实务》第六章参谋咨询
第二节 领导决策过程中的参谋咨询
一、发现存在问题中的参谋咨询
秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点, 并准确地加以说明。 • 是什么 • 发生在什么地点 • 发生在什么时间 • 发生的范围和程度 • 发生的原因:直接原因、间接原因、根本原因等
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《秘书实务》第六章参谋咨询
第一节 参谋咨询工作概述
三、正确认识秘书的参谋咨询职能
(三) 要认识秘书参谋咨询的性质
秘书参谋咨询实际上是一种信息服务,带有浓厚的 应用色彩——解决工作中的疑难问题或对不确定的事 件做出有益的预测,使领导做出趋利避害的决策。
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《秘书实务》第六章参谋咨询
《秘书实务》第六章-参 谋咨询
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2020/11/6
《秘书实务》第六章参谋咨询
《秘书实务》
第六章 参谋咨询
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《秘书实务》第六章参谋咨询
第一节 参谋咨询工作概述
一、参谋咨询的含义
“参谋” 意义是“代人出主意”(动词),或 “代出主意的人”(名词)。参谋工作就是为领导出谋 划策,它是高级秘书的一项重要职责。
第一节 参谋咨询工作概述
三、正确认识秘书的参谋咨询职能
(二) 要认识秘书参谋咨询的目的 为领导决策服务。要在决策行为全过程中提供参 谋性质的服务。
何为领导决策? 是指领导者在领导活动中,为了解决重大的现 实问题,通过采用科学的决策方法和技术,从若干 个有价值的方案中选择其中一个最佳方案,并在实 施中加以完善和修正,以实现领导目标的活动过程。
惇大惊,遂请杨修至帐中问曰:“公何收拾行装?”修曰:“以
今夜号令,便知魏王不日将退兵归也:鸡肋者,食之无肉,弃之
有味。今进不能胜,退恐人笑,在此无益,不如早归:来日魏王
必班师矣。故先收拾行装,免得临行慌乱。”后来杨修被曹操处
死。
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《秘书实务》第六章参谋咨询
拓展阅读:不“越位”
•
作为秘书,绝对不能干预上司的决策,超越自
技术改造,还是先购进即将涨价的原料,取得经济效益后
再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个
方案再议一议。”
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大家七嘴八舌讨论起来,会议气氛十分活跃。经过反
复比较、分析、论证,厂领导最后一致同意采纳卢主任的建
议:先购进粮食原料,再进行技术改造。
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《秘书实务》第六章参谋咨询
〖案例分析〗 沙里淘金 3
“咨询” 指提出问题或接受询问。秘书机构的咨 询工作泛指秘书运用信息、知识、经验、技术和智能, 向领导提供信息和智力服务的一类活动。
参谋与咨询的差别在于主动和被动, 主动出主意是“参 谋”; 在领导询问时提供意见是“咨询”。二者是一个相 互联系的整体,在秘书工作中同时存在、互为补充。
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《秘书实务》第六章参谋咨询
第一节 参谋咨询工作概述
二、参谋咨询是秘书工作的重要内容
参谋咨询自古以来就是秘书的职责。 案例:魏征与唐太宗
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《秘书实务》第六章参谋咨询
•唐太宗是中国史上最出名的政 治家与明君之一,开创了中国历 史上的“贞观之治”,
•魏 征
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《秘书实务》第六章参谋咨询
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《秘书实务》第六章参谋咨询
〖案例分析〗 沙里淘金 2
w 卢主任的发言结束后,会场一片寂静。领导们有的拿出 计算器仔细地算着;有的掏出钢笔,在本子上写着;还有的 托着腮在沉思……
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过了一会儿,厂长的发言打破了寂静:“卢主任提出
了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作
的分析和预测。摆在我们面前的问题,是先搞基本建设和
《秘书实务》第六章参谋咨询
第一节 参谋咨询工作概述
三、正确认识秘书的参谋咨询职能
(一) 要认识秘书参谋咨询的特点 (与专门机构和其他部门相比)
• 随机性:随时随地发现问题,提出参谋 • 从属性:时机、领导接受 • 多样性 • 主动性
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《秘书实务》第六章参谋咨询
案例讨论
某公司召开年终总结大会,经理讲话:“今年本公司 的合作单位进一步扩充,到现在已发展到47个”
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《秘书实务》第六章参谋咨询
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第一节 参谋咨询工作概述
二、参谋咨询是秘书工作的重要内容
参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研 究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时 单独进行。
秘书具备为领导提供参谋咨询服务的主 观条件和客观条件。 1、主观条件:秘书熟悉工作内容、工作习惯、 工作情况等 2、客观条件:与领导共处,机会多
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《秘书实务》第六章参谋咨询
魏征相貌平常,但有胆量有谋略,善于挽回君主 的心意,常常不顾情面极力劝谏。有时碰上皇帝 盛怒,魏征却神色不变,皇帝也往往被他说得怒 气平息。有一次魏征请假去上坟,一回来就问唐 太宗说:“有人说您准备去南山游乐,外边的行 装都准备好了,因何缘故竟未去成?”唐太宗笑 着说:“当初确有这个意思,就是怕您嗔怪,所 以没有去成。”唐太宗曾经得到一只很好的鹞鹰, 常常把它驾在手臂上,老远看到魏征来了,就赶 紧把它藏在怀里。但是魏征已经发现,魏征来奏 公事,故意拖个没完没了,结果竟把他那心爱的 鹞鹰憋死在怀里。
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《秘书实务》第六章参谋咨询
《全国党委秘书长办公厅主任座谈会》提出 新时期秘书工作的“四个转变”:
• 从偏重办文办事,转变为既办文办事,又出 谋献策;
• 从收发传递信息,转变为综合处理信息; • 从单凭老经验办事,转变为实行科学化管理; • 从被动服务,转变为主动服务。 • 自此,参谋咨询成为秘书机构常规工作
话音刚落,他的秘书站起来冲着台上的经理高声纠正: “讲错了,那是年初的数字,现在已达到63个。”
全场哗然,经理羞得面红耳赤。 你如何看待这一件事? 1.领导出现失误,秘书人员要提醒,这是分内的事情。 2.注意提醒的方式、场合、语气,不能让领导当众出丑。 3.以巧妙的方式为领导解围,也可以私下里与领导沟通, 切忌当众指责,让领导下不来台。
原北京市常务副市长王宝森的秘书闫振 利深受王宝森信任,他常自恃是王宝森 的秘书,称王称霸,随意扣押请示报告, 代替王宝森发号施令。后因贪污1万元, 挪用公款64万元,判刑7年。
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《秘书实务》第六章参谋咨询
第一节 参谋咨询工作概述
四、参谋咨询工作的方法
• 预测性参谋咨询 • 持续性参谋咨询 • 建议性参谋咨询 • 信息性参谋咨询
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《秘书实务》第六章参谋咨询
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《秘书实务》第六章参谋咨询
•3月18日:孙志刚被黄村街派出所送往广州收容遣送中转站 •3月18日:孙志刚称有心脏病被收容站送往广州收容人员救 治站
•3月20日:孙志刚在救治站遭遇无情轮番毒打“、 •3月20日:救治站宣布孙志刚不治死亡 •4月18日:尸检结果表明,孙志刚死前72小时曾遭毒打
〖案例分析〗 沙里淘金
w 小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书, 虽然他早就听人说过信息是资源,是财富,但究竟 它的价值有多大,对领导决策起多大作用,总感到 说不清。在一次领导办公会上,办公室卢主任让小 张做记录,他才对信息工作有了切身的理解。
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会上,管设备的副厂长提出技术改造方案,以
提高企业的竞争力,要求把刚刚收回的一大笔资金,
•
当里根匆忙赶到电视台打算即兴讲话时,女
秘书及时递上了演讲稿。里根是演员出身,面对
镜头声情并茂地念了起来。美国人民被感动了。
后来的民意调查显示,里根的支持者在这次事件
后不断上升。
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《秘书实务》第六章参谋咨询
第二节 领导决策过程中的参谋咨询
一、发现存在问题中的参谋咨询
领导机关一般通过常规统计数据、调查研究、人 民来信来访、媒体报道、学者建议、下级报告等途径 发现需要解决的问题。秘书机构在这些环节中都能起 到相当重要的作用。(p238)
w 后来的事实证明,卢主任的预测是完全正确的, 他的方案使企业获得了巨大的利润,整整多赚了一 个亿!
w 小张敬佩地对卢主任说:“看来信息是金钱的 说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”
w 卢主任说:“信息变化极快,信息工作无止境。 这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙,但不 知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。 稍一马虎,它就会从你眼皮底下溜走。淘金,把小 张引入了对信息工作的深层思索