第3章 用Excel编制会计科目和记账凭证

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科目及期初余额设定
会计科目的类别、代码和名称
企业设置会计科目，是设置账户、进行账务处理的依据，同时也是正 确组织会计核算的一个重要条件。企业为了全面、系统、分类地反映 和监督各项经济业务的发生情况，以及由此引起的各类会计要素增减 变动的过程和结果，就必须按照会计要素的不同特点，根据经济管理 的要求，通过设置会计科目来进行分类别、分项目的核算。只有这样， 才能分别为企业内部经营管理和外部有关方面提供所需要的一系列完 整的会计信息。
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科目及期初余额设定
应该如何添加会计科目
2．添加一级科目 添加一级科目除了要在“明细科目汇总”工作表上增加该科目外， 还应该在“报表科目汇总”工作表内同时进行增加。 【注意】 “报表科目汇总”工作表是为编制资产负债表等提供原数据所用， 因此，工作表与其它的工作表都会建立一定的连接关系。 添加一级科目后，也就破坏了“报表科目汇总”工作表与其它工作 表之间原有的连接（原有连接仍然会存在，因增加了一行而使报表 数据发生错误）。因此，必须重新建立会计报表工作表与“报表科 目汇总”工作表之间的连接。这样势必大大增加工作量，因此，最 好在科目设置时就考虑周到，尽量避免增加一级科目。
1．会计科目的类别 2．会计科目的编号 3．会计科目的排列
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科目及期初余额设定
会计科目的类别、代码和名称
1．会计科目的类别
（1）会计科目按其反映的经济内容分类 我国企业会计制度规定，会计科目按其所反映的经济内容不同，可分为资产类、负 债类、所有者权益类、损益类和成本类等5种类别。 ① 资产类科目又分为流动资产、长期投资、固定资产、无形资产和其他资产。其中 流动资产又分为现金和各种存款、短期投资、应收及预付账款、存货、待摊费用等。 ② 负债类科目分为流动负债和长期负债。其中流动负债包括短期借款、应付及预收 账款、应付工资、应交税金、应付股利，以及预提费用等。 ③ 所有者权益科目包括实收资本、资本公积、盈余公积、本年利润和利润分配等。 ④ 损益类科目包括主营业务收入、主营业务成本、营业费用、管理费用、财务费用、 其他业务收入、其他业务支出等。 ⑤ 成本类科目包括生产成本、制造费用和劳务成本。
录入凭证并设置借贷平衡提示
设置账户名称查询列表
在凭证录入表中用户已经可以看到，需要输入借方、贷方 的账户名称，但一个个的输入将不但费时，而且容易出现 错误，所以最好的办法就是设置账户名称查询列表，以此 来提高凭证录入的效率。
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生成科目汇总表
利用筛选功能汇总发生额 利用公式汇总发生额
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科目及期初余额设定
会计科目的类别、代码和名称
1．会计科目的类别
（2）会计科目按其隶属关系分类 会计科目按其隶属关系可以分为总账科目和明细科目。设置总账科目和明细科目的目的是方便会计的分 工记账和满足管理部门对不同层次会计信息的需求。其中，总账科目又称一级科目，明细科目又可分为 子目（二级科目）和细目（三级科目）。 ① 一级科目 一级科目即总账科目，也称为总分类科目，是按照会计对象的不同经济内容进行分类，提供总括核算资 料的科目，如“银行存款”、“应付账款”、“无形资产”、“实收资本”等。为了满足国家宏观经济 管理的需要，一级科目原则上由国家统一规定。 ② 二级科目 二级科目即二级明细分类科目，也称子目，是指在一级科目的基础上，对一级科目所反映的经济内容进 行较为详细分类的会计科目。例如，“长期股权投资”科目属于一级科目，下设“股票投资”、“其他 股权投资”科目则属于二级科目。 ③ 三级科目 三级科目即明细科目，也称细目，是指在二级科目的基础上，对二级科目所反映的经济内容进一步详细 分类的会计科目。如：“应收账款”总账科目提供信息（赊销产品、商品）情况。在“应收账款”总账 科目下分别按单位和客户名设置二级科目和明细科目，具体反映应收哪些单位货款。
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制作记账凭证和填写科目代码及名称
记账凭证的基本内容和种类 用Excel制作记账凭证 设置科目下拉列表 自动填入对应科目代码的科目名称
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制作记账凭证和填写科目代码及名称
记账凭证的基本内容和种类
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科目及期初余额设定
会计科目与自动筛选
使用排序可以解决一些问题，但有时“筛选”功能，更方便一些。筛选，就是过 滤掉不符合条件的，留下满足条件的。与排序一样，筛选的对象也是数据清单中 的记录，而不是某一列中的数据。排序的结果只是改变了记录的排列顺序，而筛 选的结果则只显示满足条件的记录（隐藏不满足条件的记录）。 记录单提供了一种检索数据的方法，但一次只能显示一个数据行，当查询数据较 多或需把检索结果制成报表时，数据清单就不能胜任了。此时，可以用筛选来完 成这项工作。 筛选是Excel的一种数据分析工具，它在源工作表上工作，把源工作表中不符合要 求的数据记录隐藏起来，筛选分为自动筛选和高级筛选。自动筛选提供了快速访 问数据清单或数据库的管理功能。在使用时只要通过简单的操作，就能够筛选出 需要的数据。
记账凭证是以审查合格的原始凭证为依据、按照登记账簿的要求加以归类整理、由会计人 员编制的作为记账直接依据的一种会计凭证。 记账凭证是登记账簿的直接依据，所以要想实现登记账簿的操作，必须进行记账凭证的设 计操作，并输入相应的内容，这个记账凭证基本内容如下： ● 记账凭证的名称及填制单位的名称. ● 记账凭证的填制日期和编号. ● 经济业务的内容摘要. ● 应借应贷账户的名称，包括一级账户、二级账户和明细账户的名称及金额. ● 附件张数，即所附原始凭证的张数. ● 会计主管人员、审核人员、记账和填制凭证人员的签章。 记账凭证的填制方法可以分为单式记账和复式记账凭证两种。单式凭证一般不能反映出经 济业务的全貌，当凭证较多时，内容分散且工作量大，因此现代企业多采用复式记账凭证。 复式记账就是在一张凭证上集中反映一笔经济业务所涉及的全部账户及其对应关系。 复式记账凭证又有两种格式：通用格式和专用格式。通用格式即部分经济业务的性质，全 都使用统一格式的记账凭证。专用格式则指根据原始凭证所反映的经济业务的内容分为收 款凭证、付款凭证和转账凭证。
会计科目设置的原则
会计科目作为分类提供会计信息的一种重要手段，其分类的正确与否 决定着会计信息的科学性、系统性，从而决定着管理的有效性。同时， 企业、事业、机关等单位，由于会计对象的具体内容即经济业务活动 的不同，在具体设置会计科目时需要考虑各自的特点和具体情况，所 以在设置会计科目时必须遵循一定的原则。 1．依据会计对象的特点，全面、系统地反映会计对象的内容 2．结合加强内部经营管理的需要，满足对外提供会计信息的要求 3．适应性与稳定性相结合 4．统一性和灵活性相结合 5．会计科目名称要言简意赅，并赋予适当的分类和编号
录入凭证并设置借贷平衡提示
自动按凭证类别连续编号
录入凭证的第一步就是设置凭证表的内容，但遇到 经济复杂的企业，则需要输入相当复杂的凭证科目， 包括凭证的类别和编号，这样繁琐的操作就容易出 现录入错误的情况，为避免此类现象的出现，就需 要通过相应的设置来实现自动按凭证类别连续编号。
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录入凭证并设置借贷平衡提示
如果要弥补普通记账凭证不能方便实现分工记账和数 据汇总的缺点，最好的方法就是录入凭证，并对录入 的凭证设置借贷平衡提示，以方便用户使用查阅。
自动按凭证类别连续编号
设置账户名称查询列表 设置借贷平衡提示
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第3章
编制会计科目和记账凭证
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科目及期初余额设定 制作记账凭证和填写科目代码及名称
录入凭证并设置借贷平衡提示
生成科目汇总表
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应该如何添加会计科目
添加会计科目在日常的会计处理工作中经常会遇到，如新增加了销 售客户、供货单位等情况发生时，都需要添加会计科目。通常一级 科目是在建账时，针对企业性质和实际情况而设计的。因此，日常 所添加的科目如果不是在企业有重大变动的情况下，绝大多数都是 二级、三级明细科目，而非一级科目。 1．添加明细科目 在Excel里添加一级科目与添加二、三级明细科目的方法略有不同， 添加二、三级明细科目，只要打开明细科目汇总工作表，在适当的 地方插入一行，输入要添加的科目代码、科目名称，并在借方、贷 方、期末余额栏内复制如公式就可以了。