浅析企业采购合同管理存在的问题与对策

浅析企业采购合同管理存在的问题与对策

作者：张隽

来源：《中国集体经济》2022年第02期

摘要：随着社会经济的迅猛发展，企业采购合同的管理在企业的经营管理中越来越重要，若企业拥有完善的采购合同管理制度，并高效地组织实施，可以为企业带来市场竞争的优势。

关键词：企业采购合同;合同管理;采购合同管理存在的问题

一、采购合同管理概念

采购合同是采供双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对采供双方均有法律约束力的正式协议。合同管理是指对合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理、资料保管、监督检查等全过程的管理。

二、物资需求计划、采购计划的管理

在签订采购合同前，物资的使用单位根据物资需求提报物资采购计划，物资计划管理是对物资需求信息的调研、搜集，并对需求计划进行审核、汇总，编制、下达物资采购计划及计划执行情况的全过程进行管理。维护物资计划的及时性、准确性、计划的预见性、严肃性是至关重要的。

（一）物资需求计划分类

按照使用单位报送需求计划的周期划分为年度物资需求计划、月度物资需求计划、追加物资需求计划。

1. 年度物资需求计划，是以会计年度为周期，依据使用单位年度生产经营情况，编制的物资耗用计划。相关业务部门根据使用单位提报的年度需求计划和上一年度物资消耗规律，编制下一年度需求计划。

2. 月度物資需求计划，是指在年度需求计划内，依据月份实际需求，编制的月份分解计划。

3. 追加物资需求计划，是年度、月度需求计划以外，根据生产的需要、生产情况的突变而临时提出的物资需求计划。

（二）物资需求计划内容

1. 主要内容包括：物资编码、物资名称、规格型号、材质、图号、计量单位、数量、计划价格、用途或使用地点、资金渠道、交货时间、主机厂（品牌）和主机型号，物资属性、非标设备、配件或有特殊要求的附详细的技术要求等。

2. 物资需求计划要求及时、准确、完整。

（三）物资需求计划接收

业务部接收使用单位提报的物资需求计划，有技术要求的物资，使用单位在提报计划的同时与相应技术要求一同上报，避免因无技术要求影响采购流程的进度。需要相关资质的物资（MA、Ex、LA等），计划提报前，要求提报单位认真核对计划的准确性，确保型号准确，在相关网站可以查询。

（四）物资需求计划审核

业务员要对使用单位提报的物资需求计划进行审核。

1. 物资需求计划须经使用单位物资管理部门的审核确认，并加盖单位公章。

2. 物资需求计划须要素齐全，内容准确，采购周期合理，资金渠道明确，如生产费用、内部投资、安全费用等。

3. 使用单位填报物资需求计划时，如果因生产需要，需要指定采购渠道，须出据书面申请，说明指定采购渠道的原因。

4. 使用单位编制的物资需求计划，要综合考虑物资采购周期，包含采购计划核实和审批时间、采购决策和合同签订时间、供应商生产加工和运输时间等，确保需求物资能够满足供应需求。

如购买汽车，虽然汽车的生产周期很长，但是汽车销售一般都是4S店销售成品汽车，所以要求的采购时间就很短，只考虑采购计划审批时间、采购决策和合同签订时间就行;购买轴承，虽然轴承的生产周期也很长，但是轴承是标准件，购买时可根据所需型号或批量确定不同的需求时间;而有一些配件，是某种设备独有，且该设备就是为某个公司单独设计的，生产企业需要按订单安排生产，就要根据采购批量，加工生产周期、运输时间合理提出需求时间。

5. 具有国家标准或行业标准的物资，可直接提供配件所对应的国家标准编号，无需提报技术要求。若因生产需要，使用单位提报非标设备、配件及有特殊要求的物资需求计划，须提供详细的技术要求，还需经公司技术主管部门认定确实无法提供图纸或技术要求的，按定向议标组织采购。

6. 需要相关资质的物资（MA、Ex、LA等），业务员接到计划后要审核物资型号是否准确，在相关网站是否可以查询。如不合格要及时原渠道退回，并与使用单位沟通，修改、核实后尽快上报。

（五）物资需求计划变更或取消

原则上物资需求计划一经提报不得更改。如果因信息提报错误、生产变更等情况的，需变更或取消物资需求计划，使用单位应及时提出变更、取消物资需求计划申请，并说明原因。

需求计划发生变更或取消时，已订货的，与供应商协商停止生产和发货;已到货的，在公司内部予以调剂或与供应商协商退货;无法调剂经协商又不能退货的，只能与使用单位协商由使用单位按原始需求计划支领结算。

（六）物资需求计划的整理、汇总

业务部门按照业务分工，对各级使用单位报送的物资需求计划进行整理、汇总，作为编制物资采购计划的基础。业务部门对接收的需求计划进行整理、审核、汇总，平衡利库等，并按公司招标管理办法的要求，确定物资采购方式。

三、采购合同的签订

签订合同的业务流程包括：对合同对方当事人的调查、合同文本拟定、合同审核、合同的签订、合同登记编号、合同履行登记、备案、公证等有关手续。

（一）签订采购合同前的调查

签订采购合同前要对合同对方当事人进行调查，合同主管部门也应对合同对方进行持续全面地尽职调查，搜集相关合同材料，确保其具有合同主体资格和合法资质。

1. 查验对方的营业执照并留存复印件，并注意查询企业的年报及公示信息。

2. 相关许可资质证件（例如MA、Ex、LA证等）。

3. 法人授权代表的授权委托书，证明其代理事项、权限和期限。

4. 资信情况，对方的资产规模、财务状况及银行信用、企业信用、生产经营范围、生产规模、履行合同能力等。

通过加强了解、审核可以保证所签合同能正常履行。

（二）合同文本

1. 合同文本要做到内容合法、主要条款完备、权利义务明确、双方责任分明、语言文字规范。

2. 采购合同内容包括单位名称、签订时间、签订地点、标的物名称、数量（包括数量、单位、计量方式）、质量条款（包括技术规范、质量标准、规格型号、品牌等）、价格、运输、付款方式、交货地点、检验标准、保险、违约责任、解决争议方法、法人授权代表签字、盖章、合同份数、生效日期等。

（三）合同审核

对于技术条件复杂，合同条款风险较高，金额特别巨大的合同文本，合同管理部门组织公司主管领导、计划业务部门、采购部、财务部等部门专业人员共同审此类合同。

合同内容的审核要求内容合法、条款齐全、表述准确、形式完备。

1. 内容合法。指合同的订立内容不得违反国家法律和集团公司的规章制度，不得利用合同损害国家的利益、社会的公共利益和企业利益。合同的签订、履行、变更、解除等行为合法有效。不能签订无效的采购合同（采购合同违反法律规定，国家不承认其法律效力的合同）和可撤销的采购合同（重大误解、显失公平、欺诈、胁迫的采购合同）。

2. 条款齐全。指合同文本应符合合同法规定的条款，经双方协商一致，其它条款填写清楚、齐全。

3. 合同对方委托代理人的审核。合同对方委托代理人必须经过法定代表人或负责人的授权，授权委托应包括委托事项、权限、期限，并由委托代理人签字（预留签字样）。法定代表人授权的代理人需审核委托或授权的原件，并留存复印件及其他相关资料的复印件。杜绝效力待定的采购合同（无代理权人以他人名义或限制行为能力的人签订的采购合同）。签订招标采购合同时，委托代理人应与供应商投标时一致，不能更换委托代理人。

4. 合同签订采用合同各方均签字并盖章的方式。合同签字盖章后交由相关的合同管理人员负责编号，盖章。

四、采购合同的履行、变更、解除

（一）合同履行的基本要求

1. 合同生效后，应全面适当履行。