浅谈项目大型公务接待活动的策划和组织

浅谈项目大型公务接待活动的策划和组织
经济与管理的舞牘浅谈项目大型公务接待活动的策划和组织
瞿吉圣
摘要：项目公务接待是指因生产经营业务需要，但要做好项目公务接待工作，就要清楚项目公务接待
工作的重要意义，要熟悉公务接待的工作流程，要认真策划组织，这样才能取得良好的工作效果。

关键词：项目；大型；公务；接待；活动
一、牢固树立项目公务接待活动“五个理念”
一是树立接待是生产力的理念，因为公务接待是展示项目管理能力和个人魅力的平台。

二是需要从细节入手的理念，必须把控好每一个环节，不能出任何差错。

三是要保持热情周到的理念，要因人适宜、因时适宜、因地适宜，接待过程中要做到“精心、细心、热情、周到”。

四是要坚持分工协作原则，要提前细化任务分工、每个环节完成时限及责任人，在接待过程中要团结协作、相互补位，避免铺张浪费，并严格控制接待费用。

二、认真编制好项目公务接待策划书
一是做好立项工作。

要明确接待的主要任务，了解落实上级单位来项目的具体安排、总人数、详细的人员组成、每个领导的具体职位、行程安排等这些都是做好接待的关键，在编制策划书之前必须了解详细，不可遗漏。

二是请示项目领导，确定好项目部陪同领导。

根据参加活动领导和嘉宾的人数，一一对应配备相应的陪同人员和服务人员。

三是提前预订好酒店。

根据了解到的情况，提前预订酒店，包括不同级别领导的不同房间类型、用餐地点的选择、车辆安排等，这些都是做好接待的前提，必须一一落实到位。

四是制定接待方案，明确责任分工。

办公室要制定详细的接待方案，明确每一项工作的具体责任人，包括配合人员，每一项工作的完成时间及完成的标准等。

三、在组织实施过程中注重细节
（一）迎宾
首先要确定迎宾的项目部领导，查看航班或车次是否晚点，如来宾自备车，要考虑具体迎接时间、迎接地点；其次是向迎宾领导汇报来宾具体人员、职务，航班号或车次到达时间；然后要考虑来宾车的座次、行李如何安放，根据天气是否备雨具。

再次就是要沟通好具体迎接时间和地点，沟通我方接待的相关安排；和对方联系人直接联系的信息一定要准确、及时，并根据信息及时调整接待方案。

（二）入住
首先要提前置好房卡，一般要为每个房间办理两张房卡、房卡上标识来宾称呼和房号，房卡期限适当延长一天。

其次是编辑房号信息给相关陪同领导及相关工作人员，以便工作对接，房间里根据需要摆放《会务接待手册》等资料。

然后根据需要摆放温馨提示卡及其他物品，同时通知酒店口迎宾的我方相关领导在酒店口一楼引领，工作人员安置好来宾行李，以便来宾及时办理入
作者单位：瞿吉圣，中铁北京工程局集团贵南高铁项目经理部。

住手续。

（三）开会
一般大型接待活动，都离不开会议的组织，因此会议的筹备工作也非常重要，要认真组织、注意细节。

首先是会前准备工作，提前落实召开会议的具体时间和人数，考虑是否备用接待室。

其次是根据需要制作会议横幅、签字席等，摆放席卡、纸笔、《会务接待手册》、宣传画册、相关资料等；然后是根据需要通知会议记录人、听会人、摄影（像）人员，要提前检测好会议室音响、电脑、投影、空调等设备，提前打开空调、灯光等；同时通知双方与会人员参会时间、地点，提前做好合影准备工作及会后用餐等相关事宜；最后就是要做好会议记录，录音以及会场服务工作。

（四）参观检查
大型的观摩、检查要提前确定参观检查路线，检查工点，车辆安排，现场的文明施工和标识标牌要规范，
要安排一辆联络车负责探路，快到检查点时，提前电话通知观摩及检查工点工作人员提前做好准备工作。

平交路口要安排引导员进行
指引，参与观摩检查活动的项目工作人员要统一工装，观摩工点要备好音响话筒、安全帽、矿泉水、湿纸巾等物品，现场要提前安排好讲解人员，对重要工艺工序进行介绍。

（五）用餐
首先提前通知双方联络人员就餐时间和地点，若在酒店接待，要在酒店门口引领来宾，安排好来宾陪同人员及双方司机，安排好酒水、香烟、菜肴、水果等。

其次要根据需要制作座次安排图、餐券、席卡，做好过程中服务工作。

用餐前的点菜是有技巧的，点菜前先了解客人禁忌与喜好，其中有两种菜是最受欢迎的，那就是吃健康，吃文化，要做到汤、热菜、凉菜、荤素与色泽搭配合理，兼顾好特色菜、招牌菜、时令菜、畅销菜。

最后就是要注意点菜的几个细节，常规情况下8人以下四个凉菜，两荤两素或者一荤三素，热菜一般按人数配，最多再加一到两个；热菜要注重荤素搭配，以及主菜和辅菜搭配（招牌菜、特色菜）；注重季节时令搭配（比如冬天羊肉、夏天老鸭汤）；提前落实客人是否有忌口，有回民的要准备回民餐。

四、及时对公务接待活动进行总结
策划书做得再完美，但在实际接待活动都会存在不同的瑕疵，都会有考虑不周全的地方，特别是在细节方面。

毕竟每一个项目从开工到最后完工，要开展的公务接待活动绝不止一两次，只要我们善于发现和总结，
去其糟粕、留其精华，项目公务接待工作就会一步一个台阶，接待水平就会不断提升，就能助推项目生产经营活动顺利推进，最终实现“接待就是生产力”这一目标。

—61—。