调查资料的整理步骤

调查资料的整理步骤
篇一：档案归档整理流程
档案归档整理流程
一、收集
收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。

1、文件判断。

文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。

2、期限期限。

根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。

二、分类
归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。

三、编制页码
注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。

四、装订用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。

五、排序
对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。

六、档号标识
对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。

七、著录
著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。

八、装盒
即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。

案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。

案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。

九、打印目录
包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。

十、编制检索工具
对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。

档案归档整理流程图
篇二：资料整理方法
资料整理
所谓资料整理主要是指对文字资料和对数字资料的整
理。

目录
1基本介绍
2整理分类
3怎么整理资料
1基本介绍
资料整理是根据调查研究的目的，运用科学的方法，对调查所获得的资料进行审查、检验，分类、汇总等初步加工，使之系统化和条理化，并以集中、简明的方式反映调查对象总体情况的过程。

资料整理是资料研究的重要基础，是提高调查资料质量和使用价值的必要步骤，是保存资料的客观要求。

资料整理的原则是真实性、合格性、准确性、完整性、系统性、统一性、简明性和新颖性。

2整理分类
社会研究所搜集的资料一般可分为数据资料和文字资料。

前者是通过结构化的调查问卷及访问表格得来的，它涉及大量调查对象，对此可进行统计分组和汇总；后者多为无结构的观察、访谈材料和文献资料，一般是少数典型或个案的材料。

这两类资料的整理过程大致相同，但整理方法不同。

文字资料
在社会调查研究中，定性资料基本上都是文字资料，因此一般也把文字资料整理称作定性资料整理。

由于文字资料
在上存在差异，所以其整理方法也略不同。

但是通常情况下可划分为审查、分类和汇编三个基本步骤。

以于文字资料的审查，主要解决其真实性、准确性和适用性问题。

对于文字资料的分类，就是将资料分门别类，使得繁杂的资料条理化、系统化，为找出规律性的联系提供依据。

分类的方法有两种，即前分类和后分类。

对于文字资料的汇编，主要是指根据调查研究的实际要求，对分类完成之后的资料进行汇总、xx，使之成为能反映调查对象客观情况的系统、完整的材料。

对于通过观察、访问和文献搜集得来的文字材料的整理，步骤如下：①对资料的真实性、可靠性进行检查、核对，如观察记录是否带有个人偏见、被访者是否如实反映情况、文献是否可靠等等。

②从原始材料中摘取与研究目的有关的主要内容，对资料进行简化。

这两步也称为“去伪存真、去粗取精”。

③按主题、人物或时间对资料进行
分类整理、建立资料档案。

其作用一是便于查找，二是便于作进一步的定性分析，如类型比较分析或时间序列分析。

还可以将文字材料的内容转换为数据形式，进行定量化的内容分析。

资料整理是从调查阶段过渡到研究阶段、由感性认识上升到理性认识的重要环节；也是提高调查研究的信度与效度的重要步骤，直接关系到资料分析和研究结论的可信性与准确性。

因此，科学地、合理地整理资料对于社会学研究来说
具有重要的意义和作用。

数据资料
数据资料是调查研究中心定量分析的依据，因此数据资料的整理也叫定量资料的整理。

在资料的整理阶段，为了便于得出正确的调查结论，需要对数据资料作进一步的处理，其一般程序包括数字资料检验、分组、汇总和制作统计表或统计图几个阶段。

检验，主要是对数字资料的完整性和正确性进行检验，以确保更加准确的研究结果。

分组就是把调查的数据按照一定的标志划分为不同的组成部分。

汇总就是根据调查研究目的把分组后的数据汇集到有关表格中，并进行计算和加总，集中、系统地反映调查对象总体的数量特征。

数据的汇总可分为手工汇总和机械汇总。

经过了汇总的数字资料，一般要通过表格或图形表现出来，最常见的方式就是统计表和统计图。

为保证调查研究的质量，在将整理过的资料实际用于分析研究之前，仍有必要对它们进行最后的检验。

数据资料的整理大体可分为以下几步：
上，以便输入到计算机中储存起来。

输入的主要方式有打孔卡输入和键盘输入，前者现已很少采用。

被输入的所有数据资料称为数据库。

以后只要编制（或调用）一定的统计程序给计算机发出指令，计算机就可以用统计表的格式输出所需要的汇总资料。

3怎么整理资料
整理原因
一般来说，现在的资料不便传播的原因有这样几个：资料的语言不是能够容易理解的中文；资料仅仅是扫描仪得到的图片资料，并不是更易传播的文字格式；由于年代久远，书的排版方式不适合现在的阅读习惯，或者文字是繁体字；或者书籍本身既没有图片资料，更不要说录入完成的文字资料。

整理方法
所以，资料整理大致有这样几方面的工作：将有价值的外文资料翻译为中文；将图片的书籍资料转化为文字格式，为了减少工作量，可以将较为清晰的图片版书籍首先用识别软件转化为文字，再根据原有图片资料校对文字；如果字体为繁体字，书的图片资料不清晰，排版方式较老，那么就需要直接根据图片资料录入文字；将现在互联网上没有的书籍资料扫描并录入形成可供传播的电子版资料；对录入完成或者校对好的文字进行进一步的校对；将录入并校对好的文字整理成为完善的chm或其他格式的电子书。

篇三：档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
（文书业务、会计声像、实物电子、科技档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、
实物、电子、科技）
一、档案整理几个概念
档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。

二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以
后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》
5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围
（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-20XX）执行。

其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。

基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

2、以“件”为单位整理。

1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。

2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。

文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。

3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。

4）以“件”为单位文书档案整理的依据是20XX年12月国家档案局发布的8号令和20XX年12月发布的《归档文件整理规则》。

5）以“件”为单位档案整理的适应范围：
（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会
团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。

（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，
（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局
发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-20XX）执行。

照片档案整理按国家档案局20XX年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-20XX）执行。

6）按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。

二、档案分类、档号编制
（一）档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

（二）档案的分类和大类设置办法
1、大类的设置
原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、
科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

2、各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
1）保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。

我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。

此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。

2）保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。

再在年度下按问题（如综合、政工、业务）分类。

此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。

以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。

以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。

此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

3）问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。

此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司）。

此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

4）年度---保管期限分类法。

即先将归档文件按年度分
类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的。

此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类——年度或保管期限——年度分类法。

3、科技档案采用种类或保管期限——年度分类法。

（种类有基建、设备、科研等）
4、会计类档案采用类别——保管期限——年度分类法或年度——类别——保管期限的分类方法。

类别有凭证、账薄、报表、其他。

5、声像档案一般采用载体形式——年度——问题分类法；载体有照片和磁性2种
6、实物档案一般采用年度或类别——年度分类法，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。

（三）档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制
1、全宗号的编制
全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“142”。

未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
2、目录号编制。

填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。

案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。

可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。

即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。

在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。

目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。

不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。

不产生误解时，省略间隔符。

1）一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。

即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档案。

2）采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永
久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。

3）目录号编制示例
业务档案目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。

3、案卷（件）号、页号
1）案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。

目录内的。