用友IFS应用系统组件功能介绍

附件：IFS应用系统组件功能介绍
1 IFS财务管理系统 3
1.1 IFS/应收帐款TM 3 1.2 IFS/应付帐款TM 6 1.3 IFS/固定资产TM11 1.4 IFS/报表生成器TM15 1.5 IFS/会计规则TM19 1.6 IFS/总帐TM22 1.7 IFS/定期费用分摊TM24 1.8 IFS/合并科目TM24
2 IFS设备管理系统26
2.1 IFS/设备台帐模块26 2.2 IFS/设备监控TM29 2.3 IFS/设备性能TM33 2.4 IFS/预防性维护模块TM37 2.5 IFS/计划调度模块TM41
2.6 IFS/工作单模块TM45
3 IFS物资管理系统49
3.1 IFS/库存™49 3.2 IFS/采购™54
3.3 IFS/发票™58
4 IFS文档管理与项目管理系统59
4.1 IFS文档管理TM60
4.2 IFS项目管理TM63
5 IFS人力资源系统67
5.1 IFS/员工发展系统TM67 5.2 IFS/招聘系统TM74 5.3 IFS/技能与认证系统TM78 5.4 IFS/计时和考勤系统TM82 5.5 IFS/员工借贷系统TM86
5.6 IFS/差旅费报告系统TM89 5.7 IFS/工资接口TM93
IFS主要模块功能介绍
1 IFS财务管理系统
1.1 IFS/应收帐款TM
使用IFS/应收帐款模块，可简化您公司的客户发票和付款程序。

当登记发票和付款时，它能自动处理所有常规交易的代码。

它与IFS/会计规则这种自动为经常事件编码的独特支持工具结合使用，能避免错误的编码，应收帐款的调节也成为一项日常事务。

不同来源的发票
• IFS/应收帐款和产生发票的IFS/客户订单模块集成在一起。

一个客户订单被处理，而且发票被打印后，它就可完全被IFS/应收帐款使用。

• 特别的、非存货相关项目的发票可用IFS/应收帐款模块的即时开票功能产生。

发票将更新应付帐款分类帐，并能用多种语言写入。

• 在系统中未创建的发票也能手工登记，以供编码。

• 外部开票系统的交易文件能被输入。

回退和取消发票
在修改或取消发票时，为避免出现不一致情况，系统能在发票来源处进行修改。

影响会计核算的回退和取消都将基于原始编码而呈报修正凭证。

编码
预先编码能使你把附加信息与发票连接。

然后，它将可能选择如特定的成本中心或项目，作为与特定发票相关的所有编码的附件。

这包括应付分类帐、VAT/税率、收益代码以及付款时的汇率差异。

这将按照IFS/会计规则中规则组执行。

这些规则适用于IFS/应用系统套件中的所有模块。

IFS会计规则规定了科目如何登记入代码串中的十个不同的代码元素中，自动交易如何创建以及应使用哪种凭证序列。

这些规则可在整个公司范围内或为不同用户组指定一个通用的定义。

因为所有的模块使用同样的规则，所以总的交易流程可保持高度的自动化。

由于最大程度地减少了手工登录工作，从而确保了过帐的高度精确。

币种选择
系统可管理多种货币。

尽管在登记发票时为每位供应商建议了一种缺省货币，但对于同一位供应商，发票也可用不同的币种登记。

汇率可从货币表中自动获得，而且可自动转换为记帐本位币。

付款时的汇率差异也可以自动计算和结算。

在应付分类帐中，发票金额始终以两种货币表示。

所创建的会计事项会包括实际货币和记帐本位币的金额。

使用的货币和汇率也包括在内，这使得在总分类帐内可选择跟踪货币余额。

付款
可选的货币使用也适用于收款。

系统为付款事务提供了不同的管理方法。

自动编码对于所采用的所有付款方法都相同：
• 手工：付款金额以传统的手工方式中支付并进行核对。

而付款中所包含的银行手续费也可自动编码。

当需要时，系统可以自动提出折扣建议并且可
手工调整。

系统支持部分付款，同时可显示原始发票未付金额。

系统还可
以将付款记录到无相应发票的科目。

这种付款会收到一个特定的参考标
识，这可简化日后与发票的匹配。

• 自动：还可以通过外部接口输入付款文件。

• 贷项抵销：贷项通知单和科目中的付款可根据借项发票进行结算。

• 回退付款：可以全部或部分调整已输入的付款。

以前的付款可以冲销，而且发票可以返回到付款以前的状态(未清项/部分付款)。

然后就可以正确
地付款。

• 混合付款：可以在同一窗口输入所有现金付款变量，比如客户或供应商付款，或其它现金交易，如增值税偿还。

然后，银行帐户报表验证可直接完
成。

• 抵冲：如果供应商同时也是公司客户，而且允许抵冲，则供应商发票可根据客户发票抵冲。

付款催单
如果客户的付款已过期，系统会根据与每位客户连接的付款催单模板生成付款催单。

模板会指定可接受的信用天数，催单层次数量以及每层次的文本和语言选择。

如果需要，催单还会指出未结和已过期的发票及应计利息，以及未结算的客户信贷。

利息发票
每个客户都可与一个利息发票管理模板连接。

这表明当发票到期后或收到全部付款时是否需要计算利息。

不同的利息层次也可合并。

利息发票收到自己的标识后，一个凭证会自动生成，以用作会计核算目的。

然后，系统会象处理其它发票一样在系统中处理利息发票。

跟踪与分析
• IFS的应付帐款在各方面都提供了具有自由检索功能的出色的追踪功能。

检索在总帐和明细帐层次都可轻松进行。

• 标准呈报功能包括发票信息和付款的报告，各个供应商的帐户报表，未付票据帐期分析，付款预测和货币重估。

• 现金流量分析是一个可选模块，它基于应收分类帐和应付分类帐的多币种信息，以及采购单和客户订单系统的计划现金流量。

来自非集成应用系统的现金流量，如工资、分期付款、利息、货币结转和税金可以作为单项或经常性项目手工处理，使您能够全面控制货币的使用。

1.2 IFS/应付帐款TM
IFS应付帐款模块的设计目的旨在简化您公司的供应商发票处理和付款的日常事务。

它还提供了登记发票和付款最常用凭证的自动编码功能。

与IFS会计规则这
种可自动为经常事件编码的独特工具的结合，可避免错误编码，而且应付帐款的调节都变成了轻松的例行工作。

集成性
• IFS应付帐款模块与IFS采购模块的集成使得发票与采购订单及相关的交付项目的连接变的更为简单。

• 如果发票是由采购订单以外的凭证初使化，它将被记录为临时发票，或者被记录为无采购订单参考的发票。

发票登记表
§ 临时登记只需要供应商标识、发票号码和金额。

所有编码使用IFS会计规则自动执行。

§ 最终的登记要经过修改，使临时登记与更多功能相符，以便进行迅速管理。

§ 发票登记表支持临时登记、最终登记和直接登记，从而为用户提供多种处理功能。

比如，可以使用临时登记表确定一个同时具有不同付款日期的付款
计划。

在登记时，这三种登记表中具有以下功能：
§ 参考采购订单号码。

§ 收集供应商的基本相关数据做为参考。

§ 在应付帐款分类帐中自动编码，增值税/税率和预备成本编码。

§ 在指定期间中直接进行费用分摊。

§ 取消发票，修正凭证根据原始登记自动生成。

编码
预备编码可使您将附加信息与发票连接。

然后可选择一个特定的成本中心或项目做为与指定发票相关的所有编码的附件。

这包括应付分类帐、增值税/税率、成本编码和在付款时的汇率差异。

此功能的执行符合IFS会计规则中规定的规则。

这些规则适用于IFS应用系统套件中的所有模块。

IFS会计规则规定了科目如何登记入代码串中的十个不同的代码元素中，自动交易如何创建以及应使用哪种凭证序列。

这些规则可在整个公司范围内或为不同用户组指定一个通用的定义。

因为所有的模块使用同样的规则，所以总的交易流程可保持高度的自动化。

由于最大程度地减少了手工登录工作，从而确保了过帐的高度精确。

币种选择
系统可管理多种货币。

尽管在登记发票时为每位供应商建议了一种缺省货币，但对于同一位供应商，发票也可用不同的币种登记。

汇率可从货币表中自动获得，而且可自动转换为记帐本位币。

付款时的汇率差异也可以自动计算和结算。

在应付分类帐中，发票金额始终以两种货币表示。

所创建的会计事项会包括实际货币和记帐本位币的金额。

使用的货币和汇率也包括在内，这使得在总分类帐内可选择跟踪货币余额。

付款
可选货币的使用也适用于付款方面。

系统为付款事务提供了不同的管理方法。

自动编码对于所采用的所有付款方法都相同：
§ 手工：付款金额以传统的手工方式中支付并进行核对。

而付款中所包含的银行手续费也可自动编码。

当需要时，系统可以自动提出折扣建议并且可
手工调整。

系统支持部分付款，同时可显示原始发票未付金额。

系统还可
以将付款记录到无相应发票的科目。

这种付款会收到一个特定的参考标
识，这可简化日后与发票的匹配。

§ 支付建议：支付建议可根据所选条件生成，比如到期日、供应商组和货币。

支付建议可用多种方式更改，比如：增减发票或科目金额，改变付款
金额，或改变计划付款日期。

一旦付款建议经过核准，就创建了一个付款
单，这个付款单可用不同的付款单据类型或支票形式打印出来。

付款单也
可用电子方式发送至不同的付款机构。

§ 付款确认：当一项付款经过确认后，付款日期、汇率和金额等信息仍可以改变。

汇率差异、现金折扣和银行手续费可自动编码。

§ 贷项抵销：贷项通知单和科目中的付款可根据借项发票进行结算。

§ 回退付款：可以全部或部分调整已输入的付款。

以前的付款可以冲销，而且发票可以返回到付款以前的状态(未清项/部分付款)。

然后就可以正确地付款。

§ 混合付款：可以在同一窗口输入所有现金付款变量，比如客户或供应商付款，或其它现金交易，如增值税偿还。

然后，银行帐户报表验证可直接完成.
§ 抵冲：如果供应商同时也是公司客户，而且允许抵冲，则供应商发票可根据客户发票抵冲。

追踪与分析:
§ IFS的应付帐款在各方面都提供了具有自由检索功能的出色的追踪功能。

检索在总帐和明细帐层次都可轻松进行。

§ 标准呈报功能包括发票信息和付款的报告，各个供应商的帐户报表，未付票据帐期分析，付款预测和货币重估。

§ 现金流量分析是一个可选模块，它基于应收分类帐和应付分类帐的多币种信息，以及采购单和客户订单系统的计划现金流量。

来自非集成应用系统的现金流量，如工资、分期付款、利息、货币结转和税金可以作为单项或经常性项目手工处理，使您能够全面控制货币的使用。

1.3 IFS/固定资产TM
IFS/固定资产模块是一个功能强大的工具，它为管理所有类型的固定资产提供了无限可能性，诸如设备、机器和建筑。

它根据全球公认的折旧规律和规范而灵活构建，并且与IFS/财务模块全面集成。

当对象被采购、销售或报废时，IFS/固定资产模块将对整个事件归档。

您可根据计划和计算的折旧价方便地定义折旧计算和财务规则。

除了折旧和资金成本计算的可能性外，IFS/固定资产模块还包括许多回返选项以及极其灵活的税款折旧。

IFS/固定资产模块还可管理外部对象，如出租对象和注销。

所需信息可信手拈来
IFS/固定资产模块可及时提供每一独特对象的以下方面的信息：
•购置价值
•额外购置价值
•剩余价值
•指数的替代值
•指数或任何您定义值的保险值
•根据计划和计算的折旧进行折旧，表现为年到日和累计折旧
•折旧的最终日期
•固定资产销售而获取的收入
IFS/固定资产模块的设计旨在与IFS/财务模块中所有其它模块集成。

最基本的元素就是对象，它是IFS/财务模块中多维交易编码的一部分。

IFS/财务模块中对象购置价值的所有核算可自动更新带有购置价值的IFS/固定资产模块。

对象结构中的每一对象可以单独处理。

并且两个层面上的信息可以进行合并。

一个对象可方便地分成多个对象，新对象可在其它任一对象结构中自由使用。

IFS/固定资产模块可为折旧和处理的不同类型提供建议。

你可在确认之前对建议进行审查和调整，或者允许它们更新固定资产核算。

除了删除一个或多个对象外，您可部分或全部取消建议。

访问权限由IFS/安全模块控制。

IFS/固定资产模块符合国际会计标准 (IAS)的要求。

规则设置
• IFS/固定资产模块的基本元素是对象，它是IFS/财务模块中的多维交易编码的一部分。

• 为每一对象组定义会计规则，以控制活动如何进行结算，比如根据计划进行的折旧。

规则当然在对象等级上优先设置。

• 您可定义计算规则，确定应计算多少折旧和资本成本。

• 多维交易编码可将折旧分摊到不同成本中心。

购置价值
• 供应商发票、项目完成和手工凭证都可自动更新购置价值或附加购置价值。

• 当项目被销售或废弃时，IFS/固定资产模块将计算损益并冲销折旧和购置价值。

折旧建议
• 您可根据计划、计算的折旧、计算的利率或用户定义的其它方法生成折旧建议。

• 建议可应用于任一对象、对象组和时间间隔。

• 不会错误地忽略任一期间。

• 模块有多种税款折旧可能性。

• 您可手工打印建议，以进行审核和调整。

• 您可决定建议何时以及是否需要审核，以更新总帐和固定资产分类帐。

监控和分析
你可生成:
• 会计和税务报告所用的折旧计算。

• 用于预算目的的未来折旧计划
• 库存审计和保险值的概要，根据地点和对象组进行排序。

• 基于任一期间的折旧，显示不同对象余额的资产负债表。

可查询对象的：
• 购置价值
• 剩余价值
• 替换价值
• 计划或计算的带有期间和汇总值的折旧，交易可被追溯到原始凭证
• 税款折旧
• 影响对象值的交易或事件
信息流部分
IFS/固定资产模块是与IFS/财务模块集成的部分。

从系统其他部分而来的所有有关过帐会立即更新IFS/固定资产模块。

1.4 IFS/报表生成器TM
IFS/报表生成器是用于创建自定义财务报表的易于使用且灵活的工具。

平衡级别的数据可从IFS/总分类帐内的总分类帐、项目核算和预算功能获得。

IFS/报表生成器采用常见的财务术语和直观的图表显示。

内置的访问控制使IFS/报表生成器成为具有指定财务监督组织的理想工具。

创建和打印报表的权利以及允许特定用户访问的数据都可以得到监控。

使用IFS/报告生成器，任何人都可以从零开始或基于特定公司或通用模板创建复杂
的财务报表。

数据的开放选择
IFS/报表生成器能访问总分类帐、项目核算余额和所有的预算版本。

所有余额可用任何货币进行处理，并且分为总分类帐和项目的借贷两方。

开放式选择的可能性是IFS/报表生成器灵活性的关键因素。

例如：代码串的任何要素可被用作选择、科目组、结构和期间的基础。

操作员可为所有选择条件组合运算符号，如：“小于”、“在…之间”、或“输入值”。

菜单式报告管理节省了时间
从下列粗体表示的IFS/浏览器中选择IIIFS/报告生成器的主要功能。

基本和备选功能显示在直观的弹出菜单中。

栏模板包含了报表中所有列的定义。

可用的栏类型有：数据、计算、对比和文本栏。

除为数据栏的数据源进行定义之外，您也可定义一个固定的或相对的时间间隔。

相对间隔保证了报告始终包含最新期间，因为期间要被输入到报告给出的时间，如：当月。

因为选择总能在栏级进行，所以您能生成特定的报表，如每个成本中心一栏。

行模板定义了报表的行。

所用的行类型是：数据、计算、文本、行模板(可调用另一行模板)和分隔符行。

您可为每个数据行定义选择条件和运算符号，以选择数据库的一个部分。

您也可规定如何逐行显示数据，如：全部集中于一行，或每个科目和成本的组合为一行。

报表模板结合具有总体信息的栏和行模板，如页眉和页脚，以定义特定报表。

它也可能包括分组层的说明。

例如：层1代表产品，层2代表成本中心，生成每种产品的每个成本中心的报表。

订单报表功能可根据栏、行和报表模板说明以及用户访问级别计算报表内的所有值。

为报表排序时可给出附加选项和分组指示。

结果将存储在报告文件中，这些报告文件可被显示、打印或输出到PC工具如：Excel中。

集成
• IFS/报表生成器与IFS/总分类帐和IFS/会计规则全面集成。

• 可根据IFS/总分类帐的用户访问级别存取数据。

生成报表
• 栏模板、行模板和报表模板的菜单定义。

• 在公司内或公司之间复制栏模板、栏、行模板、行和报表模板。

• 在数据库之间复制模板(输出/输入功能)。

• 在报表模板或定制报表时建立优秀分组。

• 报表文件和打印件的单独生成保证了对报表最终布局的控制。

• 报表文件可被输出到PC工具如Excel中，进行编辑或以图形方式显示。

数据源
• 总分类帐以本位币或交易货币和数量表示的借项、贷项和总余额。

• 项目核算–以本位币或交易货币和数量表示的借项、贷项和总余额。

• 预算–以带有数量本位币形式计算的总余额。

所有预算版本都可访问。

选择
§ 基于任何科目组、科目类型、合并科目、结构和所有代码元素任何组合的选择。

§ 根据行和列选择。

在报表模板中或为报表排序时根据报表进行良好选择。

§ 固定或相对期间(时间间隔)的栏选择
§ 可组合的选择运算符号： <、≤、 =、≠、≥、 > 在/不在...之间、有值/无值、包括/不包括独立值。

§ 显示(分组)的可选明细程度。

计算
§ 在其它栏或行之间进行计算的列和行(运算符号+,,*,/)，常量，函数,以进行货币转换和隐式计算
§ 在另一栏的行之间进行百分位对比的栏
货币
§ 货币转换的先进功能，从交易货币转换为本位币及从本位币转换为任何一种其它货币。

§ 全面支持用不同公司货币到合并货币的转换的方式准备合并科目和报表。

§ 可完全访问IFS/会计规则模块中的货币记录器，它带有每种货币的任何数目的汇率。

布局
• 栏和行标题的自由选择。

• 易于使用的页眉和页脚功能。

• 不同字体，包括粗体、斜体和下划线。

• 横排或竖排版面，并具有“适合页”功能。

• 日期、时间、小数点等的可选择格式。

1.5 IFS/会计规则TM
有IFS/会计规则,保证您能在使用IFS/应用中控制所有过帐的一般设置规则,
不论这些是人工或自动创建的。

在一般总帐中如发生交易错误会自动消除,这应归
功于在创建过帐时自动带有统一规则及在数据库来源中统一检查
IFS/会计规则提供了一个很好的概述，它将保证你的会计模型，简化以后的发
展和适应性。

创建的过帐正确，并带有会计的投诉程序，因此即使最终接受者的严
格要求也能满足。

IFS／会计规则有自主的输入及后续工作，特别对一家公司的不同分支结构和
业务部门内有效。

容易上手
在安装确保最快的系统同时创建了基本数据的缺省数值。

在按键后，用户可以得到基本的交易数据以便测试或用作实例来安装以后的交易。

此项要求所有的模块和公司的任何分支部门。

定义代码串
IFS／会计规则允许你自由地定义和标签一个多维的代码串。

你分配的定义能使你根据你的会计要求解释一般分类帐中的信息。

变量的可用十个代码元素中，会计的代码是固定的，其他九个可以定义。

它们可以包括：
• 成本中心
• 项目
• 目标
• 产品组
另增的功能，例如项目会计，固定资产，货币余额能用个别的代码元素。

每个会计代表会计需求，用于其它选择的代码元素。

过帐控制
IFS/会计规则在你的业务系统中能自动地创建过帐的基本事项，例如应付帐代码－交易，VAT或营业税代码，汇兑损益。

它可以通过代码元素把业务事项的词汇翻译成会计专业词汇。

自动水平使人工输入过帐降至最低程度，翻译过帐更加精确。

用户群控制功能
用户可以联系任何选择公司或用户群的号码。

用户群控制处理凭证类型，会计年度和输入允许代码元素组合的方法。

存取限制可以由指定的用户群管制。

会计年度
会计年度是自由定义的，能够在公司和用户群水平被人工地打开或关闭。

系统提供每个会计年度的任何号码和每一期间的间隔日期，增加到一个分割的财政年度。

凭证类型
每一项业务事项有它自己的凭证组，任何凭证类型的号码都能定义。

它们能连接到任何的用户组来鉴别。

创建人工的凭证
在IFS／会计规则中可以创建和调整人工的凭证。

此功能也能创建临时的凭证和存在的凭证副本。

另外，成本能被过去或将来的期间的任何号码分离。

所有的凭证在更新一般分类帐前被保存在控制表中。

有关凭证和交易的查询都能在控制表中建成。

货币管理
IFS/会计规则能处理货币的任何号码和交易，查询和报告中的兑换率。

每一货币的不同兑换率在同一时间内有效。

不同的兑换率在日期间隔中也有效。

外部界面
系统能管理从非IFS系统输入交易，如外部工资单系统。

在控制和对外部文件进行人工调整后，它能更新到一般分类帐中。

• 人工凭证输入和查询
• 有关代码串的基本信息(10个代码元素)
• 人工和自动过帐的基本规则
• 有关用户的规则
• 所有使用货币的汇率
• VAT，营业税和其他的费用规则
• 翻译的功能翻译语言－信任说明
• 与母公司相连（合并）
• 从外部系统的过帐
1.6 IFS/总帐TM
IFS/总帐模块收集和记录公司集团每一部门和分公司的所有财务事件，为财务分析和报告提供可靠的基础。

此模块是IFS财务解决方案的中心，可使用户方便地查看信息和创建报表。

使用IFS/会计规则这一独特模块，可以通过相同的规则在IFS/应用系统的所有模块中生成财务事务。

事务可以通过IFS/会计规则中的平衡表从财务模块的分类帐中传送，或者直接从IFS分销模块、IFS制造或IFS维护模块中直接传送。

这样，此会计进程就分成了两部分：。