煤炭建设工程资料归档

煤炭建设工程资料归档及档案管理规范
(征求意见稿）
前言
本规范根据《国家能源局综合司关于印发2017年能源领域行业标准制（修）订计划及英文版翻译出版计划的通知》(国能综通科技[2017]52号)，依据中华人民共和国住房和城乡建设部“关于印发《工程建设标准编写规定》的通知”（建标[2008]182号）要求，由中国煤炭建设协会组织有关单位共同组成《煤炭建设工程资料归档及档案管理规范》编制组。

编制组以煤炭建设工程资料归档及档案管理工作为对象，经过大量的调查研究，总结了近年来煤炭建设工程资料归档及档案管理的实践经验，按照规范编制程序，对主要问题进行了充分讨论，参考了有关国际标准和国内外先进标准，在全国煤炭行业内广泛征求了有关方面的意见和建议，经多次会议讨论研究、反复修改，形成本规范。

编制本规范的目的是贯彻国家和行业主管部门有关法规政策，规范煤炭建设工程资料归档及档案管理行为，促进煤炭建设工程资料归档及档案管理规范化、制度化和标准化，不断提升煤炭建设工程资料归档及档案管理水平。

本规范主要内容共分7章和11个附录，主要内容包括总则、术语、基本规定、工程资料组卷、工程资料归档、工程档案管理、项目档案验收。

本规范由国家能源局负责管理，中国煤炭建设协会负责日常管理和局部内容的调整和修改，主编单位负责具体技术内容的解释。

本规范在执行过程中，应注意总结经验，积累资料，随时将有关意见和建议寄送中国煤炭建设协会（北京市朝阳区青年沟路23号院安源大厦722室），邮编：100013，E-mail：msc@），以便今后修订时参考。

目次
1总则 (5)
2术语 (6)
3基本规定 (8)
4工程资料组卷 (9)
4.1一般规定 (9)
4.2资料组卷 (10)
4.3案卷编目 (12)
4.4案卷装订 (15)
5工程资料归档 (16)
5.1一般规定 (16)
5.2资料归档 (16)
5.3归档时间 (18)
6工程档案管理 (19)
6.1一般规定 (19)
6.2硬件设施 (20)
6.3档案管理系统 (21)
6.4档案管理 (22)
7工程档案验收 (27)
7.1一般规定 (27)
7.2验收组织 (27)
7.3验收申请 (28)
7.4验收内容 (28)
附录A建设单位组卷文件种类清单 (30)
附录B矿建专业的单位工程资料组卷顺序 (34)
附录C土建专业的单位工程资料组卷顺序 (41)
附录D机电设备安装专业的单位工程资料组卷顺序 (49)
附录E监理单位资料组卷资料顺序清单 (57)
附录F软卷皮封面式样 (59)
附录G卷内目录式样 (60)
附录H卷内备考表式样 (61)
附录J案卷及电子文件审查记录表 (62)
附录K案卷及电子文件移交表 (63)
附录L煤矿建设工程资料组卷分类表 (64)
本规范用词说明 (67)
引用标准名录 (68)
附：条文说明 (69)
Contents
1 General Provisions (5)
2 Terms (6)
3 Basic Requirements (8)
4 Engineering Data set V olume (9)
4.1 General Provisions (9)
4.2 Data set V olume (10)
4.3 File Cataloging (12)
4.4 Case Binding (15)
5 Engineering data archive (16)
5.1 General Provisions (16)
5.2 Data Archiving (16)
5.3 Archive Time (18)
6 Engineering archives management (19)
6.1 General Provisions (19)
6.2 Hardware Facilities (20)
6.3 Software platform (21)
6.4 Archives management (22)
7 Acceptance of project file (27)
7.1 General Provisions (27)
7.2 Acceptance Organization (27)
7.3 Acceptance Application (28)
7.4 Acceptance content (28)
Appendix A Construction Unit file list of types of Files (30)
Appendix B Mine Construction Units of Professional Project Iinformation Order Volume (34)
Appendix C Civil Engineering Unit Project Data V olume Order (41)
Appendix D Mechanical and Electrical Equipment Installation Unit of Professional
Engineering Materials Group Order (49)
Appendix E Supervision Unit Data File Group List of Material Order (57)
Appendix F Soft cover cover style (59)
Appendix G Volume directory style (60)
Appendix H V olume preparation table style (61)
Appendix J Dossier and electronic document review record form (62)
Appendix K File and electronic file transfer form (63)
Appendix L Coal mine construction project data set range, classification table (64)
Explanation of Wording in This code (67)
Reference Standard Directory (68)
Addition:Explanation of Provisions (69)
1 总则
1.0.1 为规范煤炭建设工程资料组卷、归档及档案管理工作，确保煤炭建设工程档案完整、准确、系统和安全，统一煤炭建设工程资料组卷、归档及档案管理标准，保证煤炭建设工程档案质量，制定本规范。

1.0.2 本规范适用于各类煤炭建设工程以及煤炭企业各种投（融）资模式建设工程的工程资料组卷、归档及档案管理工作。

1.0.3 煤炭建设工程资料组卷、归档及档案管理工作除应执行本规范外，尚应符合国家、行业有关标准的规定。

2 术语
2.0.1 建设工程档案Construction project files
在建设项目实施过程中，所产生的与项目建设有关，经整理归档的工程资料。

2.0.2 全宗fonds
全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

2.0.3 组卷filing
按照一定的原则和方法，将有保存价值的建设工程资料分门别类整理成案卷，亦称立卷。

2.0.4 卷皮wound
用于煤炭建设工程的资料管理和装订的材料。

2.0.5 案卷file
由互有联系的若干工程资料组合成卷，并放入卷皮的档案保管单位。

2.0.6 归档putting into record
将具有保存价值的建设工程资料经组卷后交档案室保存的过程。

2.0.7 互见号cross-referenced number
同一内容的案卷采用不同方式进行保管的同一档案编号。

2.0.8 电子文件electronic records
通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

2.0.9 著录record
指在编制文献目录时，对文献内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

2.0.10 元数据metadata
描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的结构化数据。

2.0.11 编目catalogue
按照一定的标准和规则，对煤炭建设工程资料特征进行分析、选择、描述并予以记录成为款目，继而将款目按一定顺序组织成为目录或书目的过程。

3 基本规定
3.0.1 建设单位应全面负责建设工程档案管理工作，并接受上级及地方档案理部门的监督和指导。

3.0.2 建设单位应对煤炭建设工程档案实行集中统一管理。

3.0.3 建设单位应负责建设单位、勘察单位、设计单位、材料供应商工程资料的组卷归档工作，监督管理施工单位、监理单位工程资料的组卷归档工作。

3.0.4 监理单位负责其监理范围内的监理资料组卷归档工作和监督审查施工单位工程资料的组卷归档工作。

3.0.5 施工单位负责其施工的单位工程资料组卷归档工作。

3.0.6 建设单位在与参建单位签订合同、协议时，应制定专门条款，明确参建单位工程资料组卷及归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、提交时间及归档责任。

3.0.7 参建单位完成工程资料组卷及归档工作后，经建设单位业务部门及档案室验收签字方可进行结算。

3.0.8 煤炭建设工程档案管理应采用信息化档案管理软件。

4工程资料组卷
4.1一般规定
4.1.1 煤炭建设工程资料表格格式及编号方法应符合《煤炭建设工程资料管理标准》NB/T 51051的规定。

4.1.2 煤炭建设工程资料内容应符合国家和行业有关标准规范的要求，并符合下列规定：
1 根据工程资料成套性特点，内容应符合组卷要求，确保卷内资料分类科学，合理组卷。

多份名称相同的资料组卷时，应在其资料首页前插入资料汇总表。

2 组卷时应根据组卷内容组成一卷或多卷。

卷内资料应相对独立完整，保持有机联系。

3 独立成册、成套的工程资料，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。

4.1.3 煤炭建设工程资料采用纸质材料组卷时，纸质材料应符合下列规定：
1 纸质材料应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强、不易褪色的纸张材料。

2 文字资料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)，图纸宜采用国家标准图幅。

3 图纸应采用蓝图或计算机直接出图，其图签应签字齐全。

4 不同幅面的工程图纸应符合《煤炭建设工程资料管理标准》（NB/T 51051）附录B的规定。

4.1.4 煤炭建设工程资料应采用软卷皮。

软卷皮应使用150克牛皮纸制作，前封面、封底尺寸应采用297mm×210mm，翻口处宜有30mm宽的折叠纸舌。

4.1.5 卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、目录、工程资料、备考表、封底等。

4.2 资料组卷
4.2.1 煤炭建设工程资料应由建设单位、施工单位、监理单位按职责进行组卷。

4.2.2 建设单位工程资料组卷应符合下列规定：
1 按照项目前期文件、准备阶段资料、实施阶段资料和竣工验收阶段资料收集，以文件种类单独进行组卷。

2 同一事项的文件应批复文件在前，请示文件在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；文字在前，图纸在后排列。

3 不需要安装即可投入使用的设备资料应按采煤、掘进、运输、提升、通风、压风、供电、排水、安全监测监控、避灾等系统或单台（套）组卷。

4 建设单位组卷文件种类清单详见附录A。

4.2.3 施工单位工程资料组卷应符合下列规定：
1 施工单位资料应按单位工程组卷。

2 实行总承包的工程，单位工程资料应由总承包单位负责汇总并组卷。

3 分包单位形成的工程资料应单独整理和组卷。

4 一个合同标段有多个单位工程时，管理资料宜单独组卷。

5 一个单位工程由多个施工单位施工完成，各施工单位应分别对本单位形成的资料进行整理，达到组卷要求，由建设单位根据工程实际情况指定一家单位负责单位工程资料汇总组卷，其他单位应向指定单位提
供本单位资料并协助竣工验收资料组卷。

6 单位工程资料组卷顺序应符合下列规定：
1）矿建专业的单位工程资料组卷顺序详见附录B。

2）土建专业的单位工程资料组卷顺序详见附录C。

3）机电设备安装专业的单位工程资料组卷顺序详见附录D。

4）同类、同种工程资料应按形成先后顺序组卷。

5）不同批次材料、设备、构配件的工程资料应按进场报审时间先后顺序组卷。

6）同一批次进场材料、设备、构配件应按材料进场报审表、材料进场检验记录、质量证明文件、出厂检验报告、用量跟踪单、见证取样表、检测报告的顺序组卷。

7）施工过程验收资料应按分部工程的验收先后顺序进行组卷。

每个分部工程中的报验、验收资料应按分部工程、分项工程、工序（或检验批）验收时间先后顺序进行组卷。

8）同一批次材料用于多个单位工程，工程资料原件应放在最先施工的单位工程，其它单位工程应采用抄件手续齐全的复印件。

9）竣工图应单独立卷。

4.2.4 监理单位工程资料组卷宜符合下列规定:
1 管理资料宜单独组卷。

2 进度控制资料、质量控制资料、造价控制资料宜按单位工程组卷。

3 同类、同种工程资料应按形成先后顺序组卷。

4 监理单位资料组卷顺序清单详见附录E。

4.2.5 工程资料组卷后，应同时将组卷的工程资料制作成数字化电子文件。

组卷的纸质资料与制作的数字化电子文件应在内容、先后顺序、相关说明及描述上保持一致。

通过电子签名技术手段产生的原生电子文件，
纸质资料应通过原生电子文件输出，并与原生电子文件保持一致。

4.2.6 案卷内不应有重份的工程资料，不同载体的资料应分别组卷。

4.2.7 应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，并应符合下列规定：
1 工程建设期间形成的电子文件应真实可靠、齐全完整。

2 在工程建设过程中采用计算机形成的工程图、设计变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整。

3 声像类电子文件应能客观、完整地反映工程建设活动的主要内容、人物和场景等。

4 工程资料电子文件格式应符合下列规定：
1）图像文件应采用JPEG、TIFF格式。

2）图形文件应采用DWG、PDF、SVG格式。

3）影像文件应采用MPEG4、A VI格式，声音文件应采用MP3、W A V 格式。

4）文本应采用PDF、XML、TXT格式。

5 工程电子文件格式应符合《煤炭建设工程资料管理标准》NB/T51051的规定，以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

4.3 案卷编目
4.3.1 案卷采用软皮封面时，应符合下列规定：
1 软卷皮封面的式样宜符合本规范附录F的要求。

2 案卷题名应简明、准确揭示卷内资料的内容。

主要包括工程名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的
原立项、设计(包括代号)相符；当同一类资料数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

3 编制单位应填写资料组卷的责任单位，有多个责任单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替。

4 编制日期应填写卷内资料形成的起止日期。

5 保管期限以同一卷内资料的最长保管期限为准。

6 密级应依据保密规定填写卷内资料的最高密级。

7 档号应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。

软卷皮封面档号，可暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一正式填写。

4.3.2 煤炭建设工程资料卷内目录的编制应符合下列规定：
1 卷内目录排列在卷内资料首页之前，式样应符合本规范附录G的要求。

2 卷内目录用纸，幅面尺寸应采用国际标准A4型297mm×210mm，并应使用70克以上白色书写纸制作。

3 工程资料应按照卷内目录的顺序排列。

4 序号应以一份工程资料为单位，按工程资料的排列用阿拉伯数字从“1”依次标注。

5 工程资料编号应填写资料的发文号、图样的图号、项目的代号、设备的编号、施工用表编号等。

6 责任单位应填写工程资料组卷单位，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

7 工程资料题名，应填写工程资料标题或图纸的全称。

当工程资料无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[ ]”符号。

8 日期应填写工程资料形成日期或起止日期，竣工图应填写编制日期。

日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。

9 页次应填写工程资料在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。

10 备注填写需要说明的问题。

4.3.3 煤炭建设工程资料卷内资料页号的编写应符合下列规定：
1 卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。

2 页号编写位置：单面书写资料在右下角，双面书写资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

3 成套图样或印刷成册资料，自成一卷且连续编有页号的，不必重新编写页号。

4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

4.3.4 煤炭建设工程资料卷内备考表应符合下列规定：
1 卷内备考表应采用70g以上的白色书写纸制作,幅面统一采用A4幅面297mm×210mm。

2 卷内备考表要标明卷内资料的件数、页数，不同载体资料的数量，说明组卷情况，立卷人和检查人应在卷内备考表上签名和填写立卷时间。

式样应符合本规范附录H的规定。

3 卷内备考表排列在卷内资料之后。

4 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。

4.3.5 电子档案编目应符合下列规定：
1 电子档案应在整理审核基础上，对电子档案、纸质档案重新排序，
并依据排序结果编制案卷级档号。

2 电子档案及其组件应采用案卷级档号作为唯一标识要素重命名，同时更新相应的计算机文件名元数据。

3 完成整理编目后，应将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入电子档案管理系统正式库。

4.4 案卷装订
4.4.1 工程资料应采用整卷装订方式，图纸可不装订。

4.4.2 案卷装订应牢固、安全、简便，装订应尽量减少对归档资料的损伤，做到不损页、不倒页、不压字。

原装订方式符合要求的，应维持不变。

4.4.3 装订材料应采用不锈钢订书钉或线绳装订。

不宜使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能损害归档资料的物质。

4.4.4 资料装订时，应在卷内每份资料首页右上方加盖并填写档号章。

4.4.5 外文资料应保持原来的案卷及资料排列顺序、文号。

4.4.6 软卷皮前封面、封底左侧装订处要各有25mm宽的装订线。

4.4.7 工程资料较多时，宜分卷装订，每卷厚度宜为30mm，其厚度允许范围宜为±2mm，分卷装订时的最后一卷厚度不受限制。

4.4.8 归档资料应采用不锈钢订书钉或“三孔一线”法装订。

5 工程资料归档
5.1 一般规定
5.1.1 煤炭工程建设过程中产生的纸质资料经组卷后作为案卷归档，通过计算机等电子设备形成的电子信息媒介作为电子文件归档。

5.1.2 工程资料应全面、准确、客观的记录工程的建设过程和竣工时的实际情况；组卷归档的资料应图物相符、技术数据可靠完整、签字手续完备。

5.1.3 声像材料归档时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

5.1.4 电子文件应明确各门类及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求。

5.1.5 归档资料移交档案室时，应同时移交纸质案卷和电子文件。

5.1.6 建设单位应成立由主管领导负责，档案人员及有关专业人员组成的档案管理小组，负责对准备移交的案卷及电子文件进行审查。

审查过程中，应做好记录，审查记录签字后应与案卷一起归档。

案卷及电子文件审查记录表见附录J。

5.1.7 经审查合格的案卷及电子文件方可正式归档。

对不合格的案卷及电子文件应进行整改，达到要求后再正式归档移交。

案卷及电子文件移交表见附录J。

5.1.8 施工及监理单位存档的工程资料，应按本规范编制要求形成纸质版、电子版两套档案。

5.2 资料归档
5.2.1 建设、监理、施工单位应分别成立由技术负责人及组卷人员组成的工程资料移交管理小组。

移交归档管理小组应由3人以上组成。

5.2.2 参建各方应制定工程资料移交归档管理制度，内容应符合以下条款：
1工程资料应按要求组卷，并及时向档案室移交。

2 移交的工程资料，应保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰。

3工程资料移交过程中，不得对案卷资料进行涂改、撤换。

4档案室管理人员根据案卷和电子文件归档要求，对不符合移交质量的归档案卷及电子文件，不予接收。

5.2.3 电子档案移交应符合下列规定：
1为防止案卷及电子文件丢失，各方参加移交人员不应少于3人。

2移交过程中应采取防风、防雨、防火、防晒等防护措施。

3案卷及电子文件移交归档管理小组应在规定时间内向档案室移交案卷资料。

4档案管理小组对档案室接收的案卷及电子文件进行审查，提出审查意见和结论。

案卷及电子文件审查记录表见附录J 。

5审查合格的案卷由档案室装盒归档保存。

6审查合格的电子文件应基于安全的网络环境和专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。

7对审查不合格的案卷及电子文件，由档案室通知相关单位的工程资料移交归档管理小组，办理取回手续。

移交小组整改完毕后，重新移交。

8工程资料移交归档管理小组应在档案室办理交接手续，由档案室
人员对移交归档案卷及电子文件的数量、质量进行审核，确认无误后，双方在《案卷及电子文件移交表》（见附录K）上签字确认。

5.3 归档时间
5.3.1 单位工程取得工程质量认证书后45天内，施工单位应将工程资料案卷及电子文件移交建设单位档案室。

5.3.2 单项工程竣工验收3个月内，各参建单位应将所形成的全部工程资料案卷及电子文件移交建设单位档案室。

6 工程档案管理
6.1 一般规定
6.1.1 建设单位应明确档案管理工作的主管领导，建立与建设项目相适应的档案管理机构。

6.1.2 建设单位从项目筹建开始应制定档案管理工作制度，并与项目建设管理同步实施、同步检查、同步考核。

6.1.3 煤炭建设工程档案管理机构应建立如下管理制度：
1 案卷归档制度。

应对归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、案卷质量要求以及归档管理制定办法。

2 案卷的统计编排制度。

应对统计内容、统计要求和统计数据进行分析。

3 电子档案管理制度。

应对煤炭项目建设过程中形成的电子文件提出归档、管理和使用要求。

4 档案管理系统操作制度。

应制定档案管理系统操作人员职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。

5 档案保管制度。

应规定各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案使用制度、档案室管理要求和档案管理人员职责。

6 档案利用制度。

应规定档案利用的方式、方法，查（借）阅档案的权限和审批手续，制定查（借）阅档案的办法。

7 档案保密制度。

应规定档案案卷完成者、档案管理者、档案使用者应承担的保密责任。

8 档案鉴定、销毁制度。

应规定鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。

6.1.4 档案鉴定由建设单位的档案管理小组进行鉴定，对案卷保管期限提出鉴定意见。

6.1.5 建设单位应定期对已到保管期限的案卷进行鉴定。

经档案管理小组鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经主要领导批准后进行监督销毁。

销毁清册永久保存。

6.1.6 建设单位应建立档案工作统计台账，主要内容包括：案卷及电子文档归档情况，年度案卷出、入情况，档案使用情况，档案专兼职人员情况，档案设施、设备情况，档案销毁情况等。

6.2 硬件设施
6.2.1 煤炭建设工程档案室应符合下列规定:
1 应有满足档案管理工作需要的案卷存放室、办公室和阅览室，并配备相应的设备和设施。

2 阅览室应邻近办公室和案卷存放室，便于存取案卷。

3 对于特殊载体的档案资料及纪念物品宜单独设置陈列室（展览室）。

6.2.2 档案存放室应符合下列规定：
1 应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等不安全隐患的场所，并采取抗震、防火、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗等保护措施，以确保档案安全。

无特殊保护装置时，一般不宜设置在地下或顶层。

2 档案存放室、密集架应设置引索图卡，密集架做到排列有序，指引醒目，案卷存取方便。

3 档案存放室楼层地面应满足档案及其设备、设施的承重要求。

4 档案存放室面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，应满足建设项目投产后运营二十年案卷存储需要。

6.2.3 档案存放室设备设施应符合下列规定：
1 档案存放室应配置温湿度自动调控及自动灭火、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。

2 档案存放室应配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等保护设备。

3 档案存放室应配置自动报警、温湿度等监控设备。

4 档案存放室应配置具有防磁、防火、防盗的防磁柜。

5 档案存放室宜配置档案密集架，档案密集架应符合有关规定。

6.2.4 档案管理工作设备应符合下列规定：
1 应配备档案信息化管理所需的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

2 档案管理工作应配备装订机、打印机等设备。

3 应配备资料修复、利用所需要的数码照相机、摄像机、工程复印机、阅读机等设备。

4 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

6.3 档案管理系统
6.3.1 工程档案管理应通过档案管理系统建立统一的档案管理平台，利用软件系统，规范各业务系统的资料管理，构建完整的档案资源共享信。