强化物资采购合同风险管理的内部控制

强化物资采购合同风险管理的内部控制
摘要:随着科学技术的发展，各国改变了经济发展的战略，开始采用最新的技术
来生产产品。

这种大环境使物资的采购问题成了一个困难但是选择性有很多的工作。

而地铁作为重要的公共交通工具，它的物资采购更加重要。

本文主要研究了
地铁制造企业如何强化物资采购合同风险管理的内部控制问题。

关键词:强化；物资采购合同风险管理；内部控制
近几年来，人们开始慢慢接受地铁作为自己出行的交通工具，因为地铁不仅速度快，而
且比较准时、方便、不堵车，不需要像公交车一样有很长的等待时间。

所以地铁受到人们广
泛欢迎。

由于乘坐的人越来越多，地铁施工企业不得不更加注意地铁的物资采购方面。

因此
物资采购合同的风险管理也变得尤为重要。

1.目前地铁施工企业的物资采购现状
目前来说地铁施工单位的物资采购主要经过以下几个过程，他们分别是采购申请、采购
计划、确定采购方式、采购实施、签订采购合同、分批供货、合同费用支付等。

随着经济的
不断发展，物资采购合同显得格外重要，所有的采购流程都会在物资采购合同中有所体现。

地铁施工单位所需要的建造物资种类非常多，且用量大。

对于采购的申请也会分为好几
种情况的。

有物资需求总计划、年度计划、季度计划、月计划及临时采购计划等，并且申请
采购物资的规格型号厂家等要明确的表明，以此来避免不必要的麻烦。

由于地铁建设需要的
原材料特别多，因此让采购人员自己四处去买是不太现实的，因此目前来说，采购可以采用
公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等等这些方法的。

正因为采用了这些方法，所以说物资采购合同的重要性就由此体现出来了。

目前来说，地铁建设是一个相当大的工程，包括物资采购和管理方面的合同就多达几万份，资金同样是能够让人大吃一惊的数目。

由于
资金的庞大和合同数量如此之多，这上万份合同的风险同样也很大，对于施工单位来说，如
何对于物资采购合同的巨大风险进行风险管理和控制是自己要面临的一个很大的问题，风险
可以进行内部控制和外部控制，而施工单位能做的就是强化本公司对于物资采购合同的风险
管理的内部控制。

物资采购合同的风险管理是施工单位在进行施工之前必须要考虑和控制的
问题，这是进行施工的基础，所以说合同的重要性自然是不用说的。

施工单位的现状就是必
须首先考虑物资采购合同的风险管理问题，尤其是在合同中至关重要的物资供应方的资格是
否合乎企业的要求，物资质量的好坏以及在使用过程出现问题如何解决的问题，施工单位必
须在合同中明确表明，严格规范采购的各项流程，从而保证向施工单位提供质量完好，品质
优秀和声誉良好的原材料，从源头上控制风险，才能为地铁的安全提供保障。

2.物资采购合同中存在的风险
通过以上的叙述，我们都认识到物资采购合同的重要性，虽然施工单位的相关部门一直
在进行合同的管理工作，但是在合同中仍然会存在一些风险，而这些风险会直接威胁到物资
的质量，进而能够影响到地铁的安全问题。

2.1在合同的调查阶段，合同的主体资格不当
因为施工单位需要采购的物资设备种类非常多，所有物资都是通过与供应商订购，同时
签订采购合同才进行筹集的，在这种情况下，选择适当的供应商是相当重要的，不仅要选择
声誉好的供应商更要选择产品质量好的供应商。

但是有的时候，在合同的调查阶段需要调查
合同的主体也就是供应商的资格的时候会出现一定的错误，导致风险的发生。

有时施工单位
的相关部门只注意到了该供应商的产品的质量，而忽略了供应商本身的资格审查问题。

有些
供应商的资格不符合，甚至没有相应的民事行为能力或者是施工单位需要供应桑商有一定的
特定的资质，而合同的主体并没有这种资质，甚至于施工单位与并不具备代理资格的人员签
订了合同，导致合同没有法律效力甚至有可能会发生损失，这些情况都会使得合同的风险增大，从而导致施工单位蒙受损失。

2.2在合同的起草阶段，合同的重要条款模糊不清
在确定合作意向以后，一般都要进行合同的起草工作，这部分工作同样是相当重要的，
因为在此之前口头商议的一切条款和条件都是没有法律效力的，只有白纸黑字的写在合同上，
双方代表签字之后合同才会成立并发挥它的法律效力，所以说合同的起草工作相当重要。

但
是起草合同的工作人员有时会犯一些错误，比如说他们并不知道在这次合同的谈判中谈判的
重点是什么，导致在起草的时候并没有突出重点，从而使得合同的重点不够清晰，而且有时
候对于一些影响到施工单位利益的条款做出了不符合实际情况的让步，导致施工单位蒙受损失，而且在起草合同的条款的过程中由于专业知识不够会出现有些合同条款不够明确甚至缺
少关键条款，存在有曲解意思的可能性会导致双方的理解不一致，在实际履行的过程中会出
现歧义，导致施工单位蒙受损失。

2.3在合同的审批阶段，避免控制过程流于形式
合同完成的重要的过程分别就是合同的谈判，合同的起草、合同的审批以及合同的签订，完成这些流程之后一份正式的合同就会形成，发挥它的法律效力。

而合同起草之后的审批过
程是相当重要的，在审批的过程中有可能会发现合同起草中的漏洞，及时进行调整，防止对
本公司造成重大的损失。

这是合同的审批需要做的主要工作，这也叫作避免控制过程。

但是
在实际情况中，很多工作人员会因为专业素质不够或者是工作态度不够认真而没能发现在合
同中的错误条款或者说不符合公司决定的条款。

还有的工作人员虽然检查出了不适当的条款
但是不能提出相应的建议或者是意见，这就会使得避免控制过程流于形式，没有发挥实质性
的作用。

这种情况是非常严重的，会导致施工单位蒙受很大的损失，还会引起法律上的相关
问题。

3.强化物资采购合同风险管理的内部控制措施
3.1加强合同主体资格的审查
由于地铁施工行业的资金投入比较大，供应商也比较多所以说为了保证施工单位的施工
正常并且安全的进行，在合同确定之前，施工单位的相关工作人员应该事先对要合作的供应
商进行适当的调查或实地考察，这是在进行合作时的必要过程，不仅是地铁制造行业很多行
业都会对自己的合作方进行一定的调查，这也是为了施工单位的正常发展和地铁的安全考虑。

首先在进行审查时不仅要检查供应方的产品质量的问题还要检查供应商是否有民事行为能力
或者说有没有公司要求的某些特质，还要审查一下他是否有权利代理其他人进行合同的签订
工作，以及剩余生产力是否满足施工进度需求等。

只有在合同签订之前对合同的主体进行各
方面比较全面的审查才能避免发生合同主体资格不当的情况发生，才能从内部控制好物资采
购合同的各类风险，减少地铁施工公司遭受损失的可能性。

3.2做好合同签订前的准备工作
在合同起草阶段因为工作人员的失误总会出现这样那样的问题，这属于内部问题，应该
从施工单位自身的内部控制来减少这一部分的风险。

由于这属于合同签订的准备工作，所以
工作人员在合同确定前应该做好一切的准备工作。

比如说首先要端正自己的工作态度，这样
由于工作态度出现的失误就能够有效的避免。

同时对于谈判的重点条款应该重点突出，对于
条款中容易出现歧义的条款比如说合同的价值、付款方式或者是付款时间应该有明确的时间
或者是方式的限制。

对于合同的核心内容、重点内容或者是涉及到双方的利益问题在起草合
同前应该首先确定好，防止在合同起草的过程中出现失误。

在合同起草完成后应该有专业部
门进行审批，防止有不恰当的条款出现，使得双方出现争议，从容影响合作的进行。

所以说
应该首先做好合同签订前的准备工作。

3.3认真监督合同的执行
在合同签订具有法律效力之后并不代表施工单位可以完全放心的进行施工作业，在地铁
施工公司进行施工的时候还应该有工作人员专门监督合同的履行，防止在施工过程中有违反
合约的行为出现或者说施工中出现的问题也可以通过合同来解决。

在合同履行的过程中，监
督人员可以根据需要及时补充或者是改变条款，防止违约行为的发生，同时监督该物资的质
量和使用情况，防止施工单位的权益受到伤害。

监督合同的履行不仅能够防止合同主体偷工
减料，还能有效的保证施工单位的正常权益。

4.小结
对于施工单位来说，物资的采购是很重要的一个环节，正因为它施工需要的物资比较多，物资采购合同才会发挥无比巨大的作用。

但是在现实生活中物资采购合同的各个方面都是具
有风险的，所以说对于施工单位来说，强化物资采购合同风险管理的内部控制措施是很重要的，它关乎施工单位的施工水平。

参考文献:
[1]姜静，刍议新形势下的企业物资采购合同管理[J].现代营销(学苑版), 2013, (06)：49
[2]张晓霞，初探物资采购合同中的风险控制[J].东方企业文化,2013,(12)：221。