合同保管管理规定(3篇)

第1篇
第一章总则
第一条为加强合同管理，确保合同安全、完整、有效，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有合同的管理、保管和运用。

第三条合同保管管理应遵循以下原则：
（一）统一管理，分级负责；
（二）安全保密，责任到人；
（三）方便快捷，高效利用；
（四）规范操作，持续改进。

第二章合同管理组织与职责
第四条公司设立合同管理办公室，负责公司合同管理工作的组织、协调和监督。

第五条合同管理办公室的主要职责：
（一）制定和修订合同管理制度；
（二）组织实施合同签订、履行、变更、终止等工作；
（三）负责合同档案的建立、保管和查询；
（四）组织合同培训和宣传；
（五）处理合同纠纷；
（六）其他与合同管理相关的工作。

第六条各部门、各分支机构应指定专人负责本部门、本分支机构的合同管理工作，其主要职责包括：
（一）协助合同管理办公室组织实施合同管理工作；
（二）负责本部门、本分支机构的合同签订、履行、变更、终止等工作；
（三）保管本部门、本分支机构的合同档案；
（四）协助处理合同纠纷；
（五）其他与合同管理相关的工作。

第三章合同签订与履行
第七条合同签订应遵循以下程序：
（一）需求提出：各部门、各分支机构根据业务需求提出合同签订申请；
（二）合同起草：合同管理办公室或相关部门根据需求起草合同文本；
（三）合同审核：合同管理办公室对合同文本进行审核，确保合同内容合法、合规；（四）合同签订：经审核通过的合同，由法定代表人或授权代表签署；
（五）合同备案：合同签订后，由合同管理办公室进行备案。

第八条合同履行应遵循以下要求：
（一）各部门、各分支机构应严格按照合同约定履行义务；
（二）合同履行过程中，如需变更合同内容，应按照原合同签订程序办理；
（三）合同履行过程中，如出现争议，应及时沟通协商，必要时可申请仲裁或诉讼。

第四章合同保管与档案管理
第九条合同保管应遵循以下要求：
（一）合同原件应妥善保管，防止遗失、损坏；
（二）合同复印件应清晰、完整，便于查阅；
（三）合同保管应采取防火、防盗、防潮、防蛀等措施，确保合同安全；
（四）合同保管人员应定期对合同进行清理、整理，确保合同档案的整洁、有序。

第十条合同档案管理应遵循以下要求：
（一）合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类；
（二）合同档案应建立目录，方便查阅；
（三）合同档案的借阅、复制、销毁等应按规定办理；
（四）合同档案的电子版应与纸质版同步更新。

第五章合同查询与利用
第十一条合同查询应遵循以下要求：
（一）查询人员应提供有效身份证明；
（二）查询内容应与查询目的相符；
（三）查询人员应遵守保密规定，不得泄露合同内容；
（四）查询结果应如实记录。

第十二条合同利用应遵循以下要求：
（一）合同利用应严格按照合同约定；
（二）合同利用过程中，如需修改合同内容，应按照原合同签订程序办理；
（三）合同利用过程中，如出现争议，应及时沟通协商，必要时可申请仲裁或诉讼。

第六章合同纠纷处理
第十三条合同纠纷处理应遵循以下原则：
（一）公平、公正、公开；
（二）依法、合规、合理；
（三）协商解决为主，诉讼为辅。

第十四条合同纠纷处理程序：
（一）协商解决：合同双方协商解决纠纷；
（二）调解解决：申请调解机构调解解决纠纷；
（三）仲裁解决：申请仲裁机构仲裁解决纠纷；
（四）诉讼解决：向人民法院提起诉讼解决纠纷。

第七章附则
第十五条本规定由公司合同管理办公室负责解释。

第十六条本规定自发布之日起施行。

第十七条本规定未尽事宜，按照国家法律法规和公司相关规定执行。

第十八条本规定如有修改，由公司合同管理办公室负责修订并发布。

附件：
一、合同分类及保管期限表
二、合同档案管理流程
三、合同查询申请表
四、合同纠纷处理流程
五、合同保管人员职责
六、合同档案借阅、复制、销毁审批表
七、合同纠纷调解协议书
八、合同纠纷仲裁申请书
九、合同纠纷诉讼状
（注：以上附件仅供参考，具体内容可根据公司实际情况进行调整。

）
第2篇
第一章总则
第一条为了规范合同管理，确保合同安全、完整、准确，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有合同的管理、保管、使用和归档等工作。

第三条合同管理应遵循以下原则：
（一）合法合规：合同内容符合国家法律法规、政策规定，不得违反公序良俗。

（二）权责明确：合同签订、履行、变更和终止等环节，各方权利义务清晰明确。

（三）安全保密：合同内容涉及商业秘密、技术秘密等，应严格保密。

（四）规范统一：合同格式、条款、流程等应符合公司相关规定。

第二章合同签订
第四条合同签订前，相关部门应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容
的合理性和可行性。

第五条合同签订前，需由合同签订人（以下简称“签约人”）对合同内容进行审核，确保合同符合公司规定和法律法规要求。

第六条合同签订应采用书面形式，并加盖公司公章。

电子合同需符合国家法律法
规和公司规定。

第七条合同签订后，签约人应及时将合同文本送交合同管理部门进行登记、备案。

第三章合同保管
第八条合同管理部门负责公司合同的保管工作，设立专门的合同档案室，配备必
要的保管设施。

第九条合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，包括：
（一）合同档案的分类、编目、归档、保管、借阅、销毁等环节的管理。

（二）合同档案的保密管理，防止泄露商业秘密、技术秘密等。

（三）合同档案的数字化管理，提高合同管理效率。

第十条合同档案的保管期限分为以下几类：
（一）永久保管：涉及国家秘密、公司核心竞争力的合同，以及具有重大历史意义的合同。

（二）长期保管：合同期限超过10年的合同，以及涉及公司长期利益的合同。

（三）短期保管：合同期限不超过10年的合同。

第十一条合同档案的保管方式：
（一）纸质合同档案应妥善存放，防止虫蛀、霉变、火灾等损失。

（二）电子合同档案应定期备份，确保数据安全。

第四章合同使用
第十二条合同使用应遵循以下原则：
（一）合法合规：合同使用不得违反法律法规、政策规定。

（二）权责明确：合同使用过程中，各方权利义务应明确。

（三）保密原则：合同内容涉及商业秘密、技术秘密等，应严格保密。

第十三条合同使用部门在使用合同前，应向合同管理部门申请借阅，并填写借阅单。

第十四条合同使用部门应妥善保管借阅的合同，不得擅自复制、修改、泄露合同内容。

第十五条合同使用完毕后，应及时归还合同管理部门，并办理归还手续。

第五章合同归档
第十六条合同归档是指将合同文本及相关材料整理、归档，以备查阅。

第十七条合同归档应遵循以下原则：
（一）及时性：合同签订后，应及时归档。

（二）完整性：合同归档应包括合同文本、相关材料等。

（三）准确性：合同归档应确保合同内容准确无误。

第十八条合同归档流程：
（一）合同管理部门收到合同文本及相关材料后，进行初步审核。

（二）合同管理部门对审核通过的合同进行整理、归档。

（三）合同管理部门将归档的合同信息录入合同档案管理系统。

第十九条合同归档后的查询、借阅、销毁等，按照合同档案管理制度执行。

第六章合同销毁
第二十条合同销毁是指对合同档案进行依法销毁，以保护公司利益。

第二十一条合同销毁应遵循以下原则：
（一）合法合规：合同销毁应符合国家法律法规、政策规定。

（二）保密原则：合同销毁过程中，应确保商业秘密、技术秘密等不被泄露。

（三）责任明确：合同销毁过程中，相关责任人应承担相应责任。

第二十二条合同销毁流程：
（一）合同管理部门提出合同销毁申请，经公司领导批准。

（二）合同管理部门对拟销毁的合同进行核对、整理。

（三）合同管理部门将拟销毁的合同送交具有资质的销毁机构进行销毁。

第七章责任与奖惩
第二十三条合同管理部门、合同使用部门及合同签订人应按照本规定履行职责，
确保合同管理工作的顺利进行。

第二十四条对违反本规定的单位和个人，公司将根据情节轻重给予批评教育、通
报批评、经济处罚、解除劳动合同等处理。

第二十五条对在合同管理工作中表现突出的单位和个人，公司将给予表彰和奖励。

第八章附则
第二十六条本规定由公司合同管理部门负责解释。

第二十七条本规定自发布之日起施行。

本规定未尽事宜，按国家法律法规、政策规定执行。

第3篇
第一章总则
第一条为了加强合同管理，确保合同的安全、完整和有效，提高合同工作效率，
维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于本公司所有合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁
合同、服务合同、委托合同等。

第三条合同保管管理应遵循以下原则：
（一）合法合规原则：严格按照国家法律法规和公司制度执行合同保管工作。

（二）安全保密原则：确保合同内容的安全，防止泄露、遗失和损毁。

（三）责任明确原则：明确合同保管责任，确保合同保管工作落到实处。

（四）便捷高效原则：提高合同管理效率，为业务开展提供有力支持。

第二章合同保管机构及职责
第四条公司设立合同管理部门，负责合同保管管理工作。

第五条合同管理部门的主要职责：
（一）制定合同保管管理制度，并组织实施。

（二）负责合同签订、审核、审批、备案、归档等工作。

（三）负责合同归档、保管、查询、销毁等工作。

（四）负责合同档案信息化建设，提高合同管理效率。

（五）负责合同保管人员的培训和考核。

第三章合同签订与审核
第六条合同签订应遵循以下程序：
（一）合同起草：业务部门根据业务需求起草合同文本。

（二）合同审核：合同管理部门对合同文本进行审核，确保合同内容合法、合规。

（三）合同审批：合同管理部门将审核通过的合同文本报送相关负责人审批。

（四）合同签订：审批通过后，业务部门与对方当事人签订合同。

第七条合同审核应包括以下内容：
（一）合同主体资格：核实合同主体是否具有相应的资质和权利。

（二）合同内容：审查合同条款是否明确、完整，是否存在歧义或漏洞。

（三）合同签订程序：核实合同签订程序是否符合公司制度规定。

（四）合同履行风险：评估合同履行过程中可能存在的风险。

第四章合同归档与保管
第八条合同归档应遵循以下原则：
（一）按类别归档：根据合同类别、签订时间等要素对合同进行分类归档。

（二）按顺序排列：同一类别合同按签订时间顺序排列。

（三）编号管理：为每份合同编制唯一编号，便于查询和管理。

第九条合同保管应遵循以下要求：
（一）安全保管：确保合同档案室环境安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。

（二）保密措施：采取必要的安全保密措施，防止合同内容泄露。

（三）防潮防霉：保持合同档案室干燥、通风，防止合同档案霉变。

（四）定期检查：定期对合同档案进行检查，确保档案完整、完好。

第十条合同保管期限：
（一）根据合同性质和法律法规要求，确定合同保管期限。

（二）合同保管期限届满，由合同管理部门负责销毁。

第五章合同查询与使用
第十一条合同查询应遵循以下原则：
（一）合法合规：查询合同需符合国家法律法规和公司制度规定。

（二）权限明确：查询人员需具备相应的查询权限。

（三）保密原则：查询过程中，应确保合同内容的安全。

第十二条合同使用应遵循以下要求：
（一）合法使用：合同使用应遵循合同约定，不得擅自变更或转让。

（二）合理使用：合同使用应合理，不得滥用或浪费。

（三）保护合同：在使用过程中，应妥善保管合同，防止遗失、损毁。

第六章合同销毁
第十三条合同销毁应遵循以下程序：
（一）鉴定：合同管理部门对合同保管期限届满的合同进行鉴定。

（二）审批：将鉴定结果报送相关负责人审批。

（三）销毁：审批通过后，由合同管理部门负责销毁。

第十四条合同销毁应采取以下措施：
（一）集中销毁：合同销毁应在合同管理部门的监督下集中进行。

（二）记录销毁：销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、人员等。

（三）监督销毁：销毁过程应接受相关部门的监督。

第七章奖励与处罚
第十五条对在合同保管管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第十六条对违反本规定的行为，按照公司制度规定进行处理，包括但不限于：（一）警告、通报批评。

（二）扣除绩效工资、降职、降级。

（三）解除劳动合同。

第八章附则
第十七条本规定由公司合同管理部门负责解释。

第十八条本规定自发布之日起施行。

原有规定与本规定不一致的，以本规定为准。

第十九条本规定未尽事宜，按国家法律法规和公司制度执行。