公司记录和文件编号规定

1.编订目的
本公司为了规范化质量流程，提升任务运营流转效率，以对接国际化质量管理为努力方向，为完善内部质量追溯管理，特编制此制度。

2.适用范围
适用于公司记录和文件的编写编订及编号工作。

3.责任部门
各执行部门及文件编写和流转部门。

4.制度细则
4.1内外部文件的定义
4.1.1外部文件：
外部文件是指自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的规定、记录等，是公司从外部获得的文件。

4.1.2内部文件：
内部文件是指本公司经营过程中产生的报告、文件、记录、制度等，如：标准操作指导书：SOP；标准检验指导书：SIP；标准管理程序：SMP；是公司内部产生的文件。

4.2记录编号规定
4.2.1公司记录分为内部记录和外来记录。

4.2.2内部记录的设定格式为：
QR + XX + XX + X/X
记录缩写+部门编号+记录编号+版本号
4.5文件编写格式的确认
4.5.1公司文件和记录的刊头：
采用仿宋字体三号，以保证字体标头清晰醒目。

表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐，表格边框0.5磅。

行间距设置为单倍行距，同时设定为自动调整中文与数字的间距。

4.5.2公司文件的标题：
文件内容中标题采用多级递进的编号方式，文字方向为左对齐，字体为宋体（标题）四号。

如：
4.5.3公司文件的正文：
采用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距，段落首行缩进2个字符，文字方向从左向右。

页面布局设定为上下页间距2.54厘米，左右页间距设定为3.18厘米。

4.6文件编号管理
4.6.1各部门负责本部门各类技术文件、工艺文件和管理规定的编制，如：体系部负责质量文件和外来文件的编制；研发部负责研发技术文件和工艺文件的编制；采购部负责采购制度和采购流程的编制等。

4.6.2各部门的文件编号顺序自主拟定，编号格式符合本文件要求即可。

部门内编制的文件应及时进行梳理，文件编号不得重复。

如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体系部进行核对并处理。