财务报销指南

财务报销指南
⽬录
第⼀章职⼯借款 (2)
第⼆章职⼯（国内）差旅费报销 (4)
第三章职⼯（国外）差旅费报销 (10)
第四章公务活动接待 (13)
第五章采购申请及报账流程 (15)
第六章科研费⽤报销 (17)
第七章创收管理办法 (22)
第⼋章其他业务的报销流程 (25)
第⼀章职⼯借款
教职⼯借款，必须按要求填写《借据》，借款⾦额超过壹万元（含壹万元），需经主管校领导签字审批。

职⼯借款应按照各分院系或部门主管领导签字、财务会计签字、财务处长签字的顺序办理报销⼿续。

1、出差借款：应出⽰校领导批准公出⽂件，会计⼈员根据公出
批准⽂件所⽰时间、地点按照《旅差费报销规定》测算所需
费⽤，做到旅差费事前控制。

2、专项采购借款：应在《借款单》上注明合同编号；零星采购
借款实⾏备⽤⾦制度，给予专业采购⼈员不超过2万元的采
购周转⾦。

3、职⼯借款额度受控于中华⼈民共和国《现⾦管理条例》，职
⼯因采购发⽣的借款不得过⾼，超过1000元以上的物资采
购对公付款业务⼀律采取转账⽀票、电⼦信汇等银⾏对公结
算。

4、其他借款：可以直接在《借款单》上注明借款事由，没有填
写事由的，财务部不予办理借款⼿续。

职⼯借款单（样表）
第⼆章职⼯（国内）差旅费报销
教职⼯出差报销时，必须按要求填写《差旅费报销单》“差旅费报销单”《外出⽇程表及⼯作任务书》各分院系或部门主管领导签字、财务会计签字、财务处长签字的顺序办理保险⼿续。

保险⾦额超过壹万元（含壹万元），需经主管校领导签字审批。

⼀、住宿标准
职务或职称县级市地级市省会特殊地区
校级领导及正⾼职称240.00 280.00 300.00 320.00 专业学院、机关处室及副⾼
职称200.00 220.00 240.00 260.00 各单位主管及系主任180.00 200.00 220.00 240.00
⼀般职员及普通教师160.00 180.00 200.00 220.00 说明：
1、特殊地区：北京、上海、天津、重庆、⼴州、深圳、珠海、厦门、海⼝、三亚、西藏、青海等城市。

2、除校级领导外，凡同性两⼈出差，住宿补助标准⼀律减按60%执⾏。

3、住宿未取得发票，⼀律按规定标准的50%给予补助。

4、参加会议、短期培训或学习的⼈员，由会议主办单位或接待⽅统⼀安排住宿的，须经校领导批准，住宿标准不得⾼
于320元/天，⾼于320元/天的，超出部分⾃理。

⼆、伙⾷标准
1、出差地在河南省内郑州市区以外的，不分途中和住勤，补助每⼈30元/天。

2、出差地在河南省外的，不分途中和住宿，每⼈补助50元/天；前往北京、上海、天津、重庆、⼴州、深圳、珠海、
厦门、海⼝、三亚、青海、西藏等地出差的，按实际住宿
天数，每⼈补助80元/天。

3、在郑州市区出差不能回校就餐者，补助误餐费每⼈15元/天。

4、教职⼯出差由接待单位或会议主办单位免费提供伙⾷费的，不再享受伙⾷补助，但接待单位或会议主办单位只给出就
餐标准⽽费⽤由出差⼈⾃理的，⼀律按本条第⼀、⼆、三
款执⾏。

三、交通标准
1、除新郑市区外交通补助费标准为每⼈30元/天（包含市区
公交、轻轨、地铁等交通⼯具）。

2、新郑市区的交通费补助为每⼈20元/天。

3、学校或相关单位提供交通⼯具的，不再发放交通补助费。

4、到外地参加会议的⼈员和在外地短期培训或学习的⼈员，主办单位统⼀安排⾷宿的，只报销往返各⼀天的交通补助
费。

5、除主管部门（⽐如教育部、省教育厅等）或与校⽅有密切合作单位的主要负责⼈的迎接送往，经事先请⽰校领导批
准后可以报销出租车费⽤。

个⼈擅⾃搭乘出租车不予报销。

凡享受出租车报销者，不再享受当天的交通补助。

四、交通⼯具乘坐标准
项⽬等级标准
职务⽕车轮船飞机其他交通⼯具
（不包括出租⼩汽
车）
校级领导、正⾼职⼈员
所有
列车
（含
⾼铁
及动
车⼆
等座）
⼆等舱
位
经济舱
位
按实报销
其余⼈员三等舱
位禁⽌乘
坐
按实报销
说明：
1、校级领导及正⾼职⼈员出差，因⼯作需要，随⾏⼀⼈可以
乘坐飞机、⽕车软卧和轮船⼆等舱。

2、除校级领导外，其他⼈员⼀律禁⽌乘坐飞机、⾼铁及动车⼀等座。

3、车票报销应为实名制，不得以其他⼈员替代，⽕车订票及异地取票⼿续费均按5元/张报销。

4、按快速列车标准计算连续乘车超过6⼩时的，可以乘坐硬卧或⾼铁列车。

1)在⽆⾼铁线路选择硬座列车者，按实际乘坐列车硬座与卧铺
票价差额的60%补助。

2)在⾼铁线路选择普通硬座列车者，按实际乘坐列车硬座与⾼
铁票价差额的50%补助。

5、职⼯⾃备车辆进⾏公务活动，依据《车辆补助管理办法》报销
相关费⽤。

在学校未出台《车辆补助管理办法》之前，学校不⽀持职⼯⾃备车辆开展公务活动，若职⼯⾃备车辆进⾏公务活动，经运输中⼼审核⾥程油耗、过路费后，并由校领导批准可给予实际⽀出费⽤的报销，伙⾷补贴按本规定有关条款执⾏。

五、其他规定
1、职⼯按规定探亲休假的，仅报销乘坐交通⼯具的费⽤，其他费
⽤⾃理。

交通⼯具乘坐标准⼀律准乘快速硬座列车（夜间乘车超过6⼩时的可购买卧铺）、普通⼤巴或轮船四等舱，节假⽇遇车票涨价按国家规定的涨价幅度执⾏。

2、职⼯出差和参加会议期间，因游览、考察或⾮⼯作需要的参观
⽽发⽣的费⽤，均由个⼈⾃理。

3、批准在出差期间就近回家省亲的，超出正常交通路费的部分由
职⼯⾃⾏承担，省亲期间不享受其他差旅补助。

4、学⽣代表学校参加各项⽐赛及其他专项活动发⽣的差旅费，参
照本规定执⾏：
1)住宿费、伙⾷补助按普通职⼯标准执⾏。

2)禁⽌乘坐⾼铁、飞机等交通⼯具，乘坐其他交通⼯具按票
⾯⾦额报销，不享受交通⼯具差别补助。

3)各部门及学院组织学⽣外出前必须经校领导审批。

5、各单位邀请专家来校讲课，经校领导批准由学校承担交通费的，
参照该规定执⾏。

差旅费报销单（样表）
外出任务书（样表）
第三章职⼯（国外）差旅费报销
我校教职员⼯出国应先由其部门编制费⽤预算，报请财务部和审计督察办审核批准，回国后应提交“外出⽇程表及⼯作任
务书”，校级主管领导审核并在“外出⽇程表及⼯作任务书”签字。

“费⽤预算”和“外出⽇程表及⼯作任务书”为出国费⽤报销的重要凭据。

所有出国单据必须由理事长审批签字，财务处⽅可审核报销。

本办法适⽤于我校因公临时出国⼈员，店铺和⼯作不适⽤。

⼀、零⽤费标准：
1、出境或出国⼈员个⼈国外零⽤费，按离、抵达我国国境之
⽇计算。

每⼈每次出境或出国在10天以内的，发给50美
⾦；超过10天的，从第11天起，每⼈每天发给5美元。

2、乘坐国际列车，国内段按国内差旅费的有关规定执⾏；国
外段超过6⼩时以上的按⾃然（⽇历）天数计算，每⼈补
助12美元/天。

⼆、交通⼯具乘坐标准
⽕车轮船飞机
校级领导或具有正⾼职称的⼈员软卧⼆等舱经济舱项⽬等级标
准
职务
其他⼈员硬卧三等舱经济舱
三、差旅保险
1、对于经常出差的员⼯，由部门提出申请，经学校同意后
可为其购买⼀份公共交通事故保险。

2、⾮经常出国的员⼯，学校可在出差前为其购买20万⼈
民币的保险⾦。

四、住宿标准
所有⼈员在规定的住宿费标准之内予以报销。

住宿费标准按
财政部财外字【2001】73号⽂件规定标准执⾏，见附表。

各国家和地区住宿费、伙⾷费、公杂费开⽀标准表
序号国家和地区币别每⼈每天每⼈每天每⼈每天
住宿费标准伙⾷费标准公杂费标准
1 ⾹港、澳门港币 600.00 200.00 100.00
2 台湾美元 90.00 40.00 18.00
3 ⽇本⽇元 9,000.00 6,000.00 2,500.00
4 新加坡美元 70.00 25.00 13.00
5 意⼤利欧元 85.00 40.00 15.00
6 法国欧元 85.00 35.00 20.00
7 英国英镑 70.00 25.00 12.00
8 美国美元 80.00 30.00 15.00
9 加拿⼤美元 50.00 28.00 15.00
10 墨西哥美元 50.00 30.00 13.00
11 巴西美元 55.00 20.00 13.00
12 澳⼤利亚美元 60.00 25.00 13.00
13 新西兰美元 60.00 30.00 13.00
14 朝鲜美元 70.00 30.00 15.00
15 韩国美元 90.00 40.00 15.00 第四章公务活动接待
1、公务活动接待费⽤是指：有关部门因接待各级领导到校视察和
上级检查、评估，以及公务接待校外业务单位所发⽣的⽤餐（⼯作餐、招待餐）、住宿、⽤车、外出参观、考察、差旅、礼品等项的费⽤。

⼀切⾮公务活动，学校不安排接待。

2、公务活动确需⽤餐或住宿的，按下列不同情况区别对待：
1)外单位主动派员到校参观学习以及⼀般公务活动，学院提供
⼯作餐。

每⼈每餐标准不超过20元。

校外公务活动⼈员凭票
到学校各学⽣餐厅⽤餐，由接待部门1-2⼈陪同，由财务处
统⼀制作餐票加盖财务专⽤章后⽅可使⽤；对学校发展特别
有帮助的特殊情况，由主管校领导批准安排到外教楼⽤⾃助
餐或安排桌餐。

申请⾃助餐应填写招待餐审批单；安排桌餐
的由接待部门1-2⼈和主管校领导陪餐，⽤餐标准⼈均80元。

2)省市主管部门负责⼈或上级检查团到校检查指导⼯作，可安
排桌餐，由接待部门1-2⼈和主管校领导陪餐，⽤餐标准为
600元/桌（如中午⽤餐，原则上不安排酒⽔；晚餐如需酒⽔，由主管校领导批准后到学校办公室领取，费⽤计⼊部门预算）。

3)学院邀请的教授以上专家学者来校讲学，如需⽤餐，安排到
外教楼⽤⾃助餐，由接待部门安排1⼈陪餐（按招待餐审批单填写）；确需安排桌餐的，须经主管校领导批准，由接待部门安排2-3⼈陪餐，⽤餐标准⼈均不超过80元。

4)特殊情况招待⽤餐标准需突破上述规定的，须报理事
长批准；理事长不在校时须报学校指定的相关校领导批准。

5)以上（⼆）、（三）项因招待餐领取酒⽔的，如招待
结束，酒⽔未⽤完的要交回学校办公室。

如未交回，经举报查实的，学校将按规定予以处理。

6)上级主管部门到校检查⼯作或校属单位邀请专家学
者来校讲学，需安排住宿的，应报主管校领导审批，报销标准参照《郑州⼤学西亚斯国际学院教职⼯差旅费报销管理办法（试⾏）》院财[2008]1号。

7)对虚报来宾⾝份或公务活动内容弄虚作假的，⼀经查
实，超标准⽤餐或住宿部分，由审批⼈⾃⼰承担。

3、申请公务活动⽤招待餐的部门，应提前填写“公务活动招待餐审批单”，详细注明招待时间、⽤餐地点、来访单位名称、领导职级及⼈数、来访事由、餐费标准、陪餐⼈员等有关信息，招待餐由主管校领导审批。

公务活动招待餐审批单（样表）
NO:
第五章采购申请及报账流程
⼀、采购申请流程
⽤餐⽇期及时间
⽤餐地点来访（讲学)单位名称
主要来宾职级及⼈数来访（讲学）事由
就餐⼈数
学院陪餐⼈员姓名及⼈数核定餐费标准
经办
⼈
年⽉⽇部门领导年⽉⽇主管校领导年⽉⽇
备注申请⾃助餐也适⽤此单。

有库存
⽆库存
⼆、采购报销流程：
零星、急需且专业性较强的采购，经采购部门同意。

采购申请单位可以⾃⾏采购，⾃⾏办理验收，业务流程不变。

使⽤部门根据年度预算填写采购申请表（部门领导审批并加盖部门公章）财务部根据部门年度预算审核采购申请表
超过5万元（含5万元）的采购申请需要进⼊⽴项程序资产中⼼核实库存资产中⼼直接发货承办单位承办（采购中⼼）
物资采购到校，按规
定办理验收⼊库⼿续经过⽴项的采购物资，由使⽤部门根据发票、验收单填
写采购报销单，经
部门领导、主管校
领导签字审批到财
务部办理报销⼿续采购⼈员根据发票、验收单填写采购报销单，经后勤主管领导批准到财务部办理报销⼿续财务部会计编制凭证
结算中⼼办理付款⼿续
第六章科研费⽤报销
⼀、学校科研课题的报销执⾏院科【2012】8号⽂件，即《郑州⼤学西亚斯国际学院科研经费管理实施细则（试⾏）》。

具体内容如下：1、科研经费单次报销⾦额5000元以下的审批⼿续：经⼿⼈+证明
⼈（验收⼈）+项⽬负责⼈+财务处；
2、科研经费单次报销⾦额5000--10000元（含5000元）的审批
⼿续：除第（1）条⼿续外还要经所在单位领导审核签字；3、科研经费单次报销10000元以上的（含10000元）,除第（2）
条⼿续外还要经科研处审批；
4、借⽀与报账审批⼿续⼀致。

⼆、报账或办理借⽀⼿续时必须出⽰相关项⽬经费收⽀本，办理业务后需当⾯核对，有疑问要及时指出。

三、与单位、个⼈发⽣的经济往来,校内单位之间结算⾦额≥1000元、校外结算⾦额≥2000元的, 原则上必须通过银⾏转账；已垫付现⾦的要在票据上注明“私⼈已垫付现⾦”并有垫付⼈亲笔签名⽅可报付现⾦。

四、需通过银⾏转账付款的，要附收款单位全称、账号和开户银⾏（转账到外地的要写明省、市、县）。

科研经费开⽀范围和报销要求：
（⼀）设备费：是指在课题研究开发过程中购置或试制专⽤仪器设备，对现有仪器设备进⾏升级改造，以及租赁外单位仪器设备⽽发⽣的费⽤。

专项经费要严格控制设备购置费⽀出。

报销设备费的要求：采⽤合法票据；报账前做好资产登记；需要执⾏招标采购的要招标采购；需转账的附收款单位银⾏账户。

（⼆）材料费：是指在课题研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费⽤。

报销材料费的要求：
1. 采⽤合法票据报账；发票原则上附材料清单；需转账的附收款单位银⾏账户。

2. 购置少量农副产品、试验动物等零星开⽀,确属⽆法开具发票的,要由领款⼈出具收条,注明详细收款原因以及本⼈⾝份证号码和签名,⽅可报销。

（三）测试化验加⼯费：是指在课题研究过程中⽀付给外单位（包括课题承担单位内部独⽴经济核算单位）的检验、测试、化验及加⼯等费⽤（⼀般指⽀付给外单位或者校内独⽴经济核算单位）。

报销测试化验加⼯费的要求：采⽤合法票据；需转账的附收款单位银⾏账户。

（四）燃料动⼒费：是指在课题研究过程中相关⼤型仪器设备、专⽤科学装置等运⾏发⽣的可以单独计量的⽔、电、⽓、燃料消耗费⽤等。

报销⽔电及燃料费的要求：采⽤合法票据；汽油费发票要注明车牌号。

（五）实验基地及实验室建设费：是指在项⽬研究过程中建设、改造、维修实验基地或实验室⽽发⽣的费⽤。

报销基地及实验室建设费的要求：采⽤合法票据；报账前做好资产登记；维修队伍及采购按学校各招标办法执⾏；需转账的附收款单位银⾏账户。

（六）差旅费：是指在课题研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发⽣的外埠差旅费、市内交通费⽤等。

差旅费的开⽀标准应当按照学校有关规定执⾏即《郑州⼤学西亚斯国际学院职⼯差旅费报销管理办法》会议出差的要付会议通知，调研出差须付《郑州⼤学西亚斯国际学院调研出差申请表》。

（七）会议费：是指在课题研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项⽬或课题等活动⽽发⽣的会议费⽤。

课题承担单位应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开⽀标准和会期。

报销会议费的要求：采⽤正规票据；附会议通知（原件、复印件、传真、电⼦邮件均可）；单次会议的费⽤⼀次性报账。

（⼋）国际合作与交流费：是指在课题研究过程中课题研究⼈员出国及外国专家来华⼯作的费⽤。

国际合作与交流费应当严格执⾏国家外事经费管理的有关规定。

课题发⽣国际合作与交流费，应当事先报经项⽬组织单位审核同意。

报销国际合作与交流费的要求：正规票据报账；附会议通知或者邀请函（原件、复印件、传真、电⼦邮件均可）；单次国际合作与交流的费⽤⼀次性报账，按照学校出国差旅费报销管理规定办理。