实用公文写作资料

1 外来文件收文登记（09年） 收文号 收文日期 来文机关 文 件 标 题 外来文件传阅表 时间 文件名称（号） 传阅人 备注
2 文 件 承 办 笺 年 月 日 收文第 号 来文单位 字 第 号 年 月 日 标 题 份数 阅者签字 日 月 拟办： 批示： 结果： 第二节 会议场合礼仪 一、会议场合概述 （一）含义 会议，是指在遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），以便达到互通情况、交流思想，或得出结论，或达成协议（决定）等
3 有目的、有组织、有领导的集会。 会议有六个方面的特征：①会议的召开必须合乎一定的会议规则；②会议必须有一定的议题；③会议必须有一个最低人数线；④与会人员有平等地发表意见的集会；⑤会议是有目的的（有多种目的）；⑥要有组织、有领导地据行会议。以上几个方面正是会议的基本特征或基本特点，只有符合上述六大特征的集会才能称为会议。 广义的会议是指在实际工作中具有上述会议概念某些特征的集会。如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会，等等，习惯上也称之为会议。这些会议大多是只“会”而不“议”（不商议、商谈问题）。 会议有六个基本构成要素，即与会者、会议主持人、会议议题、会议名称、会议时间、会议地点。 （二）分类 会议可以按照不同标准、实用性标准、形式等进行分类。 二、会议礼仪 （一）概述 1、含义 会议礼仪，是参会人员在召开会议前、会议中、会议后皆应注意的事项，是从组织者、主持人到参加者都要共同遵守的固定程式和行为规范。 2、分类 会议礼仪包括会议的组织礼仪、会议的主持礼仪、会议的出席礼仪。 3、原则 规范着装的原则。会议着装的色彩与图案力求素雅、简洁，尤其是会议的主持人、报告人及主席台上就座者，在着装的规范化方面必须带头。 严守时间的原则。必须准时参加会议。所谓准时到会，并非正点抵达，而是应有一定提前量。在本地参加会议，应提前5分钟以上到
4 达会场，以便有充裕的时间签名、领取材料，并找到就座之处。去异地参加会议，最好是提前一天报到，争取一定的时间，以熟悉有关情况。正点开会。正式的会议都有起始时间，时间一到，会议就应当立即开始，不得以任何借口延迟。提倡限时发言，这是从宏观上控制时间的一个好办法。正点散会。会议的全部议程都应在规定时间之内完成，不提倡轻易延长会议时间。

维护秩序的原则。在会议举行期间，与会的任何人都要以自己的实际行动来维护正常的会议秩序，不得随意走动、说话，这是遵守会议纪律的最重要的体现。 专心听讲的原则。出席会议时，所有与会人员应当专心听讲，并且记好笔记，以便全面掌握、理解会议精神。在他人发言时，专心听讲也是尊敬对方的一种表现。在主席台上就座者要为人表率，不要在他人发言时摇头晃脑，指指点点，大打哈欠，反复看表，读书看报等。 （二）规范 1、会议的组织 许多会议常常因为没有组织好或毫无组织而被搞得一团糟，如没有充分考虑出席对象情况、没有安排好会议日程、会议宗旨不明确等。会前计划是会议成功的基础。 会议的组织程式如下。 （1）确立会议议题、中心 每一个会议都有其目的、重点，小到班组学习座谈会，达到国家人民代表大会，都必须在会前明确议题，否则，目的不明、可开可不开的会议还是不开的好。 （2）拟发会议通知，确定会议议程 要及早通知参加会议的时间、地点，会议的主题和议程，以及参加会议者的食宿、应准备的发言材料、学习资料等事项。整个会议议程要事先拟定，以使整个会议能够有条不紊地进行。 （3）安排布置好会场 要根据会议的规模来选择会场的档次、大小。会场布置也要和会
5 议内容相统一，主席台上方要挂书写会议名称的横幅，会场中要有宣传会议的标语、主席台人员的名牌、参加会议代表团的标牌、指示路线的路标及表示欢迎的室外标语等。还要事先装配、调试会场灯光、音响设备，准备会场茶水、饮料等，一些大型会议还得配备保安、医务人员及有关设施。 （4）做好迎接接待工作 大型、中型会议一定要安排好与会者的迎送接待工作，不然，与会者不知如何报到，不知食宿及回程如何安排，容易延误会议，对客人来说也是十分不礼貌的。如果对方是德高望重的领导、权威或老弱病残，还应该安排车辆、人员前往机场、车站接送，会议期间的食宿起居应安排专职人员服务。 筹划会议应遵循如下步骤： 1）确定会议宗旨——确认这些宗旨，并能在制定的时间内实现。 2）准备会议内容和议程——会议内容按逻辑顺序排列，每项议程都标上名称和时间。 3）选择出席对象——确定出席会议的对象。 4）环境布置和设备安排——对会场环境布置提出要求，确认并准备好会场必要的设备。 5）制定基本准则——对会议的效率、纪律和秩序，包括服装等提出要求。 6）发出通知或邀请——让人们知道会议的召开，与会人员按时间做好准备。 2、会议的主持 召开会议就像是一次演出——每个人都要扮

演一个角色；议程好比剧本，讨论则是必要的即兴发挥。表4-1为会议角色表，列出了会议主持人和参加者各自的职责。若要使会议圆满成功，重要的是大家都清楚所担任的角色，并恰如其分地完成。 表4-1 会议角色表 会 组织者 参加者
6 议 前 确定开会目的 考虑是否参会 确定参加者 进一步确认是否出席 与参加者初步接触，以确证他们能否参加 明确自己的份内工作 确定、安排会议室 了解会议主持人 准备设备和茶水等 明确需要做些什么 准备议程表 提出还应出席会议的其他参加者 分配工作 了解会议目的 制定会场规则 了解什么时候、在哪儿开会 邀请参加者、分发议程表和补充材料 做一些必要的准备工作 联系参加者 落实会议室 会议 中 准时开会 按时到会 阐述会议宗旨 倾听 按议程表行事 积极参与 掌握时间 克制或避免会内闲谈和分散注意力 促进讨论 提出问题，确保理解各方面的意见 对付棘手的与会者 理解并记录需要采取的行动 帮助解决争端 允许提问 明确将采取的行动 总结 会议 后 将房间恢复原样并归还设备 对会议作出评价 对会议及组织者的表现作出评价 回顾会议情况 发放会议纪要 向有关人士简要通报 落实要采取的行动 落实要采取的行动 开始计划下一次会议 主持人通常坐在象征权力的主座——离门最远的地方。紧靠主持人右边的座位通常安排给尊贵的客人或高级管理人员。
7 为了显示平等，鼓励与会者积极参与，主持人也可坐在中间，这表明他不想显示自己的权力。 （1）准时开会 准时出席应成为一条会议的规则。时间一到，不管是否所有人都已到场，应在5分钟内开始开会（这段时间用于缓冲，解决各人手表误差导致的到会时间不一致问题）。 （2）阐述会议宗旨 让参加者了解会议的宗旨，并力求达成共识。必要时，可对宗旨的重要性作出解释或重新予以强调，以确保会议围绕原定主题进行。 （3）遵守议程表 作为会议组织者应遵守议程表的安排，不可随意改变议程。 （4）掌握时间 主持人应当把握好会议时间，及时提醒发言人不要延误时间，保证会议按议程正常进行。 （5）促进讨论 会议讨论时组织者应引导并加以控制，使大家既积极参与讨论，又不偏离主题。 （6）允许提问 提问和回答问题有助于达到会议目的，为了取得最佳效果，组织者应当； 让与会者事先知道何时回答问题； 预先设想对方会提出什么问题 ，以便准备答复； 事先准备一些问题，以防别人不提问题而冷场； 回答要简短； 始终要从正面回答； 对提问和回答作出总结。 （7）明确将采取的行动 （8）作出会议总结 主持人在会议结束时应

留出适当时间进行总结，同时感谢各位与