第三章 电子文件
电子文件存储管理制度
电子文件存储管理制度
第一章总则
第一条根据国家相关法律法规，保护公司电子文件的安全，合规使用，加强电子文件的整理和管理，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全部职工、部门及相关合作伙伴在公司内电子文件存储管理的相关工作。
第三条公司电子文件存储管理应遵循合规、规范、便捷、高效的原则。
第二章电子文件管理的基本原则
第四条电子文件管理应以信息安全、提高工作效率、减少文件混乱为原则。
第五条全员参与，部门协作，建立信息技术与业务管理相结合的文件管理体系。
第六条电子文件存储应当分类管理，根据需求建立不同的文件夹。
第七条严禁删除重要文件，造成不可逆的损失。
第三章电子文件存储管理流程
第八条电子文件的存储应当明确责任人，建立负责人制度。
第九条电子文件存储应当及时备份，确保文件安全。
第十条对于公司机密文件，应当进行加密处理，权限访问控制。
第十一条对于历史文件应当定期归档，合理利用存储资源。
第四章电子文件使用规定
第十二条电子文件使用应当符合相关法规，不能超出授权使用范围。
第十三条电子文件使用应当保护个人隐私信息，严禁泄露。
第十四条电子文件使用要规范操作流程，避免文件误操作。
第五章电子文件违规处理
第十五条对于违反电子文件管理制度的人员，要根据公司相关规定进行处理。
第六章附则
第十六条本制度由公司信息化部门负责解释和修改。
第十七条本制度自发布之日起生效。
以上为公司电子文件存储管理制度，望全体职工严格遵守，确保电子文件的安全和合规使用。
第三章电子文件的类型与格式(全)
IBM最高速1TB磁带机
3. 光盘文件
—— 以光盘为存储介质
光盘驱动器
光盘存储系统：具有不同技术和产品型号
光盘库
四、按存在目的划分
1. 利用文件
——为利用而制作、流传的文件
2. 保存文件
——脱离流转过程，作为母板保存的文件
3. 备份文件
——作为保存文件的复本而备存的文件
五、按来源途径划分
图像文件：像素组合
010 100 101 110 011 011 100 100 100 101 111 100 101 100 111
像素 编号
1
二进制 代码 000
2
001
3
010
4
011
5
100
6
101
7
110
8
111
概念2：图像色彩位数?
分解为
图像
像素
黑白像素：每个像素用1个“0”或“1”表示 灰色像素：每个像素用8个“0”、1”表示
一、按文件功能划分
1. 主文件 —— 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。
2. 支持文件
—— 生成和运行主文件必须的文件。
两者的关系：
鱼
水
树
土
二、按文件构成特点划分
1 简单文件 ——仅由一种格式组成的文件
2 复合文件 ——由多种媒体形式和文件格式合成的文件
3 复杂文件 ——逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media)
软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
第三章电子文件的类型与格式(全)
图像文件格式
电子文件管理
40
通过电脑外围设备捕获 的图像
内含像素信息、压缩加密信 息等
图像处理软件
photoshop 微软的画图板等
0110001000110101110 1010010111010011010 0110101100010001101 0111010100101110100 1101011000100011010 1110101001011101001 1010111010101100010 0011010111010100101 1110001010110101011 0000100011010111010 1001011101001101001 1010110001000110101 1101010010111010011 0101100010001101011 1010100101110100110
用户名 注释 开发日期 工作时间
43
软件ID
软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释
01100010001101011101 01001011101001101001 10101100010001101011 10101001011101001101 01100010001101011101 01001011101001101011 10101011000100011010 11101010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101 00110100110101100010 00110101110101001011 10100110101100010001 10101110101001011101 00110010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101
第三章电子文件的类型与格式(全)
一、按文件功能划分
1. 主文件 —— 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。
2. 支持文件
—— 生成和运行主文件必须的文件。
两者的关系：
鱼
水
树
土
4
二、按文件构成特点划分
1 简单文件 ——仅由一种格式组成的文件
2 复合文件 ——由多种媒体形式和文件格式合成的文件
3 复杂文件 ——逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media)
用户名 注释 开发日期 工作时间
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软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
01100010001101011101 01001011101001101001 10101100010001101011 10101001011101001101 01100010001101011101 01001011101001101011 10101011000100011010 11101010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101 00110100110101100010 00110101110101001011 10100110101100010001 10101110101001011101 00110010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101
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IBM最高速1TB磁带机
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3. 光盘文件
—— 以光盘为存储介质
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电子文件管理规定
电子文件管理规定第一章总则第一条电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件形成、收集、积累、归档及电子档案保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
第二条电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
第三条电子文件管理由档案部门负责,电子文件形成部门协助和支持。
第四条档案部门明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
第五条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则在内容、相关说明及描述上保持一致。
第六条具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的,必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
第二章电子文件的收集与积累第七条电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。
第八条记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
第九条保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。
第十条在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。
第十一条用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
、第十二条用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
第十三条用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。
电子文件管理制度
电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强电子文件的管理，提高文件利用率，明确文件的保密性、完整性和可用性，保护文件的安全性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及其各级各类组织，负责全面管理本单位产生的电子文件。
第三条本制度的宗旨是：科学规范管理、适应信息化发展、提高运行效率、防范信息泄漏、保护信息安全。
第四条本制度所称电子文件是指因业务需要而形成的，以电子形式记录信息，并具有保存完整性和可追溯性的全部资料。
第五条本制度所称电子文件管理是指协助本单位畅通的行政指令和贯彻的文件管理规范。
第六条本制度所称文件负责人是指在工作中负有直接责任的人员。
第七条本制度所称文件管理者是指被授权对电子文件进行管理的机构。
第八条本制度所称文件管理部门是指根据职责分工对电子文件进行综合管理的部门。
第九条文件管理工作应当坚持依法规范、文明规范、便利高效原则，为实现科学、规范、高效的管理服务。
第二章电子文件的管理第十条文件的类型包括：电子文件、信函、表格、照片、录音、录像等。
第十一条文件管理者按照文件保存期限将文件分为常规文件和临时文件。
第十二条文件管理者应当对文件进行编码，建立文件档案信息数据库。
对文件进行分类、整理和存储。
第十三条文件负责人应当对文件进行审查，保证文件记录内容真实可靠。
第十四条文件管理者应当加强对文件进行安全防护，采取技术措施确保文件的完整性和可用性。
第十五条文件管理者应当定期对文件进行检查，确保文件的安全性和完整性。
第十六条文件管理者应当加强对文件的管理和利用，鼓励创新，提高文件利用率。
第十七条文件管理者应当根据需要对文件进行转载和备份，确保文件安全。
第十八条文件管理者应当建立文件管理制度，规范文件的位置和借阅手续。
第十九条文件管理者应当制定文件管理手册，对文件管理流程进行详细规定。
第二十条文件管理者应当定期举行文件管理培训，对文件管理人员进行教育和培训。
第三章电子文件的保密管理第二十一条文件管理者应当制定电子文件保密制度，严格对文件进行保密。
第三章电子文件的类型与格式
五、按来源途径划分
1. 原生电子文件 ——直接生成于数字环境中的电子文件
2. 数字化的电子文件 —— 由传统文件通过数字化而形成的电子文件
电子文件管理
18
电子文件管理
‹#›
电子文件管理
20
电子文件管理
21
电子文件管理
22
六、按信息表达方式划分
（一）图像文件 （二）图形文件 （三）文本文件 （四）音频文件 （五）视频文件 （六）数据文件 （七）程序文件
《电子文件管理》
张照余
电子文件管理
1
第二章 电子文件种类与格式
电子文件管理
2
电子文件的分类
按照文件功能划分（主文件、支持文件） 按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件） 按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件） 按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件） 按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件） 按照信息表达方式划分（图、文、声、像…）
图像被分解为非常微小的像素，用不同的“0、1组合” 来表示不同颜色的像素。
相当于广场壁画中的马赛克
电子文件管理
36
补充概念1：图像分辨率?
图像分辨率：每英寸包含像素的个数（DPI）
显然，组成一幅图片所用的像素越多，它的清晰度就越高 分辨率越高，文件越清晰，但文件的体积越大。
电子文件管理
37
图像文件：像素组合
电子文件管理
8
惠普DL380G5 服务器上的热插拔磁驱
电子文件管理
9
Sata磁盘阵列 jhc磁盘阵列
电子文件管理
10
2. 磁带文件
—— 以磁带为存储介质
电子文件管理
第三章电子文件的鉴定
第三章电子文件的鉴定鉴定历来在文件和档案管理中极其重要，却又是难度最大的课题，对电子文件而言，这一点显得尤为突出。
面对电子文件的海量信息、载体的脆弱性和信息的易逝性，如何挑选有价值的文件信息加以保管，给档案鉴定工作提出了新的挑战，它直接关系到能否为后人挑选和保存全面而准确地反映当代社会面貌的真实记录。
由于电子文件自身所具有的特点，与纸质文件、档案鉴定相比，电子文件鉴定的重要性，以及鉴定的内容、程序、方法、标准等存在诸多的不同。
“决定其保存价值的因素与纸质文件有所不同，鉴定工作的思路和内容也需要随之进行相应的调整”。
（冯惠玲：《电子文件的双重鉴定》，《档案学通讯》1998年第3期）第一节电子文件鉴定的内容一、电子文件鉴定工作重要性的提升由于形成、传输和利用的方便，电子文件的数量巨增，远远超过纸质文件，尽管这些文件的储存空间小于纸质文件，但是，一则这些文件并非都具有长久保存的价值；二则数量巨大的电子文件会增加电子信息的负担，既降低系统响应检索提问的速度，也增加维护保管的费用。
所以，为了把真正具有长久保存价值的文件保存下来，对电子文件价值进行鉴定仍是十分必要的。
电子文件的鉴定是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。
鉴定工作是电子文件管理中一项十分重要而又颇具难度的工作，由于电子文件有着与纸质文件完全不同的特点，决定电子文件的鉴定在电子文件工作中其重要性得以提升。
传统的纸质文件管理中，鉴定同收集、整理、保管等工作一样，被视为诸环节之一。
然而在电子文件管理中，网络化的实现使得收集在文件的形成时就可以同时进行，而高效率的检索也淡化了人们对整理中诸如立卷、编目的要求，高密度、大容量的介质出现，更为保管工作提供了便利。
相反，海量的电子信息却给鉴定工作提出了新的要求，由于鉴定工作是人们主观地对档案客观价值的一种评价和估计，因此，它的完成不是计算机能够完全胜任的，鉴定工作者需要对计算机的鉴定系统不断地更新和完善，才能使被鉴定的档案最大限度地满足人们的利用需求，实现其社会价值。
公司电子文件安全管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文件安全管理，确保电子文件的安全、完整和可用，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文件的收集、整理、存储、传输、使用、保管和销毁等环节。
第三条公司电子文件安全管理遵循以下原则：1. 安全第一，预防为主；2. 完整保护，责任到人；3. 依法管理，规范操作；4. 系统化、标准化、科学化。
第二章电子文件安全管理组织与职责第四条公司成立电子文件安全领导小组，负责公司电子文件安全管理的统筹规划、组织实施和监督检查。
第五条电子文件安全领导小组职责：1. 制定电子文件安全管理制度；2. 审批电子文件安全措施；3. 监督检查电子文件安全工作；4. 处理电子文件安全事故。
第六条各部门负责人为本部门电子文件安全的第一责任人，负责本部门电子文件安全工作的组织实施。
第七条电子文件安全管理人员负责具体实施电子文件安全管理工作，包括：1. 制定本部门电子文件安全措施；2. 指导、监督员工执行电子文件安全制度；3. 处理电子文件安全事件；4. 定期向上级汇报电子文件安全工作情况。
第三章电子文件安全管理措施第八条电子文件分类管理1. 根据电子文件的重要性、敏感性、涉密程度，将电子文件分为公开文件、内部文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。
2. 对不同类别的电子文件采取不同的安全管理措施。
第九条电子文件存储管理1. 电子文件存储介质应定期检查、维护，确保存储介质安全可靠。
2. 电子文件应存储在符合安全等级要求的存储设备上。
3. 对重要电子文件进行备份，确保电子文件不丢失。
第十条电子文件传输管理1. 电子文件传输应通过公司内部传输系统进行，确保传输过程的安全。
2. 对涉密电子文件传输，采用加密传输方式。
3. 传输电子文件时，应确保传输通道安全可靠。
第十一条电子文件使用管理1. 员工使用电子文件应遵守相关法律法规和公司制度。
电子文件管理
一、电子文件管理及其理论基础
（一）电子文件管理概述 计算机网络时代，档案形式的划时代变革。 甲骨→简牍→纸张→光盘
→
→
→
时空黑洞出现 必须首先把电子文件收集保存起来！！！
（四）电子文件管理工作的原则及发展目标 坚持五项基本原则： （1）统一管理原则。 （2）全程管理原则。 （3）规范标准原则。 （4）便于利用原则。 （5）安全保密原则。 目标：积极推动电子文件管理规范化、法制化进程， 努力建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地 为党和人民的事业服务。
所有这些转变的核心可以归结为：“从由此产生的 文件或产品转向背后的创造活动或创造意图。”“ 将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注转变 成对文件、文件形成者及其形成过程有机联系、目 的、意图、相互联系、职能和可靠性的关注。”
2 后保管模式的重大理论意义 后保管模式的理论意义在于为电子文件时代的档 案管理建立了一个新的范例。在后保管模式中，重 视档案文件中所包含的有效信息——知识，要甚于文 件实体；重视文件的形成和运转，要甚于已经形成 的文件本身；重视联系要甚于每一份具体文件；重 视文件所体现的职能要甚于研究人员对文件的各种 要求。
与传统的文件生命周期理论形成鲜明的对照， 文件连续体理论淡化了对文件阶段性的划分，它 承认文件存在着不同的价值形态。其运动方向是 可逆的，就电子文件而言，连续体理论更有说服 力的阐释了电子文件较传统的纸质文件的新特性， 它将视野拓宽到文件与其形成者之间的关系。
在文件连续体理论强调文件与其形成者、保管者的互动关 系，强调文件具有多种价值形态并且可以同时存在，这样的 理念贯穿于文件运动过程，体现了文件形成、保管、利用的 一体化，进而使文件产生、使用、鉴定、保管等各机构部门 之间的联系更加紧密，对文档的管理更加符合电子文件的要 求。 此外，文件连续体理论对档案工作者固有观念的冲击十分 强烈，以往的文件工作重视利用，档案工作重视保管的泾渭 分明的观念受到挑战；尤其在电子文件时代，对文件连续体 理论的运用体现在文档一体化的趋势不可逆转，无论是文件 还是档案，其形成、传播、保管的实质都是为了更好的利用， 以最大限度的发挥其价值。因此，档案工作者必须形成以 “服务”为主导的工作理念，以其实现文件档案的价值。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度第一章引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理电子文件的归档和档案管理工作，确保电子文件的完整性、安全性和可检索性，提高工作效率和信息管理水平。
本制度适用于本单位所有电子文件的归档和档案管理工作。
第二章定义和术语解释1.电子文件：指以数字形式存储在电子介质上，并可以通过计算机系统或其他电子设备进行查看、编辑、传输和存储的文件。
2.归档：指将电子文件按照一定的规则和流程进行组织、分类、整理和存储，以便于后续的检索和利用。
3.档案：指已经归档并留存下来的电子文件，作为证据或信息的依据，并具有法律效力。
4.档案管理：指对电子档案进行存储、检索、保管、销毁等一系列管理活动。
5.元数据：指描述电子文件属性和信息的一组数据，如文件名称、作者、创建时间等。
第三章电子文件归档管理流程1.创建电子文件将新建的电子文件按照相关规定命名、排序，并添加必要的元数据。
2.文件归档申请提交电子文件归档申请表，包括文件基本信息、归档目的、归档分类等，并附上相关文件。
3.文件归档审批归档管理员根据申请表和相关文件进行审核，并决定是否归档。
4.文件归档通过电子档案管理系统将归档文件按照归档分类进行归档存储，并记录归档信息和存储位置。
5.文件归档通知向申请者发送文件已归档的通知，告知归档编号和存储位置。
第四章电子档案管理1.档案检索根据需要检索档案，通过档案管理系统进行关键词检索、分类检索等方式找到所需档案。
2.档案利用对于需要使用的档案，使用人员可以通过电子档案管理系统进行查阅、复制、打印等操作，但需遵守相关规定。
3.档案保护确保档案的完整性和安全性，采取数据备份、权限管理、防措施等措施，防止档案损坏、丢失或被非法访问。
4.档案销毁对于无需保留的档案，按照规定的销毁期限和流程进行销毁，并记录销毁信息。
第五章附件本文档涉及的附件包括：1.电子文件归档申请表3.归档文件归档规范4.档案查询申请表第六章法律名词及注释1.电子交易法：《中华人民共和国电子交易法》。
学校电子文件管理制度
第一章总则第一条为加强学校电子文件的管理，确保电子文件的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有电子文件的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条学校电子文件管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保电子文件的完整性，防止丢失、损坏或篡改。
2. 准确性原则：保证电子文件内容的准确性和可靠性。
3. 安全性原则：采取必要的技术措施和管理措施，确保电子文件的安全。
4. 有效性原则：确保电子文件能够及时、准确地服务于教育教学、科研和管理等工作。
第二章电子文件的分类与归档第四条学校电子文件分为以下几类：1. 教学文件：包括教案、课件、作业批改记录、学生成绩单等。
2. 科研文件：包括科研项目申请书、研究报告、论文、专利等。
3. 管理文件：包括学校规章制度、会议记录、人事档案、财务报表等。
4. 活动文件：包括活动策划、总结、图片、视频等。
第五条电子文件的归档工作由学校档案管理部门负责，按照以下程序进行：1. 文件收集：各部门负责收集本部门产生的电子文件，并按要求进行整理。
2. 文件鉴定：档案管理部门对收集到的电子文件进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件整理：按照档案分类标准对鉴定后的电子文件进行分类、编号、装订等整理工作。
4. 文件归档：将整理好的电子文件移交至档案管理部门进行归档。
第三章电子文件的保管与利用第六条学校电子文件的保管工作由档案管理部门负责，具体措施如下：1. 选用符合国家标准的电子档案存储设备，确保存储介质的安全可靠。
2. 定期对电子档案进行备份，确保数据安全。
3. 对电子档案进行定期检查，发现问题及时处理。
4. 对电子档案的访问权限进行严格控制，确保信息安全。
第七条学校电子文件的利用工作应遵循以下原则：1. 依法利用：严格按照国家法律法规和学校相关规定，对电子文件进行利用。
2. 保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的电子文件，应采取保密措施。
医院电子文件管理制度
医院电子文件管理制度第一章总则第一条为规范医院电子文件管理，提高工作效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于医院内所有电子文件的管理工作，包括电子病历、影像资料、科研教学资料、行政文件等。
第三条医院电子文件管理应遵循便捷、安全、规范、持续的原则，确保信息的完整性、可靠性和保密性。
第二章电子文件的分类管理第四条医院电子文件应根据内容和用途，分为科研文件、临床文件、行政文件等不同类别，设立相应的文件库进行管理。
第五条电子文件应按照文件类型、文件名称、创建时间等属性进行分类，建立清晰的目录结构，方便查找和使用。
第六条电子文件的存储应按照重要性和保密程度进行划分，设置不同的访问权限，保障信息的安全性。
第七条医院电子文件的归档周期应根据相关规定进行制定，定期清理过期、无用的文件，避免占用存储空间。
第八条医院电子文件应当及时备份，确保文件的安全可靠，防止数据丢失或损坏。
第三章电子文件的创建和编辑第九条医院电子文件的创建应当遵循规范格式，包括文件名称、作者、创建时间、修改记录等信息，确保信息的完整性和可追溯性。
第十条医院电子文件的编辑应当遵循规范操作流程，禁止篡改、删除、冒名顶替等不当行为，保障信息的真实性和可信度。
第十一条医院电子文件的审核和审批应按照规定的程序和权限进行，避免错误信息的传播和误导。
第十二条医院电子文件的共享和传输应当使用安全可靠的方式，避免信息泄露和窃取，确保信息的保密性。
第四章电子文件的使用和管理第十三条医院电子文件的使用应当遵守相关规定，不得私自传播、复制、抄袭他人作品，遵守知识产权法律规定。
第十四条医院电子文件的管理应当由专人负责，建立健全的管理制度和流程，确保文件的有效利用和保管。
第十五条医院电子文件的检索和查询应当方便快捷，设立统一的检索系统和索引，提高文件的查找效率。
第十六条医院电子文件的审计和监督应当定期进行，发现问题及时整改，确保信息的准确性和合规性。
中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知
中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知文章属性•【制定机关】中共中央办公厅,国务院办公厅•【公布日期】2009.12.08•【文号】厅字〔2009〕39号•【施行日期】2009.12.08•【效力等级】办法•【时效性】现行有效•【主题分类】机关运行保障正文中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知（2009年12月08日厅字〔2009〕39号）《电子文件管理暂行办法》已经党中央、国务院领导同志同意，现印发给你们，请遵照执行。
电子文件管理暂行办法第一章总则第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
（三）规范标准。
制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
（四）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
（五）安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章电子文件管理机构及职责第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。
涉密电子文件保密管理制度
涉密电子文件保密管理制度第一章总则第二章保密管理责任第二条保密部门负责组织制定和实施关于涉密电子文件的保密制度，对涉密电子文件的管理和使用进行监督和检查；相关部门和单位负责制定和实施本单位的涉密电子文件保密制度。
第三章电子文件的分类和级别第三条涉密电子文件按照其重要性和影响程度，分为特秘、机密、秘密、内部和一般五个级别。
第四章电子文件的保密措施第四条涉密电子文件的储存、传输、处理等环节，必须采取相应的安全措施，包括加密、访问控制、防病毒等技术手段，防止泄密和非法篡改。
第五章电子文件的访问与传输第五条涉密电子文件的访问和传输，必须经过授权且具备相应的权限，严禁未经授权者查阅、复制、传输等操作。
第六章电子文件的备份和恢复第六条涉密电子文件应定期进行备份和恢复，备份数据应存放在安全可靠的地方，确保备份数据不外泄。
第七章电子文件的销毁第七条涉密电子文件按照相关规定的时限和程序进行销毁，销毁前必须进行备案登记，并采取可靠的方式确保文件不可恢复。
第八章电子文件的检查和审计第八条保密部门有权对涉密电子文件的管理进行巡查和检查，对发现的问题进行处理和纠正。
相关部门和单位应配合提供相关资料和协助工作。
第九章处罚与责任第九条对违反本制度的行为，依法给予相应的处罚和追责，严重者将追究法律责任。
第十章附则第十条本制度自颁布之日起执行，对于之前的涉密电子文件，逐步采取相应措施进行保密处理。
以上是涉密电子文件保密管理制度，旨在确保涉密电子文件的安全性和保密性，为国家和社会的稳定发展提供保障。
同时，本制度也对保密责任、文件分类和级别、电子文件的保密措施、访问与传输、备份和恢复、销毁、检查和审计、处罚与责任等方面进行了规定，保证制度的有效实施。
希望相关部门和单位能够严格按照本制度执行，提升对涉密电子文件的保密管理水平。
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第三章电子文件第一节电子文件概述第二节电子文件管理概述第三节电子文件形成、办理和归档第一节电子文件概述1.1电子文件的含义 1.2电子文件与相关概念的辨析 1.3电子文件的基本特点1.4电子文件的种类 1.5电子文件与元数据1.1电子文件的含义学术界、档案管理层从不同视角看到了其不同的特征，并出于不同的目的做出或具体、或抽象、或严谨、或深刻的定义，其中较有影响的定义有两个来源：《电子文件归档与管理规范》( GB/T18894-2002) ：《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字2009，39号）1.1电子文件的含义电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
(《电子文件归档与管理规范( GB/T18894-2002)》)理解电子文件的含义主要把握以下内涵：★来源主要从三个方面：公务活动、社会活动和传统载体转换；★“数字信息”和“文件”的交集：是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件；★电子文件由内容信息、背景信息、结构信息三要素构成。
1.2电子文件与相关概念的辨析机读文件虚拟文件数字文件电子档案1.3电子文件的基本特点·电子文件的技术特点：主要包括非人工识读性、生成环境依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种媒体的集成性、信息存储的高密度性、信息的可操作性等。
·电子文件的形成特点：是指电子文件从制作到生成过程中所表现出来的内在规定性。
特点主要包括电子文件与机构活动的伴生性、电子文件之间的有机联系性、电子文件内容和结构以及背景信息的分散性、电子文件技术状态的多样性等。
两个影响因素：即技术要素和机构职能与文件类型要素。
1.4电子文件的种类·按电子文件的适用范围分为通用电子文件、专用电子文件、私人电子文件等；·按文件功能可划分为主文件、支持文件；·按文件组成方式可划分为简单文件、复合文件、复杂文件；·按信息存储载体可划分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件；·按文件来源途径可划分为原生电子文件、数字化电子文件。
·按电子文件的信息存在形式分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等1.5电子文件与元数据·元数据是电子文件不可分割的的组成部分，是电子文件管理不可或缺的重要工具之一。
只有在掌握元数据的基础上，才能对电子文件进行有效而安全的控制，保证电子文件的完整性、真实性、可靠性和有效性，同时元数据也是电子文件信息组织、维护和检索的重要依据。
1.5.1元数据概念·元数据(metadata)是信息技术出现后才出现的概念，其一般性解释为“关于数据的数据”，其基本功能为描述和定义数据。
·国际标准IS015489《信息和文献——文件管理》将元数据定义为“描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。
·国际标准《档案著录规则》总则将档案著录定义为“通过获取、分析、组织和记录用以识别、管理、检索和解释档案、档案形成背景以及文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果”。
1.5.2元数据作用元数据的作用主要包括：·元数据提供了对电子文件的全面描述（最基本作用，基础）·元数据可以保障电子文件的真实性·元数据可以保护电子文件的完整性（单份文件和文件集合两个层次）·元数据可以保证电子文件的可读性·元数据能够支持电予文件的全程控制·元数据能够支持电子文件管理流程的集成与优化1.5.3元数据元素及其结构和描述参考IS0 23081《信息和文献．记录管理过程．记录用元数据．第1部分：原则》，我们可以将通用电子文件元数据从概念层次上区分为：·文件实体元数据·机构人员实体元数据·业务实体元数据·授权实体元数据·实体关系元数据第二节电子文件管理概述·2.1电子文件管理目标·2.2电子文件管理原则·2.3电子文件管理内容·2.4电子文件管理模式·2.5电子文件管理标准化建设2.1电子文件管理目标·电子文件的管理目标主要可以分为两类：·一类是电子文件的质量目标·另一类是电子文件管理的其他目标具体的五大目标：·保证电子文件的真实性实现电子文件价·保证电子文件的完整性值的基础和保障·保证电子文件的长期可读性·促进工作效率的提高一实现电子文件价值的结果·方便查询和利用一实现电子文件价值的方式2.2电子文件管理原则·全程一体化管理原则（基本、核心原则）·前端控制原则·动态管理原则(全程管理原则的逻辑展开）·风险管理原则2.3电子文件管理内容·电子文件的微观管理·电子文件的宏观管理2.4电子文件管理模式·2.4.1机构内部电子文件的管理模式·2.4.2档案馆电子文件的管理模式2.4.1机构内部电子文件的管理模式·目前我国机关内部的电子文件管理主要为分散式和集中式，这两种做法都存在一定的局限性。
·由于业务范围、电子文件种类、内容的差异，在不同组织机构内部电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应对电子文件统一管理和文档一体化管理两方面问题给予足够的重视。
2.4.2档案馆电子文件的管理模式·档案馆电子文件的管理模式也可称为档案馆电子文件（或档案）保管的组织模式。
·集中式保管和分布式保管两种模式具有一个实质性的共同点，即档案馆应该在总体上控制对国家具有保存价值的电子文件资源；区别在于文件“保管”与“控制”的统一还是分离，采用何种保管模式的关键在于资源控制的能力和成本。
·我国对电子文件的管理基本采取集中制模式，这与我们的归档制度有着直接的联系。
2.5电子文件管理标准化建设一·电子文吖管理示准化·电子文件管理标准的构成·电子文件管理标准化建设的思考第三节电子文件形成、办理和归档·3.1电子文件的形成·3.2电子文件的办理·3.3电子文件的归档·3.4不归档电子文件的处置3.1电子文件的形成·起草人员按照要求起草发文，完成单位内部（白头文件）和对外公文（红头文件）的起草·文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核·联合发文由所有联署机关的负责人会签·公文应当经本机关负责人审核签发3.2电子文件的办理·经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文进行复核·在电子公文上加盖电子印章，表明对电子公文法律效力的认可，标志着电子公文正式生效。
·发文机关为电子文件分发传递所作的登记备案工作。
·印制必须要保证公文的印制质量与实效。
·执行电子文件的传输流程，完成从发文单位到收文单位的文件传输。
3.2电子文件的办理·使用机构或个人电子签名，接收网络电子文件和相应数据。
·对收文的内容信息进行分门别类的登记活动。
·根据文件内容提出初步的建设性办理或贯彻意见，填写拟办意见。
·对公文的办理、贯彻执行提出最终处理意见。
·通过对公文的阅读、贯彻执行与办理（回复）。
·对公文承办过程实施督促与检查。
·将公文的办理结果答复给来文单位，并根据需要告知相关单位。
3.3电子文件的归档·电子文件归档范围·电子文件的归档方式·电子文件归档的时间要求3.3.1电子文件归档范围·电子文件的归档范围是电子文件形成、积累与归档制度中最重要的内容，对保证归档文件的完整、齐全至关重要。
·电子文件归档范围小于其收集积累范围，主要来源OA系统、业务系统及其他数字设备，同时应基于电子文件的特性、电子文件的管理特点、“双套制”归档要求、机构信息化不彻底的特点，综合确定归档范围。
3.3.2电子文件的归档方式·物理归档是指文件管理部门把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。
·物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。
3.3.2电子文件的归档方式·逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
·一般还应采取以下措施对逻辑归档的电子文件加以控制：第一，采取备份措施。
第二，定期物理归档。
3.3.3电子文件归档的时间要求·电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。
·实时归档指数字设备中生成并处理完毕电子文件即时向数字档案室档案管理系统中归档。
·定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件处理完毕一段时间之后再向数字档案室系统中移交。
3.3.4电子文件归档具体要求·凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
·归档电子文件必须对其真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。
·归档电子文件必须按规定确定相应的密级和保管期限。
·电子文件归档时应同时归档其机读目录、相关软件及说明资料。
·己归档的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套。
·推荐采用的载体为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
·存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。
·归档电子文件应填写《归档电子文件登记表》。
·电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
3.4不归档电子文件的处置·不属于归档范围的电子文件仍然要进行一定规范的处置，这包括收集、整理、鉴别、保管、使用和销毁等。
·电子文件与传统文件既有相似的地方，也存在着很大的区别，因此在不归档电子文件的处置上既可以参照传统文件的处置方法，也有有别于传统文件的特殊手段。
3.4.1参照传统文件的管理方法·建立健全相应的制度，规范和约束不归档电子文件的处置。
·不归档电子文件处置的具体内容包括：接收、编号、编目、建库、登记、鉴别、使用管理、销毁管理。
3.4.2电子文件的特殊处置方法·首先，需要在电子文件管理系统中应用相应的不归档电子文件处置功能模块，实行规范管理和使用，保证不归档电子文件的安全和完整，避免流失和湮灭。