第三章 电子文件

第三章电子文件
第一节电子文件概述第二节电子文件管理概述第三节电子文件形成、办理和归档
第一节电子文件概述
1.1电子文件的含义 1.2电子文件与相关概念的辨析 1.3电子文件的基本特点
1.4电子文件的种类 1.5电子文件与元数据
1.1电子文件的含义
学术界、档案管理层从不同视角看到了其不同的特征，并出于不同的目的做出或具体、或抽象、或严谨、或深刻的定义，其中较有影响的定义有两个来源：
《电子文件归档与管理规范》( GB/T18894-2002) ：
《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字2009，39号）
1.1电子文件的含义
电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

(《电子文件归档与管理规范( GB/T18894-2002)》)
理解电子文件的含义主要把握以下内涵：
★来源主要从三个方面：公务活动、社会活动和传统载体转换；
★“数字信息”和“文件”的交集：是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件；
★电子文件由内容信息、背景信息、结构信息三要素构成。

1.2电子文件与相关概念的辨析
机读文件虚拟文件数字文件电子档案
1.3电子文件的基本特点
·电子文件的技术特点：主要包括非人工识读性、生成环境依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种媒体的集成性、信息存储的高密度性、信息的可操作性等。

·电子文件的形成特点：是指电子文件从制作到生成过程中所表现出来的内在规定性。

特点主要包括电子文件与机构活动的伴生性、电子文件之间的有机联系性、电子文件内容和结构以及背景信息的分散性、电子文件技术状态的多样性等。

两个影响因素：即技术要素和机构职能与文件类型要素。

1.4电子文件的种类
·按电子文件的适用范围分为通用电子文件、专用电子文件、私人电子文件等；
·按文件功能可划分为主文件、支持文件；
·按文件组成方式可划分为简单文件、复合文件、复杂文件；
·按信息存储载体可划分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件；
·按文件来源途径可划分为原生电子文件、数字化电子文件。

·按电子文件的信息存在形式分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等
1.5电子文件与元数据
·元数据是电子文件不可分割的的组成部分，是电子文件管理不可或缺的重要工具之一。

只有在掌握元数据的基础上，才能对电子文件进行有效而安全的控制，保证电子文件的完整性、真实性、可靠性和有效性，同时元数据也是电子文件信息组织、维护和检索的重要依据。

1.5.1元数据概念
·元数据(metadata)是信息技术出现后才出现的概念，其一般性解释为“关于数据的数据”，
其基本功能为描述和定义数据。

·国际标准IS015489《信息和文献——文件管理》将元数据定义为“描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。

·国际标准《档案著录规则》总则将档案著录定义为“通过获取、分析、组织和记录用以识别、管理、检索和解释档案、档案形成背景以及文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果”。

1.5.2元数据作用
元数据的作用主要包括：
·元数据提供了对电子文件的全面描述（最基本作用，基础）
·元数据可以保障电子文件的真实性
·元数据可以保护电子文件的完整性（单份文件和文件集合两个层次）
·元数据可以保证电子文件的可读性
·元数据能够支持电予文件的全程控制
·元数据能够支持电子文件管理流程的集成与优化
1.5.3元数据元素及其结构和描述
参考IS0 23081《信息和文献．记录管理过程．记录用元数据．第1部分：原则》，我们可以将通用电子文件元数据从概念层次上区分为：
·文件实体元数据
·机构人员实体元数据
·业务实体元数据
·授权实体元数据
·实体关系元数据
第二节电子文件管理概述
·2.1电子文件管理目标·2.2电子文件管理原则·2.3电子文件管理内容
·2.4电子文件管理模式·2.5电子文件管理标准化建设
2.1电子文件管理目标
·电子文件的管理目标主要可以分为两类：
·一类是电子文件的质量目标·另一类是电子文件管理的其他目标
具体的五大目标：
·保证电子文件的真实性
实现电子文件价
·保证电子文件的完整性值的基础和保障
·保证电子文件的长期可读性
·促进工作效率的提高一实现电子文件价值的结果
·方便查询和利用一实现电子文件价值的方式
2.2电子文件管理原则
·全程一体化管理原则（基本、核心原则）
·前端控制原则
·动态管理原则(全程管理原则的逻辑展开）
·风险管理原则
2.3电子文件管理内容
·电子文件的微观管理
·电子文件的宏观管理
2.4电子文件管理模式
·2.4.1机构内部电子文件的管理模式
·2.4.2档案馆电子文件的管理模式
2.4.1机构内部电子文件的管理模式
·目前我国机关内部的电子文件管理主要为分散式和集中式，这两种做法都存在一定的局限性。

·由于业务范围、电子文件种类、内容的差异，在不同组织机构内部电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应对电子文件统一管理和文档一体化管理两方面问题给予足够的重视。

2.4.2档案馆电子文件的管理模式
·档案馆电子文件的管理模式也可称为档案馆电子文件（或档案）保管的组织模式。

·集中式保管和分布式保管两种模式具有一个实质性的共同点，即档案馆应该在总体上控制对国家具有保存价值的电子文件资源；区别在于文件“保管”与“控制”的统一还是分离，采用何种保管模式的关键在于资源控制的能力和成本。

·我国对电子文件的管理基本采取集中制模式，这与我们的归档制度有着直接的联系。

2.5电子文件管理标准化建设一
·电子文吖管理示准化
·电子文件管理标准的构成
·电子文件管理标准化建设的思考
第三节电子文件形成、办理和归档
·3.1电子文件的形成
·3.2电子文件的办理
·3.3电子文件的归档
·3.4不归档电子文件的处置
3.1电子文件的形成
·起草人员按照要求起草发文，完成单位内部（白头文件）
和对外公文（红头文件）的起草
·文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核
·联合发文由所有联署机关的负责人会签
·公文应当经本机关负责人审核签发
3.2电子文件的办理
·经发文机关负责人签批的公文，印发前应当
对公文进行复核
·在电子公文上加盖电子印章，表明对电子公
文法律效力的认可，标志着电子公文正式生效。

·发文机关为电子文件分发传递所作的登记备
案工作。

·印制必须要保证公文的印制质量与实效。

·执行电子文件的传输流程，完成从发文单位
到收文单位的文件传输。

3.2电子文件的办理
·使用机构或个人电子签名，接收网络电子文
件和相应数据。

·对收文的内容信息进行分门别类的登记活动。

·根据文件内容提出初步的建设性办理或贯彻
意见，填写拟办意见。

·对公文的办理、贯彻执行提出最终处理意见。

·通过对公文的阅读、贯彻执行与办理（回复）。

·对公文承办过程实施督促与检查。

·将公文的办理结果答复给来文单位，并根据
需要告知相关单位。

3.3电子文件的归档
·电子文件归档范围
·电子文件的归档方式
·电子文件归档的时间要求
3.3.1电子文件归档范围
·电子文件的归档范围是电子文件形成、积累与归档制度中最重要的内容，对保证归档文件的完整、齐全至关重要。

·电子文件归档范围小于其收集积累范围，主要来源OA系统、业务系统及其他数字设备，同时应基于电子文件的特性、电子文件的管理特点、“双套制”归档要求、机构信息化不彻底的特点，综合确定归档范围。

3.3.2电子文件的归档方式
·物理归档是指文件管理部门把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。

·物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。

3.3.2电子文件的归档方式
·逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

·一般还应采取以下措施对逻辑归档的电子文件加以控制：第一，采取备份措施。

第二，定期物理归档。

3.3.3电子文件归档的时间要求
·电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。

·实时归档指数字设备中生成并处理完毕电子文件即时向数字档案室档案管理系统中归档。

·定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件处理完毕一段时间之后再向数字档案室系统中移交。

3.3.4电子文件归档具体要求
·凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

·归档电子文件必须对其真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。

·归档电子文件必须按规定确定相应的密级和保管期限。

·电子文件归档时应同时归档其机读目录、相关软件及说明资料。

·己归档的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套。

·推荐采用的载体为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

·存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。

·归档电子文件应填写《归档电子文件登记表》。

·电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

3.4不归档电子文件的处置
·不属于归档范围的电子文件仍然要进行一定规范的处置，这包括收集、整理、鉴别、保管、
使用和销毁等。

·电子文件与传统文件既有相似的地方，也存在着很大的区别，因此在不归档电子文件的处置上既可以参照传统文件的处置方法，也有有别于传统文件的特殊手段。

3.4.1参照传统文件的管理方法
·建立健全相应的制度，规范和约束不归档电子文件的处置。

·不归档电子文件处置的具体内容包括：接收、编号、编目、建库、登记、鉴别、使用管理、销毁管理。

3.4.2电子文件的特殊处置方法
·首先，需要在电子文件管理系统中应用相应的不归档电子文件处置功能模块，实行规范管理和使用，保证不归档电子文件的安全和完整，避免流失和湮灭。

·其次，按照公文管理和利用的规范加强不归档电子文件的处置工作，防止轻视、混乱和随意，用技术手段确保不归档电子文件处置工作正常运转。

·最后，研究和应用电子文件销毁的技术方法，确保干净、彻底和完全地销毁电子文件，不存有任何遗留。

附录
机读文件
·机读文件是电子文件的“曾用名”。

“机读文件”强调文件的阅读方式,而”电子文件”强调文件的存在方式。

·机读文件( machine readable records)作为专业术语最早是由莱奥内尔-贝尔在1 976年华盛顿举行的国际档案大会上提出的。

90年代起，随着计算机技术的飞速发展，出现了电子文件一词，在一段时间里，“机读文件”与“电子文件”是通用或混用的。

·中国人民大学冯惠玲教授最先对‘机读文件’被‘电子文件’所取代做了阐述：“除计算机产生的文件之外，还有其他一些载体的文件也要借助机器才能阅读，用‘电子文件’一词来专门表示计算机产生的数字式文件更为明确和专指些。

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虚拟文件
·虚拟文件主要是为区别于传统实体文件而产生的概念。

·虚拟论者认为电子文件具有虚拟性，电子文件的记录方式上是虚拟的。

反虚拟论者认为电子文件并不虚拟，电子文件也是信息与载体的统一体，有物理形态。

·相比传统文件而言，电子文件具有虚拟性特点，但它本身是信息与载体的结合体，是客观实在。

档案界并没有对“虚拟文件”概念形成较为一致的认识，而在计算机领域中虚拟文件具有特定的含义，用虚拟文件指代电子文件概念是不合适的。

数字文件
·数字文件可以等同于电子文件。

“数字文件”的定义与电子文件的各种定义没有质的区别，因此，数字文件实际上就是电子文件。

·但从长远看，“数字文件”称谓似乎更符合数字设备和数字技术占绝对统治地位的“数字时代”特征，并能够更好地揭示文件的组织形式。

电子档案
·直接使用电子档案一词的较少，具体称谓有以下几种：
·归档电子文件（国标《电子文件归档与管理规范》）；
·具有档案性质的电子文件（《电子文件管理指南》）；
·电子文件（《电子文件管理指南》）；
·电子（数字）档案（《GAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》）；
·产生上述现象有两个方面的原因：一是在电子环境中文件和档案的界限不像纸质文件与纸
质档案那么清楚；二是目前电子文件的法律效力尚未得到全面的认可，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”。

非人工识读性
·指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。

·一方面，虽然电子文件内容的表达方式与传统文件一致，但其内容信息的记录是以“数字代码序列”存在，必须通过计算机特定的程序解码，人们才能知晓其内容。

·另一方面，“数字代码序列”需要存储于数字载体，这些磁电或光电信号是人们无法直接感知的。

生成环境依赖性
·非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、利用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。

·电子文件对生存环境的依赖性包含两层递进的含义：
·其一，从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现；
·其二，电子文件对其生成的最初环境具有特殊依赖关系。

信息与载体的可分离性
一方面，电子文件可以在不同的载体上同时存在或相互转换，也可以根据需要改变其存址，造成记录电子文件信息内容与其记录载体相分离的感觉；
·另一方面电子文件的内容结构与其物理结构存在“自由映射”关系，在电子文件的生命过程中，其物理结构不断发生变化，但其内容体系却保持不变。

·信息与载体之间的可分离性使电子文件不再具有物理意义上的“实体”状态，成为人们所称的“非实体文件”。

信息的易变性
·表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面：
·首先是电子文件的内容易于操作，人们对信息的删减、更改十分方便，动态文档中的数据不断被自动更新或补充；
·其次是电子文件的存储载体极易改变，一是磁电介质和光电介质的性能不稳定，很容易发生文件信息的丢失或改变现象；二是存储设备不断更新换代，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时将电子文件进行转移，载体的升级也可能带来信息的失真；
·其三是电子文件的生成环境不断变化，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式等，对电子信息的稳定性产生了巨大的冲击。

在将原文件迁移到新的技术环境的过程中，信息的损失、变异有时是不可避免的。

多种媒体的集成性
·这是电子文件不容争议的重要特点。

电子文件可以将多种形式的内容集成于同一个文件体，从而具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能，强化了文件对社会活动的记忆和再现功能，能够更加真实地再现当时的活动情况。

·电子文件的多媒体集成性体现在两个方面：一方面随着制作软件的强大，一种媒体类型的电子文件或多或少地具备“嵌入”其他媒体类型的功能；
·另一方面在应用程序的支持下，一些“电子文件”本身就是各种媒体信息的集合。

信息存储的高密度性
·电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，而且随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。

目前，数字载体的存储容量达到了惊人的地步，高密度存储在大大缓解电子文件存储压力的同时，也给信息的检索和保管提出了更高的要求。

信息的可操作性
·电子文件中的数字信息是动态、可变的信息，它可以随时根据人们需要而加以改变，如在文本文件的任何地方加上表格或图形、自动删除或更新某些数据等，甚至把文件制成活动的图像和声音。

·另外随着网络技术和信息压缩技术的发展，身处异地的人们可共同制作一份文件，也可以对信息加以压缩，更加经济地存储和传输文件等等。

·总之，可以对电子信息保持在人们所希望的状态下，按人们的需要去处理。

电子文件与机构活动的伴生性
·机关电子文件的形成与其职能活动、管理活动的开展同步进行。

·一方面各类活动规定了文件形成的领域、内容、目的、要求和步骤，不同活动中形成的文件有很大的差异性；
·另一方面机关政务、业务、管理活动的变化必然导致文件的变化。

·伴生性并不是电子文件独有的特点，纸质文件的形成也同样与形成活动同步，不过电子文件与形成活动的关系较纸质文件更为密切。

电子文件之间的有机联系性
·电子文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，也就是电子文件生成时的固有联系。

·电子文件也和其他类型的文件一样，虽然一般以单件的个体形式陆续产生，却总是以组合的群体形式持久存在，单份电子文件的价值只有与相关文件的联系中才得以体现。

电子文件形成过程中所表现出来的有机联系性主要表现在电子文件的来源、时间、内容和形式等方面。

电子文件内容、结构、背景信息的分散性
·电子文件是由内容信息、结构信息和背景信息组成的，这三类要素的有机结合，构成整体合格的电子文件。

但在电子文件形成时三者具有明显的
分散性：
·一是电子文件的内容、结构、背景信息存储和管理方式的分散性；
·二是同类信息由于记录和管理方式不同而造成的分散；
·三是背景信息生成的分散性。

电子文件技术状态的多样性
·信息技术环境的复杂性导致形成的电子文件具有多种技术状态，主要表现在三个方面：数据类型多样性、文件格式多样性、文件形成系统多样性。

·数据类型多样性是指电子文件中的信息可能以多种形式存在，是就电子文件总体而言的，并不排除单份文件数据类型单一的可能性。

·文件格式多样性是指文件数据的编码方法有多种，而这正是造成跨平台文件阅读障碍的主要原因。

·文件形成系统多样性是指文件形成的软硬件平台有多种，包括计算机、网络结构、操作系统、应用软件等。

文本文件( text)
·文本文件是使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号等文本数据为主要表达方式的电子文件。

通常的公务活动中形成的电子文件一般都是文本文件。

·文本文件根据其开放性可分为不开放编码方法的专有格式文本文件和公开编码方法的开放格式文本文件。

·文本文件根据其表达形式的不同分为纯文本文件和格式化文本文件两大类：纯文本文件是最基本的没有编辑属性的文本文件，几乎所有的文本编辑器都能显示处理纯文本格式；格式化文本文件同时记录了文本内容及其格式信息，用于可修订的文本。

数据文件( Data)
·数据文件又称为数据库文件，是以结构化数据为主要内容的电子文件。

·数据文件在数据库管理系统中形成，是具有特定结构和关系数据的集合。

·数据文件的生成有两种方式：一种是利用相应的数据库应用程序人工输入数据；另一种是使用条形码扫描器、模／数变换器等传感设备自动采集数据，之后由系统自动提取相关数据形成数据文件。

图形文件(Graphic)
·图形文件是以几何图形为基本内容的电子文件，又称矢量图文件。

·在图形文件中，画面上的图形由几何元素组成并采用数学方法描述。

图形文件一般直接采用图形处理软件，目前常见的图形文件格式包括：S\/G（可缩放矢量图形）、SWF（动画文件格式）、DXF（CAD矢量文件格式）、WMF（Windows图元文件格式）、EMF（Windows 扩展图元文件格式）等。

图像文件(Image)
·图像文件是使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描各种原件的画面，用数码相机拍摄的照片，用PHOTOSHOP等软件制作的效果图等。

·图像是由一个个非常微小的像素点在平面上依次拼接而成，组成一幅图片所用的像素点越多，它的清晰度就越高。

图像文件的分辨率与存储空间成正比，不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。

音频文件(Audio)
·音频文件又称数字语音，是指用音频设备录入，借助音频处理软件生成或用编曲软件生成的文件。

常用的文件格式有W A\/，MP3等。

·用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率和速率越高，音质越好，文件所占存储空间就越大。

用编曲软件生成的文件一般称为MIDI文件。

还有一些音乐文件是将上述文件通过压缩或转换生成的（如MP3等）。

政府机关中的声音文件主要有数字录音、语音邮件(voice mail)等。

视频文件(Video)
·视频文件是以运动图像及伴音为基本内容的电子文件，一般通过数字视频摄录设备直接采集，或对模拟影像信号采集数字化后而得。

使用动画制作软件可生成二维、三维的动态画面，归属于视频文件。

从原理上看，视频信号是图像信号与音频信号的复合，因此，视频文件的数据记录方式与图像文件、音频文件的原理类同。

·视频文件的特点是存储容量需求极大，存储空间与其图像的分辨率成正比。

命令文件( Program)
·命令文件又称计算机程序文件。

它是为处理各种事务，用某种计算机程序语言编写的指令集合，用以指示计算机按照指定的程序完成特定任务。

．“源程序”本身为纯文本文件，其内容为基于某种程序语言的指令系列，具有可移植性，一般不受计算机类型的限制，但编译后的程序文件在不同类型的计算机上不能兼容。

·使用不同程序设计语言编写而成的“源程序”可以看成是不同格式的程序文件，因为它们需要依赖不同的编译程序、解释程序或连接程序来翻译成机器可执行的指令。

在电子政务系统的建设和维护过程中，政府机关会形成大量的程序文件。