第三章 电子文件

第三章电子文件

第一节电子文件概述第二节电子文件管理概述第三节电子文件形成、办理和归档

第一节电子文件概述

1.1电子文件的含义 1.2电子文件与相关概念的辨析 1.3电子文件的基本特点

1.4电子文件的种类 1.5电子文件与元数据

1.1电子文件的含义

学术界、档案管理层从不同视角看到了其不同的特征，并出于不同的目的做出或具体、或抽象、或严谨、或深刻的定义，其中较有影响的定义有两个来源：

《电子文件归档与管理规范》( GB/T18894-2002) ：

《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字2009，39号）

1.1电子文件的含义

电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。(《电子文件归档与管理规范( GB/T18894-2002)》)

理解电子文件的含义主要把握以下内涵：

★来源主要从三个方面：公务活动、社会活动和传统载体转换；

★“数字信息”和“文件”的交集：是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件；

★电子文件由内容信息、背景信息、结构信息三要素构成。

1.2电子文件与相关概念的辨析

机读文件虚拟文件数字文件电子档案

1.3电子文件的基本特点

·电子文件的技术特点：主要包括非人工识读性、生成环境依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种媒体的集成性、信息存储的高密度性、信息的可操作性等。

·电子文件的形成特点：是指电子文件从制作到生成过程中所表现出来的内在规定性。特点主要包括电子文件与机构活动的伴生性、电子文件之间的有机联系性、电子文件内容和结构以及背景信息的分散性、电子文件技术状态的多样性等。两个影响因素：即技术要素和机构职能与文件类型要素。

1.4电子文件的种类

·按电子文件的适用范围分为通用电子文件、专用电子文件、私人电子文件等；

·按文件功能可划分为主文件、支持文件；

·按文件组成方式可划分为简单文件、复合文件、复杂文件；

·按信息存储载体可划分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件；

·按文件来源途径可划分为原生电子文件、数字化电子文件。

·按电子文件的信息存在形式分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等

1.5电子文件与元数据

·元数据是电子文件不可分割的的组成部分，是电子文件管理不可或缺的重要工具之一。只有在掌握元数据的基础上，才能对电子文件进行有效而安全的控制，保证电子文件的完整性、真实性、可靠性和有效性，同时元数据也是电子文件信息组织、维护和检索的重要依据。

1.5.1元数据概念

·元数据(metadata)是信息技术出现后才出现的概念，其一般性解释为“关于数据的数据”，

其基本功能为描述和定义数据。

·国际标准IS015489《信息和文献——文件管理》将元数据定义为“描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。

·国际标准《档案著录规则》总则将档案著录定义为“通过获取、分析、组织和记录用以识别、管理、检索和解释档案、档案形成背景以及文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果”。

1.5.2元数据作用

元数据的作用主要包括：

·元数据提供了对电子文件的全面描述（最基本作用，基础）

·元数据可以保障电子文件的真实性

·元数据可以保护电子文件的完整性（单份文件和文件集合两个层次）

·元数据可以保证电子文件的可读性

·元数据能够支持电予文件的全程控制

·元数据能够支持电子文件管理流程的集成与优化

1.5.3元数据元素及其结构和描述

参考IS0 23081《信息和文献．记录管理过程．记录用元数据．第1部分：原则》，我们可以将通用电子文件元数据从概念层次上区分为：

·文件实体元数据

·机构人员实体元数据

·业务实体元数据

·授权实体元数据

·实体关系元数据

第二节电子文件管理概述

·2.1电子文件管理目标·2.2电子文件管理原则·2.3电子文件管理内容

·2.4电子文件管理模式·2.5电子文件管理标准化建设

2.1电子文件管理目标

·电子文件的管理目标主要可以分为两类：

·一类是电子文件的质量目标·另一类是电子文件管理的其他目标

具体的五大目标：

·保证电子文件的真实性

实现电子文件价

·保证电子文件的完整性值的基础和保障

·保证电子文件的长期可读性

·促进工作效率的提高一实现电子文件价值的结果

·方便查询和利用一实现电子文件价值的方式

2.2电子文件管理原则

·全程一体化管理原则（基本、核心原则）

·前端控制原则

·动态管理原则(全程管理原则的逻辑展开）

·风险管理原则

2.3电子文件管理内容

·电子文件的微观管理

·电子文件的宏观管理

2.4电子文件管理模式

·2.4.1机构内部电子文件的管理模式

·2.4.2档案馆电子文件的管理模式

2.4.1机构内部电子文件的管理模式

·目前我国机关内部的电子文件管理主要为分散式和集中式，这两种做法都存在一定的局限性。

·由于业务范围、电子文件种类、内容的差异，在不同组织机构内部电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应对电子文件统一管理和文档一体化管理两方面问题给予足够的重视。

2.4.2档案馆电子文件的管理模式

·档案馆电子文件的管理模式也可称为档案馆电子文件（或档案）保管的组织模式。

·集中式保管和分布式保管两种模式具有一个实质性的共同点，即档案馆应该在总体上控制对国家具有保存价值的电子文件资源；区别在于文件“保管”与“控制”的统一还是分离，采用何种保管模式的关键在于资源控制的能力和成本。

·我国对电子文件的管理基本采取集中制模式，这与我们的归档制度有着直接的联系。

2.5电子文件管理标准化建设一

·电子文吖管理示准化

·电子文件管理标准的构成

·电子文件管理标准化建设的思考

第三节电子文件形成、办理和归档

·3.1电子文件的形成

·3.2电子文件的办理

·3.3电子文件的归档

·3.4不归档电子文件的处置

3.1电子文件的形成

·起草人员按照要求起草发文，完成单位内部（白头文件）

和对外公文（红头文件）的起草

·文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核

·联合发文由所有联署机关的负责人会签

·公文应当经本机关负责人审核签发

3.2电子文件的办理

·经发文机关负责人签批的公文，印发前应当

对公文进行复核

·在电子公文上加盖电子印章，表明对电子公

文法律效力的认可，标志着电子公文正式生效。

·发文机关为电子文件分发传递所作的登记备

案工作。

·印制必须要保证公文的印制质量与实效。

·执行电子文件的传输流程，完成从发文单位

到收文单位的文件传输。

3.2电子文件的办理

·使用机构或个人电子签名，接收网络电子文

件和相应数据。