对时间的分析

对时间的分析

【本讲重点】

分析时间的重要性

时间分析方法

【忠告】

我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什幺事。

我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。

让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。

时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。

分析时间的重要性

多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。

因。

通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。

不良习惯

有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如，喜欢在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的时候就得花时间去找；有些人属心血来潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间。

如果是普通员工，不良习惯只会影响一个人。作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。

【事例】

人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：

8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。

10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。

10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。

11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。

吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。

14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。

16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。

4：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00。

已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。

仔细分析一下，任经理的时间为什幺不够用？

电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。

会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。

242个工

表5-2 收入价值计算

2.

（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值

时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。

（19）当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？

（20）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？

回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。

如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的时间，不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。

如果得60-80分，表明你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改进，可参考测试结果对照检查。

如果得30-60分，表明由于做事计划性差、效率低，增加了很多工作压力，你的问题集中在三个方面：主次不分；不能充分相信下属，不放权；精力分散，易受不速之客干扰。只要下决心改正以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高的效益。

如果得30分以下，那表明你面临严重的问题或将被解职，除非你立即全力以赴提高效益。

工作紧急性分析

1.目的

分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。

2.工具

运用《工作紧急性分析表》。

表5-3 工作紧急性分析表

与时间无关。

(3)“紧急事项”越多，时间管理问题越大。

(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。

(5)除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那幺急。

工作重要性分析

1.目标

分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。

2.方法

运用《工作重要性分析表》。

表5-4 工作重要性分析表

姓名：日期：年月日

运用《会议分析表》。

（1）分析会前准备情况

表5-5 会议分析表姓名：

时间和地点是否恰当？

参加人是否适当和必须？

（2）分析会议过程

是否准时开会？为什幺？

是否跑题？

是否按计划进行？

秩序是否正常？

是否有人中途出去？

是否按时结束？

（3）会后分析：

会议纪要有没有？发给与会者没有？

（1）列出干扰因素

干扰因素可以分为两大类：一类是实发性干扰，一类是拖延性干扰。

（2）对干扰因素排序

通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉。

（3）对突发性干扰的分析

突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性，会遇到上、下、左、右全方位的干扰。研究表明，干扰者顺序为：

（4）罗列出干扰所带来的后果

（5）寻求对策

寻求前三位干扰因素的对策，其它则可以缓一步。

3.干扰因素分析法的启示

因为在拖