秘书学笔记

第一章秘书概述

第四节秘书工作入门

一．秘书的面试技巧

1.选择企业的方法

经常刊登招聘广告，表明该企业人员流动性大，可能管理不善，经营不佳，或上司难以相处

同时在多家报刊上刊登广告表明该企业有意发展，求才心切

从广告版面的大小可以看出该企业经济实力或其对招聘的重视程度

外资企业特别注重求职者的从业经历，从中容易学到很多东西

国内企业的秘书工作比较轻松自由，压力小

小型企业的秘书相当于老板的助手或管家，比较适合发挥能力

2.面试准备

仔细了解该公司或企业的性质、规模、经营的范围和特色等

整理思路，确定如何表达自己的学历、资格、能力、特点和爱好，所陈述的内容应和简历上的完全一致

了解时下秘书人才市场的薪水标准

准备好自己的应聘材料，尤其是与申请的职位相关的材料

准备好适宜的面试服装

事先要确定面试的时间、地点、交通路线，以确保不迟到

3.面试临场

严格守时，准备充分

注意观察，随机应变

诚实稳重，把握分寸

展现自我风范，留下良好印象

尽量少用“我”这个字眼

把好事留后头

给自己留条后路

语言简洁，语气明快

二．秘书见习

1.秘书开始职业生涯的基本要求：

精心打造良好的第一印象

尽快适应和融入企业文化

勤奋工作，尽心竭力

2.具体措施

全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数字

多方了解新上司的情况

了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职责及技能

加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有序的控制

在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作所需的各种技能，以适应现代办公

技术不断进步的新形势

第二章秘书礼仪

秘书礼仪的特点：1.更强调职务、身份的差异

2.更体现组织意志

优雅的举止

1.微笑

2.随机应变的表情

A．对满腹怨气或满腔愤怒的客人，不能急于辩解，也不必随声附和，甚至微笑都可能被认为是嘲笑，只能以专注的神情静静地听着，表现出对他的足够重视，待他发泄完了，你对情况也有了大致了解，再设法解释，会有较好的效果

B．对于比较拘谨的客人，除了微笑外，还要主动地和他讲话，使气氛和缓C．对于性格急躁的客人，答对要利索，处理问题不拖泥带水，使他确信你的办事效率

D．对于敏感、神经质的客人，微笑当然重要，同时应特别注意用词的委婉，客气，给对方以安全感

E．对于疑虑重重的人，除了微笑，自信的口吻和表情也非常重要

3.目光

公务注视：在严肃的公务活动场合，目光应该注视对方双眼以上的额头部位

社交注视：在社交场合，应该注视对方双眼以下、下颚以上的部位

亲密注视：这种注视适用于亲朋好友之间，或者恋人、夫妻之间，即目光可以注视对方的上半身

4.着装的基本原则

着装要与场合相适应：公务场合——庄重保守

社交场合——时尚个性

休闲场合——舒适自然

着装要明确目的

要符合自己的社会角色

着装要适合自身条件

5.交换名片的时机

初次见面的介绍之后，或告别之前

可以先递给秘书一张名片，请他转交给你要拜访的人

会议开始前交换名片，有利于记住与会者的名字

在宴会进行之中一般不递名片，要等宴会结束后再进行

礼品礼仪

1.纪念性、宣传性、便携性、独特性、时尚性、习俗性

2.送什么（六不送）

违法犯禁的不送

价格过于昂贵的不送

设计国家秘密或安全的不送

药品、营养品不送

触犯对方个人忌讳的不送

带有明显广告宣传的不送

3.什么时间送

做客时：见面之初待客时：临行前夜或欢送会

4.什么地点送

因公：办公地点因私：私人居所

第三章办公室日常事务管理1.构成办公环境的要素

空气光线声音空间绿化

2.办公室的布局类型

（1）开放式办公室格局

（2）封闭式办公室格局

全开放式办公环境半开放式办公环境

3.开放式与封闭式办公室的优缺点比较

（1）开放式优点

降低建筑成本和能源成本

提高办公室的空间利用率

减少了交流的心理障碍

易于管理者对员工进行监督和指导

可以共办公设备，形成集中化的管理和服务

（2）开放式缺点

缺少单独办公的机会

难于集中工作注意力

办公室区域噪音太大

难于保密

（3）封闭式优点

可满足单独办公和无噪音办公的理想模式

（4）封闭式缺点

建筑成本和能源成本高，费用大

办公空间浪费大

不易于管理层监督和管理下属

4.办公室布局安排应考虑的主要因素

本企业的规模和员工人数

本企业的机构设置和工作设计

企业经营的性质和内容、业务部门的职能特点

确保公司部门之间的联系，科学有效地设计工作流程

三．秘书对办公责任区的管理

第一节秘书对办公责任区的管理1.秘书的办公责任区

个人办公责任区公用区域上司的办公区域

2.秘书对办公责任区的管理

要经常清洁，整理个人的责任区

（1）保持台面、地面、电脑、墙壁的整洁