秘书学笔记
大学的现代秘书学与秘书实务笔记整理
现代秘书学与秘书实务上编现代秘书学原理第一章秘书学概说第一节秘书学的基本概念——秘书“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》古代秘书有三种解释:1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献2、指谶纬图箓。
这类图书以隐语、咒语预决吉凶,占卦未来,推算气数,带有浓厚的迷信色彩。
3、掌管图书,著书立说的“秘书监”(汉)现代秘书的含义:秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。
1、秘书活动的根本对象是领导者。
2、秘书活动的根本职能是辅助管理。
3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。
4、秘书的根本性质是辅助性。
第二节秘书活动的起源起源的两个必要条件是:文字的出现和国家的出现1、起源:原始时代2、萌芽:商朝3、保存完整:《尚书》第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法秘书学的概念:秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。
秘书学的学科特点:综合性和应用性中国秘书学的发展:1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开(北京)(会议总结了30年秘书工作的经验,重申并完善过去实施的有效秘书工作制度,使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道)1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开(重要)(着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用)“四转变”1,偏重办文办事——既办文办事又出谋献策2,从收发传递信息——综合处理信息(收发信息和信息反馈)3,单凭老经验办事——实行科学化管理4,被动服务——争取主动服务“三服务”1,为中央服务2,为中央各部和各省各自治区服务3,为人民服务第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素二、手段要素三、对象要素第三章秘书系统的职能(重点)(特征和原则是重点)秘书系统的职能:辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务第一节辅助决策含义:在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
《秘书学》课程笔记
《秘书学》课程笔记第一章秘书办文之常见文书（1）1.1 秘书办文之公文格式公文格式是文书处理中的重要组成部分，规范的公文格式能够提高工作效率，保证信息的准确传达。
公文格式主要包括以下几个部分：1. 公文标题：包括发文机关、发文事由、文种三部分，如：“XX公司关于召开年度总结大会的通知”。
标题应简洁明了，能够准确概括公文内容。
2. 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如：“XX发〔1321〕1号”。
发文字号是公文的唯一标识，便于归档和检索。
3. 密级和保密期限：根据公文内容确定，如：“秘密”、“机密”、“绝密”等。
密级和保密期限用于保护公文内容的安全，确保信息不泄露。
4. 紧急程度：根据公文紧急程度分为“特急”、“加急”和“平急”。
紧急程度用于提示接收机关对公文处理的优先级。
5. 正文：包括引言、主体和结尾三部分。
引言部分简要说明发文原因和目的；主体部分详细阐述发文内容，包括具体的事项、措施、要求等；结尾部分提出希望和要求，如希望接收机关予以批复、支持和配合等。
6. 签发人：发文机关主要负责人的姓名。
签发人用于确认公文的合法性和有效性。
7. 附件说明：如有附件，需注明附件名称和件数。
附件是公文的补充材料，用于提供详细的信息或支持公文内容的证据。
8. 成文日期：发文日期，用阿拉伯数字标注。
成文日期用于确定公文的生效时间。
9. 公文生效标识：加盖发文机关印章。
公文生效标识用于确认公文的正式性和权威性。
10. 主题词：反映公文主要内容的词语，便于检索和归档。
主题词应准确、简练，能够概括公文的核心内容。
1.2 秘书办文之请示的写法请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的公文。
请示的写法如下：1. 请示标题：发文机关+关于+请示事由+的请示，如：“XX公司关于购置新办公设备的请示”。
标题应明确表达请示的主题和目的。
2. 请示主送机关：上级机关名称。
主送机关是指请示的主要接收机关，应明确标注。
3. 请示正文：包括请示原因、请示事项和请示要求。
秘书学知识点总结[全文5篇]
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秘书学知识点总结[全文5篇]第一篇：秘书学知识点总结秘书学知识点总结第一章秘书学的政治性与实践性很强，是一门综合性应用学科。
秘书学的研究对象是研究秘书工作和秘书人员的一门学科。
秘书学是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和1.秘书：从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
2.秘书的类别：（美国）行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书；（我国）商业秘书、私人秘书、机关秘书、涉外秘书、企业秘书。
3.秘书的职业特征：①服务的直接性②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化⑥资格认定制度化。
4.秘书工作：是一个涵义很广的概念，其工作范围包括文书处理、立卷归档、机要保密、综合承办、安排会晤、调查研究、公文写作、会务工作、信访接待以及领导交代的各项工作。
5.秘书工作的内容（简答）答：1）文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）3）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）5）会议组织（准备、记录、文件、善后等）6）调查研究（计划、实施、分析、研究等）7）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）8）信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理）9）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）10）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）11）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）12）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）13）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）14）办公室管理（环境、设备、经费等）15）其他临时交办事项。
6.秘书工作的职业特点：①辅助性②综合性③机密性（机要性）④服务性（事务性）⑤政治性⑥被动性7.泄密渠道：人员泄密、办公设备泄密、传媒泄密、科技泄密8.如何理解秘书工作的辅助性？答：辅助性是现代秘书工作最根本的属性和特点。
00510秘书实务笔记
00510秘书实务笔记秘书实务是一门与办公室管理和行政工作相关的课程，涵盖了各种秘书职责和技能。
下面是关于秘书实务的一些笔记：1. 秘书的职责，秘书在办公室中扮演着重要的角色，负责组织和协调日常工作，安排会议和行程，处理文件和信函，以及提供一般的行政支持。
2. 会议管理，秘书需要具备良好的会议管理能力，包括预定会议室、发送会议邀请、准备会议议程和材料、记录会议纪要等。
同时，秘书还需要协调与会人员的行程安排，确保会议的顺利进行。
3. 文件处理，秘书负责处理和管理各种文件和信函。
这包括收发邮件、整理归档文件、起草和编辑文件、保管机密文件等。
秘书需要具备良好的组织和沟通能力，确保文件的及时处理和准确传达。
4. 行程安排，秘书需要协助上级安排行程，包括预订交通工具和酒店、安排会议和活动、处理行程变更等。
良好的时间管理和协调能力对于成功完成行程安排至关重要。
5. 电话和接待工作，秘书通常是公司或组织的前台接待人员，需要接听和转接电话，处理来访者的咨询和安排。
秘书需要友好、专业地与来访者和电话联系人沟通，给予他们正确的信息和帮助。
6. 人际关系管理，秘书在办公室中扮演着连接各个部门和人员的角色，需要与不同层级和背景的人员进行沟通和协调。
秘书需要具备良好的人际关系技巧，能够处理各种人际关系问题和冲突。
7. 保密和机密性，秘书通常会接触到一些敏感信息和机密文件，因此需要具备保密意识和保护机密的能力。
秘书应该严格遵守保密协议，确保信息的安全和保密性。
8. 技术和软件应用，现代秘书需要熟练掌握办公软件和办公自动化工具，如Microsoft Office套件、电子邮件、日历管理工具等。
掌握这些技术和工具可以提高工作效率和准确性。
9. 专业素养和自我提升，作为一名秘书，不仅需要具备相关的职业技能，还需要不断学习和提升自己。
秘书应该关注行业动态，参加培训和进修课程，提高自己的专业素养和能力。
这些是关于秘书实务的一些笔记，涵盖了秘书的职责、技能和要求。
秘书学简要知识点
一、正确使用电话1.使用电话办理公务时要注意：①按照保密制度的要求使用电话；②重要电话通话，发、接话机关要有完备的电话记录；③重要电话记录要和其他公文一样，平时立卷备查，年终清理归档。
2、电话礼貌也很重要。
电话形象不仅仅是个人形象还是单位形象。
接线员的应答可能对单位产生良好或不良的影响。
【打进的电话】（1）接听及时，（2）对于打错的电话不要简单说声打错了就挂机，应礼貌地说“我想您拨错号码了”，可以把自己公司的号码再报一遍让对方确认。
最好能有很好的听辩能力，一听到对方声音马上知道对方是谁，呼其名，这样会给对方留下热情的印象。
（3）说话，电话交谈中，嘴巴只用来说话。
声音不宜太大太快，声音太小或嘈杂或对方口音不清时，可请对方再说一次。
（4）电话旁边应有纸和笔以供记录用。
内容重要而复杂的电话，可要求对方重复一遍。
这时如果有他人在场不方便让他听到，可请对方重说，自己不透露。
（5）传呼电话时一定要告诉对方你去干什么，否则对方会认为你挂了电话或电话占线；如果必须去取有关资料，30秒内必须返回，如果超过30秒要在电话里先问对方是否愿意等，或等你查好后再打电话给他。
（6）结束时应说再见，轻放话筒。
秘书还要学会甄别电话（1）摸清对方身份；（2）了解对方用意（3）决定由谁来接电话；（4）领导不接电话【打出的电话】首先要找出正确电话号码，然后准备好谈话内容和资料，以免到时出现忙乱。
如果是为领导拨电话，要保证在电话接通时能找到他，不让对方在那边不耐烦地久等。
电话接通后先报自己的姓名，控制好时间。
当自己要找的人不在时，视情况留言或再做联络，留话时最好能记下接听人员所属部门和姓名，这有利于事后确认工作。
二、会议管理（会务工作内容）1、筹备阶段（1）安排议题，确定步骤；安排议题后还要确定议程、程序、日程，也就是会议步骤。
（2）拟定与会人员范围或名单；（3）办理会议报批手续；（4）发会议通知；（5）准备会议文件和材料；（6）选择和布置会场；（7）排列座次(8)办妥后勤服务事宜；(9)做好新闻发布工作(10)进行全面的会前检查2、会议期间的工作(1)搞好签到工作；(2)热情接待会议成员；(3)传接电话；(4)协助领导掌握情况，控制会议进程⑸担任会议记录，编写会议简报；⑹调派车辆3、会议的善后工作（1）送别与会人员；（2）处理遗忘的物品（3）完善会务工作；（4）寄感谢信（5）打印会议记录；（6）开总结会三、事务管理（接待）1、接待计划与相关准备工作（1）确定接待规格；（2）制订接待计划主要内容4项：①确定接待规格，既确定本次接待由哪位领导出面，其他陪同人员，住宿、用车、餐饮的规格等②日程安排：包括来访的起止时间、每天的活动内容等。
秘书学专业汉语言文学笔记整理手写
秘书学专业汉语言文学笔记整理手写
1、文艺学，一门以文学为对象，以提示文学基本规律介绍相关知识为目的的学科，包括三个分支,即文学理论、文学批评和文学史。
2、文学理论以哲学方法论为总的指导，从理论的高度和宏观视野上阐明文学的性质、特点和规律,建立起文学的基本原理、概念、范畴以及相关的方法。
3、美国当代文艺学家M.H.艾布拉姆斯在《镜与灯》一书中提出文学四要素的著名观点，文学作为- -种活动，总是由作品、作家、世界、读者等四个要素组成的。
4、文学理念的任务:文学活动发展论、文学活动本质论、文学创作论、作品构成论、文学接受论。
5、文学活动是人的- -种精神活动，是人所从事的文学创作。
接受、研究等活动的总称。
6、文学批评是以文学产品为中心而兼及-切文学活动和各种文学现象的理性分析、评价和判断，他是文艺学诸分支学科中最为敏锐和活跃的一种。
7、文学史作为文艺学的一-们分支学科，他按照文学本身的发展顺序理出历史线索展示历史过程,对过去各个时代文学实践的状况加以总结,探索文学发展的规律。
管理文秘笔记
管理文秘第一章秘书学概论一、研究和学习管理文秘的必要性秘书或者管理文秘是一种普遍存在的现象，因为领导不可能自己处理一切的事情，它必须得由秘书来提供相应的辅助。
秘书是为领导提供各种辅助性服务的人员，而辅助性服务所涉及的范围非常广泛，包括信息、文件、会议、档案等多个方面，这些工作比较具体和繁琐，那么秘书如何有效地做好这些工作，为领导提供更好地辅助服务，这就需要对管理秘书的有关问题进行研究。
二、秘书的含义（一）国外的解释（二）国内学者的解释（三）对秘书含义的准确理解1、秘书不能等同于领导2、秘书从事各种日常性事务活动、辅助性活动3、秘书是一种社会职业，有特定的工作内容。
（四）秘书与相近概念的区别三、秘书机构和秘书人员的设置（一）秘书机构的设置◆1、党政机关的秘书机构（1）中央级党政机关中共中央和国务院都设有办公厅，办公厅是机关的一个综合办事部门。
办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局，秘书局是其中的一个局。
中共中央办公厅主任（令计划）为秘书部门的负责人。
国务院办公厅只设秘书长（马凯），没有办公厅主任。
中共中央的组成。
在我们心中有神秘感，没有太多人了解它。
（2）省部级党政机关省、直辖市、自治区党政机关设有办公厅，负责机关的秘书工作。
办公厅内设有秘书处。
（3）省辖市、厅、局、区、县级党政机关市、县党政机关的秘书机构为市委、县委办公室，市政府、县政府办公室，办公室下设有秘书科。
较大的市一般设办公厅，如广州市政府办公厅，办公厅下设秘书处。
（4）乡镇党政机关乡镇一级的党政机关的秘书部门，或者是设办公室，或者只设若干秘书，负责秘书工作。
◆2、企事业单位的秘书机构中大型企业设有党委办公室、厂长办公室、总经理办公室、行政部、总裁办公室等秘书机构；小型企业一般只设若干个秘书职位。
在高校中，学校一级的秘书机构是校长办公室，院系一级的秘书机构是院系办公室。
例如，广外设立党委办公室和校长办公室，下设秘书科。
广外政治和公共管理学院下设学院党政办公室。
秘书学笔记
秘书职能，指的是秘书的工作、任务、职责、功用和效能的总称。
它从总体上规定了秘书的工作方向、活动范围和行为准则，主要回答秘书大体上应该“做些什么”和“取得怎样的成效”的问题。
它的基本职能而言，主要包括参谋政务和管理事务两大项，即通常所说的一是当参谋，二是办事，一、参谋政务（一）秘书参谋政务的作用1.对领导思想具有充实完善的作用2.对领导决策具有辅助取舍的作用3.对领导工作具有提醒警策的作用（二）秘书参谋工作十大项1.起草文稿中的参谋作2.调查研究和信息工作中的参谋作用3.核稿把关中的参谋作用4.预案工作中的参谋作用5.会务工作中的参谋作用6.公务活动中的参谋作用7.查办、督办、催办中的参谋作用(查办、督办、催办)8.协调工作中的参谋作用9.信访工作中的参谋作用10.议事制度——超前预后工作中的参谋作用（三）秘书如何有效地参谋政务1. 要增强参谋意识2. 要参“谋”不要参“断”3. 要善于领会领导意图4. 要精于谋略5. 要善于分析形势6. 要严守纪律秘书和秘书部门辅佐领导决策的谋略，一般表现为：(1)建议。
(2)意见。
(3)预案。
(4)方案。
(5)见解。
（四）秘书参谋的时机与场合的选择1.把握参谋时机一是形势发生转折时。
二是进行决策试验时。
三是政策措施落实时。
四是情况出现变化时。
五是出现某种征兆时。
2.讲究参谋场合一是参谋地点要适宜。
二是环境气氛要适宜。
三是交谈时间要适宜。
在以下一些时间、场合不宜提参谋建议：一是领导心情不佳的时候；二是领导处理紧急公务或突发事件的时候；三是领导正在主持召开重要会议的时候；四是领导接待重要客人或正在与客人交谈的时候；五是有领导家属在场或一些不相宜的人在场的时候等。
二、管理事务秘书部门对机关事务的管理具有以下特点：1. 管理的综合性2．管理的层次性3. 管理的间接性4. 管理的适变性（三）如何有效地管理事务“细”、“杂”、“乱”、“忙”四个字。
秘书和秘书部门要当好“后勤部长”，抓好日常程序工作的管理，要协助领导切实抓好以下几个环节：其一，计划安排。
秘书学笔记总结
第一章秘书学与秘书第一节秘书学的兴起和发展（一）秘书学的兴起和研究对象秘书学被视为管理科学的一个分支，其研究对象是秘书工作、秘书人员、秘书机构，总结其规律并加以应用。
秘书学作为一门独立的学科，在中国兴起于1980年代。
1．管理科学的发展促进了秘书学的产生管理学是专门研究管理活动及其基本规律和一般方法的科学。
1900年，法约尔在国际采矿和冶金代表大会上提出其行政管理理论的思想。
1908年，法约尔撰写《论一般管理上的原则》等。
法约尔把工商业企业组织中的基本活动分为六大类：技术活动、商业、财政、安全、会计、行政管理活动。
他认为管理是企业确保六项基本职能顺利进行的保障。
相继有很多学者进行相关研究，提出管理的目标，存在的问题，解决的办法。
英国学者帕金森1957年针对组织机构的病态现象提出“帕金森定律”（Parkinson’s Law），其中包括：中间派决定，鸡毛蒜皮定律，人事遴选庸才……美国管理学家彼德1960年发表“彼德原理”（The Peter Principle），其中包括：马克·吐温禁果定律、胡尔定理（贵人提携）、庞德定律（善始恶终）、理发定律……2．为了改变秘书工作的落后状况，秘书学研究被提上日程师傅带徒弟缺乏开阔的视野和强烈的当代意识专业化高等教育可以高速、开放性地培养秘书人员3．新技术革命浪潮的冲击，对秘书学研究提出更高的要求职业资格考试、职称评聘秘书学研究对象的几种说法：1．“秘书工作”说（王千弓等：《秘书学与秘书工作》，光明日报出版社1984年10月版，第12页。
朱佳林：《管理秘书学》，经济科学出版杜1986年10月版，第1页。
屈干臣：《秘书学论丛》，广东高等教育出版社1986年3月版，第41页。
）2．“对象多元”说（陈贤华；《秘书工作论》，四川大学出版杜1987年8月版，第8页。
）3．“辅助管理”说（二）秘书学的研究方法秘书学学科性质1．综合说2．边缘说3．分支说秘书学研究方法1．理论联系实际2．运用比较的方法3．注重对其他学科的研究4．高校师生与秘书工作者合作第二节秘书的涵义、职能和分类（一）秘书的定义一指职务，是领导的助手；二指官名，尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握奏章、宣示、宫禁图书等工作；三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，受使馆馆长之命，进行工作；四指宫禁里的藏书。
秘书实务笔记
文法系汉语113 1132808 张珊珊现代秘书实务笔记第一章现代秘书角色定位第一节现代秘书的定义一、“秘书”概念的渊源流变（一）“秘书”一词最早出现于汉代，意指“书籍”。
在《汉书·叙传》中记载的“秘书”指宫中秘藏之书；在《后汉书·郑玄传》中记载的“秘书”指那些用隐语预卜吉凶或未来的谶纬、图箓之书。
（二）东汉后期，“秘书”一词用于官职。
负责掌管古书典籍、掌典机密。
魏晋南北朝时，曹操所设的秘书令，是我国历史上首次出现的与现代秘书涵义基本相同的古代秘书官职。
（三）清代后期至中华民国时期，“秘书”一词具有现代意义，是秘书职务与秘书工作的统一体。
（四）中国共产党诞生和新中国成立，“秘书”涵义有了诉诸文字的界定，秘书工作逐步走向规范化。
（五）进入21世纪，“秘书”一词涵义大大扩展，是职务、工作和机构名称三位一体。
二、现代秘书的定义秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手。
第二节现代秘书的定位一、秘书的职业角色（一）秘书是为领导服务的人员1、从职责上看，秘书活动具有被动性。
秘书工作是为满足领导工作的需要而展开的，受领导活动的制约和支配。
秘书可以有自己的工作计划和安排，但不能脱离领导，而必须以领导活动为中心，制定或调整自己的工作计划，决不能脱离领导或不顾领导的需要而另搞一套。
2、从职能上看，秘书活动具有从属性。
具体说，秘书活动的从属性体现在三个方面：（1）秘书的工作总是围绕领导工作而展开，领导工作涉及哪里，秘书工作才能介入哪里。
（2）秘书在工作中只能根据领导意图或领导精神办事，不能自作主张、自行其是，否则就是超越职权。
（3）秘书参与领导层会议，只有发言权，没有决策权。
（二）秘书是管理班子中不可或缺的重要组成部分。
二、秘书与领导的关系（一）组织上：领导与被领导、下级与上级的关系（二）工作上：同志关系（三）职能上：辅佐关系（四）生活上：诤友关系类型：a.参与决策经营，负责企业管理，协调工作关系。
秘书学笔记
绪论第一节秘书及秘书工作的沿革1.秘书的涵义秘书一词是一个翻译名词，英文Secretary，Secretary又是从罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人。
《辞海》：职务名称之一，是领导的助手；官名；使馆中介于参赞和随员之间的外交人员；宫中的藏书；谶纬等书。
《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，即“可靠的职员”。
《现代汉语词典》：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
《秘书国家职业标准》：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
现代意义的秘书、秘书机构及秘书工作：1912年1月1日中华民国临时政府在南京成立始。
20世纪80年代初期，为了适应现代化建设的发展，四川、武汉、上海的一些高校办起了秘书专业，首开高校批量培养秘书人才的先河。
秘书节：每年四月最后一个完整星期的星期三。
2.秘书的类别（按服务对象和经济来源划分）公务秘书：泛指为各级党政机关、企事业单位、社会团体服务，由组织部门选调，从国家或集体领取薪金，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。
私人秘书：为民办集体企业、私营企业、农民专业户以及外资企业等服务，由他们聘请并支付薪金，不属于国家编制的工作人员。
思考题：比较领导的专职秘书与私人秘书的不同？& 专职秘书相比较于私人秘书有一下几点不同：①服务对象的特定性。
②主辅配合的一一对应性。
③影响力和工作范围有一定的单性。
④与领导人的关系更为贴近。
2.秘书的类别按工作的分工或业务的侧重点划分：文字秘书：以文字工作为主的秘书，起草公文、领导讲话稿、核稿、参与政策研究等。
机要秘书：传收、保管文电，负责领导人办公处的保密工作，承办领导交办的机密事项。
通讯秘书：管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等。
生活秘书：在生活上给领导提供帮助和服务。
一般在较大的机关为较高级的领导人设置。
按职能特长分：参谋型、办事型、秀才型、技术型、公关型、财经型、综合型。
秘书学概论串讲笔记
秘书学概论串讲笔记第一章绪论［选择］1.秘书的一切活动，都必须贯穿“三服务”原则，即为本级领导服务，为各部门服务，为人民群众服务。
2.我国当代秘书学诞生于20世纪80年代初期。
3.我国秘书的主体是公务秘书。
4.我国著名科学家钱学森将科学技术体系分为四个层次、十个组成部分。
5.秘书学的研究起点是秘书。
6.秘书学包括秘书历史、秘书职业、秘书群体、秘书工作、秘书环境及其他。
7.秘书环境主要包括三个方面，即秘书的职能环境、秘书的物质环境、秘书的人际关系。
8.研究秘书学要坚持理论联系实际的原则。
9.秘书在理论联系实际的问题上的方法主要有实习、参观、请教、借鉴。
［简答］1.我国当代秘书学诞生的意义是什么?我国当代秘书学诞生的意义：(1)促进了我国上层建筑的建设。
当代秘书学与当代行政管理学、领导学、决策学等新兴学科，几乎在同一时期诞生，它们共同构成了我国人文社会科学领域中的政治学科系列。
这些学科研究了具有中国特色的若干问题，共同促进了领导机关决策的民主化、科学化。
(2)促进了新时期秘书工作的飞跃。
当代秘书学系统地总结了多年来秘书工作实践的丰富经验，并逐步上升到理论高度，为制定秘书部门的方针政策提供了理论支持，使秘书工作得以迈进一个新阶段。
(3)促进了秘书人才的培养。
当代秘书学的诞生与秘书人才的培养，互为因果，互相促进。
培育了大批新型的具有现代知识结构的秘书人才，初步适应了社会需要。
2.我国当代秘书学诞生的主要原因是什么?诞生原因：(1)党的十一届三中全会路线，推动了新兴学科的诞生。
(2)经济建设，改革开放，召唤着秘书学的诞生。
(3)学科带头人的出现，促成了秘书学科的诞生。
学科带头人著书立说，积极团结秘书学科的研究队伍，组织推动了一系列秘书学术活动，促进了学科的诞生。
3.秘书学的研究对象是什么?为什么?关于秘书学的研究对象，曾有多种不同的说法。
我们认为总的来说，秘书学是研究秘书人员通过信息性、事务性、技术性的服务，近距离辅助领导决策与管理的活动及其规律的学问。
秘书学概论笔记
1、秘书学的概念：是一门新兴的、现代横向、交叉的边缘学科，她是以秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征、发展及其规律为研究对象的学科。
2、秘书学的研究对象1）秘书-人；2）秘书工作—事；3）秘书和秘书工作；4）秘书活动；5）秘书工作与秘书活动规律；6）辅助管理说；7）多元说。
3、什么是秘书工作：指为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。
1）广义的秘书部门工作：文书管理、文书拟写、文书制作、档案管理、会议管理、调查研究、信息工作、接待、日程安排、事务工作、印章管理、值班工作。
2）狭义的秘书部门工作：文书拟写、信息工作、会议组织、日程安排、调查研究和、印章管理。
4、秘书的服务对象：领导和领导工作（秘书的直接领导、间接领导、接触到的普通群众）。
5、秘书性质方面的演变：从特殊到一般。
6、对秘书职能的认识：趋向型意识。
1）秘书室以领导为主要服务对象；2）以发挥参谋、助手作用为主要的服务形式；3）以处理信息为主要服务内容的服务性职业。
7、秘书与领导之间的关系差别很大：1）隶属关系；2）人格关系；3）情感关系。
8、秘书的工作既要到位又要防止越位：1）不能有漏洞；2）要在规定时间内完成；3）严谨。
9、秘书工作要三化、四转变、四强化。
三化：1）组织机构设置规范化、2）工作准则制度化、3）择策程序科学化。
四转变：1）办文办事——既办文办事又出谋化策、2）收发传递信息箭头——综合处理信息、3）凭老经验办事——实行科学化管理4）被动服务——力争主动服务四强化：1）在秘书的工作内容上强化辅助择策2）在秘书的工作内容上强化信息工作3）在秘书的工作内容上强化协调工作4）在秘书的工作内容上强化督查工作10、秘书工作”六忌”一、发挥参谋作用时切忌，自以为是，多嘴多舌。
二、发挥助手作用时切忌，跟者沾光，喧宾夺主。
三、发挥耳目作用时切忌，道听途说，粗疏亲恶。
【精品】秘书笔记
1、从上表可见，“职业道德”在理论知识卷考试中只占10分，专业能力卷中没有这部分内容，而且据专家说这部分内容完全从书上出的很少，其它的就是涉及个人行为和心理的题,按照符合常理常情去答就可以。
所以，专家建议没时间“职业道德”这本书可以不看，考时凭感觉答就可以了.2、理论知识卷中的“基础知识”就是玫瑰红色书中的文书基础、办公自动化基础、沟通基础、速记基础、企业管理基础、法律与法规等内容，这部分在试卷中四级占25分，三级占20分，占分也不多,不能不看，但不要花太多的时间。
然而,需要提醒同学们的是其中的办公自动化基础、沟通基础的相关知识技能除了在理论知识卷中会出外,在专业能力卷中也会综合其它知识一起出（举例)。
所以,老师建议这本书的“办公自动化基础”的知识和技能同学们都要熟知和掌握（复习重点见所附课件）。
“沟通基础”的知识能力需要理解中掌握。
其它的基础知识就要同学们有选择地掌握了（根据级别角色定位选择常用到的知识来看）.3、理论知识卷和专业能力卷都会考到，而且占分很重的就是“三级或四级秘书培训教程"中的三大块内容——会议管理、事务管理、文书拟写与处理（办会、办事、办文),在两份卷（200分)中它们的分值分别是50、65、55（以三级为例）。
可见，这本书(黄书或绿书）同学们要花大部分的时间、精力去看，力求熟识、掌握。
（复习重点见所附课件）。
由于考试中试题高级别涵盖低级别的基本知识及工作能力要求，所以，建议同学们对这三部分内容要全面掌握,即考三级的学生在有重点地阅读“三级秘书培训教程”的情况下也希望能阅读“四级、五级秘书培训教程”（举《指南》P309三级秘书实务题的例子）。
（二）其次要了解教程中的考点，便于有重点地复习。
专家意见：1、将重点放在“相关知识”与“工作程序”两部分。
2、认真阅读“示例分析"，以加深对相关内容的理解。
3、“注意事项”中提及的内容与“相关知识”和“工作程序”有很大的关联，是进一步的强化，要指导学生理解。
《秘书学》课程笔记
《秘书学》课程笔记第一章：绪论1.1 秘书学的定义与研究对象一、秘书学的定义秘书学，作为一门综合性学科，它专注于研究秘书工作的性质、任务、原则、方法以及秘书的职业素养。
它融合了管理学、心理学、社会学、沟通学等多个学科的理论和实践，旨在培养具备专业能力和良好职业素养的秘书人才。
二、秘书学的研究对象1. 秘书角色的定位与功能：研究秘书在组织中的角色定位、职能范围以及如何有效地辅助管理层。
2. 秘书工作的内容：包括文书处理、信息管理、日程安排、会议组织、商务接待等。
3. 秘书工作的原则与方法：探讨如何遵循效率、保密、服务、协调等原则，以及如何运用科学的方法进行秘书工作。
4. 秘书的职业素养：研究秘书应具备的道德素质、知识结构、能力要求、心理特质和形象塑造。
5. 秘书教育与培训：分析秘书专业教育的现状、趋势以及培训方法。
1.2 秘书学的发展历程与现状一、秘书学的发展历程1. 起源阶段（20世纪初至40年代）：随着工业革命的推进，企业规模扩大，秘书职位逐渐成为专门职业，秘书学开始受到关注。
2. 形成阶段（20世纪50年代至70年代）：秘书工作规范化，秘书学专业教育和研究机构相继成立，秘书学作为一门学科初步形成。
3. 发展阶段（20世纪80年代至今）：秘书学在我国得到快速发展，学科体系不断完善，秘书学专业人才培养质量不断提高。
二、秘书学的现状1. 教育层面：秘书学专业教育覆盖专科、本科、研究生等多个层次，课程设置和教学内容日益丰富。
2. 研究领域：秘书学研究涉及秘书工作理论、秘书职业发展、秘书技能训练等多个方面。
3. 社会需求：随着经济的发展，企业对高素质秘书人才的需求日益增加，秘书职业的市场前景看好。
4. 存在问题：秘书学教育与实际工作需求存在一定差距，秘书学理论研究与实践应用有待进一步融合。
1.3 秘书的职业特点与素质要求一、秘书的职业特点1. 辅助性：秘书的工作目的是辅助领导，为其提供有效支持，确保组织运转顺畅。
秘书读书笔记
秘书读书笔记作为一名秘书，需要不断地学习和积累知识，以便更好地完成工作。
在阅读书籍和资料的过程中，我记录了一些重要的笔记，以下是其中一些内容的分享。
一、沟通技巧在秘书的工作中，沟通是非常重要的。
我们需要与不同的人进行交流，包括同事、上司、客户等。
为了更好地完成沟通，我们需要掌握一些技巧，例如：倾听技巧：在交流中，我们需要认真倾听对方所说的话，不要打断对方或者过早地表达自己的意见。
倾听不仅是对对方的尊重，也是了解对方意图和需求的关键。
表达技巧：在表达自己的意见和观点时，我们需要清晰、简洁地阐述，避免使用模糊或含糊的语言。
同时，我们也需要根据对方的反应和态度，灵活调整自己的表达方式。
邮件技巧：在日常工作中，邮件是一种常见的沟通方式。
我们需要掌握正确的邮件礼仪和格式，以便更好地与他人沟通。
同时，我们还需要注意邮件的内容和语言，避免出现语法和拼写错误。
二、时间管理秘书的工作非常繁杂，需要处理很多的事情。
因此，时间管理是非常重要的。
我们需要根据自己的工作情况，制定合理的工作计划和时间安排，并尽可能地按照计划执行。
同时，我们还需要注意以下几点：优先级处理：对于重要的任务和紧急的事情，我们需要优先处理，以免影响工作的进度和质量。
避免拖延：拖延是时间管理的敌人。
我们需要克服自己的惰性，尽可能地避免拖延任务的完成时间。
集中注意力：在处理任务时，我们需要集中注意力，避免受到外界干扰和诱惑。
这有助于提高工作效率和质量。
三、礼仪规范作为秘书，我们需要了解和掌握一些基本的礼仪规范，例如：着装规范：在工作中，我们需要根据场合和要求穿着得体、整洁、美观的服装。
同时，我们还需要注意自己的发型和化妆。
接待礼仪：在接待客人时，我们需要主动、热情地迎接客人，并为客人提供周到的服务。
同时，我们还需要注意自己的言谈举止和态度。
电话礼仪：在接听电话时，我们需要使用正确的语言和语气，并注意电话的礼仪和细节。
例如，在接听电话时需要先自报姓名和工作单位，再询问对方找谁或者有什么事情。
秘书学概论复习要点
第一章1、秘书学的研究对象：①秘书工作②秘书、秘书工作、秘书部门③秘书特殊的辅助性管理活动2、秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学。
3、秘书学的定义：①广义：秘书学是一个由秘书理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论系统。
②狭义：广义秘书学中的秘书学基础理论，包括秘书职业、秘书机构、秘书职能、秘书职能坏境等主要方面。
4、秘书学的学科归属：①秘书学属于管理学科的范畴,领属于公共管理学科。
这样的学科性质，是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。
5、秘书学的性质特点：综合性、政治性、应用性。
6、秘书学研究的意义：①秘书学研究丰富了我国政治与管理类学科的内涵。
②秘书学研究有效的推动了秘书工作的科学化、制度化、规范化。
③秘书学研究可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高。
④秘书学研究极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养。
7、秘书学研究的方法：科学抽象的方法、系统研究的方法、比较研究的方法。
第二章1、秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导着身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。
2、秘书的分类从组织内部分工：行政、文字、机要、通信、信访、事务、生活、外事、会务秘书。
从其所在行业特征：企业、法律、科技、教学、涉外秘书。
从职业高低：高级、中级、初级秘书。
3、秘书职业的特点：①从属性：秘书的从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。
②辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书的从属性地位决定了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。
第八章秘书工作方法与规律一、秘书专项业务的工作方法1、秘书协调方法①沟通协调方法；②变通协调方法；③融合协调方法；④政策法规协调方法；⑤计划协调方法；⑥节奏程序协调方法；⑦会稿协调方法；⑧会商协调方法2、秘书督促检查的方法秘书督促检查工作注意事项：① 准确把握依据，只有自己深入理解决策、计划、指示及文件精神，准确把握有关要求，才能正确的进行督促检查。
《秘书学笔记》word版
第一章绪论第一节秘书的涵义一、秘书概念的流变1.我国“秘书”词义的演进《辞海》解释①职务名称之一，是领导的助手②官名③介于参赞和随员之间的外交人员④宫中藏书⑤谶纬之书秘书一词最早出现于汉代，指皇宫里秘密珍藏的图书资料2.国外秘书概念的发展变化3.秘书的定义：是辅助领导实施综合管理和主理日常事务的人员第二节秘书学的涵义、研究对象和特点一、秘书学的涵义和研究对象1.秘书学的涵义和性质涵义：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
性质：⑴综合说⑵边缘说⑶分支说2.秘书学的研究内容秘书学研究方向：渊源研究秘书活动的主体研究秘书活动的环境研究秘书活动的职能研究秘书的实物研究秘书的教育研究秘书部门的体制和机构设置研究二、秘书学的学科特点：1.应用性2.综合性3.动态性秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科第三节秘书学的研究与学习一、秘书学研究的兴起1.时间：秘书学诞生于二十世纪四十年代的美国，我国对秘书学的研究开始于二十世纪八十年代2.原因：社会的需求导致秘书学研究的兴起当代管理科学的发展促进秘书学产生要改变秘书工作的落后现状，必须把秘书学研究提上日程新技术革命浪潮的冲击，对秘书学研究提出更高要求二、秘书学研究的发展方向1.秘书学教学理论2.秘书工作理论3.秘书学相关学科研究三、研究和学习秘书学的方法1.秘书理论与实践相结合2.运用其他学科的先进方法 3.当代与历史相结合 4.中外结合四“不”：能力高超而不狂、品行卓越而不显、处事宽容而不偏、待人以诚而不虚第二章秘书工作的历史沿革及其启示第一节秘书工作的起源一、起源于黄帝时代二、起源于夏朝第二节我国古代的秘书工作一、机构和职务的演变二、我国古代秘书工作的特点1.历史悠久，作用重大2.秘书机构变动频繁，设置趋于复杂，分工越来越细3.注重秘书人员的选拔春秋战国前：爵位世袭制汉代：察举征辟制魏晋南北朝：九品中正制隋唐：科举制4.建立了一套秘书工作制度第三节我国近现代的秘书工作一、近代中国的秘书工作1．机构演变：P362．基本特征：长期封建社会形成的秘书工作极其体制，观念根深蒂固；改革成为近代秘书活动的主流二、我国现代的秘书工作1.国民政府时期：为强化统治，国民政府做了以下改革健全了秘书机构、规定了各级秘书机构的职责范围和秘书人员的任用条件、国民政府十分重视文书工作（国民党任用秘书要求：国民党党员、国内外大学毕业、具备文职三到四年资格、国民党委员推荐）2.新民主主义时期3.新中国成立后 P3849.10~66.5 是秘书工作发展上升时期66.5~76.10 遭到严重破坏时期76.10~ 恢复发展时期二十一世纪朝着科学化、现代化方向发展第四节国外秘书概况一、美国的秘书及秘书工作：1.定义2.美国秘书工作的考试⑴报考条件极为严格：具备大学本科学历，一年以上的工作经历；大学生必须具有六年大学学龄及秘书经历；高中毕业从事秘书工作六年（三选一）⑵考试科目多：法学、秘书技能、会计、人际学、管理学、行为科学、办公室秘书工作等课程⑶获得“特许职业秘书资格”3.美国秘书的任职资格要求：像心理学家一样善于观察和理解他人像政治家一样有灵敏和头脑像外交家一样有潇洒的风度有调查各种棘手问题的丰富经验有良好的速记能力以及文字功底熟悉各种商业往来中的法律关系能够熟练使用各种办公自动化设备具有相当高的金融和税务知识能熟练地对各种文件资料进行整理归类二、俄罗斯秘书的职责与任职要求1.俄罗斯的秘书职责速记接收整理来文、发文接打电话、组织接待做好领导人活动日记公务旅行安排签收登记公文会议工作处理领导办公室事务提供准确信息提供文具、办公用品制定一般性规章制度2.俄罗斯秘书职位的要求具备一定的业务技能具有组织工作的经验可靠性、有效性、责任心强具有特立性和主动精神善于外交、严守秘密工作准确、严密忠诚于领导、忠实于工作注重个人形象与个人素质第五节我国秘书国家职业标准一、等级：五级（初级）、四级（中级）、三级（高级）、二级（高级职业资格二级）二、申报条件：三级：取得四级证书、连续从事工作四年经培训200课时取得四级证书、从事本职业五年大学本科毕业，从事本职业两年以上二级：取得大学文凭，连续从事本职业四年拿到三级证书，连续从事本职业六年拿到三级证书，从事四年，上课150课时三、知识点：1.理论知识基本要求：职业道德、基础知识商务沟通：商务礼仪、谈判、接待办公室事务和管理常用事务文书拟写会议与商务活动信息与档案2.专业能力：第一点的2、3、4、5、6小点第三章秘书工作概说第一节秘书工作的内容和要求一、内容：1、文字工作（文字记录、文稿撰拟、文稿校核） 2、文书工作 3、档案管理 4、随从工作 5、会议组织 6、调查对象 7、信息工作 8、信访 9、接待工作 10、协调工作11、督查工作 12、日常安排 13、日常事务 14、办公室管理 15 其他临时交办事项二、秘书工作的要求1.低要求：准确、及时（迅速快捷，抓住时机）、细致、保密2.高要求：超前性：@辅助决策的超前性（秘书人员平时要注意搜集相关信息，使大量可供领导进行决策所需的信息处于备用状态，一旦需要，立刻提供; 如何搜集：对客观形势的发展进行科学预测，着重把握那些与本单位发展有重要影响的信息，特别是动态信息;对策：秘书人员要注意建立自己的信息资料库)@参与协调的超前性（对策：秘书人员在工作中提供优质服务为大家树立榜样；在人际关系处理上既讲原则又宽宏大度；协助领导发现潜在矛盾，通过思想教育或组织人事手段来解决；秘书部门可在领导支持下组织相关活动）@管理事务的超前性深入性：深层挖掘、深入研究（对经验、规律、理论的深入研究）、深度加工拓展性：服务项目拓展、对外关系拓展。
自考【秘书学概论】笔记整理
【秘书学概论】第一章绪论一、我国当代秘书学诞生的重大意义：1、促进了上层建筑的建设2、促进了新时期秘书工作的飞跃3、促进了秘书人才的培养二、当代秘书学诞生的时间：20世纪80年代初期三、当代秘书学诞生的标志1学科专业论著的问世2学科带头人的出现（三种现象：1秘书院校的出现；2秘书学会与学术活动的出现；3秘书杂志的出现）四、当代秘书学诞生的原因：我国当代秘书学之所以在２０世纪８０年代初期诞生，主要有三个方面的原因：1、党的十一届三中全会路线，推动了新兴学科的诞生；2、经济建设、改革开放、召唤着秘书学的诞生3、学科带头人的出现，促进了秘书学科的诞生。
五、秘书学的性质特点：新兴学科、交叉学科、政治性很强的学科、实践性很强的学科、辨证性很强的学科六、秘书学的研究对象研究秘书人员通过信息性、事务性、技术性的服务，近距离辅助领导决策与管理的活动及其规律的学问。
具体地说，就包括这些活动的目的意义、功能价值、原则方法、科技手段，以及人员素质、经验教训等，均属研究的范围。
七、研究秘书学的方法1、研究秘书学必须坚持马克思主义的基本立场和观点，要以辨证唯物主义和历史唯物主义理论作为总的指导思想。
2、研究秘书学还必须有广泛的理论素养及综合能力，要结合研究相关学科，拓宽知识面3、研究秘书学要坚持理论联系实际的原则4、研究秘书学要坚持“百花齐放、百家争鸣“的原则第二章秘书发展史略一、秘书历史也是人类社会的文明史、政治史、领导史的重要构成部分。
运用秘书历史经验教训的时候需明确：1、历史事迹与历史人物存在着一定的模糊性2、古代的“秘书”与现代的秘书有许多明显的不同点3、我国古代是奴隶制社会和封建社会，今天是社会主义初级阶段，有着根本的区别二、秘书产生的前提1、有了领导和领导工作2、语言文字的出现三、“秘书”的古义：1、宫禁中秘藏之书2、谶纬图箓chen wei tu lu3、官职名称，始于东汉时设的秘书监4、官署名称，始于晋的秘书寺四、秘书基本性质特点：近身、直接、辅助、综合五：秘书可追溯：新石器时代的母系氏族社会时期六、最早的秘书：仓颉、沮诵（轩辕黄帝）最早的“秘书”：殷商时期制作甲骨文书的“巫觋史xi秘书萌芽时期：夏代最早的公文：甲骨公文（殷商时期）最早的中央秘书机构：太史寮（商代后期）殷以后到了周代，史逐渐取代巫，成为秘书的主流。
秘书笔记
1.秘书长座谈会的意义：提出三服务指导思想和四个转变要求，突出了秘书部门参谋作用问题，强化了信息、督促检查、综合协调、后勤工作2.80年代我国秘书学还没有诞生：没有秘书专著、秘书学校、秘书刊物与秘书学术活动，相关的行政管理学也未诞生3.秘书学科诞生的主要标志：学科专业论著的问世与学术带头人的出现4.我国何时出现院校，有多少所：1980年左右，最多时约120 所5.秘书学研究对象定位于秘书工作及其规律的意义：有助于更明确、规范地为秘书工作者服务，并为之接受6.举例广义秘书学包括内容：文书、档案、信访、机关行政事务等7.交叉学科：凡超越一个已知学科的边界而进行的涉及两个以上学科的学科8.简述民间秘书工作的政治性：它与党政机关秘书虽有不同，但必须坚持四项基本原则，坚持改革开放，遵循政策法规9.秘书学的内容组成应包括：秘书历史、秘书职业、秘书部门、秘书环境及其他10. 学好秘书学的主要方法：实习、参观、请教、借鉴11. 我国秘书学诞生的意义⑴推动了我国上层建筑的建设⑵推动了新时期秘书工作的飞跃⑶推动了秘书人才的培养12. 我国秘书学诞生的标志⑴秘书论著及其作者的出现⑵秘书院校、学会、秘书学学术活动、秘书杂志等的出现13. 把秘书学研究的对象定位于秘书工作及规律⑴理论界虽有多种说法，但并无很大的实质区别，离开了实际的具体的秘书工作，抽象的秘书活动或秘书现象是难理解的⑵党和国家正式文件中，都使用秘书工作的规范概念⑶秘书学是实践性很强的应用学科14. 同秘书学交叉综合的学科的主要方面⑴文史哲经济心理等传统学科⑵政治管理领导决策等政治系列学科⑶文书档案机要会议等秘书专业的分支学科⑷数学等自然科学⑸信息论系统论等方法论学科与应用技术15. 我国秘书学的政治性很强原因⑴秘书和秘书工作都是直接为领导决策服务的，我国秘书的主体是党和国家的公务人员，秘书工作的许多方面诸如文书、信访、信息、督查、保密等无不政策性很强16. 三服务的内容：即秘书部门工作知心朋友为本级领导服务，为各部门服务，为人民群众服务17. 秘书学科性质的特点⑴新兴学科⑵综合学科⑶政治性很强的学科⑷应用性很强的学科18. 秘书工作的内容⑴方针政策⑵任务内容⑶工作方法技能⑷工作规律或带规律性的总是19. 秘书环境的内容⑴秘书的职能环境，包括内部外部环境等⑵秘书办公环境、手段、设备特别是自动化与信息网络化的问题⑶秘书的人际有关系，最主要的是秘书与本级领导的有关系20. 狭义的秘书定义：专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员21. 秘书定义研究中的重要特点：近身、直接、综合、服务，反映了秘书定义的实质22. 按行业（口）对秘书分类的优缺点：优点是行业清楚，对秘书的要求与培训方向也比较明确；缺点是现代社会行业越来越多，分类过多过细很难分清，就等于没有分23. 按型分类可把秘书分：参谋型、文字型、办事型、技术型、公共关系型、财经型、综合型、法律型、涉外型等9 型24. 非公务（民间）秘书概念的意义是：从理论上，概括了公务秘书以外的众多其他秘书，比私人秘书的提法更符合我国的实际25. 私人秘书的要点是⑴处于私有制单位或私人所聘请、领导⑵工资由么认支付⑶与其领导的有关系性质是社会主义初级阶段的雇佣关系26.80 年代中央对机要秘书的资格要求：必须努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和文化科学业务知识，坚决拥护党的路线、方针、政策，对党无限忠诚，严守党和国家机密，服从组织，遵纪守法，谦虚谨慎，艰苦朴素，作风正派，熟悉业务，有强烈的革命事业心和政治责任性，努力完成党交给自己的任务27. 概括秘书长的基本任务：参与政务，掌管事务，搞好服务28. 对秘书的两大部类分类法是指：公务秘书和非公务秘书两大部类，非公务秘书也称为民间秘书，其中包括私人秘书转贴于考试大29. 我国秘书定义曾存在的问题⑴定义的外延过宽⑵定义的内涵过窄⑶对秘书的要求与估价过高⑷对秘书的要求与估价过低30. 秘书定义不清在现实和理论上会带来的问题⑴在现实中说不清楚谁是秘书，谁不算秘书，一个单位有多少秘书，如何培训秘书，培训什么样的秘书⑵在理论上对于秘书资格、秘书修养、秘书历史，以及秘书理论中的许多总是都将认识不一，秘书学建设的障碍就会很大61. 秘书部门管理的内容⑴秘书部门领导体制⑵秘书部门的人事管理⑶秘书部门的制度管理⑷秘书部门的现代化管理思想62. 秘书意识内容⑴秘书工作的光荣自豪感⑵秘书是无名英雄的价值观⑶秘书工作必须培养雷厉风行、争分夺秒的时间效率观63. 秘书部门现代管理思想内容⑴要借鉴和应用世界上先进的管理经验和有益的管理知识与手段，以推动我国秘书部门的现代化管理⑵要承认与借鉴中华文化中的精华，形成中国特色的管理风格与模式64. 秘书部门建设的总思路：秘书部门建设的战略性思想，主要是要求围绕一个基本任务、实行两个结构、突出三项得点工作、搞好四项建设，开展工作65. 秘书部门的主要制度⑴目标管理制度①制定目标的原则②制定目标的办法③目标管理的实施与考评④总结经验，实行奖惩⑵调查研究制度⑶岗位责任制度⑷请示报告制度⑸各种专业领域的制度66. 请示报告制度的要点⑴涉及大政方针的问题⑵贯彻重大部署的问题⑶无章可循的新情况、新问题⑷对外行文和召开会议、答复重要问题⑸改变机关原有规章制度长期形成的传统贯例⑹领导交办、批办的事项⑺其他67. 秘书工作的五个对立统一⑴被动性与主动性的统一⑵事务性与思想性的统一⑶机要性与群众性的统一⑷经常性与突击性的统一⑸综合性与专业性的统一68. 秘书工作政治性的表现⑴秘书工作位置在领导身旁是为领导全局服务的⑵秘书工作不同于其他业务工作，政策性很强⑶秘书工作机要性强，也是政治性的表现69. 秘书工作从属性的特点：秘书从属于领导，秘书工作从属于领导工作，这是与生俱来的、不可改变的70. 对秘书工作综合性的理解：秘书工作同其他职能工作不同，不是单纯分掌或主管某一领域的业务工作，综领导工作运转，领导工作所涉及的领域秘书工作都可以涉及，如政治、经济、组织、生产、营销等等。
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第一章秘书概述第四节秘书工作入门一．秘书的面试技巧1.选择企业的方法经常刊登招聘广告，表明该企业人员流动性大，可能管理不善，经营不佳，或上司难以相处同时在多家报刊上刊登广告表明该企业有意发展，求才心切从广告版面的大小可以看出该企业经济实力或其对招聘的重视程度外资企业特别注重求职者的从业经历，从中容易学到很多东西国内企业的秘书工作比较轻松自由，压力小小型企业的秘书相当于老板的助手或管家，比较适合发挥能力2.面试准备仔细了解该公司或企业的性质、规模、经营的范围和特色等整理思路，确定如何表达自己的学历、资格、能力、特点和爱好，所陈述的内容应和简历上的完全一致了解时下秘书人才市场的薪水标准准备好自己的应聘材料，尤其是与申请的职位相关的材料准备好适宜的面试服装事先要确定面试的时间、地点、交通路线，以确保不迟到3.面试临场严格守时，准备充分注意观察，随机应变诚实稳重，把握分寸展现自我风范，留下良好印象尽量少用“我”这个字眼把好事留后头给自己留条后路语言简洁，语气明快二．秘书见习1.秘书开始职业生涯的基本要求：精心打造良好的第一印象尽快适应和融入企业文化勤奋工作，尽心竭力2.具体措施全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数字多方了解新上司的情况了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职责及技能加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有序的控制在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作所需的各种技能，以适应现代办公技术不断进步的新形势第二章秘书礼仪秘书礼仪的特点：1.更强调职务、身份的差异2.更体现组织意志优雅的举止1.微笑2.随机应变的表情A．对满腹怨气或满腔愤怒的客人，不能急于辩解，也不必随声附和，甚至微笑都可能被认为是嘲笑，只能以专注的神情静静地听着，表现出对他的足够重视，待他发泄完了，你对情况也有了大致了解，再设法解释，会有较好的效果B．对于比较拘谨的客人，除了微笑外，还要主动地和他讲话，使气氛和缓C．对于性格急躁的客人，答对要利索，处理问题不拖泥带水，使他确信你的办事效率D．对于敏感、神经质的客人，微笑当然重要，同时应特别注意用词的委婉，客气，给对方以安全感E．对于疑虑重重的人，除了微笑，自信的口吻和表情也非常重要3.目光公务注视：在严肃的公务活动场合，目光应该注视对方双眼以上的额头部位社交注视：在社交场合，应该注视对方双眼以下、下颚以上的部位亲密注视：这种注视适用于亲朋好友之间，或者恋人、夫妻之间，即目光可以注视对方的上半身4.着装的基本原则着装要与场合相适应：公务场合——庄重保守社交场合——时尚个性休闲场合——舒适自然着装要明确目的要符合自己的社会角色着装要适合自身条件5.交换名片的时机初次见面的介绍之后，或告别之前可以先递给秘书一张名片，请他转交给你要拜访的人会议开始前交换名片，有利于记住与会者的名字在宴会进行之中一般不递名片，要等宴会结束后再进行礼品礼仪1.纪念性、宣传性、便携性、独特性、时尚性、习俗性2.送什么（六不送）违法犯禁的不送价格过于昂贵的不送设计国家秘密或安全的不送药品、营养品不送触犯对方个人忌讳的不送带有明显广告宣传的不送3.什么时间送做客时：见面之初待客时：临行前夜或欢送会4.什么地点送因公：办公地点因私：私人居所第三章办公室日常事务管理1.构成办公环境的要素空气光线声音空间绿化2.办公室的布局类型（1）开放式办公室格局（2）封闭式办公室格局全开放式办公环境半开放式办公环境3.开放式与封闭式办公室的优缺点比较（1）开放式优点降低建筑成本和能源成本提高办公室的空间利用率减少了交流的心理障碍易于管理者对员工进行监督和指导可以共办公设备，形成集中化的管理和服务（2）开放式缺点缺少单独办公的机会难于集中工作注意力办公室区域噪音太大难于保密（3）封闭式优点可满足单独办公和无噪音办公的理想模式（4）封闭式缺点建筑成本和能源成本高，费用大办公空间浪费大不易于管理层监督和管理下属4.办公室布局安排应考虑的主要因素本企业的规模和员工人数本企业的机构设置和工作设计企业经营的性质和内容、业务部门的职能特点确保公司部门之间的联系，科学有效地设计工作流程三．秘书对办公责任区的管理第一节秘书对办公责任区的管理1.秘书的办公责任区个人办公责任区公用区域上司的办公区域2.秘书对办公责任区的管理要经常清洁，整理个人的责任区（1）保持台面、地面、电脑、墙壁的整洁（2）桌上不摆放过多的私人物品（3）专用电话放在左手位置，便签纸放在右手位置，字纸篓放在桌脚附近，最好是办公桌肚（4）如果光线不够好，最好让人工光在你的左前方（5）文件架书籍分门别类摆放主动清洁、整理本人参与的公共区域（1）经常清理、整理参与使用复印机、打印机等设备（2）烟灰缸、一次性水杯及时清理，保证第二批客人到访时，无废弃物、水渍、茶具清洁（3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具（4）保证安全通道畅通无阻自觉整理上司的办公区域（1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和字纸篓要经常打扫和清倒（2）经常打开窗户为上司的办公室通风、调温，调试好空调和照明设备（3）经上司授权后，定期为上司的文件柜进行整理，把文件进行归类，将一些无用的文件销毁（4）注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些植物清除办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患（1）电源的老化，纠缠在一起容易引起火灾（2）通道不够宽敞，桌子、椅子碰到人腿（3）空气、温湿度、噪音对身体和心理产生不利影响（4）工作的疏忽引起失密的隐患（5）把重物堆放在安全通道和消防器械上第二节办公程序管理和时间管理一．办公程序管理1.办公程序管理的内涵（1）办公程序管理的概念是指为了实现某项秘书工作目标，对工作中具有多个环节、步骤，且这些环节、步骤间有规定性的时间顺序的活动或事物流程进行科学有序地安排和管理，以优化工作流程使其逐步成为处理某项工作的固定模式和方法，以指导今后所有同类或类似的工作（2）办公程序管理的构成要素时间因素空间因素事项因素资源因素（3）办公程序管理的特征择优性稳定性可操作性2.办公程序管理的必要性3.改进办公程序的办法（1）办公事务的一般性流程确定问题分析相关资料确定造成问题的主要因素提出解决问题的方案（2）办公流程的确定与改进办公流程的确定首先要以组织的结构为根据办公流程的设计与改进应由经过明确授权的专人来负责办公流程的设计要充分考虑客户的需要和方便各项办公流程既要相互独立，又要注意衔接和整合，要形成严密的整体，以避免工作的重复和疏漏办公流程应尽量精简，减少不必要的工作环节，复检的环节次数越少越好办公流程本身要有可供改善的余地和弹性4.工作承办周期制度的建立（1）本单位或组织在办公事务方面有哪些行为需要作出时间期限的规定（2）从工作的实际出发，考虑各项工作确定多长的时间期限做标准较适宜（3）完成同一项工作的具体方法和途径不同，确定的期限也应不同（4）承办周期制度的制定要考虑各项工作的紧急程度二．时间管理概述1.时间管理的必要性2.时间管理理论时间管理的内涵时间管理理论的四个发展阶段ABCD工作法3.有效管理时间的方法（1）明确目标和自己的工作任务及职责要了解组织的整体目标或远期目标要了解自己所在职位的任务、职责、工作重点学会区分常规工作和非常规工作应该为自己设立职业发展目标（2）制定工作计划（3）善于利用有效管理时间的工具：工作记录本、每天的时间表和值班表、准确的日历4.为上司安排活动时间表（1）时间表的类型月时间表周时间表日时间表（2）上司活动的主要内容（3）领导活动时间表的作用便于领导内部工作的协调使领导能了解自己的工作计划，做到心中有数，从而可合理地安排自己的工作方便各业务部门和职能部门向领导请示、汇报便于秘书跟踪掌握上司的行踪，及时搞好信息反馈5.做好上司和自己的工作日志（1）工作日志填写的信息内容上司在单位内部参加的会议、活动情况当上司到单位外部参加会议、活动时的来访上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况上司个人的安排上司私人的信息总经理秘书工作日志（2）填写工作日志的方法提前了解上司工作和活动的信息，当日再次确定和补充；经常与上司的工作计划进行核对，保证秘书工作与上司的工作不会发生冲突提前在自己的工作日志上清楚地标出自己当天应完成的工作；每天下班前将第二天的工作计划准备好输入和填写的信息要清楚，阅读方便填写的信息要完整，应标明各项活动的时间、地点、参加人员的姓名及联络方式等必要信息在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更后的有关工作在自己的日志上要清楚地标出为公司有关活动需做的准备，并逐项予以落实协助或提醒上司执行工作日志，在必要时帮助上司排除干扰（3）处理日志的变化和调整所安排的各项活动之间，要留有10-15分钟的间隔，以备活动时间拖延或临时新添的内容和紧急的情况进行项目的时间调整，要遵循先重急后轻缓的原则，并及时将变更的情况报告上司确定变更后，应立即做好有关善后工作再次检查工作日志是否已将变更的信息记录下来防止漏记第三节办公用品的管理和发放一．办公用品的管理1.办公设备专用易耗品获得办公用品使用权的方式：购买、租用2.办公用品的采购（1）合理计划清查库存，了解各部门所需办公用品的种类数量和质量做出计划，估算金额根据经费的开支情况，按财务制度写出明细表（2）正确选择办公设备和办公用品的供货商提供的价格和费用质量和交货售后服务安全可靠性（3）加强库存记录和库存监督最大库存量：某类办公用品的最大数量，由库存空间、库存费用以及物品保存期限决定最小库存量：某类办公用品的余额达到此数字时应采取紧急的行动，并与供应商联络，紧急订货，以保证在很短的时间内交货再订货量：由物品的平均所有量、物品交货时间的长短确定，当库存余额与再订货量接近时，就需要新的货物来补充库存，使货物达到最大库存量二．办公用品的发放1.健全发放制度（领用审批制度、切实遵守制度，适时适量发放，保证重点兼顾一般）2.建立严格发放登记制度，严格审批手续3.认真清点，核实发放4.制定有效的办公用品节约制度5.严格办公设施使用制度第四节办公室电话工作一．使用电话的基本礼仪1.态度要热情周到，礼貌友好2.口齿清晰，声音愉快自然3.语言简洁明了，得体准确，和谐有序4.提高电话工作的效率，注意保密5.简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言二．接听电话的技巧1.接听及时（五声以内，不能等到六声以上）2.接听电话首先问候并通报（形成自觉意识）3.做好电话记录（起凭证、提醒作用）4.正确处理电话的临时中断5.学会处理不在的同事的电话如果知道同事何时回来，可以告诉对方到时再打来可请对方留下姓名和电话号码，等同事回来后同他联系可询问对方有何事宜，他人能否代劳6.学会处理转接电话7.适时结束电话8.同时处理打进来的多个电话（1）请电话中正在交谈的一方稍等，告诉他另外有电话打进来（2）迅速接听另一部电话，并问清对方的目的，然后记下电话号码，请其稍候，尽快回到第一部电话上来（3）如果第二部电话必须由秘书接听，而且不是三言两语就能结束的，则需对两个电话的重要程度和长途、市内等迅速做出判断，然后依序处理（4）回到第一个电话时，先道歉，如果因第二个电话的重要性而不得不结束第一个电话则应向对方解释必须要结束此次通话的原因，等过后再给对方回电话9.接听打给上司的电话（1）首先明确对方身份和目的，这样可能替上司过滤掉一部分不必要接听的电话（2）如果上司正在开会或正在会见、谈判不方便接电话，秘书可以向对方做简单解释，并建议对方在之后一个确定的时间再打电话来，但要保证这个时间是准确的合适的，而不应该出现对方再打来时上司仍不能接听的情况（3）要注意保密，不要随意泄露上司的行踪和手机电话（4）如上司外出，秘书更应认真对待每个打来的电话，做好电话记录三．拨打电话的技巧1.尽量选择合适的时间打电话2.打电话前的准备工作（整理通话内容，一次备齐所有联系方式）3.准确拨号，耐心等待4.及时自我通报5.要求对方做好电话记录6.拨错号要道歉，不可一挂了之7.通话临时中断或受干扰，应主动回电话8.运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话第五节办公室接待工作1.接待工作分类：按来访的人数、规模：个人来访、团体来访按照接待的准备程度：有约来访、无约来访2.接待的原则热情适度，耐心倾听礼貌周全，仪表得体照顾周到，进退有度环境整洁，物品齐全3.接待礼节（1）迎客stand up, see, smile（2）热情待客：主客对面坐时，客人应该坐在离门远的一边或面对门的一边主客对面坐时，与门的距离一样时，以进门面朝桌子是的右手一边为客位，左手一边为主位（3）礼貌送客4.拜访礼仪（1）预约与确认（2）准备资料（3）赴约（4）及时告辞(5)不要议论对方三．接待工作的基本程序1.日常接待工作的基本程序（利用来访登记表）2.接待团体来访的基本程序了解情况：人数、性别、目的、时间、特别要求制定接待方案：接待规模、日程、人员、费用、食宿、交通工具、安保、宣传做好接待准备工作3.接待中的礼宾次序团体接待，不以人数多寡为标准，而以领队为标准原职和现职，现职高于原职，原职比照现职按来宾归属部门的汉字笔划（拉丁字母、汉语拼音）顺序按约定俗成的法定顺序按先来后到或报名的先后顺序不排列4.接待工作中的语言艺术：少说多听语言要规范语言要文明语言要礼貌5.职场交谈忌语不能非议国家和政府不谈国家机密、商业机密不要对对方内部事务发表意见不要议论同行、同事、领导不谈家长里短、小道消息、男女关系等格调不高的话题不谈私人问题第四章会议管理工作第一节会议工作概述一．会议的内涵会议：人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程会见：又称接见、拜会会谈：是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见会议的构成要素：基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等二．会议的主要类型按组织类型：内部会议外部会议正式会议非正式会议按时间方面的规定性：定期性不定期会议按出席对象：联席会内部会代表会群众会按功能性质：决策性讲座性执行性告知性学术性协调性报告性谈判性动员性纪念性等按议题性质：专题性综合性按规模大小：特大型大型中型小型按会议采用的方式手段：常规会广播会电话会电视会网络会三．公司常见会议的类型与作用经理例会与特别会议员工例会股东大会和董事会议公司年会客户咨询会产品展销订货会业务洽谈会新产品新闻发布会第二节会议的准备工作一．制定大中型会议方案1.制定会议方案的一般原则减少会议次数原则严守时间原则会议通知的明确性原则缺席迟到的事前联络原则效率性原则2.会议筹备方案的内容确定会议的主题与议题确定会议的名称确定会议的议程确定会议的时间和日期确定会议所需设备和工具确定会议与会代表的组成确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议的筹备机构二．会议时间的安排1.确定会议时间2.会议议程与会议日程会议议程：对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程：指会议在一定时间内的具体安排安排会议议程和日程要注意的问题（1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因（2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议（3）例会原则上定期召开，且时间不宜过长（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面大中型会议的议程一般安排：开幕式，上司和来宾致辞上司作报告分组讨论大会发言参观或其他活动会议总结，宣读决议闭幕式三．确定会议地点会场位置必须让上司和与会者方便前往会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰，尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的费用必须合理四．正确确定与会人员范围五．准备会议文件资料为上司撰写会议文稿为上司准备材料组织好发言人的文稿准备资料袋六．发送会议通知1.会议通知的作用：周知作用、提醒作用、凭证作用2.会议通知的发送为了规范公司的管理和运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存3.会议通知的内容要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时，应写明资料名称及页数七．布置会场1.会场的整体格局：面门为上居中为上以远为上前排为上2.主席台座次的安排前排高于后排中央高于两侧国内政务会议左高右低，国际会议右高左低主持人：居中设座，自由择座发言人：就座位置发言国内会议主席团前面中间位置，国际会议前排右前方发言3.会场的整体布局类型大中型：方形、半圆形小型：圆形、大小方形、环形、回字形、马蹄形等4.会场布置的各种必要设施（1）横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用；（2）指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；（3）桌牌：在签到处和贵宾位置设置桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；（4）胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员；（5）签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；（6）签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；（7）会场主背景板、背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息。