媒体接待流程通用范文

媒体接待流程：

邀请、确认邀请的媒体；重要的媒体（参加Interview的媒体）需确认2遍，并适时对媒体进行必要的Brief 和良好的沟通，为此后的报道做好准备。同时向财务部门申请相应的媒体的车马费用

会前要提前2-3天勘察现场，具体包括：

✓确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放

✓确认VIP 休息室的具体位置（亲自体验会议厅之间的往来时间）

✓确认媒体接待处的（正确的）具体位置，包括具体的细节问题：台花、银盘、台布等

✓与做会展的Vendor 做好会前沟通：了解其具体的布展时间、形式、联系人等。

注意：如果媒体只是参会的一部分人员的话，请事先划分出媒体区域；并设较为明显的指示牌指示路径。

组织有关人员准备Media Kits，同时准备媒体签到时所需用品：签到笔、签到簿、人员名片

会议当天应提前1-2小时到达现场，再次确认接待处所需物品并最后完善Media Kits ，做好准备工作。

注意：此时还应该接待好提前到场的客户VIP，安排好休息室，看管好VIP 的衣物及手提物品

签到时（特别是媒体到达的高峰时段），不要慌乱，要做到有序、清晰；特别是有财务部门的人员跟随的时候，一定要保持冷静，不要慌乱。平面媒体和电视媒体应分开由指定人员接待

签到后的媒体记者应发给相应的资料带，提醒座位要尽量靠前座。如果时间允许的话，要进行必要的寒暄

注意：此时有些媒体会提出约稿的要求，要随时记下，会后及时发给相应的媒体。

会议开始后，除一名媒介人员留守外，其他人员应进入会场做On-site Support：处理即时的问题，媒体提问时传递话筒，随时保持与客户之间的联系

Interview 流程

Event 中含有的Interview:

Event 中的专访要事先和参访的媒体确认，并进行必要的沟通和事先提供相应的会前资料。有采访提纲的媒体要尽量提前与客户沟通

签到时要及时提醒参加专访的媒体记者，会后及时组织记者到专访地点。

注意：此时要拿好参访媒体记者的车马费用，专访时所需的Q&A资料

事前要进行仔细的“采点”工作，具体如下：

✓专访的VIP Room 离会场有多远

✓最简捷的路线怎么走

✓房间的装饰与座位的摆放

✓提供的饮品要注意要避免声响（小瓶矿泉水为佳，以具体情况定）

人员安排要合理，客户方面的VIP和参加专访的媒体记者都需要专人带领 要有简单的开场白（客户在时由其决定）。开始后要注意力集中，避免负面

的问题产生；同时安排做好专访纪要，拍摄照片；会后应在最短时间内整理后发给专访的媒体

注意收集媒体报道，尤其是参加专访媒体的大篇幅报道

第一时间以最清晰的方式传给客户

Event 结束后30-45天完成项目报告，内含Interview 的报告（现场情况、简报分析、精彩图片等）

Retainer 中规定的Interview:

根据客户的要求每月组织针对不同部门、不同媒体的Interview。

首先客户方面确认被专访VIP的姓名、职务及时间地点

媒介部拟出参加专访媒体记者的名单，由客户确认后进行邀请

邀请及确认参访媒体人员（姓名、职务及具体联系方式）。同时对此次专访的内容、人物、背景及目标做深入沟通。了解媒体的需求，把提前拿到的媒体采访提纲提供给客户，使客户方面做好充足的准备

当天应提前20-30分钟到达专访场地，做必要的会前准备工作；签到时应在明显处接应参访媒体；媒体到齐后，通知VIP到场

简单的开场白（简要说明此次专访的内容、目的和人物，客户在时由其决定）；

专访开始（同时做好现场后勤工作）。同时安排人员做好专访纪要、拍摄图片

结束后，感谢被访的客户、参访的媒体记者；并送双方人员离开。

及时整理专访纪要、挑选图片等资料提供给参访媒体。并及时进行事后的沟通，从多角度开发报道的内容。

关注媒体，及时收集剪报；第一时间提供给客户最新报道

专访结束第二天，向客户方面提供“专访On-site Report ”