受控文件管理规定(新)

编号：技术文件管理规定版本号：2/0

1．目的

进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。

2．适用范围

本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。

3．术语

用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项：

转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。

毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。

工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。

工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件。

控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件。

作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。

更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。

工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。

4. 文件管理的原则

4.1 谁签收谁负责的原则

文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，谁就对文件的管理负责。

4.2 以旧换新的原则

已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。

4.3 数量匹配原则

文件应严格按照实际单位的使用份数分发，车间须提供详细的“工位配制表”，资料室按照“工位配制表”印发等数量的文件，车间不提供该表时，资料室按最低数量发放。

车间因生产需要临时增加工位时，须填写“文件补发申请登记表”注明相关信息方可补发。

一人操作多台机床时，可以公用一套技术文件，但质量纪录必须分别填写。

备注：文件遗失、缺页时使用部门应到原文件发放部门填写“文件补发申请登记表”，向文件发行部门提出书面申请，并注明申请原因、需要份数、文件编号、文件类别等，由文件发行部门主管领导批准后方可补发——摘自《文件控制程序A/XL-QP-01》

4．4 文件遗失的处理

为防止商业机密外泄，治理文件管理混乱现象，节约办公成本，各部门应妥善保管技术文件，避免遗失，如有遗失则视文件的重要程度和可能带来的后果按以下规定处理：

注：1. 以上塑封状态是基于文件保护和使用等方面考虑的，与处罚额度无直接关系；

2. 处罚款项须建立专门台账，罚款的50%上交用于冲抵增加的管理费用和办公成本；

3. 每季度评选文件管理先进单位和个人，奖金从罚款的另50%中全额支出。

5. 职责

5.1 技术部是技术资料的归口管理部门，负责本事业部所有产品的技术文件编制，资料室

资料员负责各职能部门、事业部技术资料的管理。

5.2各单位兼职资料管理员名单详见《配件事业部资料管理网络图》。

5.3各职能部门兼职资料管理员负责本部门技术资料的管理，对下属基层单位的技术资料

管理负有指导、监督义务，并有考核的建议权。

5.4各基层单位（车间、独立班组、外检室等）兼职资料管理员负责本单位技术资料的管

理，要求建立详细的管理。

5.5技术资料管理的职权：负责技术资料的接收、登记、传递、归档、保存，有权对管辖

范围内资料的完整性和适用性进行检查并提出整改意见，对信息传递的准确性、及时

性负责。

4.1各使用单位、个人均有权利和义务就本职能范围内技术资料的有效性和可操作性提出

反馈意见，以便持续改进。

5 文件分发范围

注：

★未注明分发范围时按上述范围发放，已注明分发范围的按注明的范围发放；

★APQP、PPAP资料根据需要按注明的范围发放；

★硫化前尺寸图纸要发放到硫化车间1份、机加车间1份；

★工装图纸发由生产配套部转发到使用车间；

★财务部只发工装材料清单，在一项产品所有的工装下发后将清单汇集到一起交财务部。

6. 使用说明

6.1上报给各副总的技术资料只作为公司领导参考的依据，不能直接用于指导生产；送达各部门的技术资料可以用于指导生产，但不能作为生产用图；分发给各车间的技术资料只供本车间使用，不能用来指导其他车间生产；

6.2 转换图纸供部门、质量检验、车间管理者使用。除新品或非常规加工状态，车间操作

者不得直接使用，当产品可以正常加工时图纸由车间负责收回。

6.3 临时工艺指示单应有明确有效期限，有效期过后按原有工艺执行。

7. 图纸效力

因图纸管理不到位、信息传递不到位等原因，事实上存在不同状态或要求的技术文件同时在使用场所出现，这里给出使用指导目的在于区分有效与无效图纸，判定为无效的应立即隔离并及时告知资料室或技术部。

状态判定权限按以下联结逐步增强：

操作者车间管理者质量工程师项目工程师资料管理员（弱）

7.1 同类文件如工艺规程，当出现版本不一致时，以距离现在时间最近者为有效版本，旧版文件立即上交资料室处理。

7.2 其他不同类文件按以下联结逐步增强：

1) 工艺规程控制计划作业指导书更改通知单/工艺指示单

毛坯/粗加工图纸转换图纸

2) 工装检具图纸转换图纸

编制：审核：批准：

分发范围：

常务副总、管理者代表、生产副总

企管办、技术部、质量部、生产配套部、销售部、各车间