纸质档案数字化管理暂行办法

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纸质档案数字化的流程与方法

纸质档案数字化的流程与方法纸质档案数字化是将纸质档案转化为数字化档案的过程，是现代档案管理的一种趋势。

数字化的纸质档案具有易检索、易保存、易传输等优点，能够提高档案管理的效率和质量。

下面将介绍纸质档案数字化的流程和方法。

一、纸质档案数字化的流程纸质档案数字化的流程包括以下几个步骤:1.档案收集：收集需要数字化的纸质档案，包括各类文件、卷宗、图片等。

2.档案清洗：对收集到的纸质档案进行清洗，去除不必要的字迹、阴影等。

3.档案扫描：将清洗后的纸质档案扫描为数字化文件，可以使用激光扫描仪或高分辨率相机进行扫描。

4.档案数字化：将扫描后的数字化文件进行数字化处理，包括文件分类、命名、编码等。

5.档案存储：将数字化后的档案存储到数字化档案库中，进行加密和保护。

6.档案检索：通过数字化档案库中的档案信息，实现档案的快速检索和查找。

二、纸质档案数字化的方法1.激光扫描仪法激光扫描仪法是一种常用的纸质档案数字化方法，它能够快速、准确地将纸质档案扫描为数字化文件。

激光扫描仪可以通过高速扫描和高精度图像处理，将纸质档案扫描为高质量的数字化文件。

2.高分辨率相机法高分辨率相机法是一种将纸质档案数字化的高效方法，它可以通过高分辨率相机将纸质档案拍摄为高质量的数字化文件。

使用高分辨率相机拍摄纸质档案，可以最大限度地保留档案的原始信息和清晰度。

3.数字化处理软件法数字化处理软件法是一种将纸质档案数字化的简单方法，它可以通过数字化处理软件对纸质档案进行数字化处理。

数字化处理软件可以通过文件编辑、复制、粘贴、格式化等功能，将纸质档案转化为数字化文件。

以上就是纸质档案数字化的流程与方法的详细介绍。

纸质档案数字化能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理的成本，是档案管理的一种趋势。

纸质档案数字化工作流程与规范要求

档案资料保护档案基础查询档案全文检索构建知识服务系统
档案数据挖掘
总体架构示意图
元数据人物时间地点事件特点
展示关联网络地图
文本数据
挖掘算法
本体
民间传说中，唐末，天下大乱，各路英雄争雄，逐鹿于中原。黄巢农民起义异军突起，天秸元年(904)八月，朱全忠杀唐昭宗，第二年唐昭宗的遗腹子李昌翼出生，在徽州婺源考水被一个叫胡三的人收为义子，改姓胡。昌翼长大后，于五代后唐同光三年(925)中明经科及第，故其后裔称明经胡氏，因其是李姓后裔，明经胡氏忌与李氏通婚。明经胡氏人才辈出，最著名的有二支，即宋元时期的婺源胡炳文家族和近代绩溪胡适、胡雪岩家族。
数据检查及整理挂接
数字化成果接收
归档数据管理
电子档案发布利用
电子文件采集
生成电子档案
数据检查及整理
实时归档
归档数据管理
档案数据鉴定
发布利用
数据挖掘
(在线/离线)
数据分级存储管理
数据安全防护
6
馆（室）藏档案数字化工作是数字档案馆（室）资源体系建设的重要手段和方式，国家档案局对档案数字化工作十分重视。 2002年国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提，分阶段、分步骤实施档案数字化进程。 2010年国家档案局印发《数字档案馆建设指南》，指出传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。应当统筹规划，分步实施。应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。如果对馆藏档案无法一次性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分布实施。 2013年10月时任国家档案局局长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话，要求数字档案馆（室）建设的首要任务，就是要把纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化。不完成这项任务，档案馆（室）就不能实现转型升级，就必然要在大数据时代落伍，就肯定不能跨进现代化的门槛。

河南省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法

河南省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法第一条为规范纸质档案数字化成果接收，确保进入省档案馆的纸质档案数字化成果质量符合要求，根据国家有关标准和规定，结合河南省档案馆实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于省档案馆对省直单位纸质档案数字化成果的接收工作。

第三条各省直单位纸质档案数字化成果，应按照纸质档案移交进馆的期限，与纸质档案实体一并向省档案馆移交。

第四条省档案馆接收纸质档案数字化成果的范围按照《河南省档案馆档案收集范围规定》执行。

第五条各省直单位向省档案馆移交的纸质档案数字化成果应包括目录数据和图像数据。

第六条各省直单位移交的目录数据应当符合《河南省档案馆文书档案文件级目录数据库结构规范》要求，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，且采用DBF或XLS文件格式移交。

移交目录数据的计算机文件采用“全宗号+全宗名称+年度+.文件格式”的方式命名。

示例：“003河南省教育厅2008.dbf”。

第七条各省直单位应当以TIFF文件格式或JPG文件格式移交图像数据，并转换一套PDF或OFD文件格式作为利用格式一并移交，且图像文件命名、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像处理等应当符合《河南省档案馆纸质档案数字化技术规范》，确保图像的完整、准确与清晰。

第八条各省直单位移交的光盘中应包括目录数据和图像数据。

图像数据存储在文件夹中，目录数据和文件夹都应存放在光盘根目录，目录数据切勿存放在文件夹中。

第九条各省直单位应采用符合行业标准的档案级DVD光盘的方式，一式两套向省档案馆移交纸质档案数字化成果。

第十条各省直单位应确保移交光盘的质量。

在移交之前应对光盘进行检测，确保光盘的可用性、安全性；同时还应与纸质档案实体进行比对，确保移交数据的真实性、完整性。

第十一条移交的光盘应按照《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014）的要求对盘盒纸、盘面进行标识。

盘盒纸封面标识内容包括：光盘编号、套号、全宗名称、起止年度、内容摘要、保管期限、密级、保密期限、档案级光盘；盘盒纸封底标识内容包括：文件格式、类型及容量、运行环境、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注；盘脊标识内容包括：光盘编号。

纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法(DOC)

纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法(DOC)一、及目的纸质档案是指以纸张、胶片等物质载体保存的各类档案资料。

由于纸质档案存在着保存周期有限、易损坏、占用空间大等缺点，为了更好地保护、管理和利用档案，数字化加工成为当前档案管理工作的重要内容。

本文档主要是为了规范纸质档案数字化加工项目的验收管理，确保数字化加工的有效性、可操作性和可追溯性。

二、适用范围适用于所有纸质档案数字化加工项目的验收管理，主要包括纸质档案扫描、图像处理、文字识别及部分元数据的补录。

三、审核与验收3.1 项目批准•需要对项目的合法性和重要性进行审查，由领导审批后方可立项实施。

•针对不同项目要求，制定具体的数字化加工计划，明确加工范围、加工过程、加工结果等内容。

3.2 加工质量的检查•加工过程中，应根据制订的数字化加工计划，制定具体的操作方案，并明确对照组和试验方案。

•对数字化加工的影像、数据和元数据进行检查，包括加工日期、扫描设备、选区、分辨率、清晰度、图像内容、文字精度、数字化封装格式等。

•检查完后，将样机送相关专家进行评审，并据此发放加工合格证书。

3.3 验收和档案管理•进行验收前，由领导审定具体的验收报告和验收标准，明确验收时间和验收范围。

•按照制定的验收标准进行验收，对加工完成的数字化档案进行检查，包括数字化档案的规范性、文件内容的合理性、图像质量的可读性等要素。

•如果验收未通过，则需要验收方提出整改意见，整改完成后再次进行验收。

•验收合格的数字化档案，应按照规定进行封存和保管，并完成相应的元数据的补录。

四、验收文档•在验收过程中，需完整地记录加工的过程、情况及结果等，并形成验收文档，由主要负责人签字认证。

•验收文档中应包含以下内容：加工批准文件、数字化计划及操作方案、样机光盘、检查报告、评审意见及加工合格证书等。

五、附则•按照本文档要求进行数字化加工项目的验收管理，将有利于提高档案信息化水平，加强档案数字化与传统文化的联系，以满足人们对信息的需要。

纸质档案数字化规范

纸质档案数字化规范纸质档案数字化规范是指将纸质档案通过扫描、录入等技术手段转换成电子形式的一种操作规范。

纸质档案数字化的目的是提高档案管理的效率和便捷性，降低档案的保存成本，并便于档案的检索和共享。

下面是纸质档案数字化的规范要点：1. 核查和整理在数字化过程之前，必须对纸质档案进行核查和整理。

首先，核查档案是否完整，并将缺失或损坏的档案进行补充或修复。

其次，将档案按照分类、时序等原则进行整理，确保顺序和清晰度。

2. 扫描和录入将整理好的纸质档案通过扫描仪或其他相关设备转换为电子文件。

扫描时应保证文件清晰度和色彩准确性。

对于文字类档案，可以通过OCR技术进行文字的自动识别；对于图像、图片类档案，可以进行编辑和修复，以便更好地保留档案的内容和质量。

3. 统一命名和分类对于数字化后的档案文件，应进行统一的命名和分类。

文件名可以采用有意义的命名方式，如档案编号、日期等，以方便检索。

同时，将档案按照不同的类别、主题、格式等进行分类标注，并建立相应的文件夹或目录结构。

4. 元数据录入和索引建立对于数字化后的档案文件，应进行元数据的录入和索引的建立。

元数据包括档案的基本信息，如档案名称、创建日期、创建者、所属机构等；索引是对档案的内容和属性进行关键词标注，以便更方便地进行检索和查找。

5. 存储和备份数字化后的档案文件应按照一定的存储结构进行保存和备份。

可以采用硬盘、服务器、云存储等方式进行存储，并设定访问权限和安全措施，以保护档案的完整性和安全性。

同时，定期进行档案的备份和恢复，以防止文件丢失或损坏。

6. 数据质量和准确性的验证在数字化过程之后，需要对档案的数据质量和准确性进行验证。

首先，对数字化后的档案进行比对和校验，确保数字化结果与原始档案的一致性。

其次，进行数据质量的检测和修复，如修正错别字、调整图像亮度等，以提高档案的可读性和准确性。

7. 档案的检索和共享数字化后的档案应具备便捷的检索和共享功能。

可以通过建立档案管理系统或数据库，进行关键词检索、全文检索等操作，以方便用户查找所需档案。

纸质档案数字化操作规程

纸质档案数字化操作规程根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。

国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。

数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。

基本原则1、加强管理，保障安全遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。

涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。

加强档案数字化各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。

2、完善细节，规范流程对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加T o应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏洞和缺憾。

3.分工协作，夯实基础加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合，开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作，为加快推进档案数字化创造有利条件。

基本环节纸质档案数字化的基本环节为数字化前期准备、数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、数字化成果验收移交。

内容主要包括：制定数字化工作方案、案卷整理与交接登记、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果移交及管理等。

档案数字化从整理分件到案卷还原的各个环节，应以卷（盒）或批次为单位建立档案数字化加工流程单，记录每卷（盒）或每批档案数字化过程，确保档案扫描加工质量和效率。

制定方案对档案实体的基本情况进行摸底排查，根据排查结果，制定总体规划和分年计划，并按照本规范编制数字化工作方案。

包括档案数字化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及经费预算等内容。

案卷整理开展数字化扫描工作之前，应根据纸质档案实际情况，按步骤对档案实体进行整理鉴别，对需要说明、修裱、扫描等内容进行标识，以确保扫描加工质量和效率。

档案数字化过程需要交接的环节,应当填写档案调还卷登记表，确保交接清楚，手续完备，有据可查。

纸质档案数字化规范

纸质档案数字化规范
一、总体要求
1、纸质档案数字化必须贯彻落实“以人为本”的方针，尊重用户权益
实现信息共享。

2、纸质档案数字化的内容应充分反映历史价值、文化传承，合理应用
信息技术，实现信息资源的统一集成，确保信息安全与完整性。

二、技术标准
1、采用图像处理技术，对纸质档案进行拍摄和扫描，根据记录需求，
把纸质档案图像、音频、视频数据处理成图像格式、文本格式、文档
格式进行存储。

2、要求文件格式和质量达到标准，采用TIFF带压缩格式保存，便于
存储、检索和调阅，合理利用格式的优势，强化档案的管理、查阅等。

3、利用数据库技术、信息检索技术、图像检索技术等技术，帮助档案
馆实现档案资源的有效管理和识别与应用，优化档案管理能力。

三、管理规范
1、纸质档案数字化时必须完成鉴定，确定档案类别和合法性，保证清晰、完整的档案信息。

2、将原有的档案索引体系迁移至电子文档管理系统，以实现档案的集中、统一、有序管理，保证信息的安全。

3、对档案数字化过程，应记录处理环节，对每一步处理做出核实，并
记录正确性和完整性。

4、定期进行档案数字化管理培训和质量测试，保证档案数字化工作质量。

纸质文档数字化管理制度

纸质文档数字化管理制度第一章总则第一条为规范和规范文档管理，提高管理效率，推动信息化建设，减少资源浪费，提高工作效率，促进科学管理，保障信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有纸质文档的数字化管理。

第三条本单位所有部门、单位及其工作人员均应遵守本制度的规定。

第四条本制度的解释权归本单位办公室。

第二章文档数字化管理的基本原则第五条文档数字化管理应符合法律法规、规章制度和有关标准的要求，保证信息的完整性和真实性。

第六条文档数字化管理应严格遵循信息保密的要求，加强信息安全管理，确保文档不泄露、不遗失、不被篡改。

第七条文档数字化管理应以促进工作效率、减少重复劳动为目的，实现信息共享、协同办公。

第三章文档数字化管理的内容第八条文档数字化管理包括文档的扫描、归档、存储、检索和利用等环节。

第九条文档的扫描要求清晰、真实、完整，不得有涂改、遮挡、破损等情况。

第十条归档时，相关工作人员应将扫描后的文档按照分类和编号的规范进行整理和存储。

第十一条存储时，应选择符合标准的服务器和数据库进行存储，并进行定期的备份和维护。

第十二条检索时，可以根据相关信息进行检索，找到需要的文档和信息。

第四章文档数字化管理的责任第十三条本单位的负责人应当高度重视文档数字化管理工作，保障文档数字化管理制度的实施和落实。

第十四条文档数字化管理部门应根据工作需要，制定相关的管理规范和操作流程，并对相关工作人员进行培训和指导。

第十五条相关工作人员应按照管理规范和操作流程进行文档的数字化管理工作，并确保文档的安全性和完整性。

第十六条具体负责文档数字化管理的工作人员应定期对存储的文档进行检查和维护，确保文档的可用性和完整性。

第五章文档数字化管理的监督和检查第十七条本单位的财务部门应对相关设备和软件的采购进行审查，并确保采购的设备和软件符合标准和法律法规的要求。

第十八条相关单位和部门应协助文档数字化管理部门开展监督和检查工作，并配合对相关工作人员进行培训和考核。

纸质档案数字化工作指南

纸质档案数字化工作指南1总则1.1为规范纸质档案数字化工作，保障纸质档案数字副本质量，维护档案实体与档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》、《档案数字化外包安全管理规范》、《文献档案资料数字化工作导则》、《纸质档案数字化技术规范》等法律、法规、规范和标准，制定本指南。

1.2本指南适用于各级各类档案馆开展馆藏纸质档案数字化工作。

机关、团体、企业事业单位档案室纸质档案数字化可参照执行。

1.3本指南所称纸质档案指以纸张作为载体的档案，包括文书、图纸、照片、账册、清单、信札、电报、证书等。

1.4纸质档案数字化应坚持“以利用为导向，以保护为目的，以安全为基础，以全部为目标”的原则，采取科学的工作方法，优先数字化利用率高的档案，保全濒危档案信息，确保档案安全，力争实现全部档案的数字化。

2工作组织2.1应成立由主要负责人或分管负责人带头，档案保管部门、利用部门、保护部门、技术部门及行政部门负责人参加的数字化领导小组，负责数字化工作的统筹协调。

应指定相关部门专门工作人员组成数字化工作小组，具体承担数字化工作中的组织实施、业务指导、１技术保障、成果验收、后勤支持和安全管理等。

2.2数字化工作人员应具备相应的素质和技术水平，能够胜任本职工作，履行岗位职责。

使用外聘工作人员时应进行严格审核，确保档案安全。

3工作形式纸质档案数字化工作分为自主加工和业务外包两种方式。

自主加工是指档案部门自身组织人力，配备数字化加工设备，在本单位进行的档案数字化加工。

这种形式适用于涉密档案和少量重要、敏感、核心档案的数字化，它可以有效降低档案实体及信息的安全风险。

业务外包是指通过委托档案部门以外的专门数字化外包加工机构承接本单位的数字化加工工作。

这种形式适用于非涉密档案的数字化，它能够有效利用社会资源，克服档案部门人力资源不足的困难，加快数字化工作进度。

4工作启动4.1纸质档案数字化工作应在本地区信息化建设和档案事业发展的统一规划下，以专项项目的形式组织开展。

关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案

关于将纸质档案
数字化、电子化的工作方案
为解决传统的管理手段查询效率低和档案管理难度大的问题，同时为更好地保存档案和实现档案信息共享，我单位决定将纸质档案数字化、电子化，进行档案信息化建设。

特制定了关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案，共有四步。

具体步骤如下：
第一步，对档案进行整理、分类，建立科学合理的档案目录。

建立的档案目录应包括档案所有的信息内容，不仅要对档案精细、科学地分类，同时要能够反映出纸质档案存放的地址以及每一部分内容所在的书册和所在的页码范围。

第二步，根据档案目录，逐次逐类将档案数字化、电子化。

在第一步的基础上，按照档案目录的分类，将档案信息的每一类内容数字化、电子化，共有两部分工作。

一方面是将档案中单纯的文字信息电子化，转化成word、excel等电子文件的形式；另一方面是将档案中的协议书、合同书等具有重要特征的文本信息通过扫描转化成电子图片的形式。

第三步，将形成的各类电子化档案进行汇总、检查审核，纸质档案归档。

对第二步完成的各类电子化档案汇总成录，在汇总的过程中进行数据检查审核工作，确保电子档案信息的准确性，同时完成纸质档案的归档工作。

第四步，对电子化档案建立科学的检索方法。

在完成纸
质档案数字化、电子化后，将其中的内容与目录科学地联系在一起，建立科学、高效的检索方法。

档案数字化管理规定

档案数字化管理规定随着数字化时代的到来，档案管理也逐渐迈向数字化管理的时代。

为了适应信息化社会的需求，各国纷纷出台了档案数字化管理规定，以规范和指导档案数字化管理的实施。

本文将对档案数字化管理规定进行详细讨论，并介绍相关的实例，以提供更全面深入的分析。

一、档案数字化管理规定的基本内容档案数字化管理规定主要包括以下方面的内容。

1. 数字化档案的建设原则和目标：规定数字化档案的建设应坚持便捷、高效、可持续发展的原则，旨在实现档案信息的安全、准确、快速的获取与应用。

2. 数字化档案的技术要求：规定数字化档案的存储、传输、检索等技术要求。

例如，规定数字档案应采用国际通用的文件格式，保证档案的可读性和可打印性；规定数字档案的存储应满足安全性和稳定性的要求，采用备份和还原机制等措施；规定数字档案的检索应支持多种检索方式，如全文检索、属性检索等。

3. 安全和保密要求：规定数字化档案的安全和保密要求，包括对档案的访问权限控制、数字签名认证、数据加密等。

确保档案信息的安全可靠，防止非法访问和篡改。

4. 数据质量管理：规定数字档案的数据质量管理要求，包括数据的完整性、准确性、一致性等方面的要求。

要求对数字档案进行定期的验证和校验，确保数据的质量可靠。

5. 文档管理规定：规定数字化档案的文档管理规定，包括文档的命名规范、文档的归档和检索规范等。

要求对档案文件进行分类、标识和归档，方便后续的查询和利用。

二、档案数字化管理规定的实施案例以下是一些国家或地区实施档案数字化管理规定的案例。

1. 美国国家档案馆和记录管理局（NARA）出台了《电子记录管理规定》，旨在规范美国联邦政府机构的电子记录管理。

该规定要求机构使用标准化的电子档案格式，对电子记录进行分类、归档和检索。

2. 英国国家档案馆推出了《数字记录管理准则》（PRONOM），旨在指导和促进英国机构的数字记录管理工作。

该准则规定了数字档案的技术要求、数据质量管理要求等，为机构提供了详细的操作指南。

纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法

纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法1总则1.1为了规范纸质档案数字化加工项目验收管理，确保档案安全和项目质量达到有关要求和标准，特制定本办法。

1.2本办法适用于广西各级党政机关、人民团体。

2对象、依据及前提条件2.1各级档案行政管理部门根据相关规定接受本级行政区域内业主单位委托组织纸质档案数字化加工项目的验收。

2.2依据档案数字化加工项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料，按照国家和地方的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。

2.3项目验收的前提条件2.3.1项目按照合同要求全部完成，并满足使用要求；2.3.2各个分项全部预验收合格；2.3.3已通过自治区档案局指定软件综合应用测试；2.3.4各种验收资料完备，符合合同内容；2.3.5经过相关主管部门和项目业主同意；2.3.6合同或合同附件规定的其他验收条件。

3验收内容3.1分项验收：对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份等。

验收以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有档案和数据，抽检的比率不得低于档案和数据总量的5%。

3.2验收指标：以下分项抽检标记为“不合格”：未按数字化加工要求拆装、处理档案，档案破损、页码顺序错误、页数不清、目录不实；扫描档案技术指标错误，扫描、处理图像文件不完整、不清晰、不反映档案原貌以及有缺页、漏页、重页、顺序颠倒等质量问题；图像文件存储格式、命名未按规范要求；目录建库数据格式不符合规范要求，著录项目不全、内容不准确规范，不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的；数据备份不当造成数据丢失、错误，成品数据未进行多套备份。

验收抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”。

合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。

4验收程序4.1验收程序4.1.1预验收4.1.1.1项目竣工后经测试和试运行合格，项目承担单位根据合同、招标书、计划任务书，检查、总结项目完成情况后向项目业主提出预验收申请。

档案数字化管理制度

档案数字化管理制度为了更好地管理和利用档案资源，提高工作效率和保护档案安全，我公司决定制定档案数字化管理制度。

本制度旨在规范档案数字化管理的各项工作，并为相关人员提供明确的操作指南和规范。

一、制度目的档案数字化管理制度的主要目的是：提高档案管理效率，减少纸质档案的占用空间，降低档案管理成本，确保档案的安全可靠性，并便于查阅和利用档案资源。

二、档案数字化管理范围本制度适用于我公司所有部门的档案管理工作，包括纸质档案、电子档案和混合档案。

三、档案数字化管理流程1. 档案整理1.1 对于纸质档案，首先进行分类和整理，统一由专人负责，确保档案有序规范。

1.2 对于电子档案，必须按照统一的命名规范和目录结构进行整理和归档。

2. 档案扫描2.1 纸质档案扫描：将整理完毕的纸质档案交由专门的人员进行扫描，生成高质量的电子档案。

2.2 电子档案扫描：确保扫描设备的正常运行，保证扫描的准确性和完整性。

3. 档案索引与归档3.1 档案索引：对于电子档案，根据档案内容，建立相应的索引系统，确保档案的快速检索和查询。

3.2 归档：将扫描完毕的电子档案按照索引系统，存储至指定的档案服务器或云存储平台，确保档案的安全可靠。

4. 档案审查与调取4.1 档案审查：定期对档案进行审查和检查，确保档案的完整无缺、存储正常，并进行修复和备份工作。

4.2 档案调取：根据实际需要，对档案进行调取和借阅，并记录借阅情况，确保档案的使用和保密。

5. 档案销毁与保密5.1 档案销毁：对于已经扫描完成的纸质档案，按照规定的时间和程序进行销毁，确保档案的安全性和隐私保护。

5.2 档案保密：严格遵守档案保密的相关法律法规，确保档案的机密性和安全性。

四、档案数字化管理责任分工1. 部门负责人：负责组织和协调本部门的档案管理工作，确保各项工作按要求进行。

2. 档案管理员：负责具体的档案整理、扫描、索引、归档和审查工作，并定期向部门负责人汇报工作情况。

3. IT管理员：负责档案数字化管理系统的维护和更新，确保系统的正常运行和数据的安全性。

档案数字化管理制度

档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范档案管理工作，提高档案管理效率，保护档案安全，促进档案资源的有效利用，根据国家有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有档案管理工作，包括电子档案和纸质档案。

第三条档案数字化管理是指将纸质档案或电子档案进行扫描数字化处理，并进行电子化管理的过程。

第四条本制度的宗旨是规范档案数字化管理工作，确保档案的完整性、安全性和可用性，为本单位的科学决策、服务保障和信息公开提供有力支撑。

第二章相关法律法规第五条档案数字化管理必须遵守《中华人民共和国档案法》和其他相关法律法规，确保档案工作的合法合规。

第六条档案数字化管理必须遵守《中华人民共和国电子签名法》，采取合法有效的电子签名、加密保护等措施，保障档案的安全性和真实性。

第七条档案数字化管理必须遵守《中华人民共和国网络安全法》，建立健全档案网络安全保障制度，加强对档案数据的管理和保护。

第八条档案数字化管理必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格按照国家机密级别对档案信息进行保密处理，落实国家秘密管理要求。

第三章档案数字化管理的组织领导第九条本单位应当设立专门的档案管理部门或委派专人负责档案数字化管理工作，明确相关人员的职责和权限。

第十条档案管理部门应当制定档案数字化管理的具体计划和方案，明确数字化工作的时间节点和目标任务。

第十一条档案管理部门应当配备相应的技术人员和设备设施，确保档案数字化工作的顺利进行。

第四章档案数字化管理的内容和流程第十二条档案数字化管理包括但不限于以下内容：（一）文件扫描：将纸质文件进行扫描，转换成可编辑的电子文件；（二）电子文件归档：对扫描得到的电子文件进行归档整理，建立起电子档案库；（三）电子文件管理：对电子档案进行分类、检索和保管，确保档案信息的完整性和安全性；（四）纸质档案处理：对不再需要的纸质档案进行妥善处置，包括销毁、归档等；（五）档案审计：对档案数字化管理工作进行定期审计，保证数字化管理的有效性。

档案数字化管理规定

档案数字化管理规定随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方式已经无法满足现代社会的需求。

数字化管理成为了现代档案管理的发展趋势，以提高工作效率、保护档案安全为目标。

为了规范档案数字化管理，保证其顺利进行，下面制定了档案数字化管理规定。

一、背景和目的档案数字化管理的背景是信息化时代的发展需求和国家对档案管理的要求，其目的是通过数字化技术对档案进行准确、高效、安全的管理，提高档案管理的效率和质量。

二、适用范围本规定适用于各类机关、企事业单位、学校等组织，对其管理的各类纸质档案、电子档案及其他形式的档案遵循数字化管理。

三、档案数字化管理的原则1. 法律合规原则：档案数字化管理必须遵循国家相关法律法规和档案管理制度，确保合法合规。

2. 信息安全原则：档案数字化管理过程中需要注意信息安全和保密，防止档案被非法获取、篡改或销毁。

3. 数据可追溯原则：档案数字化管理应保留操作痕迹和版本记录，确保档案的可追溯性和可控性。

4. 数据完整性原则：档案数字化过程中需要保证数据的完整性，防止数据丢失或损坏。

5. 流程规范原则：档案数字化管理需要制定完善的操作流程和工作规范，确保操作的一致性和规范性。

四、档案数字化管理的要求1. 技术设备要求：档案数字化管理需要配置专业的数字化设备和软件系统，保证对档案的扫描、存储、检索等操作的高效和准确。

2. 数据采集要求：档案数字化管理需要对纸质档案进行扫描、拍摄或录入等方式进行数字化采集，确保数据的真实性和完整性。

3. 索引和标引要求：对数字化档案进行索引和标引工作，建立起档案目录和检索系统，方便用户进行查询和利用。

4. 存储和备份要求：数字化档案需要进行规范的存储和备份，确保数据的安全性和可靠性，避免丢失或损坏。

5. 查询与检索要求：建立起档案数字化管理平台，对各类档案进行分类、整理、编目，实现方便快捷的查询与检索功能。

6. 数据保存和保护要求：对数字化档案进行定期检查和维护，确保数据的保存和长久的可访问性。

关于开展纸质档案数字化工作的指导意见

江西省纸质档案数字化管理与技术规范（试行）（征求意见稿）为规范我省纸质档案数字化工作，促进纸质档案数字副本凭证效力，保障档案实体与档案信息安全，现根据《中华人民共和国档案法》以及《信息与文献—文件档案数字化实施指南》（ISO/TR 13028：2010（E））、《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T20530-2006）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等相关标准，制定本规范。

1 范围本规范规定了纸质档案源版数字副本制作的各项要求，其衍生品的制作可参照执行。

本规范所称纸质档案数字副本是源版数字副本及其衍生品的统称。

源版数字副本是指使用扫描仪等数字成像设备对纸质档案进行数字化转换而直接生成的静态图像文件。

对源版数字副本进行压缩、格式转换、识别等处理而生成的静态图像文件、版式文件或纯文本文件等，为源版数字副本的衍生品。

本规范适用于各级国家综合档案馆、机关、团体、企业事业单位对馆（室）藏纸质档案进行批量数字化转换，可作为编制数字化工作方案的依据。

纸质照片档案、办公自动化等业务系统流程中的纸质文件（档案）数字化可参照执行。

2 基本原则2.1统筹规划，分步实施应根据档案原件破损程度、重要程度、利用需求等确定数字化对象，统筹规划、分步实施数字化转换。

各级国家综合档案馆馆藏国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专门档案应优先进行数字化。

2.2维护凭证，保障安全纸质档案数字副本制作单位应能表明该数字副本是档案原件真实、完整、可靠与可用的复制件，为此，必须在数字化过程中实施全程管理。

有防止伪造和出错的安全管理措施，对数字化对象实行审批制，数字副本的制作应符合相关标准的要求，采用合适的数字化技术，精确复制档案原件，捕获必要的数字化元数据，执行规定的质量控制程序，数字副本制作各环节有当事责任人的签字，按规范要求移交数字化成果。

应采取严格的、贯穿数字化全程的管理措施，确保档案原件与档案信息安全，杜绝丢失、损毁、非法篡改档案原件等安全事件的发生。

浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法——浙档〔2007〕4号

浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法浙档〔2007〕4号为加强省直单位纸质档案数字化成果的集中安全管理和有效开发利用，根据国家有关标准和规定，结合浙江省档案馆实际，制定本办法。

第一条本办法适用于省档案馆对省直单位加工制作的纸质档案数字化成果的接收工作。

第二条各单位加工制作的纸质档案数字化成果，自相对应的纸质档案形成之日起满5年，向省档案馆移交。

第三条省档案馆接收范围参照纸质档案接收范围执行。

第四条各单位应采用DVD光盘的方式、一式两套向省档案馆移交纸质档案数字化成果。

第五条各单位向省档案馆移交的纸质档案数字化成果应包括目录数据和已按《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》的有关规定作了筛选处理的图像数据。

已进行OCR文字识别的，可同时移交OCR文字识别形成的TXT文件，TXT文件的命名方式参照图像文件命名。

第六条各单位移交的目录数据必须符合《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，且须采用DBF文件格式移交。

第七条各单位须以多页TIFF文件格式移交图像数据，且图像文件命名、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像处理等必须符合《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》的规定，确保图像的完整、准确与清晰。

第八条各单位应确保移交光盘的质量。

光盘刻录完成后，应进行质量检查，确保光盘的可读性、安全性；应与原始数据进行校验，确保移交数据的准确性、完整性、可读性和安全性；并在移交的光盘表面标示移交单位名称、全宗号、光盘编号，在单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。

第九条各单位在进行纸质档案数字化成果移交时，应事先做好质量检查工作；同时提前3个月向省档案馆提出移交申请，省档案馆在接到申请后1个月内，上门协商确定移交有关事项，并对纸质档案数字化成果按《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》的有关规定开展质量验收检查。

第十条凡通过验收确认进馆的纸质档案数字化成果，省档案馆填写《纸质档案数字化成果交接文据》（见附表）一式两份，由双方签章确认，其中一份由移交单位保存，一份由省档案馆留存。

国家档案局关于发布《纸质档案数字化规范》等12项档案行业标准的通知

国家档案局关于发布《纸质档案数字化规范》等12项档案行业标准的通知文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2017.08.02•【文号】•【施行日期】2018.01.01•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】标准化正文国家档案局关于发布《纸质档案数字化规范》等12项档案行业标准的通知各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准，以下12项标准为推荐性行业标准，现予以发布，自2018年1月1日起实施。

1.DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》（代替DA/T 31—2005）2.DA/T 35—2017《档案虫霉防治一般规则》（代替DA/T 35—2007）3.DA/T 59—2017《口述史料采集与管理规范》4.DA/T 60—2017《纸质档案真空充氮密封包装技术要求》5.DA/T 61—2017《明清纸质档案病害分类与图示》6.DA/T 62—2017《录音录像档案数字化规范》7.DA/T 63—2017《录音录像类电子档案元数据方案》8.DA/T 64.1—2017《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级的划分》DA/T 64.2—2017《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》DA/T 64.3—2017《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》9.DA/T 65—2017《档案密集架智能管理系统技术要求》10.DA/T 66—2017《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》11.DA/T 67—2017《档案保管外包服务管理规范》12.DA/T 68—2017《档案服务外包工作规范》国家档案局2017年8月2日。