第14讲 数据的排序、筛选和分类汇总

第14讲

数据的排序、筛选和分类汇总（先提问、讲解上节课的操作练习4、5、6、7）

我们已学了工作表中数据（如学生成绩）进行一些简单的统计和计算（如求总分、平均分）的方法，这一节我们将学习对数据表进行更多的管理和分析。

一、认识数据表：

在工作表中，我们可以输入各种文字、字符、数值、日期、公式和函数，以及各种修饰，其中有一种规则的数据内容组成一个规范的数据表（由数据列（字段）和数据行（记录）组成）。规范的数据表要求满足如下条件：（打开：“成绩按部门汇总”表演示）

1）规范的数据表由几列字段组成，每个字段的顶部是其列标题（称字段名）；

2）每个字段中各单元格内容类型一致（如列标题是“姓名”下面单元格是文字组成的字符类型；列标题是“语文”下面单元格是分数组成的数值类型）；（演示）3）规范的数据表和工作表中的其它信息之间至少留出一个空行和一个空列。以区分数据表和其它数据；（演示）

5）用第一行做字段名；每一行数据称为记录。（演示）

二、数据排序：

排序的目的是数据表中行（记录）按要求（按指定字段名—关键词）重新排列位置。

以“学生成绩示例.xls”中的“成绩统计示例”表）为例，：

1）选定数据表；（鼠标点击数据表中的任一单元格）

2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，弹出“排序”对话框；

3）在上对话框中，输入排序要求（如：递增、递减、关键词的选定、是否包含标题？等）后，按“确定”即可。

排序也可以同时按主关键词、次关键词来排序；（演示）

提问1：对按“总分”排序“成绩统计示例”工作表，如何按总分加上名次？

提问2：按总分加上名次后，要求最终学号次序不变，再如何处理？

三、数据筛选：

当数据表中记录较多时，Excel可显示满足条件（筛选出）的记录，其它记录隐藏起来。

下面以“自动筛选”为例来看看如何进行记录(数据行)的筛选。

1、用“自动筛选”菜单进行筛选。

以“学生成绩示例.xls”中的“成绩按部门汇总”表）为例，演示。

方法：1）选定数据表；（鼠标点击数据表中的任一单元格）

2）单击“数据”菜单中的“筛选”项中的“自动筛选”命令，则字段名单元格出现箭头按钮。

3）单击要筛选的字段名旁箭头按钮，出现包含所有数据的选择列表，在选择列表中选择满足某个条件的数据即可。

（演示）

2．用“自定义”筛选条件进行筛选。

有时用户在进行筛选时，同一个项目下筛选条件有多个，此时仅用筛选箭头就不能实现了，Excel为我们提供了“自定义”筛选条件进行筛选。

以“学生成绩示例.xls”中的“成绩按部门汇总”表）为例，在“自动筛选”命令后，单击要筛选的字段名旁箭头按钮，出现包含所有数据的选择列表，在选择列表中选择“自定义”项，输入2个条件即可。（演示）。

3、关闭筛选

如果想取消“自动筛选”。可打开“数据”菜单，选择“筛选”，然后单击“自动筛选”命令即可。

四、分类汇总：

分类汇总是按某一字段分类统计(汇总)。如某工厂可按部门统计工资和、平均数等。

1、建立分类汇总

下面以“学生成绩示例.xls”中的“成绩按部门汇总”表为例，求出各部门有关项（如：总分、数学等）的平均值。

方法：选定数据表，按“部门”排序（在进行分类汇总前，通常需要先排序！，对文本可以按笔画排序），选择“数据”菜单下的“分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中设定：

分类字段（如选择部门）；

汇总方式（如选择平均值）；

选定汇总项（如选择工资、数学等，可多项汇总）；

点击“确定”,既显示各选定汇总项的分类汇总结果。（演示）

2、分类汇总的分级显示

在创建分类汇总时，Excel自动分级显示工作表。在工作表左边的分级线，以及线上边的数据是分级显示符号（+或—），通过单击分级符号，可以折叠分级显示。

单击在分级显示区域的加号（+）、减号（—）可以显示或隐藏明细数据。加号是显示明细数据按钮，减号是隐藏明细数据按钮。

3、分类汇总的取消

清除分类汇总的方法很简单，只要在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮就能将分类汇总删掉。

五、上机练习：

打开“学生成绩示例.xls”文件，完成：

1、对“成绩统计示例”工作表中的总分（字段）进行排序，按总分排出名次,再

排序使学号次序不变。

2、筛选出总分大于500分、小于520分的同学，再筛选出同时语文成绩是87

分的记录；

3、对“成绩按部门”工作表按部门（字段）进行分类汇总操作。

4、完成思考题：《思考题分类汇总和均匀分班.xls》

（预告：下周上机考试Excel + 期中考试(笔试内容为开学基本知识到Excel)）

2009-10-16