《秘书学概论》思考题答案-第一章.doc

《秘书学概论》绪论

1.秘书学发展阶段的成果表现在哪些方面？

秘书学发展阶段的成果可以概括为:(1)秘书职能的发展转变(2 )建立了秘书学科(3 )秘书职业化的初步形成(4 )秘书工作手段与方法的大变革

2.秘书学的研究对象是什么？秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。

3.从广义看，秘书学研究的内容和范围包括哪些？

从广义层面我们认为，秘书学是一个包括理论秘书学、应用秘书学、历史秘书学和秘书教育学四个主要部分构成的理论体系。

4.秘书学与文书学、档案学有什么区别？

秘书学、文书学、档案管理学都是独立的、密切相关的学科。

从学科产生的时间来看，档案学的产生已有70多年历史，文书学与档案学产生的时间大致相当，领属于档案学的档案管理学产生的时间也相对较早，而秘书学产生的时间距今只有30年。

从研究对象来看,秘书学研究秘书工作与秘书活动及其规律,文书学研究文书现象及其规律，档案管理学研究档案形成、发展和档案工作实践。这是它们各自成为独立学科并相互区分的主要标志。秘书学作为一门独立学科，有自己独特的研究对象和研究范畴，比如秘书学研究文书与档案，不能混同于文书学和档案管理学。"秘书学不能一般性地去研究这些内容，应当从秘书工作的特点出发，根据秘书工作的需要和要求，研究与秘书工作有密切关系的那部分文书工作与档案工作的内容。"所以说，秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，也是有明确分野、各自独立的学科。

《秘书学概论》第一章

思考题参考答案

1.什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？

定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。应从三个

方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边;二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务;三是秘书工作的根本性质是辅助管理。

《秘书国家职业标准》（2006 ）:

秘书是"从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。〃《辞海》对于秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。

2.中国古代秘书的称谓有哪些？

中国古代多无"秘书”之名，而行"秘书"之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。《史记》载，黄帝时期的"仓颉"、"沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。

从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。其称谓各不相同。如秦汉时丞相、御史大夫,尚书属于中央秘书,皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使;清代的军机大臣、六科给事中等。这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职,属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政,受到高度重视。

除了在中央设有秘书机构和秘书人员，在军队和地方也都设有专门的秘书人员，负责草拟文书、办理公务、掌管典籍,辅助地方官员决策。如魏晋时军队中军幕府设有文字秘书称记室令史；唐宋时期军队秘书官有判官、孔目、记室参军、掌书记等。地方也设置了不少秘书机构辅助地方政府办理公务，如知事、书吏、典吏、抄事、贴书等。

直至近代，中华民国临时政府在南京成立,孙中山在大总统府设置“秘书处"，在其中设有秘书长、秘书，至此"秘书"具有了现代意义。

3.简述中国秘书职业的分类。

在我国现代秘书的分类问题上，历来说法不一，各执一词，研究者从各自的角度出发，按照不同的标准对秘书进行了分类：

常崇宜在其主编的《秘书学概论》中指出：秘书的分类有一定的难度，一是难在过去定义尚未解决，何从分类；二是难在我国社会正处在急剧发展变化的过程中，比如在"文革"前，秘书即使是经济单位的秘书,也基本上都是"政治型”的。而今天则财经型秘书、涉外型秘书、商务秘书、科技秘书等等大量出现。然而没有分类，

秘书学研究又无法深入。因此，从我国秘书的工作实际出发，粗线条地把我国秘书分为公务秘书与非公务秘书两大类。

张同欣、杨锋在其主编的《秘书学概论》中指出：我国秘书的分类，可以从横向和纵向两个方面来分。在横向分类中,按服务对象和经济支取分为公务秘书和私人秘书;按业务范围宽窄分为通用秘书和专业秘书；按精力投放的多少分为专职秘书和兼职秘书;按智能特长分为参谋型秘书、办事型秘书、公关型秘书、技术型秘书、秀才型秘书和综合型秘书;按组织内部分工分为行政秘书、文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、生活秘书、外事秘书、会务秘书;按秘书所从事的行业特征分为企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书。在纵向分类中，按组织级别分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书和基层单位秘书;按职务高彳氐的角度分为高级秘书、中级秘书和初级秘书；从辅助功能的角度分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书和技术操作层秘书。

丁晓昌、冒志祥在其主编的《秘书学与秘书工作》中指出：秘书的分类问题是一个具有动态性的问题, 它是随着社会的发展、国家机构改革形势的变化而变化的。随着社会的不断进步，秘书工作内容日益丰富、范围日趋广泛,秘书的分类也越来越细。对我国当代秘书所作的粗略划分是：按秘书的工资支付来源分为公职秘书和私人秘书;按秘书任职的单位性质分为公务秘书和企业秘书;按辅助对象分为集体秘书和个人秘书;按职业角度分为通用秘书与专用秘书;按秘书工作内容的角度分为机要秘书、业务秘书和行政秘书; 按秘书工作性质的不同分为政务秘书、事务秘书和专业秘书。

4.秘书职业的特点有哪些？

（一）广泛性（二）近身性（三）服务性（四）从属性

5.联系实际，谈谈实现中国秘书职业化的途径。

Q）加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业观念（2）制定法律法规，完善职业监督（3）在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘书上岗制度，严格职业准入（4）深化秘书学理论研究和秘书职业研究

《秘书学概论》第三章

1.秘书的精神素养包括哪些内容，如何提高秘书的精神素养？

答：秘书的精神素养包括秘书的思想政治素养和秘书的职业道德与作风修养两大部分。

秘书要想提高精神素养，首先要加强自身的思想政治修养，通过学习马克思主义哲学提高政治理论水平；熟悉国家的各项法律法规，树立法制观念；了解政府的各种方针政策，准确把握政策导向。其次要加强职业道德修养，在实际工作中默默奉献，甘当配角；严守机密,守口如瓶；在日常工作中实事求是,不弄虚作假；与人

交往一视同仁，不卑不亢；待人接物诚实守信，一诺千金。再次，要加强自身的工作作风修养，养成办事雷厉风行、严谨细致、谦虚谨慎、勤奋耐劳、思路清晰的良好工作习惯。

2.秘书的知识结构由哪几部分内容组成？

答：秘书的知识结构包括（1 ）基础知识（2 ）专业知识（3 ）相关知识三大部分，其中

（1 ）基础知识主要包括：马克思主义理论知识、语言文字知识、历史地理知识、法律法规知识以及办公自动化方面的知识。

（2 ）专业知识主要包括:秘书学、文书学、应用写作学、档案管理学、公共关系学等知识。

（3 ）相关知识主要包括：领导科学、管理学、经济学、心理学以及社会学、伦理学、决策学、咨询学、统计学、新闻学、传播学以及文学、美学等方面的知识。

3.秘书的能力素养的具体内容是什么？

答：秘书的能力素养包括:（一）基础能力（二）专业能力（三）基本技能三部分,其中

（一）基础能力主要包括:观察力、注意力、记忆力、思维力等。（二）专业能力主要包括:表达能力（含书面表达能力和口头表达能力）、办事能力、管理能力、应变能力、社交能力等。（三）基本技能主要包括：现代化办公设备的操作技能、常用办公软件的使用技能和网络办公技能等。

4.秘书应该具备哪些心理素质和性格特征？

答：秘书应该具备的心理素质有：正确而高尚的工作动机，对本职工作浓厚的兴趣，坚强、果断的意志，积极、乐观的情绪，要克服自卑、自负、嫉妒、焦虑、厌烦的工作情绪。

秘书应该具备的性格特征是：开朗豁达、坚韧顽强、宽容友爱、幽默风趣、稳重自制。

5.联系以下企业秘书的职责，谈谈秘书应该具备的职业素养。

答：秘书应具有全局意识,凡事能从单位整体利益出发,要具备良好的沟通协调能力、一定的组织管理能力、较强的辅助决策能力、以及一定的领导能力和优秀的写作能力，要成为领导得力的助手。

《秘书学概论》第四章

1.秘书职能的基本内容包括哪些，怎样认识和理解秘书职能？

答：秘书职能的基本内容包括办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查

所谓职能，是指"人、事物、机构应有的作用；功能"。如此，秘书职能，是指在组织管理过程中，秘书所担负的职责和应发挥的作用与总体功能。秘书职能具有较强的概括性，它从宏观上规定秘书的工作方向、活动

范围和办事标准。秘书职能的主体是秘书，而不是其他。秘书以独特的秘书工作，促进管理职能的实现，提高

组织管理效率。

秘书职能区别于秘书业务与秘书实务。秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书工作的具体内容与工作的方式方法。秘书业务与秘书实务二者均属于"操作层面的具体事务,且因主管或组织需要的不同而各有不同。"秘书职能与秘书工作也是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的概括与抽象。因此，把秘书职能划分为一般职能、基本职能和某项具体职能是不可取的。

20世纪突出强调秘书机构的参谋助手作用、督促检查作用和协调综合作用。而秘书职能不仅要概括地体现秘书活动的基本内容，也要体现秘书职业的功能和作用。

2.怎样理解秘书职能与秘书工作的关系？

答：秘书职能与秘书工作是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的概括与抽象。因此，把秘书职能划分为一般职能、基本职能和某项具体职能是不可取的。

秘书职能，是指在组织管理中，秘书所担负的职责和应发挥的总体功能。秘书以独特的秘书工作，促进组织管理职能的实现,提高组织管理效率。

根据秘书职能特征，可以把秘书工作分为四类：一是日常事务工作；二是专项工作；三是领导授意工作；四是参谋辅助工作。

秘书四大职能，即办理事务、沟通协调、辅助决策、检查督办。秘书四大职能以办理事务为基础，以辅助决策为核心，相互联系、相互渗透，形成一个有机的不可分割的整体。

3.秘书工作的内容有哪些，怎样认识秘书授权工作的内容、特点与要求。

答：根据秘书职能特征,可以把秘书工作分为四类：一是日常事务工作；二是专项工作；三是领导授意工作；四是参谋辅助工作。

秘书授权工作的内容：文书拟写、督查工作、协调工作

秘书授权工作的特点：

一是被动工作。是在组织领导授意之下以被动的方式进行的，是代表组织领导说话，具有较强的遵命性；二是针对性强。具有鲜明的针对性，对象非常明确。三是群体智慧。秘工作往往需要发挥群体优势，集思广益，是集体智慧的结晶；四是政策性强。要以党和国家的路线、方针、政策为依据，又要能够提出政策性强、便于基层执行的指令。

秘书授权工作的要求：

秘书根据领导授意代组织立言，体现领导意图和愿望的写作活动。

能够严格按照法律法规办事,保障有关方针、政策的贯彻落实，切实实现政令畅通，令行禁止。重点在于围

绕重要管理指令和中心工作，抓大事、要事和久拖不决之事。

开展协调工作有利于实施领导管理，保证政令畅通；有助于和谐组织内外人际关系，增强组织的凝聚力和向心力。

《秘书学概论》第六章

1.如何理解秘书工作的一般规律？

服务领导公务活动，辅助领导管理,适应领导的观念与行为，是秘书工作的基本规律。

(1)从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律

秘书工作的实质是为领导服务;秘书活动随领导活动的产生而产生;哪里有领导活动，明S里就有秘书的工作；秘书服务要领导公务需要;秘书工作的质量影响领导效果。

(2)从辅助领导管理看秘书工作的一般规律

辅助领导管理是秘书工作的中心任务；辅助领导管理的基本内容；秘书工作者必须努力提高辅助水平；秘书对领导的辅助是综合辅助；秘书工作有一定的权威性；辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系。

(3)从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律

全面领会领导意图；取得领导的信赖；研究领导工作特点；秘书必须适应领导的观念和行为。

2.如何正确运用秘书工作的一般规律？

服务领导活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为,是秘书工作的一般规律。这些规律适用于古今中外的秘书工作，都是秘书工作中的固有的、本质的联系。秘书工作和秘书人员本身，就是领导需要的产物，服务领导公务活动是领导对秘书工作的基本要求。辅助领导管理的有效程度，是衡量秘书工作的重要标准。适应领导的观念与行为，有利于秘书职能作用的有效开展为领导服务是秘书这一职业的宗旨，这是不能由秘书个人的意愿所改变的。这就是这一总规律的理论基础。认识这条规律，有助于推动秘书工作健康发展；遵循这一规律,既有利于提高秘书工作的质量和效率,又有利于对领导工作的辅助和优化。违背了它，就决不可能做好秘书工作，秘书也就失去了存在的价值。

3.简述ABC重点管理法的应用。

ABC重点管理法,又称巴雷托分析法、主次因素分析法、ABC分析法、分类管理法。

是根据事物的经济、技术等方面的主要特征，运用数理统计方法，进行统计、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重点与一般，从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。借鉴这种管理方法的内涵是在被动接

受任务后，主动安排办理顺序。即按照重要和急缓程度分类排列办理顺序,将要事急事列为A类，要高度注意，优先处理慎重处理。舍得时间，优先解决重要的紧急的少数问题。将重要但不急办的事项列为B类，较慎重处理，确保各项工作按质按量在规定的时限内完成。将一般性事务和可暂缓办理的事顼列为C类，采取合并同类顼的方法有计划地进行一般处理，也可留到时间比较充裕时办理。比如,在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导,这样既节省了来回送文的时间,又可避免因琐事而频繁地出现。

4.简述秘书协调方法的类型。

(1 )会议协调是一种正式协调方法，是秘书协调工作中最常见、最基本方法。协调会议围绕特定的主题，面对面地反复进行沟通，开拓思维视野，具有集思广益的功能。协调会议吸收与工作有关的组织和人员共同参加，顾及方方面面的权益，防止独断专行。

(2 )走访调研协调法对不宜召集会议形式的协调事项，可直接与被了解的人接触，就反映的问题或某些工作，耐心听取对方的意见看法。通过讨论获得统一或部分统一的结论。涉及几个部门的事项还应广泛走访分别协商达到统一。

(3 )征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工作，如制定计划、修改文件、协调进度等，都可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成协调任务。一般均由秘书传递转单文件、计划讨论稿、某些商议材料等,秘书还要整理经数个部门领导或有关部门人员阅签后的意见，集中起来形成相对一致的意见，向领导汇报。

(4 )政策法规协调方法，是以系统完备的政策法规体系为依据的协调方法。政策法规既是各级各类组织开展各种活动的依据和标准，也是管理事务调整工作活动过程的精神成果。

(5)会稿协调法指的是若干相关部门和个人,为处理相关问题,就所认同的内容与合作的事项等, 共同撰写文稿的过程。

5.简述秘书信息沟通的具体方法。

信息沟通的方法有多种多样，可按各类标准划分为各种类型。根据秘书信息沟通对象的不同，秘书沟通可分为纵向信息沟通和横向信息沟通；根据信息沟通所使用工具的不同，秘书沟通的方法可分为语言信息沟通、非语言信息沟通、网络信息沟通等。

秘书信息沟通的具体方法有

(1 )纵向信息沟通包括

%1上行沟通也称向上沟通，即秘书与领导的沟通。这种沟通是秘书对领导的要求做出反馈、表达态度、

汇报情况、使领导了解工作的进度过程；是秘书向上级提供新的信息资料，呈送材料、反馈交流信息、下情上

达、服务领导工作的过程。

%1下行沟通领导向秘书传达命令，下达任务，或秘书向下级部门传达领导意图的上情下达过程。是传统的完成工作的方法。

(2 )横向信息沟通也称平行沟通或秘书与职能部门的沟通，是指在同级之间，或不相隶属的各单位之间的信息传递。

(3)语言信息沟通包括

%1口头信息沟通无论是横向沟通还是纵向信息沟通，都离不开口语表达。口头沟通是信息沟通的主要形式,即以说话的方式,把信息变成言语进行传递和反馈，如交谈、会议、解释、接待、发言、演讲、打电话等。

%1书面信息沟通即用文字、符号、图表、数字等书面形式进行信息传递交流，也是秘书经常采用的信息沟通方式。这种信息沟通包括如文件、简报、报表、报告、会议记录、新闻稿件、工作计划总结，书籍和文献资料，以及各种信件、电报等。

(4 )非语言信息沟通就是由个体的躯体各部位所发出的身体语言，它涉及表情、动作、手势、姿势、声音、服饰、距离等非言语手段进行的信息交流，是口头沟通的重要辅助形式，具有修饰性、替代性、散发性和暗示性等特点,能表达语言难以表达的思想情感,起到强化口头沟通的作用。它是秘书人员在与领导者、公务人员和其他社会成员的交往中，不可缺少的一种补充信息沟通形式。

(5)网络信息沟通

利用网络，秘书可以在第一时间向领导提供最有效，最新的信息；快捷便利发布和收集相关信息；自由的选择接受信息的内容、时间和方式，比如文字方式、图片方式、视频方式等。

6.简述提高时间利用率方法。

(1 )提高单位时间的利用率。处理工作要专心致志，集中注意力，用最短的时间完成任务，在精力旺盛之时，迅速处理各种事务。

(2 )建立正确的时间观念。培养节约时间的技能，简化处理事务的程序。例如可用电话解决的问题不开会，不写信；开会目标明确，减少开会人数，缩短时间；复函处理困难工作；通话简洁，集中回复电话, 储存好常用电话号码。

(3)善于挤时间。用头脑清醒的时间撰稿,随时备好纸和笔，做好记录备忘提示；在最紧急的时候, 也要把握最后一分钟，防止返工。

(4 )合理使用零碎时间。所谓零碎时间是指不构成连续时段的某项工作与另一项工作街接之间的空余时间。这种空余时间，一种是不可预计的零碎时间；另一种是事前可以预计的零碎时间，如公务出差的候机候车时间，等待会谈代表来到的时间等。

(5 )充分利用现代科技手段，有效利用节约时间的工具。秘书可以改善设备与工作环境。经常整理办公桌，备品摆放方便取用，使用适当的文具档案设备妥善保管资料，随时更正，加入最新资料。准备大垃圾桶，把没用的东西丢掉，免去重复翻找，减少找东西的时间。充分利用办公自动化设备，如个人备忘录、台历、通信薄、手机提示功能、计算器、电传、电话、录音笔、录像机、录音机、复印机等。工具齐全适用，才有助于秘书提高工作效率。

在实际工作中，秘书应综合运用使用各类节约时间的工具，改进运用时间的方法，更加有效地使用时间资源，提高工作效率。

《秘书学概论》第七章

1.高效的秘书团队应具备哪些条件？

（一）共同的目标

1.明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值O

2.共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效O

（二）互信的协作

1.应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。

2.团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。

（三）明确的职责

1.一个高效的团队应根据每个成员的个体特质安扣淇在团队担任不同的角色并进行明确的分工。

2.秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。

（四）较强的执行力一所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能目标。

2.简述秘书团队的内部结构

（一）团队规模一秘书团队人数以2-7人为宜

（二）角色

1.根据每位成员的气质如胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质，和专业背景

2.必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。

3.可从秘书事务能力、文字能力、沟通能力、表达能力、公共关系能力、办公自动化运用能力、协调能力等综合素质考虑。

（三）领导——领导是高效能秘书团队的核心人物，他承担着管理、建设团队的重任。

（四）规范一规范是用以约束团队成员并被团队成员共同接受和认可的一些行为准则。

3.秘书团队的成长要经历哪些阶段？每一阶段的任务是什么?

秘书团队组建期。这个阶段，秘书团队应完成以下三方面的工作：一是形成团队的内部结构框架；二是建立团队与外界的初步联系；三是培养团队成员对团队初步的认同感与凝聚力。

秘书团队磨合期。为顺利度过磨合期，团队在这一阶段可通过下述方法和手段帮助构建和谐的团队文化，如通过举办一些生活化的集体活动帮助成员彼此沟通、理解、互相包容、相互欣赏；用团队的"愿景和目标〃来凝聚人心，激发成员"因公忘私"的崇高感；团队领导者应自觉提醒成员将主要的力量集中于外部的竞争对手,通过注入"一致对外"的意识增强团队成员的向心力；可适当采用〃对团队绩效的奖赏" 作为手段来强化团队内的承诺意识。

秘书团队规范期。规范期是团队经过艰苦的磨合阶段,开始逐步走向稳定和成熟的阶段。在这个阶段, 团队内部成员逐渐适应彼此之间的工作个性、互相尊重各自的工作价值，另一方面在此阶段，团队可能矫枉过正，出现行为与思维方式的同质性，规范期有可能变成创造力蜕化的平庸期。因此这一阶段在异中求同的同时还应特别强调同中求异，既有多元的工作理念、工作个性、工作思路，又能和谐共处、彼此尊重。

秘书团队成熟期。在这个阶段，团队开始成为独特的"这一个”，一种具有独特理念、丰富的内涵的自有文化将使本团队区别于其他团队。团队成员具备高度的独立性和自觉性，能独当一面开展工作，并能担负更多责任；团队成员能坦诚地提出不同意见，并通过与其他成员沟通、辩论、驳难，产生新的创见。创新在这一阶段达到顶峰。

4.秘书团队经常采用哪些绩效测评方法？

领导者判断测评法、等级评定法、序列法、关键事件法

5.测评过程中应遵循哪些原则？制度化原则、定量与定性结合原则、民主集中制原则、精确原则。

《秘书学概论》第八章

1.怎样理解我国职业资格认证制度？

答：含义:国家职业资格认证制度，是按国家职业技能标准或任职资格条件，通过政府认定的考核签定机构，对劳动者从事某种职业所应掌握的学识、技术和实际操作能力进行客观公正、科学规范的评价和鉴定，对合格者授予相应的国家职业资格证书的人力素质认证规范。

性质：考核的内涵来源于职业的要求，有很强的职业性；认证的内容体系按照职业活动规律和要求确定；考核的内容结构要求稳定，具有等值性。

与学历教育区别：学历教育是以知识为主，学术为本，基础是基本学科教育规律；而职业认证培训是以能

力为主，应用为本，其基础是职业活动规律。

作用：国家证书制度是通过法律法规推行、由政府认定的授权机构实施、全社会通行的证书制度。是用人单位招聘、录用劳动者的主要依据,也是境外就业、对外劳务合作人员办理技能水平公证的有效证件。

意义：职业资格证书是国际上唯一通用的从业资格证明，绝大多数国家都有自己的职业资格证书制度。我国开展国家职业资格鉴定，推行职业资格证书制度，是落实"科教兴国"战略方针的重要举措，也是我国人力资源开发的一项战略措施。这对于提高劳动者素质，促进人力资源市场的建设以及深化经济改革，促进经济发展都具有重要意义。

2.秘书职业资格认证的主要种类有哪些？

答：许职业秘书资格(简称CPS )证书。作为全球闻名的秘书协会组织,其考试影响力,在业内被称为"博士级”的资格证书。秘书职业资格认证，主要有国内认证和国际认证两类。

(1)国内认证，影响最广的是人力资源与社会保障部举办的秘书国家职业资格认证，秘书国家职业资格认证全国“五统一"，即统一标准、统一教材、统一命题、统一证书，统一管理，保证了秘书国家职业资格认证的规范性。

(2 )国际上,秘书职业资格认证有三大类：

一是英国剑桥大学举办的剑桥办公管理国际证书考试，该认证是具有国际水准的社会化职业证书考试, 属于办公室管理及秘书从业人员的培训、考试系统。

二是由伦敦工商会考试局举办的伦敦工商会秘书证书考试，该考试全球统一命题、统一考试，中国考生采用英文试卷。

三是国际职业秘书协会的秘书资格证书考试，在国际各考场同时进行，考试持续12小时,合格者获苗。

3.秘书国家职业标准的核心是什么，国家有哪些规定？

答：其中工作要求是国家职业标准的核心部分。

国家规定：

(1 )会务工作

1 )会前筹备

五级秘书能够1专递信息，完成简单事务工作。四级秘书能够拟写会议的简单文书，完成一般事务工作。三级秘书能够拟写审核会议较重要的文书，组织会议。二级秘书能够拟写并审核会议重要文书，管理会议。

2)会中服务

五级秘书能够接待引导参会人员。四级秘书能够独立做好会中信息工作和事务工作。三级秘书能够促进会议按计划进行。二级秘书能够主持会议。

3）会后落实

五级秘书能够做会后事务工作。四级秘书能够整理传递会议信息，结算经费。三级秘书能够对会议做总结和评估。二级秘书能够督查会议精神的落实情况。

（2 ）事务工作

］）接待

五级秘书能够做好前台接待工作。四级秘书能够完成接待主体工作。三级秘书能够安排涉外接待，会选购馈赠礼品。

2）办公环境管理

五级秘书能够维护办公环境。四级秘书能够布置办公环境，做到安全办公三级秘书能够选择办公模式。

二级秘书能够监管评估办公管理状况。

3）办公室日常事务管理

五级秘书能够操办日常办公室简单事务。四级秘书能够办理秘书常规事务工作。三级秘书能够统帅办公事务工作。二级秘书能够管理办公团队，改进办公方案。

4）办公用品与设备的使用和管理

五级秘书能够发放办公用品，使用常用设备完成常规工作。四级秘书能够采购管理办公用品，使用重要设备完成较重要工作。三级秘书能够制定用品设备采购程序，统筹办公用品和设配。

5）信息管理

四级秘书能够做好信息的前期工作。三级秘书能够编写、利用和反馈信息。二级秘书能够开发和利用信息，组织信息工作。

（3）文书拟写与处理

1）文书拟写

五级秘书能够拟写简单的文书，能拟写最常用公文、事务文书和礼仪文书。四级秘书能够拟写一般的公务文书，能拟写事务文书和常用商务文书。三级秘书能够拟写重要公务文书、事务文书与商务文书。二级秘书能够拟写特定公务文书与商务文书。

2 ）收发文处理五级秘书能够做收发文的简单工作。四级秘书能够按程序做好收文、发文工作。三级秘书能够对文书进行审核、拟办、承办、催办和注办等。

3）文档管理五级秘书能够做立卷与归档的基础工作。四级秘书能够办理文档。三级秘书能够管理利用档案。二级秘书能够管理文档工作。