东华大学基建(修缮)工程档案管理实施细则

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东华大学基建修缮工程立项管理实施细则

东华大学基建（修缮）工程立项管理实施细则（2019年修订）根据《东华大学基本建设（修缮）管理办法（2018年修订）》及国家、上海市相关法律法规，结合我校基建工作实际，制定本实施细则。

一、立项依据1、基建（修缮）工程的立项应依据校园总体规划、学校中长期发展规划和各学院办学发展的实际需求，坚持适用、经济的原则，贯彻节能环保、节约用地、量力而行、勤俭办学等方针。

2、项目立项时需明确建设主体、建设资金来源、项目概况、建设必要性、投资估算及管理模式意向。

二、基建项目立项程序1、新建项目除明确基本立项要求外，还需听取使用单位对项目建设、功能定位、配套设施与设备的要求，必要时可组织相关专家对使用方提出的使用功能需求进行充分论证。

并根据投资估算提出建设标准及定位，报校长办公会通过。

2、凡涉及原建筑外立面重大改变或原建筑功能布局重大调整等，需先经校长办公会议讨论通过后再办理立项手续。

3、新建项目学校批准立项后，由基建后勤处负责组织具备相应资质的咨询公司编制可行性研究报告，向上级主管部门上报项目建议书和（或）可行性研究报告，并及时落实相关批复。

其中各学院建设项目由学院配合基建后勤处办理。

4、项目的可行性研究报告须经分管基建副校长审核，校长办公会议批准后上报。

应严格执行上级部门批准的主要建设内容和总投资规模，建设过程中不得随意变更。

三、中央直属高校改善基本办学条件专项资金项目立项程序1、房屋修缮类或基础设施改造类项目，由相关职能部处及学院根据学校各项事业发展规划及教学科研、后勤保障服务等实际工作需要，提交拟列入下年度项目库的立项申报书，财务处汇总后将相关项目交基建后勤处初步审核。

2、专项资金工作小组审核后根据申请资金总额度确定实际拟入库项目并排序。

基建后勤处委托专业设计单位对项目情况比较复杂的入库项目进行方案设计，编制项目投资估算，完善上报教育部的立项申报书。

3、教育部委托的专业单位进行项目评审后，项目申报单位根据评审意见修改立项申报文本。

东华大学基建修缮工程合同管理实施细则

东华大学基建（修缮）工程合同管理实施细则（2019年修订）根据《东华大学基本建设（修缮）管理办法（2018年修订）》及国家、上海市相关法律法规，结合我校基建工作实际，制定本实施细则。

一、合同分类及主要内容1、本细则所称工程合同，是指与工程相关的所有合同，包括但不限于以下内容：工程施工类：包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等。

工程服务类：包括与工程建设有关的服务，是指为完成工程所需的招标代理、勘察、设计、监理、造价咨询、竣工决算审计等服务。

工程货物类：包括与工程建设有关的货物，是指构成工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所必须的设备、材料等。

2、合同基本要素包括标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

施工合同还须包括廉洁协议、安全生产责任协议、治安消防责任协议、文明施工责任协议等附件。

3、经过采购招标程序的工程项目，合同主要内容应与招投标文件、投标承诺等有关文件一致，不得擅自扩大合同委托范围、变更合同结算方式及付款方式等主要条款。

二、合同洽谈及签订1、合同洽谈须至少有两名人员参加，全过程跟踪审计项目请投资监理共同参加洽谈。

2、合同签订前，合同主办单位及其经办人应当审查合同对方当事人的主体资格和履约能力，要求出具相应的证明文件，必要时应当要求对方提供相应的履约担保。

3、学院、部门自有资金实施的项目，合同洽谈、签订，由学院（部门）主办，基建后勤处协办。

全过程跟踪审计项目的合同还需审计处协办。

三、合同审核及盖章1、所有基建（修缮）工程项目的合同，都须经基建后勤处审批（见附表1），加盖学校基建合同专用章。

全过程跟踪审计项目的合同还需经投资监理及审计处审核。

2、采购招标限额以下项目的施工合同参照《建筑装饰工程施工合同》示范文本（见附件2），设计施工一体化施工合同参照《建筑装饰工程施工合同》示范文本（附件3）。

3、学院、部门自有资金实施的项目，经学院、部门主要负责人审核后，代表学校在合同“委托代理人”栏签字。

东华大学基建(修缮)工程签证管理实施细则

东华大学基建（修缮）工程签证管理实施细则（2019年修订）根据《东华大学基本建设（修缮）管理办法（2018年修订）》及国家、上海市相关法律法规，结合我校基建工作实际，制定本实施细则。

一、签证审核管理工程签证是指基建（修缮）工程实施中，施工图纸及合同外必须发生且在完工后将无法核实计算的隐蔽工程，须在施工过程中以书面方式确认该工作的范围、内容及数量。

1、学校建设的基建（修缮）项目，由基建后勤处统一管理并组织实施，根据项目性质及分工，明确现场协调人和项目负责人，负责签证审核管理。

各学院、部门的建设项目（包括使用专项资金、自筹资金或科研经费支付的建设项目），由学院、部门根据管理规定，明确现场协调人和项目负责人，负责签证审核管理。

2、签证必须坚持实事求是、严格审批、规范程序的原则，坚持有利于工程项目在功能、质量、投资方面实施优化的原则。

3、签证应保证真实、准确、合理。

签证内容中必须明确签证的原因、位置、尺寸、数量等，明确工程发生的事实及图纸上不能标识清楚的工程量和尺寸，隐蔽工程及原状须附照片。

4、签证中涉及到修补渗漏、变更原管道设备等较复杂内容时，要求施工方须事先提供实施方案，由建设管理部门组织相关人员商讨确定后再行实施。

5、签证中非紧急抢修且事先可以做出估算的项目，若估算在10万元以下，由项目现场协调人组织有关人员对实施方案进行讨论，经项目现场负责人、分管副处长或处长审核后方可实施；若估算在10万元以上，由项目现场负责人及分管副处长组织有关人员对实施方案进行讨论，50万元以下经处务会审核后实施，50万元以上向分管校长汇报后实施。

100万元（含）以上须经投资监理评估审核，经基建领导小组批准。

基建领导小组认为有必要时，由分管校长报经校长办公会议讨论通过。

学院、部门项目结合实际情况，对签证权限及流程做出相应规定。

对紧急抢修、必须实施而事先无法做出估算的项目，实施前告知分管副处长和处长，实施后一周内提交估算。

—1—估算超过50万元的项目由分管校领导组织基建工作领导小组认定。

大学基建处基建档案管理办法

大学基建处基建档案管理办法为了进一步规范我校基建档案管理工作，全面、及时收集基建文件材料，确保基建档案的真实性、完整性、安全性，发挥基建档案在学校发展建设中的作用，根据相关法律、法规，结合我校基建工作实际，特制定本办法。

一、基建档案的定义本办法所称基建档案是指在基建处工作过程中形成、与基建工程项目相关、具有保存价值的文件，包括文字、图纸、声像等不同形式与载体的文件材料。

二、基建档案管理的原则（一）统性原则。

基建档案由综合科专人负责，统领导，统管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

（二）完整性原则。

基建档案应该全面反映基建项目从申请立项到竣工验收的整个过程，保证档案的完整。

（三）准确性原则。

基建档案归档前应认真审核，保证基建档案的准确。

（四）系统性原则。

基建档案应按不同类别及时收集、整理、归档，便于管理和使用。

（五）安全性原则。

基建档案必须妥善保管，有完整的查阅与借阅制度，以确保档案的安全。

（六）有效利用原则。

基建档案应该得到充分、有效的利用，发挥其在学校发展建设中的应有作用。

三、基建档案的归档范围（一）基建项目前期文件1.决策立项文件。

包括项目建议书及批复；可行性研究报告批复；项目评估报告；环境预测、调查报告；设计任务书、计划任务书。

2.建设用地、征地、拆迁文件。

包括征占用地的相关文件；规划意见书及附图；建设用地规划许可证及附件、附图；国有土地使用证；国有土地使用权出让交易文件等。

3.勘察、测绘及设计文件。

包括工程地质、水文地质勘察报告；建筑用地钉桩通知单；验线合格文件等；设计任务书；审定设计方案通知书；初步设计图纸及说明；施工图设计及说明；设计计算书；消防设计审核意见；施工图审查通知书；各阶段设计图纸等。

4.招投标文件及合同。

包括勘察招投标文件及合同；设计招投标文件及合同。

5.工程开工文件。

包括年度施工任务批准文件；修改工程施工图纸通知书；建设工程规划许可证、附件及附图；建设工程施工许可证；工程质量监督手续等。

大学高校建设工程档案资料管理实施细则

建设工程档案资料管理实施细则第一章总则第一条为了加强和规范建设工程档案管理，提高建设工程项目管理水平，根据《档案法》，《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设工程质量管理条例》等法律、法规、规章，结合《城市建设档案管理规定》、《XXX大学基本建设项目管理办法》等，特制定本细则。

第二条建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。

建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证，规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。

第三条本细则所指的建设工程是指XX学院建设办负责的新建、改建、扩建和修缮的工程项目。

第二章工程资料的归档内容第四条新建、改扩建项目一、前期文件（一）综合性文件1、重要会议记录、纪要、考察、调查报告，专家建议文件2、有关请示、批复、批准等文件3、有关合同、协议等文件4、动拆迁文件（二）立项依据性文件1、项目建议书（含报请审批的报告与文本）、附件及批复2、可行性研究报告（含报请审批的报告与文本）、附件、环境影响评估报告及批复3、设计任务书及批复4、建设用地选址意见书及批复5、国家土地使用证及地形图6、建设用地规划许可证及核准的地形图7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图8、环保、卫生、消防（审图证）、人防、交警、绿化等审核文件二、设计技术文件1、勘察、设计合同及招标、投标文件2、工程水文、地质勘探报告及地质图3、方案设计及工程估算4、初步设计及工程概算5、施工图设计及工程预算6、工程结构设计计算书及说明书三、施工技术文件（一）综合文件1、施工合同及招标、投标文件2、施工预算3、施工组织设计等质量计划文件4、开、竣工报告5、工程质量事故报告及处理记录6、重大工程事故责任人登记文件（二）测量类文件及沉降观察1、施工定位测量2、工程沉降，位移观测记录3、工程测量成果资料（边界、标高、测设、导线、水准点等）（三）桩基类文件1、桩施工记录2、桩标高的偏差和位移实测记录3、桩加固处理记录4、桩检测报告5、维护结构及设计说明6、其他地基、基础处理记录7、桩基竣工报告1、单位工程外观、实测、内业资料综合评分表2、分项、分部工程质量验收证明书（桩基、基础、主体）3、电梯分部工程质量验收证明书4、烟（风）道，垃圾道检查记录表5、地基验槽记录6、隐蔽工程验收记录7、单位工程感观质量评定表（五）施工材料质量保证文件1、原材料汇总及质量证明单、试验报告（1）水泥、砂、石、钢筋、焊条（2）防水、防腐、隔热保温材料2、施工试验汇总表及试验报告（1）砂浆级配通知单，试块抗压试验（2）混凝土级配通知单（或出厂通知单）及抗渗、抗压试验（3）钢筋焊接试验（4）砂垫层环刀测定（5）防水工程试水试验（6）回填土密实度测定3、预制构件明细表及合格证、试验报告（1）钢筋混凝土构件、钢构件（2）钢门窗、木制门窗（六）设计变更的依据性文件1、设计变更的依据性文件汇总表2、设计变更通知书3、业务联系单4、技术核定单5、工程师指令6、工程会议纪要1、监理合同及招标、投标文件2、各施工阶段的质量评估报告3、工程质量评估报告四、竣工验收文件（一）工程竣工验收备案文件1、建设工程竣工验收备案表2、建设工程竣工验收报告3、勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）4、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）5、施工单位工程质量竣工报告（合格证明书）6、监理单位工程质量评估报告（合格证明书）7、XX建设工程档案审核意见书及汇总8、XX市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件（二）工程决算及审价报告（三）XX市建设项目（工程）档案验收合格证（四）XX市建设工程竣工规划验收合格证明（含竣工规划验收测量成果）（五）XX市房地产权证（含房屋土地测绘技术报告书）（六）其他专业竣工验收鉴定证书（包括消防、环保、卫生防疫、环卫、电梯、劳动保护等专业）（七）其他项目竣工验收文件（八）现场声像资料1、工程现场原地物、地貌和建成后建筑物的照片、录像2、重大工程建设全过程的照片和录像五、竣工图1、总平面布置图2、建筑、结构竣工图3、大型设备基础竣工图4、电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图5、建设用地范围内地下综合管网图（含管线接口位置）六、上述各条未列出的其他档案资料，如工程承包、材料设备采购补充协议等。

学校维修项目档案管理制度

第一章总则第一条为规范学校维修项目档案的管理工作，确保维修项目档案的完整、准确、系统，充分发挥维修项目档案在教育教学、科研、管理、维修工程等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于学校所有维修项目的档案管理工作。

第三条学校维修项目档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保维修项目档案的完整性，不得遗漏、损毁或丢失；2. 准确性原则：维修项目档案内容准确，反映实际情况；3. 系统性原则：维修项目档案分类科学，便于查找和利用；4. 安全性原则：确保维修项目档案的安全，防止失密、泄密。

第二章档案收集与整理第四条维修项目档案的收集范围：1. 维修项目申请、审批文件；2. 施工合同、施工图纸、设计变更通知单等；3. 施工单位资质证明、施工人员资格证明；4. 施工现场照片、视频等资料；5. 施工进度、质量、安全等方面的记录；6. 施工验收报告、保修单等。

第五条维修项目档案的整理要求：1. 按照维修项目类别、时间顺序进行分类；2. 档案资料应装订成册，统一编号；3. 照片、视频等资料应进行数字化处理，存入电子档案库；4. 确保档案资料齐全、完整。

第三章档案保管与利用第六条维修项目档案的保管：1. 设立专门的档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；2. 档案库房温度、湿度等环境条件应符合档案保管要求；3. 定期对档案进行清理、消毒，确保档案安全。

第七条维修项目档案的利用：1. 学校教职工因工作需要查阅档案，应向档案管理人员提出申请，经批准后方可查阅；2. 外来人员需查阅档案，应持单位介绍信，经学校领导批准后方可查阅；3. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；4. 利用者不得在档案上涂改、损毁或转让他人。

第四章责任与奖惩第八条学校档案管理人员应履行以下职责：1. 负责维修项目档案的收集、整理、保管、利用等工作；2. 定期对档案进行清理、检查，确保档案安全；3. 对档案利用情况进行记录，及时反馈利用效果。

大学校园规划与基建处基本建设项目档案管理实施细则

校园规划与基建处基本建设项目档案管理实施细则（2023年修订）第一章总则第一条为了规范校园规划与基建处基本建设项目档案（以下简称“基建档案”）管理，充分发挥基建档案在工程建设、使用维修和改建扩建等活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中国地质大学档案管理办法（试行）》等文件精神，结合校园规划与基建处工作实际，制定本实施细则。

第二条基建档案是指基本建设项目从立项、招标投标、勘察、设计、材料采购、施工、监理、检测、试运行及竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像、电子等具有保存价值的各种文件材料。

第三条基建档案管理纳入校园规划与基建处年度工作计划，各科室应协助、配合综合事务办公室开展基建档案管理。

第二章资料整理与装订第四条应归档的资料包括但不限于：合同及合同资料要件、勘察资料、设计资料、造价咨询资料、监理资料、施工资料、甲供材资料、结算资料、联合验收资料等。

第五条资料整理责任人按照附表1、附表2、附表3、附表4、附表5、附件6、附表7的内容要求认真筛选、整理、装订归档资料，及时汇总至资料提交责任人。

(-)质量要求①归档的文件原则上应为原件。

因故用复印件归档时，原则上应加复印件提供单位公章或档案证明章，确保与原件一致。

②归档材料应字迹清楚，图样清晰，书写材料宜采用黑色签字笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔等，复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

③归档的材料，必须完整、成套、系统，移交的电子文件在内容、格式、相关说明及描述上应与纸质档案保持一致。

④文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm),图纸宜采用国家标准图幅。

⑤电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存，具体格式要求详见下表，专有软件产生的其他格式的电子文件应转换成规定的文件格式，若不能转换为通用格式时，应同时收集专用转件、技术资料、操作手册等。

东华大学基本建设(修缮)管理办法

东华大学基本建设（修缮）管理办法第一章总则第1条为规范学校基本建设管理，保证工程质量，提高投资效益，加强干部廉政建设，根据《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》、《教育部直属高校基本建设管理办法》和《上海市高等学校基本建设管理和监督的若干规定》等有关法律法规，结合我校基本建设工作实际，特制定本管理办法。

第2条基建（修缮）工程项目是指包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等（以下简称“建设项目”）。

第二章组织领导第3条学校成立基本建设工作领导小组（以下简称“基建领导小组”）负责全校基本建设总体规划、年度计划和预算资金的审核，负责对学校建设项目的组织领导、实施管理和监督检查，建设项目的重要事项必须由基建领导小组集体讨论决定。

第4条基建领导小组由分管基建工作的校领导任组长，纪委书记和分管财务工作的校领导任副组长，成员由基建后勤、财务、资产管理、监察审计部门负责人组成。

第5条基建后勤处是学校基本建设管理的职能部门，负责编制和执行学校建设项目年度计划，负责建设项目的立项审核，组织建设项目的招投标，负责学校建设项目的实施和部门建设项目的监督管理，承办基建领导小组工作会议。

第6条财务处负责建设项目的资金核拨、预算、计划、财务决算等有关项目财务管理。

第7条资产管理处负责修缮和新建项目的功能需求定位、建设项目的设备采购、新建房屋的产证办理。

第8条监察审计处负责建设项目的跟踪审价、竣工决算审计和参与项目决策、项目招标、合同签订、项目建设、设备采购等重点环节的监督。

第三章规划和预算第9条根据学校事业发展总体规划和财务状况，基建后勤处会同发展规划处、财务处编制校园基本建设总体规划和年度建设计划，经基建领导小组审核并提交党委常委会或校长办公会议审定。

第10条学校建设的基建（修缮）项目，建设资金纳入校级年度财务预算，由基建后勤处统一管理并组织实施。

第11条各学院、部门的建设项目（包括使用专项资金、自筹资金或科研经费支付的建设项目），须经党政联席会议讨论通过。

东华大学基建修缮工程项目管理实施细则

东华大学基建（修缮）工程项目管理实施细则（2019年修订）根据《东华大学基本建设（修缮）管理办法（2018年修订）》及国家、上海市相关法律法规，结合我校基建工作实际，制定本实施细则。

一、前期阶段项目通过正式立项后，基建后勤处根据确认的使用功能、项目定位、建设标准及项目批复投资，结合实施条件组织各方合理选择建设方案，必要时组织相关职能部处和专家进行论证。

建设方案须经项目使用方或管理方的党政联席会议或处务会讨论通过，并由负责人签字盖章，确认最终设计方案，其中一份交基建后勤处存档。

二、设计阶段基建后勤处应督促设计单位各专业工程师现场踏勘，设计效果及设计方案应与校园总体风格、周边环境、原建筑物相协调及匹配。

新建项目的外立面及原建筑物外立面重大改变的，效果图须报校长办公会通过。

基建后勤处技术负责人应组织各方认真审核设计方案或施工图，综合各方建议，及时向设计院提出修改意见，并加强专业工程设计与总设计之间的沟通协调。

三、采购招标阶段按《东华大学基本建设（修缮）管理办法（2018年修订）》、《东华大学政府采购与招投标工作实施细则》等相关制度，基建后勤处配合采购与招投标管理中心实施限额以上项目的采购招标有关工作。

限额以下工程项目的采购招标按《东华大学基建（修缮）工程项目采购招标（限额以下）实施细则（2019年修订）》执行。

四、施工阶段1、开工审核全过程跟踪审计项目（估算总投资50万元（含）以上）具备开工条件后，由施工单位提出申请，经工程监理、基建后勤处（工程科、动力科）、保卫处现场审核同意方可正式开工。

估算总投资50万元以下的项目由学院或部门审核同意后开工。

2、施工组织设计审核管理全过程跟踪审计项目签订施工合同后，施工单位应编制施工组织设计，报送工程监理及基建后勤处技术负责人审批。

施工过程中若遇项目比较复杂或有特殊的施工要求，施工单位须编制专项施工方案，报工程监理及基建后勤处技术负责人审核。

3、安全文明施工管理基建后勤处督促工程监理严格按有关文件规定检查施工安全、消防安全及文明施工，对不符合规定、存在安全隐患的工程，必须要求整改，整改合格后方可继续施工。

东华大学基建(修缮)工程招标采购管理工作实施细则[001]

附件4东华大学基建（修缮）工程招标采购管理工作实施细则（试行）根据《东华大学基本建设（修缮）管理办法》及国家、上海市相关法律法规，结合我校基建工作实际，制定本实施细则。

一、招标采购范围及组织实施招标采购范围包括所有工程、与工程相关的服务和与工程相关的货物。

工程招标采购包括所有日常维修之外的建设项目；服务招标采购包括勘察、设计、工程监理、招标代理和投资监理等所有与工程相关的咨询服务；货物招标采购包括施工单位自行采购范围之外所有与工程相关的设备。

工程、勘察、设计、工程监理、招标代理等单位的招标采购由基建后勤处组织实施，投资监理单位（或财务监理）和审价单位的招标采购由监察审计处组织实施，货物招标采购由资产管理处组织实施。

二、招标采购方式招标采购方式根据标的物的金额分为直接发包、内部邀请招标、校内平台公开招标及建筑市场公开招标等方式。

1、工程招标采购1）直接发包：单项合同估算价在10万元人民币以下的建设项目，可由建设部门、基建后勤处、监察审计处共同商定直接发包。

2）内部邀请招标：单项合同估算价在10万（含）~50万元人民币以下的建设项目，由基建后勤处组织，委托招标代理公司进行内部邀请招标，邀请范围与监察审计处共同商定。

邀请的投标人不得少于三家。

3）校内平台公开招标：单项合同估算价在50万（含）~100万元人民币以下的建设项目，由基建后勤处组织，委托招标代理公司在校园信息公告平台上公开招标，招标信息公示时间不少于5个工作日（见附表1）。

参与投标的单位不得少于三家。

4）建筑市场公开招标：单项合同估算价在100万（含）以上或达到公开招标要求的建设项目，经基建工作小组批准后，由基建后勤处组织，委托招标代理公司按有关文件规定，在市或区建筑市场进行公开招标。

2、服务招标采购1）单项服务合同金额在20万元以下时，由组织实施部门推荐服务单位，基建工作领导小组批准后直接发包。

2）单项服务合同金额在20万（含）~50万元人民币以下时，由组织实施部门委托招标代理公司，通过内部邀请招标选择服务单位，邀请投标的单位不得少于三家。

修缮工程档案管理办法

修缮工程档案管理办法第一章总则第一条为进一步加强我校修缮工程档案的管理工作，确保修缮工程档案的完整、准确、安全，并充分发挥工程档案在工程规划、勘测、设计、施工、管理等工作中的作用，根据修缮工程建设和档案的管理工作的实际情况，特制定本管理办法。

第二条修缮工程档案应涵盖项目实施过程中所有前期申请、研究报告、项目审批、设计、施工管理、竣工验收形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告等全部原始和正式的文档资料，以及记载工程建设主要过程和现状以及具有保存价值的各种载体的文件档案。

第三条后勤与基建管理处在整个修缮工程项目建设期间要依据本管理办法的具体规定进行工程档案的接收、建档、使用、保存等相关管理工作，并应根据相关要求规范完善工程档案管理工作。

第四条本办法所称修缮工程，是指学校以财政资金、自筹资金等各种资金来源投资建设的对房屋建筑物及附属设施和公共设施实施的修缮维护、装饰装修、节能改造、园林及景点建设等各类工程。

不包括新建、改建、扩建、抗震加固等列入固定资产投资的基本建设项目。

第二章管理机构及职责第五条管理机构后勤与基建管理处作为修缮工程档案的日常管理机构，具体负责工程档案的收集、整理、登记、归档、保管等日常管理工作，同时对项目工程档案管理的完整性、安全性、规范性负责；第六条工作职责1.了解学校修缮工程工作业务开展情况，掌握学校修缮工程文件材料的归档范围，收集修缮工程的文件材料；整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

2.认真执行平时归档制度，对修缮工程所产生的文件材料应及时收集，每周进行分类登记、归档，处室修缮工程管理人员应按照一定的规律（原则上以项目实施的时间顺序）自行编制档案目录，并同步建立相应的电子档案。

3.定期将已支付保修金的修缮工程档案移交给校档案馆归档，一般是两年后。

4.移交档案时，如有电子文档应同时移交相关文件，对于具有重要保存价值的电子文件，应备份内容相同的纸质文件同时归档。

工程项目档案管理办法

工程项目档案管理办法第一条为加强我校基本建设项目档案的管理，提高基本建设项目档案的质量，充分发挥基本建设项目档案在学校建设与发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》，结合我校具体情况，制定此办法。

第二条凡在学校基本建设管理和基本建设项目（规划、新建、扩建、改建、维修、装饰和管理）活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图纸、图表、照片及声像等各种载体的文件材料，均属基本建设项目档案，由档案馆负责集中统一管理。

第三条基本建设项目档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建管理人员的职责范围之中，做到基本建设项目的建档工作与建设项目进程同步进行；批准项目立项与提出项目建档同步进行；建设项目工程施工、管理过程与项目施工、管理和竣工文件材料的积累、整理、审定工作同步进行；工程项目竣工验收前，完成档案验收工作。

第四条归档范围和保管期限1.建设项目从立项、实施、竣工到交付使用的全过程中形成的具有保存价值的纸质、电子、声像文件都应归档。

2.归档内容：综合管理文件、可行性研究、任务书、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、竣工验收文件、财务管理文件、器材管理文件、生产技术准备、试生产材料等。

3.工程项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，竣工图全套图纸。

具体归档范围和保管期限见《东华大学各类文件材料归档范围和保管期限表》第五条文件材料的形成、积累、整理1.基建管理部门在接到学校建设（新建、扩建、改建、维修、装饰）工程项目后，在布置工作计划的同时，布置积累文件材料的任务。

2.承担我校建设工程项目和维修改造工程项目的施工单位，竣工时由项目负责人督促承建项目的单位向学校基建管理部门提交完整、准确、系统的基建项目档案材料。

3.工程项目承包合同或施工协议中，要对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等。