高校基建档案管理的优化与创新

2012.No22

摘 要 高校基建档案在高校建设和发展中起着重要的作用，但由于历史原因，目前大部分高校在基建档案的收集和管理中存在严重不足。结合现代化科学技术水平的提高和高校对基建档案收集和管理的重视，我们可以通过对基建档案管理的优化和创新来完善高校基建档案的收集和整理制度。

关键词 基建档案 管理 优化与创新

随着我国社会经济的不断发展和国家对高等教育的不断投入，大批民办高校相继建立，一些原有的高校随着学生的扩招也不断修建新校区，高等院校的校区建设在一个时期内成了大家关注的重点。为了有效地管理和收集高等院校的基建项目和档案资料并将其移交至地区城建档案馆，我们需要在高校基建档案的管理中不断创新，加强管理。1 高校基建档案的内容和作用

高校基建档案是指从高校建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件资料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容。高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始纪录，是学校档案的重要组成部分。

高校基建档案作为记录和承载学校历史建设沿革的载体，在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。首先，高校基建档案有凭证作用。高校基建档案是一个学校建校过程中形成的所有资料，包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记录等资料，它客观地记载当时的历史情况，反映学校基本建设的完整过程，这些资料具有凭证作用。其次，高校基建档案还起着参考作用。高校基建档案记载了房产、地产以及设备产权形成的全过程，是学校界定产权关系的法律依据和法定根据，用好基建档案可以帮助高校避免和解决产权纠纷。

2 高校基建档案管理中存在的不足

高校基建档案由于其形成的过程贯穿于整个高校建设工程项目，它除了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点以外,还具有成套性、专业性、实用性和滞后性。目前，大部分高校在基建档案的收集和管理中普遍存在以下不足。2.1 基建档案资料不全，档案材料散失现象严重

2.1.1 高校报建资料不全。主要表现为前期报建手续不齐。某些高校由于其建设工程赶工期等特殊原因，在办理某些手续时没按正常程序报批或承诺以后补齐手续，但在工程顺利开工以后投入到后期建设管理中，往往会忘记补齐前期的报建手续，导致前期报建手续不齐。其次还表现在一些项目论证、可行性研究等依据性文件在基建档案中缺漏不全。

2.1.2 各施工单位移交的档案资料不全。由于施工中标单位经常有分包现象，个别施工单位档案移交不重视，总承包方也只

浅析高校基建档案管理的优化与创新

黎万凤

（重庆航天职业技术学院）

忙于收集本施工单位的施工资料，忽略了对整个基建项目资料的归纳、总体整理，导致了基建档案收集中施工资料的散失。2.2 基建档案的归档材料质量不高

2.2.1 档案管理员意识淡薄，归档材料质量不高。首先表现在归档文件材料中存在大量复印件。原件是基建工程档案作为凭证最有力的依据，虽然是同样的内容，原件与复印件的利用价值却有天壤之别。其次，信息记录不够完整、准确。有的材料和图纸不注明日期，有的有日期却无原始签名和印章。有的图纸甚至连工程名称都不能准确表达，令人难以分辨。另外，文件归档材料、纸张大小不统一，个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字迹模糊，不利于保管。

2.2.2 竣工图编制不规范。主要表现为：用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明该图有无变更情况；图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位；更改的符号与说明不符合标准要求；没有加盖竣工图章等，这样的竣工图与实际建筑物图实不符，就会失去其应有的价值。

2.3 档案管理工作滞后，跟不上管理发展需要

2.3.1 缺乏专门的基建档案管理员。首先，大部分高校的基建档案都是由档案室人员进行收集和整理，而档案室人员一般学的是档案管理，对于基建项目的建设过程和施工资料并不熟悉，导致对基建档案的收集和管理有一定的难度。其次，某些高校的基建管理员是由基建工作人员兼职，他们具有一定的基建专业知识，但是没有充分的时间进行基建档案的收集和整理，也会导致基建档案收集和整理的滞后和缺漏。

2.3.2 档案管理方法的滞后。随着档案管理现代化进程的加速，无论是管理理念、控制手段，还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件设施和档案人员素质方面，与档案现代化管理的要求还有一定差距。

3 高校基建档案管理的优化与创新

做好高校基建的档案工作，我们可以从以下方面来进行改进。3.1 确定专门的基建档案管理员，加强基建档案员的专业培养和责任感

将高校基建档案管理落实到具体人员，确定其岗位职责，不定时组织基建档案管理人员参加业务知识培训，增强基建档案管理员的专业知识和责任感，提高档案管理人员掌握和运用现代化技术的水平，确保高校基建档案的完整收集和如期归档。3.2 完善基建档案管理制度，将基建档案归档与工程尾款挂钩

由于基建档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。工程建设项目完成后，不论是总承包单位还是分包单位，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，将基建档案与工程尾款挂钩，即施工单位的竣工档案未得到地区城建档案馆的移

2012.No22

摘 要 固定资产是医院开展各项医疗活动的保障，关系医院的生存与发展问题，一个医院固定资产数量及其技术水平是其物质技术力量的重要保证，加强医院固定资产管理，能促进医疗事业的迅速发展，保证医院贯彻执行国家有关规定，更好地为人民健康事业做贡献。

关键词 医院 固定资产管理 对策

医院资产按其流动性划分，可分为固定资产与流动资产。其中，固定资产是医院生存与立足的基础，固定资产管理已成为医院资产管理的重要方向，具体包含强化对固定资产管理、充分发挥固定资产功效、提高固定资产使用效率等内容。当前，国内很多医院都通过扩建和购建先进医疗技术设备来增强固定资产占有率，从而提升市场竞争力，固定资产为医院带来了丰厚的经济效益。然而，由于我国固定资产管理体制不够健全，由此带来了很多管理上的问题，影响医院经营发展，本文将通过分析我国医院固定资产管理的问题，探讨强化医院固定资产管理的方式。

1 医院固定资产管理上的不足之处

1.1 管理体制落后，帐面价值失真

（1）目前，固定资产管理存在着以下几个方面的问题：管理人员责任不清、工作不到位，资产管理与使用部门缺少联系，缺失强有力的约束监督机制。管理体制落后，管理水平低下，由此会造成资产在分配、处置、使用等环节存在偏差。

（2）大多数医院的财产管理都分散在各职能部门，如房产、家具归总务部门管理，医疗设备归设备科管理。而财产的购入和维修一般由这些部门承担，不符合相互制约的原则。这些部门的管理重点与财务管理不同，人员不受财务部门调控，造成入帐标准不同，这是医院固定资产帐帐不符的主要原因。

（3）固定资产管理体制的问题直接与管理质量相挂钩，帐实不符、资产状况不清的现象时有发生，虽然医院设置了财务部门等对医院资产进行分类管理与清算的部门，但由于各部门管理不到位，部门之间脱节，使有帐无物、帐实不符等现象屡禁不止，如外部的捐赠或无偿调用的款项，不及时入帐或不入账，最终使得资产清算不清，一系列固定资产问题都与管理体制的缺失相关。

医院固定资产强化管理浅探

刘志英

（重庆市渝北区中医院）

1.2 固定资产核算方式不科学，资产利用率低

（1）固定资产核算方式不科学，由此造成资产账面价值失真。固定资产不提折旧（以提修购基金的形式在净资产中反映，而不是固定资产的抵减科目）造成医院固定资产帐面反映的固定资产原值越来越大，而与之相应的固定资产老化程度也越来越高，但帐上却无法反映。这样不能真实反映固定资产的实际价值及提供国有资产的保值增值的客观评价依据，也无法为估计固定资产的残值和转让价值提供参考，不利于主管部门的监控，造成一些固定资产报废、破损、外调变价处理不及时进行审批等。

（2）此外，我国还存在一些医院为了提高医院市场竞争力，盲目购置大量高科技设备，但设备的使用率极低，一方面是先进的设备无人会使用，另一方面高昂的设备维修费或保养费远远高于设备所带来的经济效益，致使固定资产的利用率低下。

2 强化医院固定资产管理措施

2.1 建立健全固定资产管理及内部控制制度，实现规范化管理

将固定资产管理委员会设作医院统一管理固定资产的机构，委员会成员必须是从医院各部门、各科室选派的优秀精英，以此形成以下工作机制。每年年初由各科室上报所要购置的设备及其预算金额，由委员会成员共同制定医院年度固定资产预算计划，，委员会对其进行审批之际，要将购置计划交由专家审核，对其必要性与可行性进行分析，避免出现盲目购置的现象，减少工作随意性。在各科室上报的购置计划得到批准后，委员会选派专人进行市场调研，对产品价格、质量等要素进行核实与对比，提高投资效益，避免投资盲目性。医院要结合自身实际情况制定一整套固定资产管理及内部控制制度如：大型仪器设备论证制度、决策机制、固定资产请购、验收、入帐、调拨、报废、捐赠、清查等制度。对特殊业务，如：自制固定资产入帐程序、实际成本的核算方法、对医疗仪器特别是电子计算机升级换代、加截功能等如何确认入帐，大批量限额及财产目录的制定等等作出规范，使固定资产管理各环节操作有章可循、易循。并在执行中总结，不断进行流程再造和解决新矛盾。严格固定资产出入库制度，使得帐实相符，固定资产无论是购置的医疗设备还是竣工的建筑，都要由相关部门对账

交清单时，工程尾款拒不支付，并将此条约写入合同。3.3 实现高校基建档案信息化、网络化管理

对高校基建档案资料进行数字化管理。首先将所有基建档案资料进行扫描，将纸质资料转变成电子资料；其次，结合高校自身的办公系统，加快基建档案信息资源数据库建设，实现高校基建档案工作网络化管理,，使基建档案更好地被保存、管理和利用。

参考文献

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[2]贾伟. 对高校基建档案管理工作的思考与探讨. 科技经济市场 , 2010(6): 82-83页

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[4]韦嬴. 高校基建档案信息化管理工作探析. 北京档案, 2010(6): 28-28页

[5]傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步[J].经验交流, 2005(7): 66-70.