采购基本流程

采购基本流程

一、制定采购计划

根据现有订单和预估订单，提前制定采购计划，制定提前计划主要作用是以下几方面：（1）预估用料数量、交期、防止断料。

（2）避免库存过多、资金积压、空间浪费。

（3）配合生产、销售计划的达成。

（4）配合公司资金运用、周转。

（5）指导采购工作。

二、采购审批：

（1）生产部所需物料申购均须事前填具采购申请单，按程序办理审批。

（2) 采购审批一律使用采购申请单。

（3）采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。

（4）紧急采购申请单应优先办理。

（5）无法于需用日期办妥的采购申请单，必须及时通知申购部门。

（6）接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。

三、寻价及洽谈：

1）充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。

2）向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。

3）同规格产品的供应商至少对比三家。

4）寻求其他更适合的替代品。

5）经成本分析后，设定议价目标。

6）有没有价格上涨、下跌因素。

7）询价单应注明与供应商议定的成交条件。

8）如果是紧急需求临时购买，采购人员可以参考以往之类似的价格，免经寻价、比价手续。

四、订购：

1)按照迈博生成订单，订单中须详细填写各项质量、技术等要求，及付款等相关约定，同时将产品包装要求、箱麦等作为订单附件，一同传真给供应商，并要求对方签字确认并回传。2）订单确认后，须同时生成到货清点表，并标注到货时间传给仓储管理人员。

3）分批交货的须在订单中注明。

4）采购订单交给供应商，并与之确定交货日期，如无法按需用日期交货的必须及时通知仓储部、生产部等相关部门。

五、采购订单进度跟进,收货，付款

1）根据订单交货日期督促供应商按期交货，及时跟进订单货物完成情况，首次合作的供应商须在大货生产前提供大货样。

2）要求到货方传真运底单或码单，如需提货，应及时通知配送部门。

3）库房人员及质检人员对供应商所提供物料进行详细检验，确认是否与订购单或采购申请单所列内容一致，检验合格后由迈博生成正式进货单及手写到货检验单并传给采购。

4）产品合格到货后，采购人员通知供应商开出发票，凭入库单和有效发票办理付款或报销，付款时必须将采购订单、入库单、到货检验单全部核对准确无误后方可填写付款单，付款单须由公司经理签字批准，付款单连同入库单、到货检验单及采购订单一起收入订货档案备查。付款结算时采购人员应注意：

a.发票抬头、金额及其它内容是否相符；

b.是否有预付款或暂付款；

c.是否需要扣款.