会议组织与服务
会议策划与组织服务规范
会议策划与组织服务规范第1章会议策划概述 (5)1.1 会议目的与目标 (5)1.2 确定会议类型与规模 (5)1.3 会议时间与地点选择 (5)第2章会议组织结构与人员配置 (5)2.1 组织结构设计 (5)2.2 人员职责分配 (5)2.3 岗位职责说明 (5)第3章会议筹备工作 (5)3.1 确定会议议程与主题 (5)3.2 邀请参会嘉宾 (5)3.3 会议资料准备与发放 (5)第4章会议场地与设施 (5)4.1 场地选择与布局 (6)4.2 设施设备检查与调试 (6)4.3 现场布置与氛围营造 (6)第5章会议接待与签到 (6)5.1 接待工作安排 (6)5.2 签到流程设计 (6)5.3 嘉宾引导与接待 (6)第6章会议餐饮与住宿安排 (6)6.1 餐饮服务规范 (6)6.2 住宿服务规范 (6)6.3 紧急情况应对措施 (6)第7章会议宣传与推广 (6)7.1 宣传策略制定 (6)7.2 推广渠道选择 (6)7.3 宣传物料准备 (6)第8章会议现场管理 (6)8.1 现场安全管理 (6)8.2 突发事件处理 (6)8.3 现场服务与协调 (6)第9章会议记录与资料整理 (6)9.1 会议记录方法与要点 (6)9.2 资料整理与归档 (6)9.3 会议纪要编写与发布 (6)第10章会议评估与反馈 (6)10.1 评估方法与指标 (6)10.2 参会嘉宾反馈收集 (6)10.3 会议总结与改进措施 (6)第11章会议预算与成本控制 (6)11.2 成本控制策略 (7)11.3 预算执行与调整 (7)第12章会议后续工作 (7)12.1 嘉宾关系维护 (7)12.2 会议成果转化与推广 (7)12.3 员工总结与表彰 (7)第1章会议策划概述 (7)1.1 会议目的与目标 (7)1.1.1 会议目的 (7)1.1.2 会议目标 (7)1.2 确定会议类型与规模 (7)1.2.1 会议类型 (8)1.2.2 会议规模 (8)1.3 会议时间与地点选择 (8)1.3.1 会议时间 (8)1.3.2 会议地点 (8)第2章会议组织结构与人员配置 (9)2.1 组织结构设计 (9)2.1.1 高层管理团队 (9)2.1.2 执行部门 (9)2.1.3 各专门委员会 (9)2.2 人员职责分配 (9)2.2.1 会议主席 (9)2.2.2 副主席 (9)2.2.3 秘书处 (9)2.2.4 财务部 (9)2.2.5 各专门委员会 (10)2.3 岗位职责说明 (10)2.3.1 会议主席 (10)2.3.2 副主席 (10)2.3.3 秘书处 (10)2.3.4 财务部 (10)2.3.5 各专门委员会 (10)第3章会议筹备工作 (10)3.1 确定会议议程与主题 (10)3.2 邀请参会嘉宾 (11)3.3 会议资料准备与发放 (11)第4章会议场地与设施 (11)4.1 场地选择与布局 (11)4.2 设施设备检查与调试 (12)4.3 现场布置与氛围营造 (12)第5章会议接待与签到 (12)5.1 接待工作安排 (12)5.1.2 接待人员培训 (13)5.1.3 接待物资准备 (13)5.1.4 接待现场布置 (13)5.2 签到流程设计 (13)5.2.1 签到方式 (13)5.2.2 签到流程 (13)5.2.3 签到人员安排 (14)5.2.4 签到设备准备 (14)5.3 嘉宾引导与接待 (14)5.3.1 嘉宾抵达引导 (14)5.3.2 会场座位安排 (14)5.3.3 嘉宾需求响应 (14)5.3.4 嘉宾接送 (14)第6章会议餐饮与住宿安排 (14)6.1 餐饮服务规范 (14)6.1.1 餐饮服务原则 (14)6.1.2 餐饮服务内容 (14)6.1.3 餐饮服务流程 (14)6.1.4 餐饮服务注意事项 (15)6.2 住宿服务规范 (15)6.2.1 住宿服务原则 (15)6.2.2 住宿服务内容 (15)6.2.3 住宿服务流程 (15)6.2.4 住宿服务注意事项 (15)6.3 紧急情况应对措施 (15)6.3.1 餐饮紧急情况应对 (15)6.3.2 住宿紧急情况应对 (16)6.3.3 其他紧急情况应对 (16)第7章会议宣传与推广 (16)7.1 宣传策略制定 (16)7.1.1 明确会议目标：我们需要明确会议的目标，包括会议的主题、预期参会人数、参会对象等。
会议组织安排服务方案
会议组织安排服务方案第一节会议服务工作基本服务方案一、会务工作的服务范围1.负责领导办公室的服务工作。
2.负责各类会议的安排和服务工作。
3、负责安排工作人员对会议室进行布置, 保障会议室整洁舒适。
4、负责在会议期间巡查, 进行会议服务, 及时处理突发事件, 确保会议顺利进行。
5.日常会务工作。
二、小型会务工作的服务流程1.服务员必须注意自己的仪表, 穿好工作服, 戴好工作牌, 提前30分钟到岗。
2.到岗后, 首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常, 发现异常及时报告修理。
3.仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作, 保证有一个舒适整洁的会议环境, 协助工作人员提前布置好会场。
4.提前将消毒完毕的茶杯摆放好, 准备好茶叶和开水, 提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
5.参会人员进入会场后, 服务员应举止大方地为他们递上茶水, 并每隔15分钟加茶水一次。
6.服务工作要细致周到, 服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）。
7、会议快结束时, 服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。
8、会议结束后, 及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作, 并关好灯、音响、空调、门窗等。
三、中、大型及重要会议的会务工作1.在接到会议通知后, 作出详尽的会务安排并及时向相关领导汇报。
2.会务人员根据会议需要, 提前准备好横幅、绿摆、鲜花、果盘等。
3.提前对会议室进行检查, 与会议主办方保持联系, 对座位、名位牌、会标等进行核对, 对影视、音响、灯光、花卉、绿摆、茶水、卫生、通道等进行检查, 要求达标后, 对会议室封闭管理, 不准无关人员进入会场。
4.服务员必须注意自己的仪表, 穿好工作服, 戴好工作牌, 提前50分钟到岗。
5.到岗后, 首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常, 发现异常及时报告修理。
6.仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作, 保证有一个舒适整洁的会议环境。
7、提前将消毒完毕的茶杯摆放好, 准备好茶叶和开水, 提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
会议活动组织流程及服务细节
会议活动组织流程及服务细节会议活动是现代社会中必不可少的一种重要形式，在提供信息交流、知识共享和企业合作等方面起着重要的作用。
为了确保会议的顺利进行，并让与会者获得优质的服务体验，会议活动组织流程和服务细节显得尤为重要。
本文将详细介绍会议活动的组织流程和相关的服务细节。
一、会议活动组织流程1.确定会议主题和目标会议主题和目标是会议活动的核心，也是会议策划中的首要任务。
确定会议主题和目标时，需要充分考虑与会者的需求和期望，确保主题紧密与会议目标相结合，使会议内容更加有针对性和具有吸引力。
2.策划会议议程会议议程是会议组织中的重要组成部分，它规定了会议内容、安排和时间等方面的安排。
在策划会议议程时，需合理控制会议的时间安排，避免过长或过短的情况发生。
同时，还需要合理安排各项议程，确保会议的内容有条不紊地进行。
3.选定会议场地会议场地的选择直接影响到会议的效果和与会者的体验。
在选定会议场地时，需考虑到场地的容纳能力、地理位置、交通便利性以及设施设备等方面。
同时，还需要与场地方进行充分沟通，确保会议活动的顺利进行。
4.邀请演讲嘉宾和组织人员嘉宾的邀请和组织人员的安排是会议组织流程中的关键环节。
在邀请演讲嘉宾时，需充分考虑其专业水平和与会者的需求，确保演讲内容具有吸引力和实用性。
同时，还需要合理安排组织人员，确保会议各项事务的顺利进行。
5.准备会议资料和宣传材料会议资料和宣传材料的准备是会议组织中的重要环节。
会议资料包括与会者名单、议程安排、演讲材料等，需提前准备并妥善安排。
宣传材料包括会议通告、海报、电子邮件等，需合理设计和发布，以吸引与会者的关注和参与。
6.会务安排会务安排是会议组织流程中不可或缺的环节。
包括会场布置、音响设备准备、签到注册和茶歇等服务的提供。
合理的会场布置和设备准备能为与会者营造一个舒适的环境，签到注册和茶歇等服务则能提高与会者的满意度和参与感。
二、会议服务细节1.贴心接待会议活动的顺利举行需要进行精心的接待工作。
会议组织与服务PPT课件
七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
Hale Waihona Puke 第四节 会后处理和服务技巧会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、会议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词
会议组织与服务
会议组织与服务一、名词解析：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。
会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。
会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。
会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。
会议议程起着维持会议秩序的作用。
会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。
闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。
会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。
会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。
会议引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。
会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。
二、填空1、会议的特征目的性、组织计划性、群体沟通性、交流方式多样性。
2、会议活动的基本要素：人员、名称、议题、时间、地点、方式、结果3、会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。
4、会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。
5、会议结果，即会议结束时实现目标的情况。
会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。
会议组织与服务工作
职工大会
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø股份有限公司
公司分为：有限责任公司和股份有限公司
股东大会由股东组成，是
股东大会
公司的权力机构；董事会
董事会
是股东大会的执行机构，
监
成员为5-19人；经理由董事
事
会聘任或解聘；监事会由
经理
会
股东代表和公司职工代表
组成，成员不得少于3人。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议 接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会 议文件和资料，做好会议记录，编写会议 纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗 服务等工作。
第四章 会议组织与服务
会议方式
实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公 会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。
会议结果
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按会议人数的多少分为： 小型会议
中型会议 大型会议
特大型会议
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按参会人员的职级分为： 股东大会 董事会
电执子教行案模部版配门色（1）
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
会议筹备工作框架图请 见教材第65页。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
Ø一、拟定会议计划
确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。
成立会务工作小组
会议组织与服务
会议组织与服务一、名词解析：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。
会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。
会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。
会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。
会议议程起着维持会议秩序的作用。
会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。
闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。
会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。
会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。
会议引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。
会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。
二、填空1、会议的特征目的性、组织计划性、群体沟通性、交流方式多样性。
2、会议活动的基本要素：人员、名称、议题、时间、地点、方式、结果3、会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。
4、会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。
5、会议结果，即会议结束时实现目标的情况。
会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。
会务组织与服务
会务组织的流程与环节
会议接待
安排接待人员，确保与会者得到热情周到 的接待。
会议记录
安排专人对会议进行记录，确保会议内容 的准确记录和整理。
文件资料准备
准备会议文件、资料和相关材料，确保与 会者了解会议内容和目的。
后续总结
对会议进行总结和评估，总结经验教训， 为下一次会议提供参考。
02
会场选择与布置
发布招募信息
02
通过各种渠道发布会议招募信息，吸引相关领域的专家和学者
参加。
筛选参会人员
03
根据提交的申请材料，对参会人员进行筛选，确保参会人员的
专业性和代表性。
参会人员的分类与安排
01
02
03
分类参会人员
安排座位
分组讨论
根据参会人员的专业领域、职位 、性别等因素，对参会人员进行 分类。
根据参会人员的分类和会议议程 ，安排座位，确保参会人员能够 就座于相应区域。
最终确认议程
经过多次修改和完善，最终确认 会议议程和时间安排。
04
会议日程的安排与执行
安排会议时间和地点
根据会议主题和参会人数，选择合适的会 议时间和地点。
安排会议日程细节
根据初步议程，安排会议日程细节，包括 各环节的时间、内容和负责人等。
确定发言人和嘉宾
邀请相关领域的专家学者、企业家等作为 发言人和嘉宾，为会议增添权威性和指导 性。
及时调整和优化日程
在会议过程中，根据实际情况及时调整和 优化日程，确保会议顺利进行。
会议议题的设置与讨论
确定重点议题
根据主办方的需求和目的， 确定会议的重点议题和讨论 方向。
分组讨论和交流
根据参会人员的背景和兴趣 ，将他们分成不同的组别进 行讨论和交流，促进不同领 域的交流和合作。
会议服务等日常工作
会议服务等日常工作
会议服务是日常工作中非常重要的一部分，它涉及到会议的组织、安排、协调和服务等各个方面。
以下是一些关于会议服务日常工作的要点：
1. 会议策划和准备：在会议前，需要与会议主办方沟通，明确会议的目的、主题、规模、时间、地点和议程等信息。
根据这些信息，进行会议场地的预订、设备的租赁、会议材料的制作和分发等准备工作。
2. 会议组织和协调：在会议期间，需要对会议进行组织和协调，包括会议签到、引导入座、技术支持、茶歇安排等。
确保会议的流程顺畅，各项议程按计划进行。
3. 会议服务和保障：为参会者提供周到的服务和保障，包括提供饮用水、茶歇、餐食等。
同时，要确保会议场地的清洁和安全，以及会议设备的正常运行。
4. 会议记录和跟进：在会议过程中，做好会议记录工作，并在会后整理和分发会议纪要。
对于会议中提出的问题和决策，进行跟进和落实。
5. 客户关系维护：与会议主办方保持良好的沟通和合作关系，了解他们的需求和反馈，不断改进和提升会议服务质量。
会议服务等日常工作需要细致、高效和专业的服务态度，以确保会议的
顺利进行和客户的满意度。
新编秘书实务课件-第5章 会议组织与服务(第3版)-精品文档
会议组织与服务
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
第五章
会议组织与服务
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 会议概述 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作
第五章
会议组织与服务
学习提示
（一）学习目标
了解会议的作用与要素 掌握会议前期的准备工作 掌握会议期间的服务工作 熟悉会议结束的善后工作
第五章
会议组织与服务
小知识
西方国家组织会议议程要点 西方国家组织会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部： 标题：会议名称加“议程”二字。 正文：时间、内容、责任者（讲话人、主持人等） 、会址、方式、 注意事项等。 会议议程顺序一般如下： 1．宣布议程。 2．宣读并通过上次会议的备忘录。 3．财务主管报告。 4．其他报告。 5．复议旧的议题。 6．讨论新的议题。 7．有关人事任命。 8．提名并选举新的负责人。 9．通知有关事项。 10．宣布休会。
三、会议活动的基本要素
会议结果 会议方式 会议人员
会议活动的 基本要素
会议地点
会议名称
会议时间
会议议题
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列 席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员 和会议服务人员等。 课堂分析：分析第111-112页案例，找出各类会议人员。
会议流程及服务安排三篇
会议流程及服务安排三篇篇一：会议流程及服务安排一、会前准备1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。
2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。
3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。
会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。
4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：（一）仪容仪表（1）着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。
（2）接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。
要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。
（3）坐站姿势规范端庄，不翘腿。
（二）语言（1）语调温和亲切，音量适中，普通话规范。
（2）语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。
（3）对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。
（三）态度（1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。
（2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。
（3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。
（4）解释问题有礼有节。
（四）纪律（1）会议服务前不吃异味食品。
（2）不在会议期间使用电话。
（3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。
（4）严格遵守职业道德。
5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。
6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。
7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
新编秘书实务课件-第四章会议组织与服务
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
05
案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
04
会议评估与总结
会议效果评估
01
02
03
04
会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
高效会议组织与执行的现代会务服务实践
高效会议组织与执行的现代会务服务实践在现代社会，会议不仅仅是一个企业或组织与合作伙伴交流的场所，也是推动业务发展和促进合作的重要途径。
然而，要想提高会议的效率，需要一个高效的会务服务团队来组织和执行会议。
本文将探讨高效会议组织与执行的现代会务服务实践。
一、会务服务的重要性会务服务是指为会议组织者提供各种支持和协助的服务。
一个高效的会务服务团队能够为组织者提供全方位的支持，包括预订场地、酒店住宿、餐饮安排、交通接送、设备租赁、会议注册等。
良好的会务服务能够帮助组织者更好地组织和执行会议，提高会议的效率和参与者的满意度。
二、高效会议组织与执行的关键要素1. 提前策划和准备：一个成功的会议需要提前进行充分的策划和准备工作。
会务服务团队应与组织者密切合作，明确会议的目标、参会人员和日程安排等内容。
此外，提前准备会议材料、注册系统和设备等也是必不可少的。
2. 专业的场地选择和布置：会务服务团队需要根据会议的规模和需求来选择合适的场地，并确保设施齐备、环境舒适。
此外，根据会议的主题和目的进行合理的场地布置和装饰，以提升与会者的参与感和体验。
3. 精心安排的餐饮和茶歇：提供良好的餐饮和茶歇环境能够增加会议的互动和交流，同时也是展示主办方实力和关怀的重要方式。
会务服务团队应根据参会人数和需求，安排丰富多样的餐饮和茶歇菜单，并确保食品的质量和卫生。
4. 便捷的交通接送服务：一个高效的会议需要与会者的积极参与，而便捷的交通接送服务能够提高与会者的出席率和满意度。
会务服务团队应提前安排好交通接送的地点和时间，并与专业的交通服务机构合作，确保与会者的出行顺畅、无忧。
5. 先进的技术设备和技术支持：现代的会议通常需要使用各种先进的技术设备，如音视频设备、投影仪、电子白板等。
会务服务团队应提供合适的设备租赁服务，并提供技术支持和维护，以确保会议的顺利进行。
三、现代会务服务的创新实践随着科技的发展和社会的进步，现代会务服务也在不断创新和改进中。
会议组织与服务资料
做好会议记录
（1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 ①记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。 ②记录主体
与会者的发言。议定事项。
③记录尾部
散会。主持人、记录人签字。
会见与会谈的基本程序
迎接
致辞、赠礼、合影
倒——瓶口不要碰杯口
c.礼貌用语：请用茶。 d.服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进 行。 e.会议过程中，接待人员要精神集 中，注意观察与会者每个人的 喝水情况：哪些喝的少的或者不喝 茶水，根据情况给喝的少的与会者也要礼 貌性的添加一点，对于不喝的，在允许 的情况下可询问其是否需要其他饮料。
3．会议结束
制作会议证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议正式证件
会议证件
旁听证 会议工作证件
工作证 记者证 出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职 务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印 章。
③会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调究先后顺序，一般应为： 先宾后主；先女后男；先长后幼。 d.奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，不能用 左手。切勿让手指碰到杯口。为宾客倒的第一 杯茶，通常不宜斟得过满，以杯深的三分之二 处为宜,继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客 交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。
⑵会议进行中间适时续水。 a.续水：即在宾客饮用的茶杯中添加开水或茶水。 b.操作要领： 会间服务续水要领： 拿——左手拿热水瓶。 站——站立的位置，右脚插入椅档，在两个 椅脚的中间。 取——右手无名指和小指夹起杯盖，其余三 指握住杯柄。 礼貌用语：
会议组织与服务
●在日常工作中，常通过会议的形式来布置工作、传达精神等，如何组织好一次有效有序的会议呢？其实，只要把握好“事、时、地、人、财、物”这六大要素，就能轻松应对了。
●事。
会议必须有主题，也就是“事”，如果开会时信马由缰，那会议的效果就会打折扣，因此要在会前就确定好会议的主题，设置好会议议程，逐项进行。
●时。
提早确定好会议的时间，才能有充分的准备时间，也才能通知会议相关人员。
●地。
根据会议的规模和形式确定好会议地点，日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔也会有一些人员规模大的会议，比如：机关单位组织的培训、公司组织的经销商大会……不仅要准备好会议地点，还得安排就餐及住宿地点。
●人。
会议前要先列出参会人员名单，大致可分为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员这几类，要确保参会人员都通知到位，工作分工有条不紊。
●财。
会议前要做好各项开支的经费预算报领导和财务部门审核，批准后就按照要求来执行，会后按规定的财务程序报销。
●物。
检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、规模、形式做不同的准备。
●会前服务1.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。
并制定完备的会议预案书2.派专人实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
3.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。
提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
4.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
5.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
6.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
7.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认。
●会中服务1.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
●会后服务1. 会议资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
《会议组织与服务》教案第二章会中服务工作第四节会场服务
《会议组织与服务》教案第二章会中服务工作第四节会场服务本节课主要内容是会场服务，通过本节课的学习，学生应能够掌握会场服务的重要性及具体工作内容，并了解如何提供高质量的会场服务。
一、会场服务的重要性会场服务是指在会议期间为与会人员提供各种服务，包括布置会场、提供设备、解决突发事件等。
会场服务的质量直接影响到会议的效果和与会人员的满意度，因此会场服务是会议组织中不可忽视的一环。
二、会场服务的具体工作内容1.会场布置会场布置是会场服务的一项重要内容，包括会议舞台、讲台、座椅、桌子的摆放等。
会场布置应根据会议性质和规模进行合理的调整，确保与会人员的舒适度和会议效果。
2.设备提供会场服务还包括提供会议所需的各种设备，如音响、投影仪、幕布、白板等。
在提供设备时，应保证设备的正常运行，并提前进行检查和测试，以防出现故障。
3.突发事件处理会场服务还包括解决会议期间可能出现的突发事件，如设备故障、意外事故等。
在突发事件处理过程中，应迅速采取措施解决问题，并及时向相关人员报告和通知。
4.环境卫生会场服务还要保持会场的环境卫生，包括定期打扫、垃圾清理等工作。
会场的清洁整洁不仅能提升会议的形象，还能给与会人员提供一个舒适的参会环境。
三、提供高质量的会场服务的方法1.做好会前准备提供高质量的会场服务需要做好充分的会前准备工作。
包括了解会议的性质和规模、确定会场布置和设备需求、做好设备和场地的检查和测试等。
2.高效组织会场服务团队会场服务团队是提供高质量的会场服务的关键，需要做好团队的组织和管理。
团队成员应具备相关的专业知识和技能，并能够快速、准确地响应与会人员的需求。
3.及时解决问题会议期间可能出现各种问题，包括设备故障、意外事故等。
提供高质量的会场服务需要及时解决这些问题，确保会议的顺利进行。
团队成员应具备良好的沟通能力和解决问题的能力。
4.注意细节会场服务需要注重细节，包括会场布置的细致与合理、设备的细致检查和调试、环境的卫生与整洁等。
会议组织服务
会议组织服务会议是一种重要的沟通和交流方式，无论是企业内部的内部会议还是企业间的外部会议，都需要有一个专业的组织和服务机构来确保会议的顺利进行。
会议组织服务机构承担着与会议相关的各项事务，包括会议筹备、会场布置、会务管理、会议设备租赁等等。
本文将介绍会议组织服务机构的重要性和提供的具体服务。
一、会议组织服务机构的重要性在现代社会中，各种类型的会议层出不穷，从企业内部的工作会议到行业内的学术研讨会，从国际性的大型会议到区域性的小型会议，会议的规模和复杂性各不相同。
会议的成功与否直接关系到组织方的形象和效益。
因此，聘请专业的会议组织服务机构是非常必要的。
1.提供专业的会议策划和执行能力会议组织服务机构拥有丰富的会议策划和执行经验，能够根据客户需求制定具体的会议方案，并确保会议能够按照计划有序进行。
他们熟悉各类会议的流程和规范，能够高效地协调各项事务，确保会议的顺利进行。
2.提供全方位的会议支持和服务会议组织服务机构能够提供全方位的会议支持和服务，包括会场预订、住宿安排、交通接待、餐饮服务等。
他们与各类服务供应商有着长期合作关系，能够为客户提供高品质的服务，并帮助客户降低成本。
3.提供先进的会议技术和设备支持现代化的会议往往需要借助于各类先进的会议技术和设备，如投影仪、音响设备、会议系统等。
会议组织服务机构可以帮助客户选择合适的设备，并提供技术支持，确保会议顺利进行。
二、会议组织服务机构提供的具体服务1.会议筹备服务会议组织服务机构可以协助客户进行会议筹备工作，包括确定会议主题、确定会议议程、制定预算、寻找合适的会议场地等。
他们具有丰富的经验和资源，能够帮助客户高效地完成筹备工作。
2.会场布置服务会议组织服务机构可以根据客户需求，对会议场地进行布置，包括搭建会场、摆放桌椅、布置舞台、设置展示区等。
他们可以根据会议的特点和主题提供专业的布置方案，确保会场的整洁美观。
3.会务管理服务会议组织服务机构可以负责会议现场的各项事务管理，包括参会人员的注册签到、讲演嘉宾的安排、会场秩序的维护等。
会议组织服务
会议组织服务会议是组织在一定时间和地点举行的、为了达到特定目标而召集的一种活动。
无论是企业内部的内部会议，还是跨企业之间的合作会议，会议组织服务都起着至关重要的作用。
本文将探讨会议组织服务的重要性以及如何提供优质的会议组织服务。
一、会议组织服务的重要性1. 满足会议需求：会议组织服务的首要目标是满足客户的会议需求。
从会议的规模、地点、时间、议程安排到餐饮和住宿等细节，会议组织服务的提供者需要全方位地考虑客户的需求，并提供满足这些需求的解决方案。
2. 提升会议效果：优质的会议组织服务可以为会议提供良好的环境和配套设施，提供专业的技术支持和会务服务，充分发挥现代化设备和技术手段的作用，从而提升会议的效果和参会人员的体验。
3. 节省时间和精力：会议组织服务的提供者具备专业的经验和能力，可以协助客户处理繁琐的会议筹备工作，包括场地预订、物资采购、信息发布等，从而节省客户的时间和精力，使客户能够更加专注于会议内容本身。
4. 保证会议顺利进行：会议组织服务的专业性和细致性可以帮助客户解决各类问题和突发情况，提前做好应对预案和风险控制，确保会议的顺利进行。
同时，专业的会议组织服务还可以提供安全保障，保护与会人员的人身和财产安全。
二、提供优质的会议组织服务的要点1. 充分了解客户需求：与客户进行充分的沟通，了解客户的需求和期望，包括会议规模、参会人员的需求、会议内容等。
只有充分了解客户需求，才能针对性地提供满足客户需求的会议组织服务。
2. 精心策划会议内容：根据客户的需求和目标，制定合理的会议议程和内容安排。
合理的会议议程可以充分利用会议时间，提高会议效率；合适的内容安排可以满足与会人员的学习和交流需求，提升会议的实际价值。
3. 确保良好会议环境：会议场地的选择和布置对于会议的效果和氛围有重要影响。
会议组织服务提供者需要选择合适的会议场地，并在场地布置、音响灯光等方面下功夫，打造舒适、专业的会议环境。
4. 提供专业的技术支持：现代化的会议设备和技术手段已经成为会务组织不可或缺的一部分。
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会议组织与服务——认识会议习题姓名年级班级一、单项选择题1.下列情形哪个是会议（ C ）。
A老板和员工们在一起的喝茶聊天。
B你的直属上司找你研究工作。
C经理、主任和秘书在一起商量下半年的工作计划。
D几名同事在一起吃饭。
2.下面不是会议所具有的特点是（ D ）。
A目的性 B组织有序 C以口头交流为主 D双向沟通3. 会议如果按照规模来分，可分为（ A）。
A小、中、大、特大型会议 B小、中、大、型会议C中、大、特大型会议 D小、大、型会议4.会议内容涉及不同国家和地区，参加人员来自不同国家与地区的会议是（ A ）。
A国际性会议 B全国性会议 C地区性会议 D 综合性会议5.每年召开一次的全国人民代表大会是（ C ）种会议。
A小型会议 B中型会议C大型会议 D特大型会议6.“中韩秘书教育学术研讨会”这个会议名称包含了（ A ）。
7. A内容和性质 B届次和地点 C内容和规模 D单位和会议时间7.天地公司要让新入职的人员学习一下公司的文化和基本的规章制度，秘书小张负责安排，她应该安排一个（ C ）会。
8.A代表会 B专业会 C培训会 D座谈会8.一个会议至少有（ A ）项议题，无议题或议题不明的，就是盲目开会。
A一项 B二项 C三项 D多项9.会议结果就是（ D ）A召开会议要达到的实际效果 B会议要议定的事项C贯彻落实会议的精神 D讨论和研究的问题10.参与讨论和研究问题的人就是（ A）。
A与会人员 B出席人 C列席人 D旁听人5.下列会务人员接站要求不正确的是（ D ）。
A一般在班机、火车、轮船到达前至少15分钟赶到。
B要了解不同国家、地区人员的风俗习惯。
C会务人员要笑脸相迎。
D在车站、机场出口处热情寒暄。
6.签到时，在向参会人员递钢笔时要做到（ D ）。
A不脱笔套 B如是毛笔，让参会人员自己沾墨汁 C笔尖对着参会人员 D双手递上笔7.国际惯例中引导参会人员乘坐电梯时（ A ）。
A会务人员先进入电梯 B会务人员后进入电梯C会务人员先走出电梯 D会务人员不用管参会人员8.会务人员上茶时，不能是凉茶，也不能太热，水温以（ B ）左右。
A100度 B 80度 C50度 D60度9.会议中斟茶时要按（ A ）顺序进行，在参会人员右侧服务。
A先宾后主 B先主后宾 C宾主同时 D先给离得近的10. 会议用品包括会议的必备用品和（A ）A、特殊用品B、生活用品C、会议须知D、统计报表11．秘书初萌负责发送一份给各大报社的会议邀请函，她认真完整地填写了信封，保证了邀请函及时准确地寄到了各大报社。
但领导认为她的这项任务还缺少落实的关键环节。
你认为缺少的关键环节是（ D）。
A没有认真登记 B发寄前没有请领导核准C没有进行加密处理 D没有进行回复确认12、选择会议场地时，应考虑与会人员是否便于前行，这是体现了会场选择的（ B ）原则A大小适中 B交通便捷 C成本合理D设备设施齐全 E 环境合适13.会场布置的形式多样，下列哪种会场布置形式容易形成融洽、合作、民主的会议气氛，体现平等于相互尊重的精神。
（ B）A相对式 B全围 C半围式 D分散式二、多项选择题1.一般会议具有如下的作用（ ABCD ）。
A集思广益 B协调矛盾 C资源共享 D推动工作2.每个会议都要经过三个阶段，它们是（ AC D ）。
3. A会前筹备 B会后落实、总结 C会中组织与服务 D会议的应急过程3.“可口可乐（中国）饮料有限公司2011年销售会议”这个会议名称包含了（ ABCD ）。
A单位 B时间 C性质 D规模4.会议时间主要涉及会议的（ CD ）时间。
A报名时间 B报到时间 C具体开会的时间 D会期5. 张秘书在一次临时会议时是这样通知的：“请各部门负责人下午去会议开会，如不能参加，请提前告知我，电话：12345678”这个通知会造成哪些问题（ABCD ）。
6. A不知道哪些人开会 B不知道具体什么时间开会C不清楚开会地点 D不知道会议内容7.下面是会议的组织形式的是（ABCD ）。
A座谈会 B专题讨论会 C网络会 D现场观摩会7. 为了节省会议成本和与会人员的时间，避免舟车劳顿，可以采取（BD ）会议形式。
A恳谈会 B网络会议 C代表会 D电视电话会8.在一个会议中与会人员包括以下哪些人（ ABCD ）。
A出席人员 B列席人员 C主持人员 D旁听人员9.确定会议时间首先要考虑（ AB ）人的时间。
A主要领导 B主管领导 C主持人 D其他与会人员5会务人员上下楼梯引导时，应该（ AB ）。
A上楼时尊者、女士在前 B下楼时尊者、女士在后C上楼时尊者、女士在后 D下楼时尊者、女士在前6.在会议引导过程中，下列说法正确的是（ ABCD ）。
A右为上，左次之 B两人同行前者、右者为尊C三人同行中者、前者尊 D迎接引路时主人在前，送别主人在后7．会议通知正文的内容包括( ABCD )。
A．被通知的部门 B．会议时间、地点 C．会议程序 D．会议内容8.会议方案的特点有（ ABD ）A预想性 B标准性 C程序性 D请示性9.主席台座次安排的3个原则是（ ABD ）A前排高于后排 B中央高于两侧C右侧高于左侧 D左侧高于右侧一、单项选择题（在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确）1. 举办会议既要确保会议质量，又应遵循( B)的原则。
A、扩大企业影响力B、勤俭节约C、服务社会D、提高企业竞争力5. 会议用品包括会议的特殊用品和（ A）A、一般用品B、生活用品C、会议须知D、统计报表6. 会议的特点是真实性和( D )。
A典型性 B资料性 C科学性 D交流性7. 选择会议地点的步骤不包括(D )。
A、确定会议形态B、考虑与会者的期望C、选择何种会议地点与设备D、确定邀请的嘉宾9．会议构成的基本要素可不包括（B ）。
A主持者 B秘书机构 C时间 D议程13．如果公司内部会议需使用投影仪，而公司又没有足够设备经费，秘书的解决方法不包括（A ）。
A购买 B借用 C调拨 D租用14．秘书初萌负责发送一份给各大报社的会议邀请函，她认真完整地填写了信封，保证了邀请函及时准确地寄到了各大报社。
但领导认为她的这项任务还缺少落实的关键环节。
你认为缺少的关键环节是（ D）。
A没有认真登记 B发寄前没有请领导核准 C没有进行加密处理 D没有进行回复确认16．天地公司秘书初萌负责公司人力资源开发与利用研讨会前工作，可是很多与会者反映他们没有能够找到会议接站处。
你认为做接站工作无关的有（ D）。
17．A制作醒目的接待处牌子 B编制与会人员抵达的时间表C接站人员人手一份接站的时间和路线表 D在通知上标明报到的具体位置17．天地公司召开年终总结大会，与会人员近600人，入场时比较混乱，作为公司秘书，下列解决措施中（ C）是无效的。
A在会场门口张贴座次图表 B将会场按部门划分出若干区域C提前到岗，在入口处热情主动迎接与会者 D提前发票，让单、双号分不同的门入场89、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出（A）。
（A）会议的发言人（B）会议主席团（C）会议的绝对中心（D）会议民主平等的气氛18．在发放会议文件资料时，为避免与会者丢失材料，在发放文件时应做到（ A）。
A准备好每人一个文件袋 B适时适量 C给会议文件编号 D附上文件目录清单二、多项选择题【得分：】本大题共10小题，每小题2分，共20分）6．大型茶话会、团拜会、宴会可采用( AD )，此形式比较稳定，易形成轻松和缓气氛。
A．星点式 B．众星拱月式 C．方形 D．圆形7．正确的会议准备程序(排出顺序)应是( CADBE )。
A．明确议事日程 B．通知与会者 C．明确会议目的 D．明确与会者 E．开会8．参加会议签到方法主要有( ABCDE)。
A．秘书人员代签 B．证卡签到 C．簿式签到 D．座次表签到 E．计算机签到11．会议通知的内容项目内包括( ABCD )。
A．会议日程 B．会议名称 C．会议议题 D．会议方式14．会议名称一般由( ABCD )组成。
A．主办单位名称 B．主题 C．类型 D．时间2．会议接待组工作的重点应放在（ AD）。
A．会议生活服务B．收费结算C．宣传娱乐D．医疗交通【答案】AD【解析】大中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构，一般来讲，会务筹备机构包括会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组，各组分工明确，互相协调。
接待组负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作1. 会议记录要求做到( BC )。
A、生动B、准确C、完整D、概括9.会议策划方案一般包括会议为（ ACD ）。
（A）议程（B）筹备方案（C）预算方案（D）日程1、天地公司秘书钟苗在编制会议议程表时，应考虑的因素有（BD、）。
（A）与会人员的要求（B）将同类问题集中排列(C)将保密性强的议题安排在前面（D）公司章程对会议议程的规定3、选择适当的会议地点应考虑（ABCD）。
（A）离上司和与会者均较近的地方（B）有充足停车位的地方（C）设备齐全的地方（D）租借成本合理的地方5、秘书钟苗在座会议记录时，必须做好的工作是（ABCD）。
（A）准备好记录用的笔和纸（B）准备好与会人员的座次表（C）准备好会议文件（D）准备好磁带6、会议信息的收集要力求（ABC ）。
（Ａ）全面（Ｂ）真实（Ｃ）及时（Ｄ）重点突出7、确定会场大小需考虑的主要因素是会议的（AD）。
8、（A）规模（B）主题（C）级别（D）时间8、会议名称应当根据会议的（AB）来确定。
（A）主题（B）类型（C）规模（D）费用9、会议记录应（BCD、）。
（A）将会议内容一字不漏地记录下来（B）长期保存（C）由专人负责保管（D）统一编号10、秘书编发会议信息用于新闻报道应注意（ABC）。
A准确B保密C内外有别D灵活。