编码标准化

南

联食品二期项目需求规格说明书 1 / 19

1. 业务模型描述1.1. 业务场景编码标准化 1.1.1. 基础档案编码是企业信息化体系建设中的基础性工作，基础档案编码的一致性、完整性、易用性将直接影响ERP系统的信息交互与数据共享能力。南联公司现在各部门对各种基础档案的叫法或者命名各不相同。为了实现数据的无缝集成及满足未来南联公司发展的需要，有必要在公司范围内制定统一的数据规范，夯实公司统一管控的基础。 1.1.1.1. 基本准则1. 统一规划，集中管理，组织保障按照编码的使用范围，区分不同的管理层次。按照公司编码使用范围，由南联公司指定部门专人负责编码规则的规划、制定、备案；组织开展编码工作；对完成的编码进行校验、更新及下发使用。为保证编码工作的顺利实施，南联公司必须指派专人负责此项工作。在项目持续期间协助项目成员与南联公司各对口业务部门进行工作协调；在项目结束后负责

南联公司全部编码的管理，包括编码规则的备案、维护（新增、更新等），并负责督导编码规则的推广与应用。建议成立编码委员会，负责新编码的审定、变更等决策工作。人员由编码涉及的主要业务板块人员组成，如分管领导、总监、关键用户、骨干业务人员等。务必包含对基层具体业务熟悉的骨干业务人员。对于确定推广应用的编码规则，根据应用范围，建议以编码委员会以及对应的管理部门下达文件的方式推广。2. 参照国际、国家、行业标准中有关分类标准体系，考虑企业现有的编码，制定编码体系有国际、国家、行业标准的，以国际、国家、行业标准为基础，借鉴行业其他成功案例，结合考虑实际情况，制定适用于南联公司的编码规范。若南联公司现有的编码规则成熟且能够第2页共19页

适用未来较长一段时期的发展趋势，则对现有编码进行系统梳理后可纳入到整体编码体系中。建议编码委员会制定专人，负责收集、整理更新不同的标准，为南联公司编码制定提供标准。3. 编码的基本原则唯一性尽管编码对象可能有不同的名称或不同的描述，但代码结构必须保证一个编码对象仅赋予一个代码，一个代码只反映一个编码对象。即：一个分类代码必须与指定的类目一一对应。可扩性代码结构必须能适应编码对象不断增加的需要，也就是说，必须为新的编码对象留有足够的备用码，从而使分类集可以进行必要的修订和补充。简短性在不影响代码系统的容量和可

扩性的情况下，代码位数应尽可能少，以减少差错率，减少计算机处理时间和存储空间。稳定性代码不宜频繁变动，否则将造成人、财、物的浪费。编码时，应考虑其变化的可能性，尽可能保持代码系统的相对稳定性。识别性代码应尽量有最大可能限度的含义，较多含义的代码可以反映分类编码对象更多的属性和特征，以助记忆并便于人们了解和使用。可操作性代码应尽可能方便事务员和操作员的工作，减少机器处理时间。自检性具有检验差错的自身核对性能，以适应机器的处理。上述原则中，有些原则彼此之间是互相冲突的，如：一个编码结构为了具有一定的可扩充性，就要留有足够的备用码，而留有足够的备用码，在一定程度上就要牺牲代码的简短性，代码的含义要强、多，那么代码的简短性必然要受到一定的负面影响。因此，设计代码时必须综合考虑以求代码设计最优化的结果。 4. 通用为先，结合业务，逐步推进编码规范及应用第3页共19页

本次ERP二期项目是在一期项目基础档案的基础上新增加了20多个档案，需要将有限的时间和人员计划好，才能将编码体系的框架搭建完善。在编码体系建设初期，在明确编码管理组织、定义数据编码分类体系的基础上。对涉及全公司的公共数据编码进行统一编码，在编制过程中着

重解决业务影响范围大、重要性强的数据编码，如组织机构、人员、部门、科目、计量单位、物料、客商等数据要先行制定规范，对于应用范围小，影响程度低的编码，可在细化应用、管理下探的前提下，逐步应用。无论是哪种编码，使用前必须由编码规则主管部门进行审核及备案工作。5. 定期更新，

及时下发，确保所有编码纳入到管理范畴

在编码体系建设开始，所有的编码，无论涉及到何种业务，按照影响的层次，由各个实体指定的专人（需分不同的业务）负责编码规范、编码数据的收集、提交、应用工作。南联公司指定人员根据各业务部门编码需要，定期更新南联公司编码体系，完善编码数据。南联公司编码负责人负责编码工作的应用和推广，限期完成编码应用工作，定期、不定期对编码应用工作进行检查，确保工作的顺畅性，避免出现各种偏差。 1.1.1.2. 总体规范1. 编码中只能使用的字符为a-z、A-Z、0-9和连接符(-)，禁止使用分号、逗号、顿号、空格( )，以及中文、Φ、Ⅱ等特殊字符。 2. 编码以字符或者数字开头，如有可能，避免

字符o与数字0相连，1与l相连，以免人员对编码识别错误。 3. 编码可以采用日期+流水号、分类+流水号、分类层次+流水号等具体编码方式。考虑到与原有编码的继承性；尽量避免采用拼音首字母缩写的编码方式，可采取通用的英文缩写等其他方式。4. 不同业态下的相同、相似编码规则要尽可能统一，如固定资产的固定资产分类与资产管理的资产分类。5. 确保编码的唯一性，禁止一物多码现象。6. 涉及到不同业务场景的编码，做到编码能够适用各个场景。7. 同一类别的编码规范，只能由一个部门负责制定。第4页共19页

1.1.1.3. 编码审批流程编码管理流程编码管理岗需求部门信息部开始C1查询ERP档

案C1C2C3提出编码申请维护各种档案审批是(增加、修改、

否是否存在是否通过启用/封存)编码申请表否C4档案使用

分配是结束段阶责任部序处理活动名称活动说明门或岗

输出单据号状态位当发生新业务，可能出现新编码时（如

新增客户、新开发新餐谱、新供物料、新增部门、新进人

员等），各需求部门应先行到ERP中查询，确保系各需求编

码申请系统C1 查询编码统中没有该编码，再及时收集该

编码相关属性，部门表外并按规定的格式向信息部书面申报。其它修改、启用/封存直接提出书面申请。信息部审核并完善后，安排编码管理岗录入到ERP系统C2 编码审核信息部系统. 内第5页共19页

编码管基本档系统C3 编码维护编码管理岗在ERP系统中维护新的编码理岗案内各需求系统C4 编码使用各部门在ERP系统中使用新的编码部门内1.1.1.4. 编码标准化建议本文档是编码标准化的文字说明部分，仅限于描述基础数据的准则、规范、示例等。具体分类数据整理及按照分类标准整理的详细数据等工作将在数据准备阶段完成。以下仅以物料分类编码及物料编码进行举例说明： 1.1.1.4.1. 物料分类编码 1.1.1.4.1.1. 编码规则南联一期ERP 系统建设过程中，已经建立了物料分类编码规则，物料分类编码包括劳保&生产用品类、化学用品类、代替类、固定资产类、机供品类、维修间配件、原材料、办公用品类、包装用品类、餐食、修车班配件等物资的分类，编码为层级方式，每级1位编码，分为3级编码，通过编码能够标示唯一性，其编码构成如下：第三层（1位）存货三级分类码第二层（1位）存货二级分类码第一层（1位）存货一级分类码第一层：1位，物料一级分类码——A-Z,0-9标示；A-包括劳保&生产用品类、C-化学用品类、D-代替类、E-固定资产类、F-机供品类、G-维修间配件、M-原材料、O-办公用品类、P-包装用品类、S-餐食、