关于货物和服务采购的若干规定

关于货物和服务采购的若干规定为进一步规范公司采购活动，适应集团采购体制，提高采购业务的效率和效益，特制订本规定。

1．采购活动的基本要求1.1严格遵从集团各项制度和权限划分，认真参与集中采购活动，严格执行集中采购结果；1.2采购业务应当归口和集中，避免多头和分散采购；1.3除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程；1.4采购业务的采购、验收和结算付款流程应当分离；1.5供应商选择和价格确定应当体现公开透明和公平竞争的要求。

2．采购申请控制2.1请购权控制：(1)公司各部门按照部门职责分工对其分管的资产或事务有请购权；(2)生产车间(部门)的采购申请，应经公司相关职能部门审核汇总，审核部门及专责岗位承担第一责任。

(3)生产线新增土建及土建维修项目由生产品质部审核汇总后层报总经理批准；(4)供集团集中采购招标的采购申请或年度采购计划，由有权请购部门提出，层报总经理批准后报出；(5)大修及技改项目预算报告层报总经理批准后方能进行采购申请，其中技改项目申报及审批权限按集团《技改项目管理办法》执行；(6)所有固定资产和单台2 万元以上电机、减速机、风机等附属类设备购置及单次2 万元以上设备维修支出，应层报总经理批准；(7)如遇紧急生产采购，由分管副总按总经理授权进行请购批准。

2.2采购申请单的填制和传递：(1)采购申请单应完整填写物料名称、规格型号、质量标准、预算价格、使用单位、采购用途、到货期限以及拟采用的采购方式等。

重要采购项目如固定资产购置等，应另附专项报告；(2)批准后的采购申请单应及时传递采购、验收和财务等相关部门。

无请购批准或与请购批准不符的业务，合同、采购、验收、财务等部门及专责岗位不得办理；(3)采购申请单由采购部门统一编号，最低保管期限五年。

3．集中采购控制3.1集团要求基地公司推荐或邀请供应商的，应由采购部门依据供应商评价结果并商请生产使用单位提出拟荐拟邀名单，报总经理批准后报出；3.2采购部门应及时将集中采购定标或圈标文件、招标文件等报基地公司分管领导和总经理传阅会签，并将会签文件印发请购部门和财务部门。

属于定标的，签合同前采购部门可联合请购部门或使用单位，就价格质量验收结算等条款要求中标供应商进一步澄清；属于圈标的，采购部门应联合请购部门或使用单位，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则选择中标供应商，定标推荐意见应以书面报告形式报总经理核批。

4．建立合格供应商准入名单和主要货物服务采购价格指导目录4.1建立准入制度和价格目录的目的，是切实提高采购效率和询价比价效果，有效控制采购风险和评价采购业绩：4.2建立合格供应商定期评审及其准入制度。

采购部门联合请购、财务、纪检等部门，定期不定期确认、补充或更新合格供应商分类准入名单，建立供应商信息库，备足一定数量的各类潜在供应商。

采用竞争性谈判、询价采购、定点采购等方式选择供应商时原则不能超出准入名单。

采购部门应统一保管和使用合格供应商信息，禁止由采购人员私人持有；4.3建立主要货物服务采购价格指导目录。

采购部门联合请购、财务、纪检等部门，成立价格小组，以日常采购价格为依据，通过市场调查，在定质量定品牌基础上制定主要货物服务采购价格分类指导目录，并予以及时补充更新，以此控制和评价采购活动。

5．采购方式控制5.1根据集团有关规定，需要进行公开或邀请招标的采购业务，一律由集团或管理区主持进行。

基地公司自行组织的采购业务应根据情况采用竞争性谈判、询价采购、单一来源采购和定点采购等四种方式。

5.2竞争性谈判单次5 万元以上的服务采购，30 万元以上货物采购或虽采购金额低于规定但适合采用竞争性谈判的，应采用竞争性谈判方式选择供应商和确定价格。

竞争性谈判的程序如下：(1)成立谈判小组。

组长由总经理指定，组长应为总经理助理以上人员。

由组长根据本规定和项目特点确定小组人数和成员名单。

谈判小组由3 人以上单数组成，一般5人，简单或金额较小项目也可3 人。

小组成员应来自采购、请购(使用)和财务等部门，其中专业工程师不少于1 人，复杂项目也可外请专业人士参加。

公司纪检部门应派员全程参与监督(监委) 。

谈判小组成立后，以下程序需要共同完成。

(2)制定谈判文件。

谈判文件由采购部门拟订并商请小组成员后报组长批准。

谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、报价要求、授权和资质要求、谈判保证金、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，并且不得指定品牌报价。

其中谈判保证金按不低于谈判金额的3%收取，不足5000 元的按5000 元收取。

(3)确定邀请参加谈判的供应商名单。

谈判小组从符合相应资格条件的供应商准入名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。

邀请供应商产生办法和要求是：采购部门推荐1-2 家，监委抽取1-2家，且邀请对象不能超出合格供应商准入名单范围，邀请供应商名单严禁对外泄露。

拟邀名单报组长批准后由指定工作人员通知供应商并向其提供谈判文件，同时也负责接收供应商递交的密封报价文件。

(4)谈判。

正式谈判前：①在正式谈判前30 分钟召开小组预备会议，预备会议主要内容：组长宣布谈判纪律和谈判分工，向成员介绍项目情况和注意事项，回答成员疑问，成员阅读谈判文件等；②谈判小组、工作人员和供应商分别签到，工作人员核实谈判保证金缴纳情况。

若响应供应商少于三家，谈判程序继续进行；③监委审核响应文件的密封情况，监督工作人员拆封并宣布供应商响应文件，供应商对初次报价工期等签字确认后退场；④谈判小组对谈判供应商进行资格性检查和符合性检查，包括其提交的授权书、报价单、资质证照等，确认其属于有效供应商；⑤ 按报价从高到低确定谈判的顺序。

正式谈判时：①谈判小组所有成员按既定顺序集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商；②谈判小组根据谈判进展情况和项目复杂程度确定谈判轮次。

预算金额较小、技术简单、标准较统一且首轮谈判后供应商已无降价意愿的项目可采用一轮谈判形式；标的金额较大、技术复杂项目可采用两轮谈判形式；特别复杂的项目可采用三轮以上谈判形式。

(5)确定成交供应商。

①每轮与单个谈判对象结束后，谈判小组应当要求该供应商当场或离场30 分钟内提交新报价单，并对谈判过程中就技术、质量、服务等做出的澄清、承诺进行书面确认；②全部谈判结束后，谈判小组就谈判结果进行比较测评，组长综合并统一各成员意见，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的评审标准选出成交候选人名单，并由谈判小组所有成员签字确认，监委在监督栏就谈判合规性签字确认；③谈判小组将谈判结果报总经理审定，并确定成交供应商。

5.3询价采购询价采购适用于通用性强、市场货源充足、价格变化小且金额低于竞争性谈判标准的采购项目，对于超过标准的紧急采购业务，经批准方可采用询价采购。

询价采购的程序为：(1)成立询价小组。

询价小组由3 人组成，包括采购主管、专业工程师和专职询价员，采购人员不能同时兼任询价工作。

(2)确定被询价的供应商名单。

询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，由专职询价员向其发出询价函让其报价。

询价函由采购人员按规定格式填制，报专业工程师及采购主管审核后交询价员。

询价函应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，询价函应定项目定配置定质量定服务而不得指定品牌。

(3)询价。

询价员根据实际情况可采用邮寄密封报价、电邮报价及传真报价。

询价员须对被询供应商名单及其报价严格保密。

被询供应商一次报价高于内控价格、最近采购价格或已知当前市场交易价的，询价小组可以要求供应商二次报价或临时新增其他合格供应商询价。

询价结束后，询价员应填制询价采购报价汇总表，并将询价函、报价表、询价汇总表等作为询价采购档案交采购部门保存。

(4)确定成交供应商。

询价小组根据最终询价结果，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交候选供应商。

候选供应商确定应报公司分管领导核准。

5.4单一来源采购(1)单一来源采购适用条件：①因专有权、设计图纸或模具垄断等原因，暂时只能从特定供应商处采购的；②只有采购原设备供应商的零配件及维修服务性价比或适应性最好的；③采购的货物或服务在全国范围内只有唯一供应商的；④ 软件开发项目需要原开发公司升级改造的，且升级改造经费小于原开发经费的；⑤政府部门或本集团有统一要求，只有从特定供应商处进行采购，才能促进实施相关政策目标的；⑥发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。

(2)采用单一来源采购，采购部门须提供充分的理由和有关市场、技术方面证明材料。

(3)经批准采用单一来源采购的项目，仍应根据金额大小、技术复杂程度，成立谈判小组或通过其他合适程序，以确定成交事项。

5.5定点(协议)采购(1)定点采购是指对规定范围内的需求零散的货物或服务项目，通过公开竞争的方式确定相对固定的供应商及其协议供货产品或服务并与其签订合同，采购人员根据实际需求在定点供应商处进行多次采购的形式。

(2)定点供应商及其协议供货产品确定定点供应商起码应通过竞争性谈判方式确定，并应按竞争性谈判的规定和程序进行。

谈判小组首先审查和批准协议供货产品(包括品牌、规格型号、质量标准等)，然后据以选择该类产品被邀供应商。

被邀供应商应为该类供货产品的制造厂商或国内代理或以协议供货产品为主营业务的商业机构(卖场) 。

被邀供应商数量应为5 家以上，定点供应商数量应确定至少三家以上，对于货物类定点项目，相同品牌的定点供应商数量至少要确定两家。

定点期限最长一年，一年期满应重新按规定程序确定定点供应商。

(3)定点供货合同：中标供应商确定后须签订定点供货合同，合同中应确定协议供货产品的品牌、规格型号、最高限价、价格折扣率、服务承诺、履约保证金、定点期限、资金支付等内容。

（4）采购实施采购部门原则上不得从定点单位采购协议供货范围之外的产品，也不能在定点单位之外采购协议供货产品。

若有协议供货产品，在完全可比情况下价格高于采购部门市场询价的，采购部门应提供询价报告并经批准后，可以在协议供应商之外采购。

采购协议供货产品时，专职询价员应在该类定点单位中实行询价比价采购，不得不经竞价直接从某一定点单位采购。

6．建筑安装服务采购特别规定6.1应指定归口部门统一审查采购需求并提供预算金额，根据预算金额确定采购方式，5 万元以上采用竞争性谈判，5万元以下可以采用定点（协议）采购。

6.2应通过规定程序确定5 家以上合格供应商，并与之签订零星建筑安装服务协议，具体按照定点（协议）采购方式办理。

6.3所有建筑安装服务的询价报价和服务协议价格应采用固定总价或固定单价计价，不得采用可调价格。