风控部档案管理

档案管理

第一条为加强借贷业务档案管理，确保借贷资料的完整性，促进借贷业务经营的合法性和借贷资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和借贷管理的相关规定，特制定本制度。

第二条借贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，公司各部门应配合风险控制部，对借贷业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。风险控制部负责借贷业务档案的整理、保管和日常维护工作，并对借贷业务档案后的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

第三条借贷业务档案涉及各借款公司、企业、个人及出借人信息的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

第四条借贷业务档案归档办法

（一）借贷业务档案按照借款客户建立，一户一档。

（二）借贷业务档案分为三类：

1、基本类：借款人的基本资料，办理借贷业务过程中产生的能够证明借贷业务的合法性、合规性的基本要件;

2、权证类：采用抵押、质押担保方式的借贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处置权的要件;。

3、综合类：资产风险管理的相关资料，出借人资料，风控文件收发记录等。

权证类主要是指抵(质)押物的清册和移交清单等，抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件存放于档案库内的保险柜中保管。权证类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，风控专员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。

第五条借贷业务档案的基本内容

（一）基本类档案包括

1、基本资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副

本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》(国税、地税)复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，借款人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类客户借贷业务申请报告和申请书、各类借款客户借款合同、担保合同(担保协议)或担保函、抵(质)押核实书、保证合同、法律审查意见、到逾期贷款本息催收通知及回执、贷后检查记录和贷款检查报告、企业经营活动分析报告、保证金进账证明资料、自然人的资信评定书，法人客户的征信报告书，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。各类客户借贷业务调查报告、各类客户借贷业务调查审查审批书、评审会会议记录、项目评审会签单；

2、专业担保机构为保证人的应包括担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。

3、自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件；

4、项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。以及其他业务所必须的要件等等。

（二）权证类：采用抵押、质押担保方式的借贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处置权的要件;权证类档案包括抵押物(质物)评估报告或作价依据，抵押物(质物)所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押(质押)登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物(质物)保险单，抵押(质押)公证书等，抵押物的保险单。

（三）综合类：各类借款合同、担保合同、保证合同、抵（质）押合同、等契约；出借人资料；发客户部文件及退回文件记填写等。

第六条借贷档案资料立案、归档

1、立案：各风控专员根据每笔业务的类别收集要件归档，每一笔业务的要收齐和审核各借贷档案类别的相应资料。业务实际发生结束后，应对借贷业务原始资料进行排序，编写页码，填写案卷封面。

2、归档：对已还清借款的和已失效或已处置完毕的借贷资料从本年借贷立卷盒中抽出，按结清日期排序等，填写案卷封面，分类装订后存放在档案盒中，编制清册，最迟不得超过次年的3月31日前移交给档案管理专员管理。档案管理专员应根据移交清单逐一核实，并对卷内资料进行审查，保证其齐全，对接收的档案进行排序，放入固定位置，记载档案归档登记簿，载明案卷号、档案内容、形成时间、页数、是否原件、存放位置等要素，对权证类档案，并单独建立权证类档案要单独建立权证类档案登记簿进行登记、管理、定期核对。

第六条借贷档案的调阅、外借、保管、销毁

调阅：建立借贷业务档案调阅登记制度，本公司相关人员调阅借贷档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、日期、内容等，经风险控制部负责人或公司负责人签字同意后方可调阅。客户部调阅借款业务资料，登记方可使用。

外借：借贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报公司负责人批准才能外借，必须填写档案外借单，登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等。

保管：档案管理专员员要对借贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查借贷档案的保管情况，并作书面记录。

1. 尚有借贷关系的借贷档案作永久保管，清理全部借贷业务的档案从客户与本社的最后一笔借贷业务结清后次年的1月1日起，保管期五年。

2. 综合类借贷业务档案为长期保管，保管期限十五年，其中各种报表的年度汇总表为永久保管。

3. 借贷业务档案保管及核销清册为永久保管。

销毁：风险控制部提出销毁意见，编制借贷档案销毁清册，到期销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限、销毁时间等内容，经分管风险控制部的负责人在销毁清册签署意见，报公司负责人审核，签字批准后方生效。

办公室和风险控制部共同派员监销，监销人应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告主管借贷的主任。