公司证照管理制度

公司证照管理制度

一、为加强公司证照的管理，制定本制度。

二、本规定适用于公司所有证照的管理。本公司证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的有效证件和经公司统一组织办理的有关个人职业证书。

三、公司证照包括：企业法人营业执照、税务登记证、统计证、社保登记证、企业资质证书、安全生产许可证、企业组织机构代码证、“三标一体”体系认证证书、对外承包经营证书、海关登记证书、公司加入的各种协会商会性质的会员证书、商标注册证书、注册建造师证书、安全考核证（法人安全考核证书、项目负责人安全考核证书、专职安全员考核证书）、五大员证( 资料员、质量员、材料员、安全员、造价员 )、工程师等职称证及其它证件。

四、综合部（办公室）是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案；经营场所悬挂有关证照的检查等；在办理证照过程中有关部室根据职责配合承办部分事项和全部事项。综合部应依据政府职能部门的规定，及时办理有关证照，积极参与职能部门或行业举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。

五、证照管理的具体要求：

1、公司员工的个人相关证书必须通过公司统一申报、注册办理,证书由公司统一管理,作为公司的资源使用。

2、所有证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律由综合部妥善保管。

3、如需使用证照，各部门必须填写《法律文件借用单》（见附件1-4-1），部门经理签字，综合部经理同意即可办理。《法律文件借用单》上需说明使用范围和使用时间及归还时间等信息。

4、借用部门须在规定时间内及时归还所借证照，证照的使用必须在所申请的范围之内。不得私自拖延归还时间或改变使用范围，如有特殊情况需延期归还或使用范围变更，须向证照管理部门（综合部）重新提出申请,经综合部经理同意批准后，方可继续使用。

5、公司证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借。更不许擅自使用公司的证照进行各种担保及损害公司利益行为。公司证照不得丢失、损坏，如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，还要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续，并对丢失责任人及部门主管领导追究责任。

6、证件保管人需对到期（变更）的证件，及时提醒主管领导安排相关人员及时办理审验、变更等。

7、证件主管人因工作需要而调动（调离）岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单

核对准确无误后，在“证件移交清册”上签字，并有监交人签字确认。

8、公司各部门在使用上述证照复印件时，须在复印件上加盖刻有公司“仅限于：办理***，有效期***至***，此文件重复复印无效”的印鉴。

9、财务相关证照（税务登记证等），由财务专人管理，管理办法详见部门管理规定。

10、公司统计证等、分公司相关证照及公章由经营划部负责管理，管

理办法详细见部门管理规定。

六、本规定解释权归综合部，自发布之日起执行。

为了加强档案管理工作，积累丰富的档案史料，有效地保护和利用档案，根据《档案法》、《档案法实施办法》和有关文件精神，特制订我局归档、查阅制度。

（一）归档范围

凡是卫生局在各项活动中形成，经过办理完毕，具有查考和利用价值的文件材料、电报、电话记录、声像、会议记录；本局编印的出版物原稿、图表等均属归档范围；

（二）归档时间

符合归档范围内的文件材料，各科室应于次年一季度内移交档案室，由档案人员在六月底以前完成整理归档工作。其中：科研项目文件在完成并鉴定后，及时移交科研项目文件材料；大型设备（5万元以上）材料完成安装、调试后，及时移交；

（三）归档要求

1、应归档的文件材料需经过档案室检查，验收入合格后方能办理手续。移交时，档案人员与移交者当面清点份数，在移交清单上签字；

2、应归档的文件材料收集齐全、完整；

3、立卷要保持文件材料之间的历史联系，区分保存价值，分类整理；

4、准确划定案卷的保管期限，便于保管、利用。

（四）档案资料的查、借阅

1、各科室可直接到档案室查阅本科室形成的档案；

2、凡属本科室工作范围需要，各科室可直接到档案室查阅中央、国务院、省、市委及政府文件；

3、需查阅非本科室形成的档案资料，应经主办科室领导或主管人员同意后方能借、查阅；

4、外单位或局属单位来我局查阅档案，必须持单位介绍信，经有关科室或办公室负责人同意后方可查阅，但不能将档案资料借出机关。

5、凡借、查阅档案资料，要遵守档案室有关规定。注意保持档案的整齐、清洁，不得随意撤卷、损坏、勾画、涂改，以保证档案的完整与安全；

6、严守机密，做到谁借谁用，不得随意转让他人传阅，未经批准不得擅自摘抄、复制。

资质、证照管理规定

一、院及二级单位资质及有关证照的取证、认证、换证、变更、年检（年审）工作由办公室负责办理。办理前有关申办的资料需先通过有关领导的审批。

二、出借资质和其他证照原件必须履行审批手续，借用资质及其他证件原件时，应填写（证件借用审批单）经领导签字批准后方能借用。采用归口审批管理。单位的资质证照由单位副职以上领导签字审批，使用非本单位对应的资质证照应由具有相应资质证照单位的分管领导或地勘院院长签字审批。特殊情况下也可以由其他领导签字批准或办公室电话请示领导批准后先借用，后补办书面审批手续。

三、资质、证照借用只限在审批的范围内使用，严禁随意扩大使用范围，更不允许随意转借、复制和挪作它用，否则借用人应承担由此产生的一切后果。

四、领用资质证照复印件必须盖上本复印件仅限于××使用和此件再复印无效等字样。

五、资质、证照一般借用时间最长为一个月，超过审批的借用时间需继续使用，应重新办理审批手续。

六、谁审批谁负责，未经审批，办公室不得随意出借相应的资质、证照。否则，如有产生不良后果由出借人承担一切责任。