中外运空运发展股份有限公司

中外运空运发展股份有限公司利用电子表单

解决方案推动物流智能化

“采用基于 Microsoft Office 2007 应用平台的电子表单解决方案，可以将业务表单非常灵活、快速地转换为电子表单，让表单中的数据在企业运营中流动起来。业务人员通过多种方式高效地完成表单数据的填写，并可以实现数据的自动化审批和智能汇总，使企业及时了解业务信息，这为在电子商务下的数据信息采集、物流智能化发展带来新的趋势。”中外运空运发展股份有限公司副总经理王百谦如是说。

中外运空运发展股份有限公司（简称“外运发展”）成立6年来，以稳健的作风、优良的业绩，成为国内空运代理行业中的龙头企业。目前公司拥有数以百计的表单（包括管理表单、操作表单、交接表单、核查表单等），这些表单都属于业务环节中不可或缺的一部分，同时也是驱动整个企业运营和业务流程的基础。外运发展面临着数据采集与录入困难、表单二次开发难度大、信息共享和产业链协同不畅、合作伙伴信息化应用水平不对称等问题。

外运发展采用了Microsoft电子表单解决方案，利用2007 Microsoft Office system中的InfoPath 2007产品和技术，将之前的业务表单信息转换为可供信息交互的XML格式，并迁移到新的应用环境中，让业务人员可以通过InfoPath 2007、Outlook 2007、Web浏览器等应用程序和Microsoft Office组件快速、准确、智能地完成表单填写和数据收集；同时根据企业业务流程的需要，借助Office Form Server 2007，将业务数据传递给后台应用系统，做到数据和信息的及时流动和分析。从而避免了以前繁杂的重复性工作和手工处理，大大提高了业务处理效率。在进行数据信息录入时，也可以保证数据的有效性和一致性，避免了由于各种原因造成数据的不及时和不准确。

负责货运单处理和物流信息跟踪的“货运管理CMIS”系统是外运发展综合业务的核心平台，是支撑国际货物运输和国内货物运输的核心系统。借助Microsoft InfoPath 2007和Form Server 2007，外运发展实现了业务表单的自动化流程处理，全面提升了企业核心竞争力。

应用背景

中外运空运发展股份有限公司成立6年来，以稳健的作风、优良的业绩，成为国内空运代理行业中的龙头企业。目前在全国已拥有35 家分公司，80 多个市级物流站及近200 个物流网点，运营网络辐射全国，同时，与国际众多知名的货运代理公司也有着通力合作。这样的发展速度使外运发展的成员企业不断增多，业务量不断增长，组织机构不断扩大，在信息采集和管理上也面临一些问题。

海量信息，数据采集和录入困难

目前，外运发展拥有数以百计的表单，包括管理表单、操作表单、交接表单、核查表单和海关报关单据等，它们都属于业务环节中不可或缺的一部分，这些表单种类繁多、数据量大。如果使用传统的方式，就主要依靠手写、传真、电话进行表单的处理和跟踪，工作效率低，准确性差，共享信息和流程控制较难实现。“表单是驱动整个企业运营和业务流程的基础，在我们的货物管理系统中，有数百个种类的表单需要向后台数据库提交数据，如果这些工作由手工来完成，其复杂程度是难以想象的，而且工作效率、数据的准确性、数据的及时性都会大大降低。” 中外运空运发展股份有限公司副总经理王百谦这样说到。

表单的二次开发周期长、难度大

在原有的“货运管理CMIS”系统中，有数百种表单（包括货运单、查询单、交接单等）需要向后台数据库提交数据，这些请求一般是通过Java 编写的客户端或JSP 网页等方式提交。但是，传统的表单在设计和编程实现上比较复杂，需要的维护人员也比较多，因此外运发展希望能够找到一种简单的前端表单设计和实现的方式。

流程之间无法达成业务协同

物流行业与其他行业最大的区别在于，物流运输不是由单点完成的，一个运输过程至少需要两个节点才能完成（先要取货物，然后再进行派送）。行业的特点必定涉及大量相关人员达成协同工作，包括企业内部人员和企业外部的合作人员。“例如从石家庄到越南河内的一票出口业务，就会在石家庄国际业务部、石家庄国内业务部、北京国内业务部、昆明国内业务部、越南海外代理等 6 家分支机构，超过客服、运力调度、报关、报检、监管仓库、交运、离岗、财务等20 个部门之间产生信息的共享和信息的协同，而且各种各样的信息都必须同步。”中外运空运发展股份有限公司工程部IT 技术总监沈晔解释说，“我们有

60%多的代码都是为了解决协同的问题而写的，在物流信息化、物流协同化、物流智能化三部分之间，协同是最难的部分。”

产业链存在协同的矛盾

一票物流业务服务是无法通过外运发展一家公司全部完成的，服务过程通常需要面对很多的外部合作伙伴、代理、航空公司、各地机场当局、各地海关、商检等。例如一条北京到纽约的国际航线，会有多达25 家的航空公司提供服务。面对众多航空公司，外运发展需要及时获得他们的航班信息、运价信息、货物订舱信息、货物装卸信息、货物离港信息等等，这样才能为客户提供更全面的信息服务。因此外运发展必需要解决与产业链中的各个合作伙伴的信息协同。

信息化应用水平不对称

信息化建设的社会效益和经济效益是毋庸置疑的，但由于信息化系统的科技含量极高，目前在我国的信息化建设中，出现了“信息不对称”的问题。外运发展产业链中的合作伙伴或企业的信息化水平也是不同的，在与这些合作伙伴或企业进行信息一体化运作时，就需要进行不同级别的、不同操作平台的信息协同和数据兼容。

解决方案

根据企业的自身需要，结合最新的2007 Microsoft Office system 产品和技术，外运发展构建了新一代电子表单解决方案。

通过InfoPath 2007 快速、准确地采集数据

外运发展使用Office InfoPath 2007 轻松地建立和部署电子表单，不仅简化了信息的收集工作，而且可以帮助用户确认所收集数据的一致性与准确性。

∙第一时间收集需要的信息。Office InfoPath 2007 提供丰富的数据验证、屏幕提示和条件格式功能，无需编写代码即可实现。

∙使用预定义的部件生成表单。Office InfoPath 2007 添加了包含复杂数据连接功能的预生成表单模板，可以帮助用户使用一个简单的拖放式界面来生成表单。

∙消除版本管理的麻烦。Office InfoPath 2007 和 Office InfoPath Forms Services为发布的表单模板启用了自动升级，确保所有用户都能使用最新的版本。