第三章秘书工作机构的设置与地位

第一节秘书工作机构的设置
一、秘书工作机构的设置原则 1 统一高效原则 2 精简优化原则 3 层次幅度原则 4 适应发展原则
二、秘书工作机构的名称与组织形式
组织形ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ：
分理制综理制
按事设置型按人设置型混合设置型
三、各级各类秘书工作机构
1．各级秘书工作机构
• 中央机关的秘书工作机构 • 省、市、县级的秘书工作机构 • 基层单位的秘书工作机构
秘书工作部门中级组织和中型企事业单位
秘书岗位
基层组织和小型企事业单位
注意：
• 1．秘书工作机构不是决策机构，而是辅助机构。 • 2．秘书工作机构不是职能部门，而是综合办事机构。 • 3．秘书工作机构不是统辖机构，而是协调机构。 • 4．秘书工作机构不是普通机构，而是要害机构。
二、秘书工作机构的性质
• 1．机密性 • 2．辅助性 • 3．综合性 • 4．服务性
第三节秘书部门和人员的管理
一、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求
• 1．机构与部门职责 • 2．岗位责任制 • 3．工作程序和工作方法 • 4．信息系统 • 5．办公自动化（OA）
二、秘书人员的自我管理
• 1．工作管理
首先要有明确的工作计划其次是区分轻重缓急，决定工作次序
• 2．行为管理
• 3．时间管理 “小豆子和苹果” • 4．办公环境管理
重点：
一、秘书工作机构的设置原则二、秘书工作机构的地位
2．各类秘书工作机构
• 人民解放军的秘书工作机构 • 企事业单位的秘书机构 • 民主党派和人民团体的秘书工作机构
3．临时秘书工作机构
• 临时性地为领导机构服务的秘书机构 • 为各种重要会议服务的秘书机构

《秘书学》教学大纲

《秘书学》教学大纲课程代号：11022003（05级教学打算中查，宋体小四号字，前空两格）学时数：56（宋体小四号字，前空两格）适用专业：汉语言文学（文秘）（宋体小四号字，前空两格）一、课程的性质、目的和任务（宋体四号字，加粗，前空两格）1. 课程的性质（宋体小四号字，加粗，前空两格）秘书学是研究秘书、秘书工作和秘书机构的发生、进展，揭示其差不多规律和特点的学科，是一门综合性、实践性的新兴学科。

（宋体小四号字，以下正文同，不再讲明）秘书学是汉语言文学专业（现代文秘方向、涉外文秘方向）一门必修的专业课程。

2. 课程的目的（宋体小四号字，加粗，前空两格）使学生把握秘书学的差不多理论和基础知识，理论联系实际，培养学生初步的秘书业务技能，为毕业后从事秘书工作打下良好的专业基础。

3. 课程的任务（宋体小四号字，加粗，前空两格）（1）把握秘书、秘书工作、秘书机构、秘书学的概念、历史进展，秘书的思想道德素养、知识能力结构、心理品质等方面的差不多理论和基础知识。

（2）把握秘书的一样工作方法，初步把握秘书实务与差不多技能，包括辅助决策、和谐、信息、督促检查、调查研究、保密、会议组织、信访、文书处理、办公室日常事务等。

（3）在讲授本课程后半部分秘书实务时，结合讲授劳动和社会保证部中国就业培训技术中心编写的《秘书职业技能鉴定考试教材》，并进行有针对性的训练，使学生在把握秘书学差不多理论、基础知识和应用技能的基础上，参加全国秘书职业资格鉴定考试，获得中级证书。

（4）在教学过程中，运用案例教学法等方法，紧密联系秘书工作实际，培养学生的创新精神和实际操作能力，使学生在以后的秘书实习、毕业实习等实践环节中得到专门好的应用，毕业后能尽快适应秘书工作。

二、课程教学内容和差不多要求（宋体四号字，加粗，前空两格）绪论（黑体小四号，前空两格，段前、段后各空0.5行）教学目的和要求（楷体小四号字，加粗，顶格）了解秘书学的产生；把握秘书的定义，秘书学的研究对象、性质和特点，秘书学的内容构成，研究秘书学的差不多方法。

秘书机构

• 中央、国务院及各部委，省、自治区、直辖市党、政秘书机构，通称办公厅，下设若干处室。 • 省级各部委厅局、市县乡镇及企事业单位的秘书机构，通称办公室，下设若干科、组
中共浙江省委办公厅
秘书一处
秘书二处
调研写作处பைடு நூலகம்
信息督查处
信访局
• 二、秘书机构设置的特点秘书机构设置具有广泛性即普遍性的特点。在所有机关、团体、企事业单位中，惟独作为综合性办事机构的秘书部门是无所不在的。上至中央、国家机关，下及基层单位，各行各业，都设有工作职责大体相近的、处理秘书工作的秘书部门。
• 三、要有互补的智能结构 • 秘书群体智能结构的优化，首先，要有合理的而不是单一的智能结构。有“秀才型” 的、有“参谋型”的、有“事务型”的、有“管理型”的、有“技术型”的等等。其次，要人尽其才，才尽其用，使秘书群体为领导提供高效优质服务。
• 四、要有协调的气质结构在秘书群体中，只有各种气质类型合理配置，刚柔相济，动静相宜，才能形成团结合作、富有活力、协调一致的秘书群体。
• 3、督促检查职能督促检查是一个重要的领导环节和领导方法。督查工作的出发点和落脚点都是为了确保决策部署的贯彻落实。要紧紧围绕中心任务，抓住重点进行督查。不仅要检查督促决策部署是否实施与落实，而且要了解掌握决策实施中的新情况、新问题，在实践中检验决策部署是否正确合理，以便领导及时对决策进行调整与完善。
第三章秘书机构
秘书机构在机关、单位内处于枢纽部位，是综合性的办事机构。它具有参谋助手、综合协调与督促检查的职能。
• 第一节秘书机构的设置一、秘书机构的名称广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。如办公厅、办公室。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主的秘书业务工作部门。如秘书处、秘书科。秘书学指称与研究的秘书机构，是指广义的秘书部门。

秘书工作机构的职能与要求

国务院副秘书长（正部级） 1．尤权（国务院机关党组副书记）：负责国务院办公厅（国务院机关党组）常务工作，保障副总理李克强日常工作 2．焦焕成（国务院机关党组副书记）：主要负责国务院机关的后勤保障工作，兼任国务院机关事务管理局局长 3．张勇：国务院副秘书长、机关党组成员、国务院食品安全委员会办公室主任 4．舒晓琴：兼任国家信访局局长
基层组织和小型企事业单位，往往不设独立的“ 办公室”，只配一、二名专职或兼职秘书，作为主管的工作助手。他们往往与上司同在一个办公室，或在办公室外占一席之地办公，被称之为“ 秘书岗位”。
2、秘书工作机构的性质
（1）机密性
秘书部门处于中枢地位，又掌管机密文件（政治、经济、人事、商业、科技等），组织和参加各种会议（部分涉及机密）承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全保卫。
1、秘书工作机构的地位中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的工作机构。中央的秘书机构通常称之为“秘书工作机关”。它承首脑机关之命，有召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权力。中央的秘书工作机构还有权制定秘书工作程序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工作。
秘书一局办理国务院全体会议、国务院常务会议等会务及国务院领导同志内事活动、政府信息公开、文电收发运转和国徽印鉴管理、信息、档案、公文核稿、文印、机要通信和机要文件交换、办公厅保密、《国务院公报》和《国务院大事记》编辑等方面的工作。
秘书二局办理发展改革、工业和信息化、财政、人力资源和社会保障、国土资源、环保、住房和城乡建设、交通运输、铁道、水利、农业、商务、银行、审计、国资监管、海关、税务、工商管理、质量监督、检验检疫、统计、林业、旅游、气象、证券、保险、电力监管、扶贫、供销、贸促及港澳经济等方面的文电、会务和督查调研工作。

(完整版)秘书实务教学大纲

《秘书实务》教学大纲课程名称：秘书实务学分：4 总学时：72适用专业：汉语言文学（高级文秘）一、本课程的性质和任务秘书实务是秘书学课程中的一个重要组成部分，是普通高等学校本科专业高级文秘专业的一门专业必修课程。

它具有很强的综合性、实践性和规范性，对提高学生的专业素质，培养学生的秘书语言、办文、办事、办会、社交礼仪等实际能力均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定秘书业务工作能力之人的重要一环。

本课程主要任务是：通过本课程的学习，获得秘书专业必要的基本理论、基本知识和基本技能。

为今后后续课程的学习及今后从事相关的工作打下一定的基础。

二、本课程的教学内容和基本要求第一章个人形象设计教学内容：仪表与礼仪教学要求：掌握：仪表中的个人形象设计（发型、化妆、服饰、体姿）了解：礼仪（握手、接递名片、介绍等）的主要内容第二章办公室工作教学内容：办公环境；办公用品；时间表和工作日志、办公自动化教学要求：熟练掌握：管理办公用品、办公自动化。

掌握：时间表和工作日志的使用。

了解：印章和介绍信的使用和财务管理知识。

第三章会务工作教学内容：会议要素；会务管理；会议组织与控制；会议记录和会议简报；会展服务。

教学要求：掌握：会议组织与控制的理论。

掌握：会展服务工作。

掌握：布置会场、会议记录和编发会议简报。

第四章文书处理教学内容：文书形成与处理的基本程序；进行文书处理的基本要求。

教学要求：熟练掌握：文书处理的基本程序。

掌握：文书处理的要求。

了解：文书及相关知识的概念。

第五章信息工作教学内容：信息管理；网络信息的搜集整理；调查研究。

教学要求：熟练掌握：利用恰当的调查方法得出信息写调查报告掌握：常见的调查方法。

了解：了解信息管理的基本要求。

第六章公务旅行教学内容：国内和国外的公务旅行要求及注意事项。

教学要求：熟练掌握：国内公务旅行计划制定要求；掌握：出国公务旅行的流程并学会编制公务旅行计划。

了解：国内外公务旅行的基本常识。

第七章保密工作教学内容：密级及其范围、保密政策与纪律；国家秘密与商业秘密。

秘书工作机构职能与要求

•秘书工作机构职能与要求
• 1953年，中央批转由毛主席亲自修改签发的一份文件，文件批语是毛主席用铅笔写的，文件由周恩来等中央领导传阅后，经办部门为了保持主席手稿的整洁，便将主席的批语重新打印了一份，后来以中央文件形式下发。过了一段时间，毛主席发现文件中的“付诸施行”印成了“讨论施行”，便打电话来查问究竟，经查原来是打字员将手写的“付诸”二字错打成了“讨论”，
•秘书工作机构职能与要求
• 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做，权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办公室工作没有效率，时间也浪费了。更重要的是让下级感到无所适从。而且这种"两驾马车"式的管理方式越来越严重，使得整个办公室的管理相当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两位主任全部替换，又派了一位主任，办公室工作才理出头绪。
•秘书工作机构职能与要求
• （4）协调职能 • 负责上下左右之间沟通、协商，以消除隔
阂、调整关系、调解矛盾。
•秘书工作机构职能与要求
• （5）保密职能 • 妥善保管机密文件，会议精神、会晤中的内容中
所涉及的机密； • 保守企业资金、经营、生产工艺、账目、配方、
专利、知识产权、客户渠道等商业机密； • 保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私； • 保守员工的档案、升迁、调动等人事机密； • 保守涉及组织利益的其他秘密； • 监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的
会，通讯联络接待，传达领导指令，充当参谋与助手，具有辅助性。 • （3）综合性 • 秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性，因此具有综合性。

简述秘书机构的地位与职能

简述秘书机构的地位与职能秘书机构在各种组织和机构中都扮演着重要的角色，包括政府部门、非营利组织、企业等。

它们的地位和职能不仅仅是提供行政支持，还在很大程度上决定了组织的顺利运行和高效管理。

秘书机构的地位主要体现在以下几个方面：1. 组织架构中的重要性：秘书机构通常在组织结构中处于核心位置，直接向高层管理者汇报。

它们负责协调并促进不同部门之间的沟通和合作，确保组织内部各项工作的协调一致。

2. 信息和决策支持：秘书机构负责处理和管理组织内外的各种信息和文件。

他们收集、整理和传递信息，为高层管理者提供决策所需的数据和资料。

秘书机构还协助高层管理者制定战略计划，并跟踪和监督计划的执行过程。

3. 行政支持和组织管理：秘书机构承担着组织内部日常行政工作的重要职责。

他们负责安排会议、起草文件、制定行程安排等，并为高层管理者提供必要的支持和服务。

秘书机构还负责管理档案和记录，确保组织中的重要信息和文件得到妥善保存和维护。

除了以上的地位，秘书机构的职能还包括以下几个方面：1. 组织协调：秘书机构负责协调组织内部各个部门之间的工作，促进信息流动和沟通。

他们协调会议安排、协商决策，并确保组织内部各项工作的顺利进行。

2. 会议和活动管理：秘书机构负责组织和管理组织内部的会议和活动。

他们安排会议的时间和地点，发送邀请函，并确保会议的顺利进行。

此外，秘书机构还负责协调和组织组织内部的庆祝活动和培训课程等。

3. 文件和信息管理：秘书机构负责处理和管理组织内外的文件和信息。

他们负责起草、编辑和归档文件，并确保文件的安全和有效的传递。

此外，秘书机构还负责管理和维护组织的数据库和信息系统，确保信息的准确性和完整性。

总之，秘书机构在组织中扮演着桥梁和纽带的角色，它们是信息和决策的重要支持者，同时也是组织内部协调和管理的关键力量。

通过秘书机构的职能发挥，组织可以更加高效地运行和管理，提高工作效率和绩效。

第三章：秘书工作机构的职能与工作要求

第三章：秘书工作机构的职能与工作要求一、教学目标使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。

二、教学重点、难点秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。

三、教学设想1、课时安排：4课时2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法四、教学过程：第一节秘书工作机构的设置（1课时）领导工作离不开秘书工作的辅助,因此领导需要秘书,党政机关和企事业单位等社会组织需要设立秘书机构。

秘书机构的设置是秘书工作的宏观管理问题,它直接关系到秘书工作效率的高低,因此如何设置秘书机构就成为秘书学必须研究的重要问题之一。

（一）秘书工作机构的涵义在我国秘书学界的各种专著、教材、学术论文中，有一个有趣的现象是，尽管对“秘书”的定义差别很大，对“秘书”这一基本概念的定义多达几十种，但对于“秘书机构”的理解，则并没有多大的分歧：秘书机构就是指各级各类机关、单位中区别于具体业务部门的综合办事机构。

在基层机关或较小的企事业单位，秘书部门就是“办公室”；在较高层次的机关或大型企事业单位，除了办公厅以外，独立于办公厅的“政策研究室”、“信访办公室”等也属于秘书机构。

所以，现阶段我国秘书机构有广义和狭义之分。

广义的是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关的办公部门。

一般来说，在高层称为办公厅，比如湖南省委办公厅，长沙市委办公厅，长沙市人民政府办公厅，在基层称为办公室，比如我们学校办公室。

主要负责政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作。

狭义的是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，包括秘书处、秘书科等，又如我们学校办公室，下面又细分为三个科室，秘书科、机要科、网络科，有些单位还细分为接待科等。

（二）秘书机构的组织形式至于秘书工作机构的组织形式，教材上提出了分理制和综理制。

1、分理制分理制，顾名思义，就是将工作内容进行分工，采用分部门办公的形式。

秘书学概论-第三章秘书职能

（一）信息管理职能
秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大量的信息工作。秘书信息工作已成为服务领导的重要的事务性和智谋性辅助工作。
办理文书是各级各类社会组织的一项经常性与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。办理文书的职能主要可分解为：依领导意图撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收文与发文两大系列；组织内部档案管理工作；与办文相关的信息工作等。
物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。
领导层
办信信档调接督
公息访案研待办
……
室处办室处处处
分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。
特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处，其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使复杂的办公机构加速运转。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。

狭义的秘书机构
等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，
不设办公厅主任。
国务院办公厅
秘书一局
秘书二局
秘书三局

秘书工作机构的设置

秘书工作机构的设置一、秘书工作机构的设置原则秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。

在我国，中央、省市、县乃至乡镇、街道党政机关和大中型企事业单位都普遍设有秘书工作机构，规模较小的单位和部分三资企业则不设秘书工作机构，只设秘书岗位，配置少量的秘书工作人员。

设置秘书工作机构有三个原则：一是精简原则；而是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。

这是由秘书工作的特点所决定的，也是由国家行政机关明文规定的。

“秘书工作机构，应根据精简原则，尽量减少层次。

办公厅，一般可分设两层，最多不超过三层。

为便利工作，可多设副职，分工领导。

省（行署、市）人民政府的办公厅，尚未专设主任者，得由秘书长或副秘书长兼职，必要时另设专职的副主任。

适应业务分工，组织机构可适当向横的方向发展，逐渐改变过大过多的一揽子的组织形式。

条件许可时，可把秘书业务、研究工作、机关事务管理工作划分开来，具体编制应依地区各部门具体情况决定（引自《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，1951年7月26号）”三项原则中，人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。

纵向层次少为了上下沟通方便及时，避免中间阻隔和官僚主义，横向幅度大是因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。

二、秘书工作机构的名称与组织形式我国的秘书工作机构有广义与狭义的两种：广义的是指秘书长或办公厅任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加密属机构名称两部分组成。

如国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、华夏银行总经理办公室等。

他们统管政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作；狭义的则是以“秘书命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

组织形式也有两种：分理制或综理制。

中央的秘书工作机构称“办公厅，如中共中央办公厅、国务院办公厅等。

这类是部级机构，采用分理制，如国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访局等。

第三章秘书工作机构的职能与工作要求

第三章秘书工作机构职能与工作要求秘书工作机构的设置秘书工作机构的地位与性质秘书工作机构的职能与工作要求

一秘书工作机构的设置
1.设置原则：精简、纵向层次尽量少、横向幅度可适当加大； 2.秘书工作机构的名称与组织形式：秘书工作机构的涵义；组织形式：分理制和综理制
二秘书工作机构的地位与性质
1.秘书工作机构的地位：(秘书工作机关）
首脑机关
秘书机关
下级组织
下级组织
职能部门
职能部门
二秘书工作机构的地位与性质
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
秘书工作机构的地位：(秘书工作部门）
领导部门
下级组织
下级组织
秘书部门
职能部门
职能部门
二秘书工作机构的地位与性质
2.秘书工作机构的性质：机密性；辅助性；综合性；服务性。
三秘书工作机构的职能与工作要求
三秘书工作机构的职能与工作要求
3.秘书工作机构成员（不同层次要求）
知识理论政策修养思想作风基础知识能力管理组织协调专业知识职业道德技术统计层次预测决策口头表达实际操作高层中层
基层
三秘书工作机构的职能与工作要求

秘书工作机构成员（秘书班子群体优化）异质结合原则；合理分工、密切合作；不断运动；
1.秘书工作机构的职能：助手职能；参谋职能；枢纽职能；协调职能；保密职能；公关职能。
三秘书工作机构的职能与工作要求
2.秘书工作机构的工作原则与要求：
明确职责、权限、目标、任务；制定秘书工作的各项制度和标准；分清主次、有条不紊；科学安排工作程序；迅速果断、讲求实效；准确细致、切实无误；忠于职守、安于职分；加强教育、管理，不断提高素质、能力。

第三章秘书工作机构

第三章秘书工作机构【教学目的】1、了解秘书工作机构的内含、发展历史；2、了解秘书工作机构的组织形式、地位；3、了解秘书工作机构的设置原则、设置现状；4、了解秘书工作机构的职能和工作要求；【重点难点】如何在工作实践中高水平、高质量发挥秘书工作机构的职能；作为秘书个体如何既出色完成本职工作又能协调好与上下左右的关系；作为个体如何自觉地进行秘书机构的群体优化，使整体效能之和大于个体效能相加之和。

【时间安排】4课时【教学过程】案例引入新课办公室的分合某党校党委办公室和校长办公室原来是两套班子，后来党委书记退休，原校长兼任了党委书记，为了让秘书部门提供所谓“一元化服务”，通过必要的程序将党委办公室和校长办公室两个秘书机构合二为一，改名“××大学办公室”。

但是三年以后，该校主要领导调整，新一届党委书记和校长又分别由两个人担任，于是校领导又决定将秘书部门分为党委办公室和校长办公室两个秘书机构。

思考题：1、讨论此校的做法是否妥当？2、如果学校的做法不妥当，这一合一分违反了秘书机构设置的什么原则？3、讨论这种做法会对秘书部门的正常工作造成哪些干扰，会对整个学校的管理工作造成哪些不利影响？【知识掌握】第三章秘书工作机构我国的秘书人员与秘书工作大部分存在于秘书工作机构之中，广义的秘书机构是指凡具有参谋咨询、沟通协调、辅助管理、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。

除狭义机构部门外，还包括调研、信息、协调、督促、信访、档案、保密、接待、值班、印章管理等业务部门。

秘书工作机构是行政组织的一部分，是为行政组织、行政领导服务的。

现在在我国企事业单位以及私人公司企业中也设有秘书工作机构或专职秘书。

第一节秘书工作机构的发展历史一、古代的秘书机构我国最早的中央秘书机构产生于商朝末年，称太史寮。

其职责为拟写册命、组织祭祀典礼等事务，它仅为秘书机构雏型。

太史寮的长官是太史，主管册命、制禄、祭祀、时令、图籍等，集文职官员的领袖与神职官员的首领于一身。

第三章：秘书工作机构的职能与工作要求

第三章：秘书工作机构的职能与工作要求一、教学目标使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。

二、教学重点、难点秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。

三、教学设想1、课时安排：4课时2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法四、教学过程：第一节秘书工作机构的设置（1课时）领导工作离不开秘书工作的辅助,因此领导需要秘书,党政机关和企事业单位等社会组织需要设立秘书机构。

秘书机构的设置是秘书工作的宏观管理问题,它直接关系到秘书工作效率的高低,因此如何设置秘书机构就成为秘书学必须研究的重要问题之一。

（一）秘书工作机构的涵义在我国秘书学界的各种专著、教材、学术论文中，有一个有趣的现象是，尽管对“秘书”的定义差别很大，对“秘书”这一基本概念的定义多达几十种，但对于“秘书机构”的理解，则并没有多大的分歧：秘书机构就是指各级各类机关、单位中区别于具体业务部门的综合办事机构。

在基层机关或较小的企事业单位，秘书部门就是“办公室”；在较高层次的机关或大型企事业单位，除了办公厅以外，独立于办公厅的“政策研究室”、“信访办公室”等也属于秘书机构。

所以，现阶段我国秘书机构有广义和狭义之分。

广义的是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关的办公部门。

一般来说，在高层称为办公厅，比如湖南省委办公厅，长沙市委办公厅，长沙市人民政府办公厅，在基层称为办公室，比如我们学校办公室。

主要负责政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作。

狭义的是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，包括秘书处、秘书科等，又如我们学校办公室，下面又细分为三个科室，秘书科、机要科、网络科，有些单位还细分为接待科等。

（二）秘书机构的组织形式至于秘书工作机构的组织形式，教材上提出了分理制和综理制。

1、分理制分理制，顾名思义，就是将工作内容进行分工，采用分部门办公的形式。

《中国秘书史》思考题参考答案

《中国秘书史》思考题参考答案第一章中国秘书工作的起源1．简述我国秘书工作的起源过程。

答：我国秘书工作孕育于部落联盟的昌盛时期，萌发于夏朝，形成于殷商。

我国部落联盟的昌盛时期，已经形成了社会组织的领导部门，有了原始文字、原始的公务活动记录，有了专事记录的人员，出现了秘书活动。

那一时期也就成为我国国家秘书工作的孕育时期。

夏朝已有了公务文书和宫廷档案，并有了以此为主要业务的官员。

由于有关夏朝的记载甚少，至今尚难断定其秘书工作已经形成。

但是，秘书工作已在夏朝萌发。

商朝已有了不同名目、不同职掌、不同层次的史官，商朝末年建立起了我国最早的中央秘书机构——太史寮，有了甲骨文书，文书档案工作起步。

因此，我国的秘书工作从部落联盟昌盛时期孕育，经夏朝萌发，至迟在殷商已经形成。

2．简述中央秘书机构——太史寮的产生及影响。

答：商朝末年，随着统治区域的扩展、人口的激增，国事日趋繁忙。

作为辅助管理者的秘书也相应增加了，他们需要被组织起来，各司其职，又互相配合，才能有效地处理各方面事务，这样，就促使了专门秘书机构的产生。

据甲骨文和金文记载，商朝末年，朝廷中出现了秘书机构——太史寮，其主官称太史，下隶有层次不同、职掌各异的史官，它的主要职责是负责商王的册命及祭祀等事宜，其结构虽然简单，却是至今我国历史上最早诞生的中央秘书机构。

3．简述甲骨文书。

答：甲骨文是刻写在龟甲或兽骨上的文字。

是我国已发现的最早的成熟的古文字。

甲骨文书是商王室用甲骨文写下的，记录以商王室的各种活动的文书，已初步具备文书的基本要素。

4．试分析“管理”与“文字”两大条件对秘书工作产生的决定性作用。

答：文字是人类文明的标志，是表意的工具，也是书写文书的先决条件。

文书是人类在社会实践中形成的材料，它只有在文字出现后才可能产生。

各文明古国的进化史都证实了这一点。

公务文书需要有人拟制、处理、传颁、保管，由此产生了以文书工作为主要业务之一的秘书和秘书工作。

因此，文字和公务文书的出现，是秘书工作起源的一个社会条件。

秘书学概论-第三章秘书职能

（二）科学化原则
1.组织结构要科学:
秘书机构设置必须遵循组织管理的客观规律，设置合理的层次和部门，分管有关工作，不能随意增加层次、增设科室。要使其内
部组织协调一致，形成一个职责分明、联络通畅、高效运转、服
务便利的完美整体。从目前党政机构秘书机构设置的情况看，传统的事务性系统比较繁复，而适应新形势需要的智囊系统、信息
第二节秘书的基本职能
一、秘书职能的含义秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。
秘书职能在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。
都不尽相同，有的差异还比较大。
XX省人民政府办公厅
老干部工作处省人民政 …... 府应急管理办公室
秘书处
综合一处
综合二处
建议提案处新闻信息处 Nhomakorabea督办处
政务公开处
人事处
保卫处
行政处
监察室
（一）党政机关的秘书机构
1．中央级别党政机关：党中央和国务院分别设立办公厅。 2．省部级党政机关：省、直辖市、自治区党政机关也设办公厅，负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。 3．省辖市、厅、局、区、县级党政机关：市委、县委办公室和市政府、县政府办公室。市办公室下设科，县办公室下设股（组），负责人为办公室主任。 4．乡镇党政机关：设办公室负责全面工作。
秘书机构示例
二、秘书机构设置的原则
秘书机构设置要科学、合理。编制不一、机构庞大、层次繁多、关系不顺、职责不清、范围过宽等，都将直接影响机构的运转功能和效用的正常发挥。因此，秘书机构设置必须遵循规范化、科学化原则。

《秘书学概论》第三章秘书机构.pptx

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第一节秘书机构的设置
２．省、市（地）县级的秘书机构省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公
厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平行，厅下设处、室，再往下设科、组。省级部门包括中央所属的各部、委、局、办等，一般设办公室，下面设科。市（地）委和市（地）人民政府有的设办公厅，办公厅设正副主任，厅下设处；有的设办公室，办公室设正副主任，室下设科。
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第一节秘书机构的设置
在设置下属机构上，由于党和国家最高领导机关的职责、任务和工作的需要，中央机关主要采用分理制和综理制两种形式设置所属机构。所谓分理制，就是采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实行的都是这种形式，办公厅相当于部委一级的机构，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。（见下图示）
包括其下属的秘书、文书、档案、机要、警卫、信访、调研等部门的统称。狭义的秘书机构，仅仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。目前，在我国除基层机关或规模较小的单位一般不设秘书机构，而只配备适量的秘书工作人员以外，从中央到省、市（地）县各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单位、社会团体等，都普遍设有秘书机构。
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第一节秘书机构的设置
中共中央办公厅
秘
机
书
要
局
局
信
警
访
卫
局
局
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机关事务管理局
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第一节秘书机构的设置
所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘书工作机构综合管理领导机关的一切日常工作。全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处、室等。

第三章秘书工作机构的设置与地位

第三章秘书工作机构的设置与地位

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秘书机构

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第三章：秘书工作机构的职能与工作要求

秘书学概论-第三章秘书职能

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第三章 秘书工作机构的职能与工作要求

第三章秘书工作机构

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第三章秘书工作机构的职能与工作要求