部门物料领用退料及借用归还管理规范
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1. 目的
为了明确及规范非生产部门使用物料的流程,加强仓储部门的物料管理,明确相关的财务核算,特拟定此物料领用、借用的管理规范。
2. 适用范围
公司非生产部门、非生产订单所需要领用、退料、借用及归还物料。
3. 职责范围
申请人负责发起领用、借用、退料、归还的申请,申请人所在部门经理审批。
仓储物流部根据申请单,按先进先出进行发料、收料及系统帐务处理。
质量管理部(IQC/FQC负责退还物料的检验及处理建议。
维修组负责不良物料的性能分析及维修。
采购管理部(PMC)负责退还物料(半成品、成品)返工的生产订单下达。
采购计划部负责物料采购计划,不良物料退换货事宜。
生产工程部负责退还物料(半成品、成品)的返工。
财务部负责相应的财务核算及年底盘点各部门借用、领用情况。
4. 定义和分类
4.1物料的分类定义
4.1.1低值损耗物料
低值:直接采购的单价或材料费+加工费低于500元。
损耗:使用后造成损耗无法再二次使用的物料,包括消耗性的胶水、铜箔、泡棉、电缆线等辅材,以及电子元器件等使用后外观损伤不能作为新料使用的原材料。
4.1.2高值非损耗物料
高值:直接采购的单价或材料费+加工费高于(含)500元。
非损耗:使用后不会造成消耗,以及损伤可修复并再次使用的物料。例如PC模块,SSD电子盘,超声探头,液晶屏、PCBA等。
4.1.3可销售附件
指在销售订单中可直接下单销售的配附件,例如ECG电缆线、SPO2血氧探头、EtCO2模块、超声探头、穿刺架、台车支架、打印机等。
4.2流程操作的分类定义
4.2.1领用
用于低值损耗物料的使用申请,领用后不再归还,直接计入领用申请部门的费用。
4.2.2借用
用于高值非损耗物料的使用申请,借用后计入借用部门及借用人名下,需要借用归还后才能销帐。可销售附件即使单价小于500元,也需要走“借用”流程。
4.2.3归还
借用的物料归还给仓库。归还的物料需要通过IQC/FQC的检验,如果是良品无损伤则直接入库;如果需要维修、返工或报废,相关费用计入申请部门。
4.2.4退料
领用的物料原则上不再退还给仓库。
对于错领、多领等情况下,确认物料未使用过的或者具有退还价值,按“退料”流程退回。4.2.5借出转换
借用的物料由于各种原因不能归还的,按“借用转换”流程处理。
a)借出转借出:借用人/借用部门将借用物料转接给另外的借用人/借用部门。
b)借出转销售:销售部门借用后将物料销售。
c)借出转消耗:借用物料丢失、损毁或无法修复的,则借用转消耗,财务部视具体情况判断是否需要借用人/借用部门进行赔偿。
4.3借用仓库的分类定义
4.3.1借用仓
用于存放降级使用的物料,如板卡、探头、整机、产品等。
4.3.2借用来料不良仓
用于存放来料不良待退供应商处理的物料,如板卡、探头。
4.3.3借用内部维修仓
用于存放内部维修物料,如板卡、探头、整机、产品。
4.3.4借用待报废仓
用于存放待报废物料。
5. 流程
5.1领用退料流程
5.1.1流程图
其他部门领用退料流程
薫求仓幅輻德部采朝计划事生产工楼都
5.1.2流程说明
5.121申请人在U8系统中制作并打印《领料申请单》,交由部门经理签字审批,提交仓储物流部办理领用业务。
5.1.2.2仓储物流部收到《领料申请单》,查询库存信息,确认是否有可用库存。
⑴有可用库存,仓管员办理出库业务,登记存卡出库记录,《领料申请单》注明出库
仓库,序列号管理的物料《领料申请单》注明序列号,完成物料交接;《领料申请单》交帐务员,帐务员根据《领料申请单》信息,系统制作《材料出库单》,《领料申请单》记录记帐凭证,红联交财务部,白联仓储物流部存档。
⑵无可用库存,仓管员与申请人确认是否取消领用,如整单取消,仓管员退回《领料申请单》,申请人系统删除《领料申请单》取消领用业务,如某一项物料无库存,申请人在U8系统删除《领料申请单》某一项无库存物料,重新制作《领料申请单》提交仓储物流部办理领用业务;
⑶无可用库存,仓管员与申请人确认是否取消领用,如申请人仍需要领用,仓管员制作《欠料表》提交采购计划部PMC, PMC依据《欠料表》信息,分类处理欠料(原材料、委外物料、自制物料),原材料、委外物料欠料PMC制作物料《采购申请单》提交采购员采购新物料,《欠料表》回复采购订单号及到货交期转仓储物流部;
仓管员收到采购物料到货,送检合格入库,依据《欠料表》制作《补料单》,《补
料单》注明出库仓库,序列号管理的物料《补料单》注明序列号,同物料一起交申请人签
收确认,完成物料交接;
自制物料欠料PMC下达《生产订单》、《子件备料单》,《欠料表》回复生产订单号及完工交期转仓储物流部,仓储物流部备料,生产工程部安排订单生产,质量管量部检验合格入库,仓管员依据《欠料表》制作《补料单》,《补料单》注明出库仓库,序列号管理的物料《补料单》注明序列号,同物料一起交申请人签收确认,完成物料交接;
《领料申请单》、《补料单》交帐务员,帐务员根据《领料申请单》信息,系统制作《材料出库单》,《领料申请单》记录记帐凭证,帐务员根据《补料单》信息,系统查找对应《领料申请单》,系统制作《材料出库单》,《补料单》记录记帐凭证,红联交财务部,白联仓储物流部存档。
5.123申请部门根据物料的使用情况确定是否退料,确认退料申请人制作《其他退料单》,填写物料标识卡,同物料一起交仓储物流部办理退库业务。
5.124仓管员收到《其他退料单》,核对实物与单据信息是否一致,物料标识卡信息是否完整,如原材料不一致,仓管员拒收处理;信息一致,仓管员签字确认,完成交接,物料暂放归还待检仓。
5.2借用归还流程
5.2.2.1申请人在U8系统中制作并打印《借出借用单》,交由部门经理签字审批,提交仓储物流部办5.2.1流程图
理借用业务。
5.2.2.2仓管员根据《借出借用单》,查询库存信息,确认是否有可用库存。