11 法律法规及外来文件管理办法

法律法规及外来文件管理办法

XZ/GL－11-11

1 目的和范围

确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况。

2 职责

总经理负责对所有一汽大众公文、直接上级公文和法律法规(以下简称外来文件)识别确认。

办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制。

3 控制

3.1 外来文件的接受

办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》，然后送办公室主任审阅。

3.2外来文件的下发、传阅

办公室主任审阅后,认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理,不许下发的由文档员归档。

3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后,填写《外来文件使用通知书》，交公司总经理审批,总经理在《外来文件使用通知书》上,标注本公司使用条款或全文使用,并确定执行部门。

3.2.2 文档员根据总经理确定执行部门,将外来文件的复印件(原文留档)送递指定部门负责人3.2.3 部门负责人签收外来文件后,组织部门相关人员传阅,并在外来文件传阅单上签字。

3.3 外来文件的变更处理

3.3.1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况,办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后,按3.1 和3.2条款处理。

3.3.2 更新和修改的外来文件发放时,必须收回先前发放到有关部门的原使用版本,部门责任人均在回收文件表格上签字。

3.4 外来文件的归档保管、回收及销毁

3.4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案

库保存。

3.4.2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4.2.5 记录的销毁处理进行：

各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等，一并填写在[文件销毁清单]上；

对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧,也可反面利用,由管理者代表或授权人决定处理方式。

编制: 黄皓审核：王芳批准：涂勇2014.7.1

外来文件清单

汇总/日期: 复核/日期批准/日期