11 法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。
凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。
此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。
二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。
2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。
常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。
三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。
(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。
(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。
(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。
具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。
2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。
(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。
(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。
外来文件管理规定
外来文件管理规定1 目的为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。
2 使用范围适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等；3 外来文件分类3.1 技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等；3.2 质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等；3.3 管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新；4.2 质量部负责识别、更新质量类文件；4.3 装备部负责识别与安全有关的文件；4.4 办公室负责识别更新管理性文件；4.5 相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准；4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。
5 工作内容5.1 外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件；a）国家、省、市、政府及各相关职能部门；b）各种会议、专业报刊、杂质、出版社；c）互联网、电话传真；d）客户；5.2 外来文件的识别5.2.1 技术性文件a）客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部；b）技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中；c）技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。
5.2.2 质量文件a）测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中；b）质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的依据。
5.2.3 管理性文件a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时收集筛选，识别其有效性和适用性；b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室收集筛选，识别有效性和适宜性；5.3 外来文件审批经过相关部门识别后的外来文件，需部门负责人审核，主管副总批准。
A4.1.3法律法规及外来文件管理办法
中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管理作业文件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 法律法规及外来文件管理办法发行版本：A修改码：0编制人：周红嘉内控与风险管理处主要领导审核：刘建公司专业主管领导审定：李淑娟批准人：郭孟齐2009－09－01批准 2009－10－01实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布法律法规及外来文件管理办法1 范围为了规范法律法规及外来文件管理，确保其得到有效控制，制订本办法。
本办法规定了法律法规和外来文件的获取、识别、更新和评审的方法与要求。
本办法适用于公司及所属各单位。
2 术语和简略语本办法采用 GB/T 19000－2000、GB/T 24001－2004、GB/T 28001－2001和Q/SY1002.1-2007标准规定的术语。
3 职责3.1 公司机关部室职责3.1.1内控与风险管理处是本办法的归口管理部门，总体负责公司有关的适用法律法规的收集、传递和管理。
3.1.2 质量安全环保处负责有关质量、安全、健康、环境方面的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.1.3 市场营销处负责与市场有关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.1.4 生产运行处负责与产品、施工和服务有关外来文件的收集、传递和管理。
3.1.5 总经理办公室负责外来公文的获取、传递和管理。
3.1.6 科技管理处总体负责公司相关标准的管理，负责有关法律法规的收发行版本： A 修 改 码： 0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 页 码：1/5集、传递和管理。
3.1.7其他部门负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.2 各单位机关部门按职责分工分别负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.3 各基层单位负责适用法律法规和外来文件相关内容的具体实施。
4 管理内容4.1 法律法规及外来文件包括的范围4.1.1 国家、地方和国外施工所在地的法律法规和政策规定。
外来文件管理规范
批准人
编写日期
审核日期
批准日期
5.3.3文件生效日期以外来文件本身法定之最新实施日期为准，文件发放日期以本公司管理者代表批准签署的文件分发计划表的日期为准。
5.4外来文件的分发与回收
5.4.1外来文件的分发
文控中心收集引进的法律法规等外来文件根据其文件的适用性，填写《文件分发计划表》，详细填写与文件对应的文件名称、生效日期、版本、文件编号、总页数，在相应分发部门/车间处注明分发份数，连同文件呈部门经理或所属中心总监或总监助理审核，管理者代表批准后受控发行；部门自行保管之外来文件则无需此过程。
3.0定义
无
4.0职责
文控中心：(1).负责法律法规文件的识别、收集与引进；
(2).负责外来文件有效性的稽查；
(3).负责外来文件的登记、编号、分发与监控。
相关部门：负责本部门所涉及外来文件的识别保管与使用维护。
管理者代表：负责外来文件的适用性审核，对外来文件Байду номын сангаас发范围给予控制。
5.0工作内容
5.1外来文件的接收与识别
5.3外来文件的编码过程及追溯
5.3.1由文控中心受控发行的外来文件其文件编号原则上是以外来文件原编号为准，若外来文件无文件编号则由文控中心根据外来文件的性质及类别进行编号。
5.3.2文件编号格式
A.外来文件编码为“WL”，其编码格式为：
WLXXXX-XXX
文件顺序编号
收集、引进部门代码
外来文件拼音缩写
5.7.3文控中心将盖有“外来文件”印章的原件存放于文控中心，不再盖“正本文件”印章。
6.0相关文件
COP4.2.3-001《文件控制管理程序》
WI-4110-001《文件分发&回收作业指导书》
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、文件处于最新版本、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
2 外来文件范围2.1 国家有关法律法规；2.2 太阳光伏组件（非晶硅及晶硅组件）的制造相关安全技术规范；2.3 太阳光伏组件及光伏电站的设计、检查和验收、检验与试验方法等；2.4 国际标准、国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；3 职责3.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。
3.2 综合部负责相关法律法规的贯彻和管理。
生产部负责对产品相关的检验、实验标准进行贯彻和管理，生产部负责安全生产法规的贯彻和有效实施。
3.3 设计部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。
3.4 采购物流部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。
3.5 人力资源部负责建立《法律法规及外来文件管理办法》负责公司所有外来文件的统筹管理，包括外来文件的下载、更新、登录、借阅登记及作废等管理。
4 工作内容4.1 与本公司体系、产品相关的法律法规4.1.1 与产品安全特性的符合性相关的有易燃、易爆、车内人员保护、特种设备操作等。
4.1.2 与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等。
4.1.3 其他强制性标准(幕墙用安全光伏玻璃)。
4.1.4 相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。
4.1.5 其他国家宪法、安全生产法、劳动法、消防法、职业病防治法等国家级法律法规。
4.2 法律法规贯彻要求4.2.1 在产品设计开发过程中，技术研发部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、易伤害、易腐蚀等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品。
公司外来文件法律规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了规范公司对外来文件的管理，确保公司合法权益，维护公司正常经营秩序，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对外来文件的管理工作，包括但不限于合同、协议、通知、报告、文件等。
第三条公司对外来文件的管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：所有外来文件应当符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（二）真实性原则：外来文件内容应当真实、准确，不得虚构、篡改。
（三）及时性原则：公司应当及时对收到的外来文件进行审核和处理。
（四）保密性原则：公司应当对涉及商业秘密的外来文件进行保密处理。
（五）归档性原则：公司应当对外来文件进行归档管理，便于查询和查阅。
第二章文件接收与审核第四条公司设立专门的文件接收部门，负责对外来文件的接收、登记和分发。
第五条文件接收部门在接收外来文件时，应当进行以下审核：（一）审核文件来源是否合法，是否为相关单位或个人合法出具。
（二）审核文件内容是否符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（三）审核文件格式是否规范，是否符合公文处理规定。
第六条文件接收部门在审核过程中，如发现文件存在问题，应当及时报告公司领导，并按照公司规定进行处理。
第三章文件处理第七条文件处理部门根据文件内容，按照以下程序进行处理：（一）分类：根据文件性质、内容、紧急程度等进行分类。
（二）登记：对文件进行登记，包括文件名称、来源、接收时间、处理部门、责任人等。
（三）分发：按照文件性质和内容，将文件分发至相关部门或个人。
（四）处理：相关部门或个人按照文件要求，进行相应处理。
（五）反馈：处理完毕后，及时向文件接收部门反馈处理结果。
第四章文件保密与归档第八条公司对外来文件的保密工作，应当遵循以下规定：（一）明确保密范围：对于涉及商业秘密、国家秘密等的外来文件，应当明确保密范围。
（二）指定保密责任人：对涉及保密的外来文件，应当指定专人负责保密工作。
外来文件管理办法
外来文件管理办法1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：6.内容:6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
6.2外来文件的接收与转交:6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，转交文管中心统一办理。
6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。
6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。
6.3.外来文件编号:6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：顾客转来部门及客户代号公元年度流水号之文件后二码6.3.2有关法律、法规方面之外来文件代表法律部门代号公元年度流水号法规后二码6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。
6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。
外来文件管理制度
外来文件管理制度第一篇：外来文件管理制度外来文件管理制度目的为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
适用范围国家有关法律法规；压力管道元件制造相关安全技术规范；压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；型式试验报告、监督检验报告；分供方产品质量证明文件、资格证明文件。
控制内容3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。
3.1.1 积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态；3.1.2及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；3.1.3 经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；3.1.4 每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；3.1.5 产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；3.2 外来文件的保管、发放和借阅。
3.2.1 外来文件统一由办公室负责保管；3.2.2 外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；3.2.3 外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；3.2.4 本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。
本制度由办公室负责实施。
第二篇：外来车辆管理制度外来车辆管理制度目的规范管理进入本公司的外来车辆。
适用范围所有进入本公司的外来车辆。
一外来车辆与人员的规定1.所有车辆和人员（包括司机）进入本公司，必须遵守交通法规，并遵守以下规定，对于不配合管理的车辆和人员，本公司员工有权规范其行为，按本制度进行处理。
外来文件管理要求(分类管理)
产品标准管理员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及清单。
(3)量具校准与产品测试类标准
1.量具校准国家标准
2.产品测试国家/国际标准
3.量具说明书/使用说明书等
品质部
一、获取与登记：
品质部量具管理员在相关标准网站上搜集与量具校准、产品测试有关的标准，或在标准发行机构购买纸质标准，并将标准文件的文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子档标准在电脑中建立文件夹分类保存。可按产品类型进行分类保存。
三、标准的内部传递与评审：
1.标准管理员对产品相关标准按产品的属性进行分类，并将分类后的标准按责任部门进行分发。产品标准的分发对象为研发部各相关的开发部门。
2.研发部各开发部收到产品标准后，先熟悉和理解标准的要求，根据标准的重要程度、重要变化点以及是否有跨部门协作等方面，决定是否召开针对产品标准的应对（评审）会议，并形成会议纪要。
顾客提供的文件按照《订单处理流程》要求，并使用《顾客订单、合同与要求评审表》进行文件评审和签收。
四、文件与清单的更新
销售部助理接收到顾客提供的文件资料后，应更新《外来文件清单》，同时还需确认是否已有该文件的旧版，如果已有旧版文件，还应替换成新版文件。
(5)技术类图书、文献等
与产品设计、技术相关的图书，杂志等
外来文件管理要求
(1)法律法规、政府发文
1.国家、地方政府法律法规文件
2.政府公文通知、相关批复
行政部
人力资源部
财务部
一、接收和登记：
外来文件收到后，按文件名称、接收日期、发文日期或版本信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。当文件有更新时，应及时更新清单。二Fra bibliotek外来文件的保存：
外来资料的管理办法
外来资料的管理办法一、目的为了规范外来资料，充分利用外来资料，使其发挥最大的潜在价值，加强公司外来资料的管理，特制订本办法。
二、适用范围（一）、本办法适用于公司及各部门收到的外来资料，包括外来文件、产品样本、杂志、书籍、宣传单、书信、信函等资料。
（二）、私信不适用本办法。
三、管理办法（一）、有具体署名个人的资料，涉及公司事项的，交人事行政部留存；涉及本部门事项的，本部门留存。
如申请需要办理的，经总经理签字同意后办理，办理完毕资料归口归档。
（二）、署名部门的资料，归口部门处理、存档。
如涉及其他部门的，要复印分发到相关部门。
没有分发的，一经发现，对其部门主管要严肃处理。
（三）、署名公司的资料，一律交总经理室处理、归档。
（四）、产品样本、设备样本和电机杂志等资料按信息共享原则，有技术部、采供部、市场部、品管部、人事行政部、财务部、制造部等相关部门传阅后，按以下规定归档。
（每个部门借阅2天，并办理交接手续）。
（五）、产品样本、资料由市场部保存。
（六）、设备样本、资料由制造部保存、归档。
（七）、电机杂志由技术部负责保存、归档。
（八）、其它资料由人事行政部负责保存、归档。
（九）、由人事行政部确定外来资料，如确认对公司现在和将来均无利用价值的，可以不建档。
（十）、外来资料如被确认对公司现在无利用价值，但将来有利用价值的，应交由人事行政部统一建档。
（十一）、有价值的外来资料各部门原则保存一年，12月30日之前送到人事行政部存档。
（十二）、有利用价值的外来资料要妥善保存，不得遗失。
（十三）、超过保存期的外来资料，无利用价值的，交人事行政部统一销毁。
外来文件管理办法
外来文件管理办法
字[2017]第005号
为了及时掌握国家的有关法律法规，正确领会和执行政策精神，加快和规范外来文件的批转和管理，特制定本办法：
一、凡是省、市有关部门颁发的文件、通知、信函、邮件等以及国家颁布的与质量和安全有关的法律、法规等，统一由公司行政办公室签收。
二、办公室签收后，由负责文件管理的行政干事按照公司统一印制的《外来文件登记传阅卡》进行详细登记。
内容包括：收文日期、来文单位、文件标号、标题、传送日期等。
三、登记完毕后，送行政办公室主任。
办公室主任在对来文内容进行初步识别后，签署初步意见（指应当传送给相关领导或部门，还是办公室直接存档）。
四、根据办公室主任签署的意见，对需送达相关领导或部门的外来文件，行政干事要及时传送，并做好登记，文件原件及时转交档案室存档。
五、根据总经理或相关领导签批的意见，及时分送相关人员传阅或收回。
六、要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，在相关领导传阅后，档案室要将文件及时收回并登记存档，防止散失。
七、每个月底，档案室管理人员要对当月所接收登记的所有外来文件进行整理。
本办法自二0一七年三月二十六日起实施，原制度同时废止。
解释权归行政办公室。
外来文件管理制度
外来文件管理制度外来文件管理制度11、目的:对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。
2、适用范围:适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。
3、引用文件:3、1质量手册第4、5章3、2iso9002标准第4、5章4、职责:4、1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。
4、2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。
4、3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。
5、工作程序:5、1外来文件的接收:5、1、1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。
5、1、2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。
5、2外来文件的处理:5、2、1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。
5、2、2外来的`有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。
5、2、3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。
5、3外来文件的档案管理:5、3、1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。
外来文件管理制度
外来文件管理制度1、目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2、适用范围适用本厂对外来的标准、质量有关的文件进行控制。
3、职责3.1生产技术科负责对外来的产品标准进行识别。
3.2质管科负责人负责对外来的与质量有关的文件进行识别。
3.3办公室负责对外来文件的发放、归档管理工作。
4、工作程序4.1外来文件的分类4.1.1产品标准•凡涉及到本厂产品的相关的标准。
4.1.2与质量有关的文件•国家的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规、•上级主管部门与质量有关的来文。
•行业中与质量有关的来文。
•地方政府与质量有关的来文。
4.2外来文件的识别4.2.1产品的标准•凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到生产技术科进行识别。
•识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。
•标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.2.2与质量有关的文件凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法律、法规，收到后统一移交到质管科。
•生产技术科对收集到的文件进行识别，识别其应实施的部门、范围、保存期限。
•质管科对收集到的文件，应按文件档案管理的要求，逐级分送到各级领导进行传阅。
4.3外来文件的分发：4.3.1办公室是外来文件的归口管理部门，任何部门及其个人对收集到的外来文件，均应移交到办公室进行归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由办公室负责复印，将复印件按《文件控制程序》的要求进行控制，进行发放，防止产品误用。
4.3.2对需分发的外来文件，由管理者代表确定分发范围，质管科负责发放。
4.4文件的控制4.4.1对外来文件通过分发后，各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报办公室，经管理者代表审批后，重新发放，并对原文进行作废。
4.4.2当外来文件由于修改等原因作废，办公室应及时将作废文件收回，发放新的文件。
4.4.3对有保留或参考的已经作废的文件，均应加盖作废印章的标识，以防止误用。
11 法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法XZ/GL－11-111 目的和范围确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施,特制定本办法。
本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况.2 职责总经理负责对所有一汽大众公文、直接上级公文和法律法规（以下简称外来文件）识别确认。
办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。
并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制.3 控制3.1 外来文件的接受办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》,然后送办公室主任审阅.3。
2外来文件的下发、传阅办公室主任审阅后，认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理,不许下发的由文档员归档.3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后，填写《外来文件使用通知书》,交公司总经理审批，总经理在《外来文件使用通知书》上，标注本公司使用条款或全文使用，并确定执行部门。
3。
2。
2 文档员根据总经理确定执行部门，将外来文件的复印件（原文留档)送递指定部门负责人3。
2.3 部门负责人签收外来文件后，组织部门相关人员传阅,并在外来文件传阅单上签字。
3.3 外来文件的变更处理3.3。
1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况,办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后,按3.1 和3.2条款处理。
3。
3。
2 更新和修改的外来文件发放时，必须收回先前发放到有关部门的原使用版本,部门责任人均在回收文件表格上签字。
3。
4 外来文件的归档保管、回收及销毁3。
4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案库保存。
3.4。
2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4。
2.5 记录的销毁处理进行：各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等,一并填写在［文件销毁清单］上；对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧,也可反面利用，由管理者代表或授权人决定处理方式。
外来文件管理办法
外來文件管理辦法1 目的對外來檔進行識別，並控制其分發，防止誤用。
2 適用範圍適用本公司對獲取、識別、傳遞、更新外來檔等過程進行控制。
3 術語定義3.1 技術標準涉及到本公司產品及其零部件、材料等相關的國際標準、國家標準、行業標準；3.2 法規規範與產品品質和安全有關的法律、法規、部門規章；3.3 政策檔國家和地方政府，以及各職能部門頒發的與安全、品質有關的文件、通知。
4 職責4.1技術部是外來檔的歸口管理部門，並負責對外來的技術標準進行識別；4.2質檢部負責對外來的法規規範進行識別；4.3辦公室負責對外來政策檔進行識別。
5 工作程式5.1 外來文件的獲取5.1.1公司各部門可通過如下管道搜集相關的外來檔：a.國家、省、市政府及各相關職能部門；b.各種會議、專業報刊、雜誌、出版社；c.互聯網、電話傳真。
5.1.2各部門搜集的外來檔應及時進行篩選確認，並正確傳遞給相關管理部門。
5.2 外來文件的識別5.2.1技術標準a.凡是購買、贈送、發放的與本廠產品有關的技術標準，收到後應移交到技術部進行識別；b.識別標識的有效性，應對標準的發佈實施年份進行識別，是否是最新的有效版本；c.標準中條文進行識別，應識別哪些條款是適宜的。
5.2.2法規規範a.凡是國家頒佈的與產品品質和安全有關的法律、法規、部門規章，收到後應移交到質檢部進行識別；b.質檢部對收集到的法規規範進行識別，識別其應實施的部門、範圍；5.2.3 政策檔a.凡是上級頒發的文件、通知，收到後統一移交到辦公室；b.辦公室對收集到的檔進行識別，按檔重要程度分別呈報給總經理或管理者代表簽批；c.辦公室根據總經理或管理者代表簽批的意見，分送到相關人員進行傳閱。
5.3 外來文件的分發5.3.1辦公室、質檢部對外來檔識別後，將外來檔正本存檔，副本及清單傳遞給技術部；5.3.2對需分發的外來檔，由技術部報請管理者代表確定分發範圍後發放，並對相關人員及時進行宣貫；5.3.3涉及到更新的外來檔，在發放新版本外來檔的同時，應及時回收作廢檔。
外来文件管理措施
外来文件管理措施1. 引言外来文件指的是从外部来源获取的文件，这包括电子文档、邮件附件、扫描件等。
在现代商业环境中，外来文件在各种业务活动中起着重要的作用。
然而，管理外来文件也带来了一系列的挑战，如文件的安全性、有效性和组织性等问题。
因此，采取适当的外来文件管理措施对于企业是至关重要的。
本文将介绍一些常用的外来文件管理措施，以帮助企业提高文件管理效率并保护文件安全。
2. 外来文件管理的挑战管理外来文件面临以下挑战：2.1 安全性外来文件可能包含敏感信息，例如客户数据、商业机密等。
如果这些文件不受适当的安全措施保护，可能会导致信息泄露和潜在的法律问题。
2.2 有效性外来文件通常来自不同的来源，采用不同的格式和结构。
有效管理这些文件需要一种统一的方法来组织、检索和共享文件，以提高工作效率。
2.3 重复性由于外来文件来源广泛，不同渠道可能提供相同或类似的文件。
重复的文件占用存储空间并增加了管理工作的复杂性。
2.4 跟踪和审计外来文件的来源和使用可能需要进行跟踪和审计，以确保符合公司的合规要求和政策。
3. 外来文件管理措施为了解决上述挑战，企业可以采取以下外来文件管理措施：3.1 文件分类和标记首先，企业可以将不同类型的外来文件进行分类，并为每个文件标记适当的标签或元数据。
这将有助于组织文件并使其易于检索。
3.2 文件备份和恢复为了确保文件的安全性和完整性，企业应定期进行文件备份，并建立可靠的存储和恢复系统。
这样，在文件丢失或意外删除时，可以及时恢复文件。
3.3 文件加密和访问控制对于敏感文件，采用加密措施可以保护文件内容不被未经授权的人员访问。
此外，确保合适的访问控制措施可以限制文件的访问权限，仅允许特定的人员查看或修改文件。
3.4 文件版本控制为了管理不断变化的外来文件，企业可以使用文件版本控制系统。
这个系统可以追踪和记录文件的修改历史，并允许用户恢复到先前的版本。
3.5 文件去重和合并为了减少存储空间和管理复杂性，企业可以使用文件去重技术自动检测和删除重复的文件。
外来文件管理制度
外来文件管理制度外来文件管理制度是指企事业单位对外来文件的管理、归档和保存的一套规定和措施。
外来文件是指非本单位产生的文件，包括来自组织、个人以及其他单位的文件。
外来文件的管理非常重要，可以保证文件的安全性和可追溯性，提高工作效率并防止信息泄露。
首先，在制定外来文件管理制度时，应该明确文件管理的目的和原则。
目的是为了实现外来文件的有效管理和使用，确保文件的保密性、完整性和准确性。
原则包括规范性、制度性、全程性、便利性和安全性。
其次，制度应明确文件的分类和编号规则。
文件的分类可以按照文件的性质和用途进行分组，如行政文件、人事文件、财务文件等。
编号规则可以采用序号、日期、主题等方式，确保每个文件都有唯一的编号标识。
第三，制度应规定外来文件的传递和接收流程。
传递包括外来文件的签收、分发和传阅，应明确责任人和流转时间，确保文件及时到达目的地。
接收包括对外来文件的核实和登记，确保文件的完整性和准确性。
第四，制度应规定外来文件的归档和保存规则。
归档是指对外来文件进行分类、整理和装订，确保文件的可检索性和保管安全。
保存规则包括文件的保存期限、保存方式和保存地点，应根据文件的重要性和保密级别进行科学合理的规定。
第五，制度应规定文件的借阅和销毁程序。
借阅程序包括申请、审批和借出，应有明确的时间限制和权限控制，确保文件的安全性和可追溯性。
销毁程序包括审批、归档和销毁，应有严格的操作流程和规范，确保文件的合法性和防止信息泄露。
最后，制度应明确外来文件管理的责任和监督机构。
责任部门应做好文件管理的组织、培训和督促工作，确保制度的执行和效果。
监督机构应进行定期检查和评估，对制度的执行情况进行总结和改进。
总之，外来文件管理制度是一个非常重要的制度，对于保证文件管理的规范性、制度性和安全性有着至关重要的作用。
制定外来文件管理制度需要明确目的和原则，规定文件的分类和编号规则，明确文件的传递和接收流程，规定文件的归档和保存规则，明确文件的借阅和销毁程序，并明确责任和监督机构。
外来文件管理制度
外来文件管理制度1、目的对外来文件进行识别、明确外来文件流转程序，规范外来文件管理。
2、适用范围适用于本厂对所有的外来文件进行控制和管理3、外来文件分类3.1从企业外部任何部门、单位获得的各种公文。
3.2企业以公款购买的各种资料（含书籍、下同）。
3.3企业从外部任何渠道获得的产品标准或与产品质量有关的各种技术文件资料或者图样等。
4、相关职责4.1 工程部负责对外来文件的产品标准进行识别。
4.2 品质部负责对外来文件与质量相关的标准进行识别。
4.3 企管办负责外来文件归口管理工作。
5、相关规定5.1外来文件的识别5.1.1 凡是与产品标准有关的外来文件，收到后移交工程部进行识别。
识别内容主要包括：标准的有效性、发布实施年份、是否为最新标准；标准中的条款是否都是适宜的等5.1.2 凡是与产品质量有关的外来文件，收到后移交品质部进行识别。
5.2外来文件的管理5.2.1 公文的管理5.2.1.1 资料员收到公文后，应立即进行登记。
并在半个工作日内按公文的内容送分管领导传阅，传阅过程必须履行签字手续。
．相关领导阅读公文后必须签署意见交办公室资料员。
5.2.1.2资料员按相关领导签署的意见处理公文并作好登记、存档工作。
5.2.1.3 购买的资料管理5.2.2任何部门购买的资料必须先送办公室资料员处进行登记，办公室主任审核发5.2.2.1 票并签字。
资料采用借阅方式，任何人借阅资料必须履行签字手续。
属长期借阅的资料5.2.2.2必须在每半年归还一次后再借。
其他资料必须在一周内归还。
5.2.3技术文件管理，必须交工程部资5.2.3.1 不论任何人从任何渠道获得的技术资料文件（图纸，下同）料员。
由工程部对文件资料进行识别登记后，按规定程序进行传递。
5.2.3.2工程部资料员和文控员对已登记的文件资料进行分类保管。
新产品资料或新产品图先送常务副总进行审阅，常务副总审阅后应指示资料5.2.3.3 员如何处理，资料员按指示进入下一程序。
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法律法规及外来文件管理办法
XZ/GL－11-11
1 目的和范围
确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。
本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况。
2 职责
总经理负责对所有一汽大众公文、直接上级公文和法律法规(以下简称外来文件)识别确认。
办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。
并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制。
3 控制
3.1 外来文件的接受
办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》，然后送办公室主任审阅。
3.2外来文件的下发、传阅
办公室主任审阅后,认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理,不许下发的由文档员归档。
3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后,填写《外来文件使用通知书》，交公司总经理审批,总经理在《外来文件使用通知书》上,标注本公司使用条款或全文使用,并确定执行部门。
3.2.2 文档员根据总经理确定执行部门,将外来文件的复印件(原文留档)送递指定部门负责人3.2.3 部门负责人签收外来文件后,组织部门相关人员传阅,并在外来文件传阅单上签字。
3.3 外来文件的变更处理
3.3.1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况,办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后,按3.1 和3.2条款处理。
3.3.2 更新和修改的外来文件发放时,必须收回先前发放到有关部门的原使用版本,部门责任人均在回收文件表格上签字。
3.4 外来文件的归档保管、回收及销毁
3.4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案
库保存。
3.4.2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4.2.5 记录的销毁处理进行：
各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等，一并填写在[文件销毁清单]上；
对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧,也可反面利用,由管理者代表或授权人决定处理方式。
编制: 黄皓审核：王芳批准：涂勇2014.7.1
外来文件清单
汇总/日期: 复核/日期批准/日期。