水利工程建设项目档案资料要点

水利工程建设项目档案资料

接收内容、组卷、移交的暂行规定

水利水电工程质量安全监督站

水利局综合档案室

水利工程建设项目档案资料

接收内容、组卷、移交的暂行规定

一、工程竣工档案资料的接收内容及分类

水利工程建设全过程所形成的技术文件材料（文字、图表、声像材料）按其形成和内容的有机联系，并根据水利部《水利工程建设项目档案管理规定》的通知精神，可归纳为十项内容：

1.工程建设前期工作文件材料（由建设单位立卷汇总）。

2.工程建设管理文件材料（建设单位立卷汇总）。

3.竣工验收文件材料（建设单位立卷汇总）。

4.财务、器材管理文件（由建设单位立卷汇总）。

5.工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件。

6.科研项目文件（由有关单位立卷，建设单位汇总）。

7.生产技术装备、试生产文件材料。

8.监理文件材料（由监理单位立卷，建设单位汇总）。

9.施工文件材料（由施工单位立卷，建设单位汇总）。

10.声像材料

二、组卷工作

水利工程建设项目档案在收集齐全的基础上进行整理。整理。整理工作包括组成案卷和编目两个过程。移交工作包括对立卷编目工作的审核和办理交接手续两项内容。

（一）组卷的一般原则

组卷必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（二）组卷的步骤和方法

1、归类、初排、补缺、保证文件齐全完整

先用铅笔在文件左上角写上文件所应归入的相应条目号，按条目分类，在同类中再按成文时间先后排列，缺少的应设法追回补齐。

2、鉴别、挑选、补救、保证案卷质量

归纳的文件材料要达到以下质量要求：

（1）归档文件材料内容真实，必须是该项工程在建设过程中直接形成的。

（2）归纳文件材料准确、有效、手续完备。文件材料记载的内容与实际相符、图物相符。按规定已通过了一定的审批、检查、

验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。

（3）归档文件材料必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带记录材料和载体材料必须质量优良。直接书写的文件，不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水邓易退色的材料，文件材料中的字体端正、图像音质清晰易辨。

3、统一规格，组成案卷

文件采用统一的尺寸规格（A4幅面），尺寸不同的要折叠或者裱补成统一幅面。一份文件页数多的，可单独组成一个至多个案卷；页数少的文件，可多份组成一个案卷。每份案卷厚度至多不要超过4厘米。

图纸折叠成A4尺寸，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折叠，折叠后图标露在右上角。

4、卷内文件排列和编印页号

文字材料按水利工程建设项目各阶段文件材料目录内容排列（见附表），同一事项的请示与批复，同一文件的印本和定稿，文件与附件不能分开。并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，文件在前、附件在后的顺序排列。图纸按图样目录排列。然后，逐页用阿拉伯数字进行编号，文件材料有书写内容的页面编页号

（空白页面及用表说明不编号），每卷页号从“1”开始编写，图样目录与图纸同归卷，编页号，页号正面在右下角，反面在左下角，两张以上小幅面材料裱在同一页纸上，只编一个页号，重要的文件一张裱一页。

卷内目录、总目录、封面等立卷用表不编页号。

（三）案卷编目

（一）、编目工作的内容

案卷的编目包括给每一个案卷填写三种立卷用表即卷内文件目录、卷内备考表、案卷封面。立卷用表由档案局印制提供。（二）案卷编目步骤

可按立卷用表的编号顺序进行。

1、填写卷内目录

该目录一式多份，用于卷内、移交目录和检索工具。用于卷内排列在卷内文件第“1”页之前。

（1）卷内目录表具体内容填写

“顺序号”用阿拉伯数字从1起依法标注，同一文号或同一标题文件，只编一个序号。

“文件材料题名”填写文件材料标题的全称或图标上的图名，没有题名只有文种（如“通知”、“纪要”、“记录”等），要根据文件的每份拟制相应标题（如会议纪要“关于流溪河防洪整治工程质量问题会议纪要”）。不可只填写大的类别用以代替同一类别所有文件的目录。

“文件”填写文头上的文件编号、图表中的图号，没有文号者，不填。

“责任者‘填写文件材料的直接编制部门或主要责任者，经过定的审批、验收程序而定稿的公文、图纸、施工记录、验收记录等，有个人签名，“责任者”仍应填单位名称。有多个责任者时，选择两个要责任者，其余用“等”代替。

“日期”填写编制文件材料的年、月、日；竣工图章上期标注。

“页号”填写每份文件首页在本卷内的页号，最后一份填写首末两页在卷内的页号（用“一”相连）。如果最后一份文件只有一页，则填写成“XX页止”。

“案卷号”即案卷的顺序号，待所有案卷编目完成后编排案卷号，再逐卷填写在卷内目录上。

1、填写卷内备考卷

卷内备考卷说明案卷质量情况、记录组卷过程和档案利用过程中

需要说明的事项（如损坏、修改、变动、管理情况），立卷人、检查人都要签名、注明日期。备考表置于卷内文件材料尾页之后。

1、填写案卷封面

“档案号”填写档案的目录号加案卷号。

“档案馆号”填写国家给本档案馆的代号。

“缩微号”填写档案缩微时给本卷的编号。

上述各项应由接收和保管档案的档案馆（室）填写。

“案卷题名”应简明要，准确地概括和提示卷内文件的内容和形势特征，案卷题名由建设项目名称、子项工程名称（含代号）、内容、文种或载体形式（胶片、相片、录音录像片带等）组成。

“立卷单位”填写本卷的内卷单位。

“起止日期”填写卷内文件材料的起止日期。

“保管期限”填写其划定的保管期限。

“密级”按有关保密规定填写。没有密集的可不填。

案卷封面脊背案卷题名：填写本盒内案卷的主要内容，由建设项目名称、子项工程名称、内容组成。