公文写作的格式及要求

公文写作培训资料♣公文格式标准：一、页面设置1.纸张：A4复印纸2.页边距：上边距2.5厘米，左边距2.5厘米，下边距2厘米，右边距2 厘米3.页码：置于页面底部、居中对齐；封面、附件不显示页码4.装订线：从左至右横排，左侧装订，无特殊情况下为单面印刷二、段落设置1.对齐方式：两端对齐2.缩进：首行缩进2字符3.行距：固定值24磅三、文字格式（一）封面文字格式1.标题：宋体初号字；横排1.5倍行距，竖排2倍行距。

2.落款：宋体二号字；行距固定值24磅；落款需注明组织名称与部门（全称），日期采用大写汉字精确到月，右对齐。

例如：二〇一二年九月。

（二）正文文字格式1.字体、字号（1）正文文章标题：黑体二号字,加粗，居中，段后空1行（2）正文：仿宋四号（3）标题：一级标题仿宋四号字，加粗二级标题仿宋四号字，加粗三级标题仿宋四号字四级标题仿宋四号字2.标题格式(1)一级标题：一、二、三、缩进2字符，段前、段后空0.5行。

(2)二级标题：（一）（二）（三）缩进2字符，段前、段后空0.5行。

(3)三级标题： 1. 2. 3. 缩进2字符，段前、段后空0行。

(4)四级标题：（1）（2）（3）缩进2字符，段前、段后空0行注：三个级别的标题所用分隔符号不同，一级标题用顿号“、”例如：一、二、等。

二级标题用括号不加顿号，例如：（三）（四）等。

三级标题用字符圆点“.”例如：5. 6.等。

另外，对三个级别的标题勿用自动套用格式。

3.落款：落款字体字号与正文文本相同，落款单位和日期均右对齐且与正文保留3行距离，日期采用小写阿拉伯数字，精确到日。

例如：2012年9月1日。

（三）封底策划书要附上一张空白封底，其他公文类型则不需。

♣公文内容：1.1计划书的具体写作一、计划书的具体内容正文主要由三部分组成：标题、内容、落款。

1、标题计划正文部分的标题大致分为三类，第一类常见格式为：单位名称+期限+计划种类，或单位名称+内容范围+计划种类。

前者如《××大学2009年工作计划》，后者如《中共××大学委员会关于开展<邓小平文选>学习活动计划》，这类标题可以明确表明什么单位在什么时限内制定的什么内容计划。

2、内容前言前言是计划的开头部分，简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、要求、意义、指导思想等，一般一两个自然段即可。

这中间要简单介绍背景，指出指导思想，点明计划的依据和上级的要求，而目的与要求要着重点出，因为目的要求是工作或活动中要达到的标准，它既是产生计划的起点，又是实施计划的重点，因此计划书要分条分项写明目标、任务、及其完成期限等。

并且一定要写的具体明确。

主体主体部分要一一列出准备开展的工作(学习)、任务，并提出方法、步骤、措施、要求。

这是计划最重要的内容，也是篇幅最大的一部分。

通常主体部分由于内容繁多，需要分层、分条撰写。

常见的结构形式为：用“一、二、三……”的序码分层次，用“(一)、(二)、(三)……”加“1．2．3．……”的序码分条款。

具体如何分层递进，依内容的多少及其内在的逻辑性而定。

其中方法是为实现计划目标而采取的具体做法，包括采取什么方式，动员哪些人力，调动那些物力与财力，如何安排，创造什么有利条件，克服哪些困难，如何分工协作等，必要时还应标明奖惩的具体规定；步骤使之达到目标、完成任务需要分几步走，先做什么，后做什么，如何过渡，何时完成等，这是实现目标的程序安排。

注：主体中的要求是具体操作中的要求，区别于前言中的要求。

结尾结尾可以用来提出希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等，也可以在条款之后就结束全文，不写专门的结尾部分。

3、落款落款通常包括制定计划的单位名称（个人名称）和制定计划的具体日期两项内容，如果计划的标题中有单位名称，就可以省略。

如果以文件的形式发下，还要加盖公章。

1.2工作总结具体写作工作总结的作用工作总结是对一定时期内的工作加以总结,分析和研究,肯定成绩,找出问题,得出经验教训,摸索事物的发展规律,用于指导下一阶段工作的一种书面文体。

它所要解决和回答的中心问题,不是某一时期要做什么,如何去做,做到什么程度的问题,而是对某种工作实施结果的总鉴定和总结论,是对以往工作实践的一种理性认识。

简而言之,就是“总”过去的工作,“结”工作的经验,教训,规律。

要正确处理好两者关系:总是结的依据，结是总的概括。

具体包括：（1）基本情况包括工作的有关条件,工作经过情况和一些数据等等。

（2）成绩、缺点这是工作总结的中心重点。

总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。

（3）经验教训在写总结时,须注意发掘事物的本质及规律,使感性认识上升为理性认识，以指导将来的工作。

3．结尾结尾是总结的最后一部分,对全文进行归纳总结。

或突出成绩;或写今后的打算和努力的方向;或指出工作中的缺点和存在的问题。

1.3活动策划的格式与要求一、活动策划的简要格式a)活动背景b)活动目的与意义c)活动主题及内容d)活动时间与地点e)活动对象f)活动要求及奖项设置g)活动准备h)活动流程i)活动总结及评奖j)注意事项（补充说明及应急措施）二、活动策划的具体介绍1.活动背景活动的开展一般具有它的社会价值，也有它开展的必要性，可以是反映某些社会背景或社会状况，这是时代的要求，像发生一个大事件给人的反思，像社会某种状况给人的警示等，抑或是它的某些依据，像根据上级指示或者精神，这些社会事件，社会状况，依据等都可以成为活动的背景2.活动的目的和意义一个活动首先使参加活动的成员明白其目的和意义并且使活动的目的与意义深入人心，由此营造一个团结和谐的合作氛围。

我们不但要有短期的活动的目的，更要站在一定的高度审视这次活动，升华活动的内涵。

明确活动的目的与意义可以使所有的参与成员有一定的目标性，从而指导活动规范有序的开展。

要注意活动的目的必须简练、意义必须深远。

3.活动主题及内容活动主题要既能概括整个活动，又能达到吸引人的目的。

活动的内容必须明确详细，能够涵盖整个活动的内容及形式。

活动内容既要新颖，又要丰富多彩。

4.活动的时间和地点活动的时间和地点必须明确，并且拥有一个流畅的通知流程，保证参与活动的每一个成员都能及时接到改变时间或地点的通知。

活动的时间与地点必须充分考虑活动参与群体的特殊性与方便性，以保证大部分成员可以按时参加活动。

5.活动对象根据活动的性质来确定活动的目标群体，并且尽量扩大活动所适合的人群范围，这样有利于活动更加热烈而成功的开展。

活动开展之前，应该准确统计活动参与群体中主要人员的联系方式，并最好将活动群体分组，在每一组中选出其负责人，减轻活动组委会的工作量。

6.活动要求及奖项设置明确对活动所有参与成员（工作人员、目标群体、嘉宾及外来人员）的要求，对活动内容的要求及各部的分工。

必要的话，可以设立奖项，但在活动之前，尽量使活动成员明确活动的奖项设置，以提高参与活动的积极性7.活动准备活动的准备一般分两部分：宣传方面，通过海报，展板等形式尽可能全面的对活动进行介绍，吸引参加者，增加他们的兴趣；实质准备，像活动所需物品，邀请嘉宾或评委，场地的联系工作等等8.活动流程活动的流程是最主要的，尽可能具体完备，应该分几步，每一步的分工及操作的内容，调动哪些人力物力，怎么安排，参加人员的参与方式，哪些环节怎么操作等都要介绍，便于参加人员阅读策划书后了解整个过程，整个过程要连续一致，以便提高执行的效果9.活动预期效果及预算对活动做出预期，以备总结用，有了预期也方便活动开展；同时要对活动做出预算，预算要合理，恰当，最好具体一些，方便执行过程中严格执行10.注意事项（补充说明）对过程中的不足之处作备注，提醒要注意的问题，同时根据活动的不同性质确定活动的后续工作（例如颁奖晚会、出版刊物、总结表彰大会）。

必要时可以制定一个应急预案，以防活动过程有突发事件。

1.4通知的写作方法(短信通知)1.要有称呼，注意礼貌用语。

2.交代事情简明扼要，清楚不繁琐。

3.通知时，日期与地点要具体清楚。

4.短信通知在最后要写“收到请回复”等字样。

例: 校学生会办公室通知:请各位部长于#月#日于#(地点)参加 #(活动名称)。

收到请回复，谢谢合作！办公室干事：##1.5会议记录的要求一、会议记录的性质和作用会议记录是在比较重要的会议上，由专人当场把会议的基本情况记录下来的第一手书面材料。

会议记录是会议文件和其他公文形成的基础。

会议记录的作用主要有三：其一，可以根据记录的内容，起草、修改有关文件，上传下达会议精神，或撰写会议简报和会议新闻；其二，领导据此督促会议各项决议事项的执行情况；其三，立卷归档，以供参考、研究或编写材料。

二、会议记录的特点真实性，会议记录一定要按照会议的真实情况如实地记录下来，决不能随意增减或改变。

完整性，记录要求按格式填写清楚，会议内容要尽可能完整地记录下来，特别是会议内容的要点不能漏记或少记。

快速性，无论是摘要记录或详细记录，都要求记得快，这样可以有效地保持会议记录的真实性和完整性。

三、如何做会议记录第一部分是记录会议的组织情况，应写明：会议的名称；开会的时间；开会的地点；出缺席和列席人员；主持人的姓名；记录人的姓名；备注：有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。

第二部分是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。

要写明发言人的姓名、发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议等。

记录还要记下会议的有关动态。

如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。

四、会议记录的写作技巧一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。

一快，即记得快。

字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。

要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。

二要，即择要而记。

就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。

就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。

要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。

三省，即在记录中正确使用省略法。

如使用简称、简化词语和统称。

省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。

四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。

一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇等等。

但在整理和印发会议记录时，均应按规范要要求办理。