行政文秘人员培训(ppt 208页)
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行政文秘人员培训(ppt 208页)
行政文秘发型的基本特点 自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、 无雕琢之意的发型。
选择发型的原则 1）需要考虑发质 2）需要考虑脸型 3）需要考虑身材
行政文秘发型选择的注意事项
2019/12/30
69
（二）头发的保养
做到常梳理、少烫发、慎染发、防损 伤、适时洗发。
2019/12/30
26
行政文秘
年
能
轻
干
貌
会
美
说
身
不
体
贪
好
功
2019/12/30
27
第二讲
职业形象设计
28
课程安排
行政文秘专业形象设计 行政文秘的专业仪态
2019/12/30
29
谁是合适的行政文秘人选？
2019/12/30
30
行政文秘的服饰设计
行政文秘服饰的基本要求 女性行政人员的服装 男性行政人员的服装
2019/12/30
31
行政文秘服饰的基本要求
与环境、身份相协调 与体形相协调 行政文秘穿着注意事项
2019/12/30
32
（一）与环境、身份相协调
在平时工作中 参加他人的婚礼或庆典 陪同上司参加外交活动
2019/12/30
33
（二）与体型相协调
（1）颜色
体形瘦小者、纤细者
反应迅速。
2019/12/30
24
小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序
检测内容
号
15 有组织观念和团队精神。
良一差
般
16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。
17 能参与企业具体项目的开展。
《秘书培训》PPT课件
承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
行政秘书培训ppt课件
立
• 做错事要知道错的原因
自 信
• 了解上司的喜好，客户的喜好
， 努
• 将相关资讯提供上司，适时给予建议
力
• 了解上司及自己人际风格，然后加以配合
扮 演
• 体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
好 秘
• 知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标
书
• 知道上司的缺点能从自身改进其缺点，不致影响大局
角 色
• 不在
• 交谈时注视对方
• 给予访客及时、热情的关注
• 交谈时不双手抱于胸前 • 与保安保持良好的工作关系
秘书不再只是同事之间人际关系的润滑剂，更不是花瓶，已是企业重要位置的资讯中枢地位
电话接听标准要求
• 电话铃响三声内接起 • 热情问候 • 表明自己的身份 • 说话时保持微笑 • 礼貌地称呼对方 • 调整好音量和语速 • 表示兴趣和关注
• 保持冷静与礼貌 • 将留言记录在留言簿 • 重复对方的话 • 及时转达留言 • 请求对方等候先询问 • 告知对方要等多久 • 掌握简单的英语会话
秘书必须具有明晰的头脑、敏于应变、冷静、谦虚、有气度、办事能力强、效率高等能力
待客小贴士
• 预先登记即将来访的客人的基本信息 • 清楚了解办公室同事的职责范围 • 公司有重大活动须事先知道 • 了解同事当天的外出情况 • 永远礼貌待人 • 永远不嫌“对不起”、“谢谢您”说得太多
没有人天生就精通秘书十八般武艺，但一位称职的秘书人员必须怀抱一份上进的决心
工作职责
• 负责处理中外方经理的一些个人及日常行政事务
• 负责制定和控制全公司办公用品的预算
• 建立和实施有效的全公司办公用品的领用制度
• 配合财务部作好月末清点工作
2024版《秘书培训》ppt课件
提升职业技能
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
“行政文员培训课件PPT”
作的基本认识。
常工作中需要注意的事
的核心要点。
项。
岗位职责介绍
1
职责一：日常文件处理
负责文件的撰写、整理、归档和传递，保证信息的准确性和及时性。
2
职责二：会议组织与记录
协助组织会议，并负责会议记录和后续事务的跟进。
3
职责三：电话接听与处理
接听和处理来电，并协调相关事项。
4
职责四：电子邮件与商务信函
定期整理、归档和保管文件，
达。
分类并分发至相关议组织与记录
1
会议筹备
确定会议目的和议程，并通知相关人员。
会议组织
2
安排会议场地、设备和饮食，并确保会
议的流畅进行。
3
会议记录
记录会议讨论要点和决议，并及时分发
会议纪要。
电话接听及处理技巧
1
电话接听
礼貌用语、清晰口音，积极应答电话。
1
保护信息安全
注意对机密和敏感信息的保护和处理。
2
时间管理 ⏰
合理安排时间，有效处理工作事务。
3
保持职业形象
注重仪容仪表，始终保持良好的职业形象。
4
团队合作
积极参与团队合作，共同完成团队目标。
文件处理流程及注意事项
文件接收与登记
文件分类与分发
文件归档与保管
准确记录文件信息，及时传
根据内容和优先级，将文件
撰写和处理电子邮件和商务信函，维护良好的沟通和合作关系。
行政文员需要具备的基本素质
协作能力
沟通技巧 ️
与领导、同事和客户合作，共同完成工作目标。
良好的听说读写能力，能够准确明了地传达信
息。
细心注重细节
办公室行政文秘人员岗位知识培训PPT
问题时要会签。
四、岗位工作应注意事项
（一）文件管理流程审核把关主要事项
2.外来文件的处理
• 对各部进行处理的外来文件，及时审核是否处理完毕， 处理结果栏填写处理结果并签名。
• 未处理完的文件，及时督促经办人完成，
四、岗位工作应注意事项
（二）其他应注意事项
1.学习制度和规章，熟悉工作流程； 2.台面文件、资料、文具等须保持整洁； 3.当日文件当日交清； 4.存档记录要求每周清存； 5.文件跟踪每月清理结案； 6.日常工作日结日清。
8.保存的表现形式：归档或个人保存
• 注意事务性文件如通知等做好个人 保存和记录；
• 要求定期进行统计、清理和整理； • 归档文件要求定期送归档； • 传真件要注意复印存档。
• • • •
三、文件相关业务知识
日专事公 常业务文 文文文 书书书
三、文件相关业务知识（一）来自文• 公文种类：会函意通通通批报请议决公命 议 见报告知复告示案定告令 纪 要
三、文件相关业务知识
（一）公文
• 公文格式：通常有标题、正文、发文机关、
发文时间、印章等，但不一定全。
三、文件相关业务知识
（二）事务文书 • 计划、总结、调查报告等
（三）专业文书
• 经济文书、司法文书等 （四）日常文书 • 书信、发言稿等
三、文件相关业务知识
送公司领导签发或审批的公文
• 一般按“经办人草拟→部门经理审 核→办公室核稿→公司领导审批→ 办公室印发或传递” 。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
2.登记的要素：日期、编号、名称、文号、签发人等
要有纸面（便于签收）和电子（便于查阅）两种形式（OA文件除外）； 要求此项工作要养成习惯。
四、岗位工作应注意事项
（一）文件管理流程审核把关主要事项
2.外来文件的处理
• 对各部进行处理的外来文件，及时审核是否处理完毕， 处理结果栏填写处理结果并签名。
• 未处理完的文件，及时督促经办人完成，
四、岗位工作应注意事项
（二）其他应注意事项
1.学习制度和规章，熟悉工作流程； 2.台面文件、资料、文具等须保持整洁； 3.当日文件当日交清； 4.存档记录要求每周清存； 5.文件跟踪每月清理结案； 6.日常工作日结日清。
8.保存的表现形式：归档或个人保存
• 注意事务性文件如通知等做好个人 保存和记录；
• 要求定期进行统计、清理和整理； • 归档文件要求定期送归档； • 传真件要注意复印存档。
• • • •
三、文件相关业务知识
日专事公 常业务文 文文文 书书书
三、文件相关业务知识（一）来自文• 公文种类：会函意通通通批报请议决公命 议 见报告知复告示案定告令 纪 要
三、文件相关业务知识
（一）公文
• 公文格式：通常有标题、正文、发文机关、
发文时间、印章等，但不一定全。
三、文件相关业务知识
（二）事务文书 • 计划、总结、调查报告等
（三）专业文书
• 经济文书、司法文书等 （四）日常文书 • 书信、发言稿等
三、文件相关业务知识
送公司领导签发或审批的公文
• 一般按“经办人草拟→部门经理审 核→办公室核稿→公司领导审批→ 办公室印发或传递” 。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
2.登记的要素：日期、编号、名称、文号、签发人等
要有纸面（便于签收）和电子（便于查阅）两种形式（OA文件除外）； 要求此项工作要养成习惯。
《文秘培训》课件
03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。
行政管理与办公文秘培训ppt
任务完成后进行总结，分析存在的问题并提 出改进措施，以提高工作效率和质量。
行政管理实务
03
行政组织设计与优化
01
组织结构分析
对现有组织结构进行评估，识别存在的问题和瓶颈。
02
部门职责划分
明确各部门职责，避免职能交叉和空白。
03
岗位设置与人员配置
根据业务需求合理设置岗位，并配备合适的人员。
行政制度建设与完善
掌握文档检索技巧，提高文档查询的效率和准确性。
接待与礼仪
接待流程
熟悉接待流程，包括接待前的准备、接待中的服务、接待后 的收尾工作。
礼仪规范
了解商务礼仪的基本规范，包括言行举止、着装要求等，提 升个人形象和职业素养。
行政管理与办公文秘的沟通技
05
巧
有效沟通技巧
准确理解
确保准确理解对方意图，避免信 息传递错误。
02
随着信息技术的发展，行政管理逐渐向数字化、智能化 方向发展，提高了管理效率和决策的准确性。
03
行政管理理论和实践也在不断发展，不断适应社会和经 济发展的需要，为组织的发展提供有力支持。
办公文秘工作概述
02
办公文秘的职责
文书处理
负责文件的收发、登记 、传递、归档和保管工 作。
会议组织
安排会议议程、准备会 议材料，并负责会议记 录和纪要整理。
01
02
03
制度梳理
对现有制度进行全面审查 ，识别过时和缺失的制度 。
制度制定与更新
根据业务发展需要，制定 或更新相关行政制度。
制度执行与监督
确保制度得到有效执行， 并对执行情况进行监督。
行政流程设计与优化
流程诊断
对现有行政流程进行全面 评估，识别低效和繁琐的 环节。
行政管理实务
03
行政组织设计与优化
01
组织结构分析
对现有组织结构进行评估，识别存在的问题和瓶颈。
02
部门职责划分
明确各部门职责，避免职能交叉和空白。
03
岗位设置与人员配置
根据业务需求合理设置岗位，并配备合适的人员。
行政制度建设与完善
掌握文档检索技巧，提高文档查询的效率和准确性。
接待与礼仪
接待流程
熟悉接待流程，包括接待前的准备、接待中的服务、接待后 的收尾工作。
礼仪规范
了解商务礼仪的基本规范，包括言行举止、着装要求等，提 升个人形象和职业素养。
行政管理与办公文秘的沟通技
05
巧
有效沟通技巧
准确理解
确保准确理解对方意图，避免信 息传递错误。
02
随着信息技术的发展，行政管理逐渐向数字化、智能化 方向发展，提高了管理效率和决策的准确性。
03
行政管理理论和实践也在不断发展，不断适应社会和经 济发展的需要，为组织的发展提供有力支持。
办公文秘工作概述
02
办公文秘的职责
文书处理
负责文件的收发、登记 、传递、归档和保管工 作。
会议组织
安排会议议程、准备会 议材料，并负责会议记 录和纪要整理。
01
02
03
制度梳理
对现有制度进行全面审查 ，识别过时和缺失的制度 。
制度制定与更新
根据业务发展需要，制定 或更新相关行政制度。
制度执行与监督
确保制度得到有效执行， 并对执行情况进行监督。
行政流程设计与优化
流程诊断
对现有行政流程进行全面 评估，识别低效和繁琐的 环节。
文秘工作培训课件
差旅预订与结算
负责预订交通工具、酒店等差旅服务，处理差旅费用的结算和报销 工作。
行程变更处理
遇到行程变更或突发情况，能够迅速调整计划并妥善处理相关事宜， 确保出差人员的顺利出行。
CHAPTER 04
高级文秘工作技能
商务谈判技巧与策略
谈判准备
沟通技巧
谈判策略
了解谈判背景、明确谈 判目标、制定谈判策略。
商务礼仪
了解并遵守商务场合的礼 仪规范，树立良好的职业 形象。
时间管理与工作效率
时间规划
能够合理规划自己的工作时间，确保各项任务按时完成。
工作优先级排序
能够根据任务的紧急程度和重要性进行合理的排序，优先处理重 要且紧急的任务。
提高工作效率
掌握一些提高工作效率的方法和技巧，如制定工作计划、使用番 茄工作法等，提高自己的工作效率和质量。
未来发展趋势 随着科技的进步和办公自动化的普及，未来文秘 工作将更加注重信息化、智能化发展，同时强调 团队协作和创新能力。
CHAPTER 02
文秘工作基本技能
文字处理技能
文字录入与排版
熟练掌握文字录入技巧，能够快 速、准确地将纸质文档转化为电 子文档，并进行适当的排版和格
式设置。
文书写作
具备扎实的写作功底，能够起草、 撰写各类公文、报告、总结等文书， 表达清晰、准确、流畅。
文件管理与法， 确保文件资料的安全、有序和易查找。
会议筹备与记录
负责会议通知、场地安排、资料准备 等，准确记录会议内容和决议事项。
接待与来访者管理
热情接待来访者，妥善处理来访事宜， 维护公司形象和利益。
案例二：高级文秘在商务谈判中的应用
商务礼仪与形象塑造
谈判技巧与策略应用
负责预订交通工具、酒店等差旅服务，处理差旅费用的结算和报销 工作。
行程变更处理
遇到行程变更或突发情况，能够迅速调整计划并妥善处理相关事宜， 确保出差人员的顺利出行。
CHAPTER 04
高级文秘工作技能
商务谈判技巧与策略
谈判准备
沟通技巧
谈判策略
了解谈判背景、明确谈 判目标、制定谈判策略。
商务礼仪
了解并遵守商务场合的礼 仪规范，树立良好的职业 形象。
时间管理与工作效率
时间规划
能够合理规划自己的工作时间，确保各项任务按时完成。
工作优先级排序
能够根据任务的紧急程度和重要性进行合理的排序，优先处理重 要且紧急的任务。
提高工作效率
掌握一些提高工作效率的方法和技巧，如制定工作计划、使用番 茄工作法等，提高自己的工作效率和质量。
未来发展趋势 随着科技的进步和办公自动化的普及，未来文秘 工作将更加注重信息化、智能化发展，同时强调 团队协作和创新能力。
CHAPTER 02
文秘工作基本技能
文字处理技能
文字录入与排版
熟练掌握文字录入技巧，能够快 速、准确地将纸质文档转化为电 子文档，并进行适当的排版和格
式设置。
文书写作
具备扎实的写作功底，能够起草、 撰写各类公文、报告、总结等文书， 表达清晰、准确、流畅。
文件管理与法， 确保文件资料的安全、有序和易查找。
会议筹备与记录
负责会议通知、场地安排、资料准备 等，准确记录会议内容和决议事项。
接待与来访者管理
热情接待来访者，妥善处理来访事宜， 维护公司形象和利益。
案例二：高级文秘在商务谈判中的应用
商务礼仪与形象塑造
谈判技巧与策略应用
行政秘书技能培训
•高瞻远瞩 脚踏实地
PPT文档演模板
行政秘书技能培训
•职业生涯规划 •对个人职业生涯的建议
•为成功再添砖加瓦
PPT文档演模板
•◆ 。。。。。。下施展才华 •◆ 构筑。。。能力 •◆ 利用公司职业发展 的。。。。。。
行政秘书技能培训
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
PPT文档演模板
行政秘书技能培训
• 第一部分 职业素养篇
• 二、秘书/助理的职业生涯规划
• 1、什么是职业生涯规划？ • 2、为何要进行个人职业生涯规划？ • ◇ 分析自我，确立人生的方向 • ◇ 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 • 3、职业生涯规划的简单步骤 • ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
• 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心
• 悟 性—领悟上级或领导的真实想法
• 自 信—积极 向上
• 勤 奋—不断学习 提高能力
•
承受压力
PPT文档演模板
行政秘书技能培训
•善待工作的每一天，是你职业发展进步的阶梯
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
交际能力 分析能力 协助决策能力 阅读概况能力
•借力能力 •应变能力
•——视频案例
PPT文档演模板
行政秘书技能培训
•角色定位与素质
•2、角色定位与胜任素质
•领导者 • 替身
•参 谋
•决策支持
•领导
•协•调人
• 事务 •执行者
•服务• 人员
•
PPT文档演模板
行政秘书技能培训
•职业生涯规划 •对个人职业生涯的建议
•为成功再添砖加瓦
PPT文档演模板
•◆ 。。。。。。下施展才华 •◆ 构筑。。。能力 •◆ 利用公司职业发展 的。。。。。。
行政秘书技能培训
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
PPT文档演模板
行政秘书技能培训
• 第一部分 职业素养篇
• 二、秘书/助理的职业生涯规划
• 1、什么是职业生涯规划？ • 2、为何要进行个人职业生涯规划？ • ◇ 分析自我，确立人生的方向 • ◇ 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 • 3、职业生涯规划的简单步骤 • ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
• 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心
• 悟 性—领悟上级或领导的真实想法
• 自 信—积极 向上
• 勤 奋—不断学习 提高能力
•
承受压力
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行政秘书技能培训
•善待工作的每一天，是你职业发展进步的阶梯
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
交际能力 分析能力 协助决策能力 阅读概况能力
•借力能力 •应变能力
•——视频案例
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行政秘书技能培训
•角色定位与素质
•2、角色定位与胜任素质
•领导者 • 替身
•参 谋
•决策支持
•领导
•协•调人
• 事务 •执行者
•服务• 人员
•
行政秘书技能培训ppt课件
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避 免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变 更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
Essential Skills for Executive secretary
行政秘书 技能培训
IST
什么是秘书？
一、个人素 质
二、专业技能
IST
个人素质
行政文秘的时间管理 现代商务礼仪 沟通技巧
IST
专业技能
办公室事务管理 会议的筹划与管理 公文写作技巧
④ 文书档案的管理 ⑤ 接待工作技巧
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
＃ 文件的处理及保管 ＃ 决策支持性工作 ＃ 信息收集整理
IST
第三章 作
专业技能--公文写
＃ 公文类型
做好公司相关公文的组稿。 做好文案的收集、管理、 文书起草及编写、公文制定、起草领导讲话稿等工作；
于保守秘密是秘
书人员的首要职
业道德。
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修 改等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变 更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
Essential Skills for Executive secretary
行政秘书 技能培训
IST
什么是秘书？
一、个人素 质
二、专业技能
IST
个人素质
行政文秘的时间管理 现代商务礼仪 沟通技巧
IST
专业技能
办公室事务管理 会议的筹划与管理 公文写作技巧
④ 文书档案的管理 ⑤ 接待工作技巧
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
＃ 文件的处理及保管 ＃ 决策支持性工作 ＃ 信息收集整理
IST
第三章 作
专业技能--公文写
＃ 公文类型
做好公司相关公文的组稿。 做好文案的收集、管理、 文书起草及编写、公文制定、起草领导讲话稿等工作；
于保守秘密是秘
书人员的首要职
业道德。
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修 改等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
文秘培训课件
应对突发情况的策略
来宾迟到
保持耐心和礼貌，主动与来宾 联系并询问是否需要帮助。
来宾临时变更计划
灵活应对，及时调整接待计划 并与相关部门协调。
来宾提出特殊要求
尽量满足来宾的合理要求，如 无法满足则礼貌解释原因并提 供替代方案。
遇到紧急情况
保持冷静和镇定，迅速采取应 急措施并与相关部门联系。
04
沟通技巧与表达能力提升
和关注度。
接待流程与规范
迎接来宾
热情周到地迎接来宾，主动介 绍自己并引导来宾至指定地点 。
茶水服务
及时为来宾提供茶水服务，注 意茶具清洁和茶叶品质。
接待准备
了解来宾信息，制定接待计划 ，准备接待用品。
安排座次
根据来宾身份和场合要求，合 理安排座次并引导来宾入座。
送别来宾
礼貌周到地送别来宾，主动询 问是否需要帮助并道别。
多读书
阅读可以丰富自己的词汇和表达方式 ，提高表维和 表达能力。
参加辩论或演讲
参加辩论或演讲可以锻炼自己的口头 表达能力和思维能力。
学习外语
学习外语可以拓宽自己的视野，提高 跨文化交流能力。
倾听与反馈的艺术
积极倾听
理解对方观点
在倾听他人时，要给予积极的反馈和回应 ，鼓励对方继续表达。
团队协作的重要性
提升工作效率
通过团队协作，可以充分利用各 成员的专业技能和知识，从而提
高工作效率和质量。
促进信息交流
团队协作有助于促进成员之间的信 息交流，使信息更加畅通，减少误 解和沟通障碍。
增强团队凝聚力
良好的团队协作可以增强团队凝聚 力，使成员更加认同团队目标和价 值观，提高工作积极性。
领导力培养途径
行政文秘培训ppt课件
二、秘书人员事务处理技能
2、什么是良好的办事能力
注意事项 ——要明白职权范围，不越权，讲实效 ——要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急 ——要善于交往，能同
各种人打交道 ——要掌握挡驾艺术，设
法减轻领导者的负担
二、秘书人员事务处理技能
3、事务处理中的关键点
理：事务本身的内在逻辑性 ——技术层面的原理 ——哲学层面的哲理 ——人际关系中的做人的道理 情与法： ——情理与法理 ——注重平时感情的积累 ——心中的法制观念 ——大事讲原则，小事讲团结
五、企业公文的类型与应用
1、企业公文的概念及作用 概念 ——是将企业领导管理思想和意图，通过文字
表达，形成公文文稿的过程 公文的作用 ——规范标准作用 ——领导指挥作用 ——广告宣传作用 ——沟通信息作用 ——凭证记载作用
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书角色的重要意识 ——心理意识
A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
三、秘书人员的自我角色定位
3、容易出现的误区
主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
A、能协助处理内部人际事务，调解纠纷 B、能外部公共关系协调 ——艺术气质，能主持一定的文艺活动 ——计算机熟练，英语优秀 ——摄影、驾驶等
一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
高级文秘人员的知识技能 ——具备初、中级文秘人员的基础 ——有良好的文字处理能力，能策划大型文案 ——有良好的沟通协调能力，授权：
行政人员公文写作培训PPT课件
语言简练
合法合规
通知公文的语言应简练、明了，避免过多 的修饰和解释，确保信息能够迅速传达。
通知公文的内容应符合法律法规和相关规 定，不得违反相关规定或侵犯他人权益。
报告公文写作实例
客观真实
报告公文应以客观事实为依据，真实 反映情况或问题，避免主观臆断或虚 假陈述。
重点突出
报告公文应突出重点内容，对重要事 项或问题进行详细阐述，避免过多的 废话或无关紧要的细节。
逻辑清晰
报告公文应遵循逻辑顺序，条理清晰 地阐述观点或事实，使读者能够快速 理解报告的核心内容。
数据支撑
报告公文可以运用数据和图表等工具 来支撑观点或事实，提高报告的说服 力和可信度。
REPORT
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMAR Y
05
公文写作规范与要求
公文写作的规范性
格式统一
熟悉不同类型公文的 格式要求，如通知、 报告、请示等。
提高语言表达能力
注重语言的准确性和简洁性， 避免使用模糊或歧义的语言。
学习公文特有的语言表达方式， 如正式、严谨、客观等。
通过阅读优秀公文范文和模仿 练习，提高自己的公文语言表 达能力。
培养逻辑思维能力
在写作前先梳理思路，明确公文 的主旨和要点。
公文写作是行政人员的基本职责之一，良好的公 文写作能力体现了一个人的职业素养和责任心。
培训背景
01
公文在日常工作中的重要性
公文是行政工作中不可或缺的沟通工具，无论是向上级汇报工作、向下
级传达指示，还是与其他部门进行协作，都需要通过公文进行。
02
公文写作中存在的问题
在实际工作中，行政人员在公文写作方面存在诸多问题，如格式不规范、
相关主题
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秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广 泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和 储存。 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。 凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。 这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
24
小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序 号 15 16 17 18 19 检测内容 有组织观念和团队精神。 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。 能参与企业具体项目的开展。 积极主动而非被动工作。 良
一 般
差
懂办公室内财务管理。
知错能及时纠正。 知道何时征求上司的意见和给上司建议。
讨论：
男人适合做行政 文秘工作吗？
2019年4月5日星期五
11
讨论
形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤：
自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟
2019年4月5日星期五 12
（二）个性要求
守时
序 号 8 检测内容 能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地 表达经理的意见。 良 一 般 差
9
10 11 12 13 14
及时将企业内外部信息传递给经理。
经理外出时能主动主持办公室工作。 良好的职业道德和强烈的进取心。 精力充沛。 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）
良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码 反应迅速。 2019年4月5日星期五
21
文书工作
会务工作
公关工作
2019年4月5日星期五
行政文秘人员的主要工作（表二）
工 作 具 体 内 容
档案工作 查办工作 行政事务工 作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
7
游戏：心目中的你
请评出我们身边你认为最适合做
行政文秘人员的同学 至少列出五条原因
2019年4月5日星期五
8
什么样的人适合做行政文秘人员
个人条件 个性要求 品质要求
2019年4月5日星期五
9
（一）个人条件
学历
性别
年龄
外貌 体质 视力 听力
2019年4月5日星期五 10
18
3 4 5
编辑
归档
2019年4月5日星期五
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
序号
6 7
专业技能名称
统计 复制
具体解释
运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。 处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求 秘书掌握此项技能。 主要指使用电话、电传和传真设备。
8 9
使用电信设备
操作电脑
使用办公领域最先进、最重要的设备的能力， 主要用于处理信息。
2019年4月5日星期五
19
行政文秘人员的主要工作
辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作
20
2019年4月5日星期五
行政文秘人员的主要工作（表一）
工 作 具 体 内 容
辅助决策
信息工作
决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中， 秘书要发挥辅助作用。
谨慎
机智
勤快
热情
合群
整洁
自制
服从
自信
2019年4月5日
负责
正派
廉洁
诚实
谦逊
2019年4月5日星期五 14
行政文秘人员需要具备什么样的能力
办事能力
沟通能力
2019年4月5日星期五
15
（一）办事能力
操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力
2019年4月5日星期五
16
（二）沟通能力
交际能力
口头表达能力
协调能力
组织能力
2019年4月5日星期五
17
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）
序号 1 2 专业技能名称 打字 速记 写作 具体解释 秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。 用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短 语迅速记录语言的一种方法。 是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加 工。 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件 归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
序 号 1 2 3 4 5 检测内容 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。 善于与人沟通。 随机应变能力强。 能严守秘密谨慎处理保密文件。 良
一 般
差
6 7
能准确理解上司的意图。 能沉着处理紧急事件。
23
2019年4月5日星期五
小测试：你适合做文秘吗？（表二）
包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。
上司交办的 其他工作
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。
2019年4月5日星期五
22
小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
职业化训练教程
行政文秘人员
行政文秘人员培训
一．
个人素质
二．
专业技能
个人素质
①
②
③ ④ ⑤ ⑥
你适合做行政文秘人员吗？ 行政文秘的职业形象设计 现代商务礼仪 沟通技巧训练 行政文秘的时间管理 如何缓解工作压力
专业技能
①
② ③ ④ ⑤ ⑥
办公室事务管理 口才训练与电话技巧 会议的筹划与管理 公文写作技巧 文书档案的管理 接待工作技巧
第一讲
你适合做行政文秘吗
5
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作
2019年4月5日星期五
6
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负
责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
2019年4月5日星期五
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小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序 号 15 16 17 18 19 检测内容 有组织观念和团队精神。 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。 能参与企业具体项目的开展。 积极主动而非被动工作。 良
一 般
差
懂办公室内财务管理。
知错能及时纠正。 知道何时征求上司的意见和给上司建议。
讨论：
男人适合做行政 文秘工作吗？
2019年4月5日星期五
11
讨论
形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤：
自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟
2019年4月5日星期五 12
（二）个性要求
守时
序 号 8 检测内容 能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地 表达经理的意见。 良 一 般 差
9
10 11 12 13 14
及时将企业内外部信息传递给经理。
经理外出时能主动主持办公室工作。 良好的职业道德和强烈的进取心。 精力充沛。 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）
良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码 反应迅速。 2019年4月5日星期五
21
文书工作
会务工作
公关工作
2019年4月5日星期五
行政文秘人员的主要工作（表二）
工 作 具 体 内 容
档案工作 查办工作 行政事务工 作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
7
游戏：心目中的你
请评出我们身边你认为最适合做
行政文秘人员的同学 至少列出五条原因
2019年4月5日星期五
8
什么样的人适合做行政文秘人员
个人条件 个性要求 品质要求
2019年4月5日星期五
9
（一）个人条件
学历
性别
年龄
外貌 体质 视力 听力
2019年4月5日星期五 10
18
3 4 5
编辑
归档
2019年4月5日星期五
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
序号
6 7
专业技能名称
统计 复制
具体解释
运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。 处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求 秘书掌握此项技能。 主要指使用电话、电传和传真设备。
8 9
使用电信设备
操作电脑
使用办公领域最先进、最重要的设备的能力， 主要用于处理信息。
2019年4月5日星期五
19
行政文秘人员的主要工作
辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作
20
2019年4月5日星期五
行政文秘人员的主要工作（表一）
工 作 具 体 内 容
辅助决策
信息工作
决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中， 秘书要发挥辅助作用。
谨慎
机智
勤快
热情
合群
整洁
自制
服从
自信
2019年4月5日
负责
正派
廉洁
诚实
谦逊
2019年4月5日星期五 14
行政文秘人员需要具备什么样的能力
办事能力
沟通能力
2019年4月5日星期五
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（一）办事能力
操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力
2019年4月5日星期五
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（二）沟通能力
交际能力
口头表达能力
协调能力
组织能力
2019年4月5日星期五
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行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）
序号 1 2 专业技能名称 打字 速记 写作 具体解释 秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。 用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短 语迅速记录语言的一种方法。 是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加 工。 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件 归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
序 号 1 2 3 4 5 检测内容 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。 善于与人沟通。 随机应变能力强。 能严守秘密谨慎处理保密文件。 良
一 般
差
6 7
能准确理解上司的意图。 能沉着处理紧急事件。
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2019年4月5日星期五
小测试：你适合做文秘吗？（表二）
包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。
上司交办的 其他工作
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。
2019年4月5日星期五
22
小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
职业化训练教程
行政文秘人员
行政文秘人员培训
一．
个人素质
二．
专业技能
个人素质
①
②
③ ④ ⑤ ⑥
你适合做行政文秘人员吗？ 行政文秘的职业形象设计 现代商务礼仪 沟通技巧训练 行政文秘的时间管理 如何缓解工作压力
专业技能
①
② ③ ④ ⑤ ⑥
办公室事务管理 口才训练与电话技巧 会议的筹划与管理 公文写作技巧 文书档案的管理 接待工作技巧
第一讲
你适合做行政文秘吗
5
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作
2019年4月5日星期五
6
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负
责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
2019年4月5日星期五