表格化管理

表格化管理

什么是表格化管理

表格化管理是提高管理水平，尤其是管理效率，做到“事有所知，物有所管。人尽其职，物尽其用。”的较好方式。

所谓表格化运营管理体系, 是采用系统思维的创新管理方法，通过运营体系建设，深入分析和辩识“职能”和“职责”的关系，杜绝职能分配的管理“真空”。运用流程控制的工作方法，规范职能运作，理顺业务流程，消灭管理“盲区”和“死角”。以表格为载体, 用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高工作效率，实现管理创新。

二、实行表格化管理原因

员工对待管理表格经常有抗拒心理，有的人怕麻烦;有的人认为只要有业绩，报表无所谓;有的人瞎编数字，应付差使;有的人根本不会填表;更有人认为表格根本就是多余。造成这些现象的原因，一是公司的表格设计不合理，照搬其他公司，或对上报的结果不重视;二是员工本身对公司的报表理解不够，不知道如何运用表格进行管理。

(一)表格是管理的书面表现，也是管理的工具。

管理学上有一个著名的PDCA 循环：

P—Plan 计划

D—Do 执行

C—Check 检查

A—Action 改善

有效的管理，必须完整包含这几个步骤，而表格，就是PDCA 管理循环的最

直观的表达。将纷繁复杂的管理工作分门别类，会让我们的思想条理清晰，避免无序造成的时间和费用的浪费。

(二)表格是行动的指南

各种表格及其中的栏目，其实在告诉你，这些栏目，都是你必须要做好的工作。

(三)表格是业绩的体现

通过表格，可以反映每个人的业绩。业绩，其实只是一个结果，结果的好坏是如何得来的，返回头又可以通过研究表格得出结论。

4)厚厚一摞表格，看似复杂，其实条理非常清楚，体现着管理的精神。

三、表格化管理的意义

所谓管理表格化，是企业规范化管理的主要实施途径。把制度转化为表格，表格化是落实制度的重要途径。其具备简洁、明了、易操作的特点，易把制度化的东西转化为可实际操作的东西。数据化是企业规范管理的现实体现。只有数据最能体现结果。无论是制度化，还是表格化，最终能体现规范管理的只能是数据。

数据最能体现成绩，最能表达结果。理论化是加快企业规范管理的实际成果。在数据化的基础上形成更高的理论体系，理论的创新，制度化建设才能不断完善。企业的精细化服务是一个规范化、标准化、制度化、程序化、表格化、数据化、理论化不断循环反复的过程。

然而，管理工作的成败，取决于能否做出有效的决策，而决策的正确与否在一定程度上取决于对整体把握和后期实施质量的程度。这就要求我们企业在经营管理上更加统筹化、层次化和条理化。理清工作流程，理顺管理思路，向管理要效益, 善经营谋发展。这也是我们建立表格化创新管理体系的初衷。

四、表格化的运营管理体系的建设

表格化运营管理体系的建设，务实地把公司的人力、物力、财力以及时间等因素作为资源，揉和成表格，以可靠、通畅、严谨的流程化形式承接出来，以此为切入点，谋求企业内外协调发展，实现管理规范化的目标。

具体说来，表格化运营管理体系以“全员参与，统筹规划;科学设计，系统实施;创新管理，持续改进。”为指导思想;以建立表格化运营管理体系，用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高效率，实现公司管理规范化为目标。

“全员参与, 统筹规划”即是指公司的全体员工直接或间接地参与表格化的管理和执行过程，此过程涉及到公司计划、生产、经营管理等活动的方方面面，而这些方方面面和各个环节的工作都是由企业不同的部门和个人分担的。所以公司上至管理决策层，下至基层员工，都以表格为红线，全面优化工作流程，形成有机的效用整体。此外，在制定表格化运营管理的整体规划上，贯彻“强化理念,全面统筹, 完善流程, 注重实效”的方针，既考虑到优化局部管理，又兼顾部门间以及全局的资源优化配置，坚持用统筹的眼光来审视问题和解决问题;“科学设计，系统实施”是一个有效承接的过程，科学设计是指要用全局的思维、发展的眼光、合理的手段和有效的方法来设计方案，引导表格化运营管理体系的系统实施。同时系统实施在科学设计的指导下, 分步骤、分轻重、分节点的来一步步实现体系的建立。这样我们划分了四个阶段来系统实施表格化运营管理体系，努力使该体系的运作起到事半功倍的效果;“创新管理，持续改进”是规范化管理的一个永恒目标。在本次表格化的运营管理体系中, 不断提高公司职能分配的合理性和业务流程设计的实效性，使工作效率大大提高，管理工作按部就班, 组织生产有条不紊。持续改进包括: 了解表格化运营的现状、重建目标、实施、评价和用表格来框架问题、以动态流程重组解决问题等活动。最终形成以表格化工作语言的形式固化职能、优化流程、提高效率，实现创新管理。

该管理体系分四个阶段来实现，即业务流程清理阶段、业务流程表格设计阶段、推进试行阶段和管理体系固化及总结阶段。

(一)第一阶段：管理业务流程清理

管理业务流程清理阶段是一个顶层策划的过程，是整个体系建设工作中的关键环节。主要完成管理业务流程清理及流程图编制。所谓业务流程清理即是指对本职岗位上所有的工作内容以流程的形式做一个详尽的归纳和诠释, 清理原有流程中非增值的环节, 予以简化并对分解开的流程进行整合，使整个流程更加顺畅，使整个工作更加协调。

在这个阶段识别流程是最重要的，每个员工都要把所承担的各项管理工作理解成一个流程，用流程的思维去分解工作，从而实现对工作过程的控制。各级部门应系统梳理本部门职能分配，用体系的思维方式重新审视部门职能，深入理解“职能”和“职责”的关系，杜绝职能分配的“真空”。

企业各级领导组织员工对“表格化运营管理体系”的相关文件进行学习，并识别出所承担的业务职能及工作流程，编制本部门的相关业务流程图。并且各部门就本部门的相关业务流程图(草案)组织初步评审，重点关注业务流程的完整性及表格化适应性。最终以统一编号的形式规整所有业务流程，形成有机的管理业务流程图库。

(二)第二阶段：管理业务流程表格设计

表格化是落实管理规范化目标的载体, 同时表格还要体现制度的要求，把对流程的有效控制要求落实在表格上，无效的、不增值的控制流程应予以剔除,最终在该阶段完成管理业务流程表格设计工作。

表格设计要体现流程的PDCA 基础管理思想，内容应清晰、完整、简洁;表格中有涉及指标和节点要求时，应进行明确量化的表述。管理业务流程表格体系还应分出层次和类别，如部门上报公司领导报表、横向部门间报表、综合性报表、专业性报表、数据性报表等。

此外，还要强化各级评审( 部门内部评审、工作小组评审、领导小组评审) ，通过评审促进“统一管理思想、理清管理思路、提升管理素养”阶段目标的实现。最终以统一编号的形式规整所有类别的表格，形成有机的管理业务表格图库。至此，表格化运营管理体系第一阶段和第二阶段邺已完成，形成重要的流程图库和表格图库。顺利实施这两个阶段对于完成此表格化管理运营体系并达成管理规范化的目标致关重要。

(三)第三阶段：体系推进试行

公司的工作语言就是表格，以表格为载体, 规范职能运作，理顺业务流程,实现公司“管理业务流程表格化”的阶段性目标。在全公司范围内实施表格化运营管理模式，通过强化各级培训、宣传、考核等方式建立员工“做事前先找表”的新型管理素养。通过体系试运行，充分暴露管理“缺位”和“漏洞”问题，最终完成新体系的建设和自我完善过程。

第四阶段：管理体系固化及总结阶段

完成公司表格化运营管理体系建设的成果总结，建立公司表格化运营管理体系，用表格化工作语言固化职能，优化流程，提高效率，实现公司管理规范化目标。

(四) 体系建设成果标志有：

1 .公司表格化运营管理体系的全面建立。

2 .《公司部门职能分配及业务流程管理图库》管理标准的发布实施。