office办公常用方法和技巧(PPT篇)

目录一、对象的添加：制作演示文稿，添加对象是最常见的操作。

1.1. 插入文本框，文本1.2. 插入图片、图形、艺术字、声音1.3. 插入视频、flash动画1.4. 插入其他演示文稿、批注1.5. 插入表格二、版面的设置：好的演示文稿一定需要好的版面，好的配色方案等等。

2.1. 设置幻灯片版式2.2. 使用设计方案2.3. 设置背景2.4. 页眉页脚、日期时间2.5. 修改幻灯片母板三、动画设置：为对象设置动画，这是演示文稿的精华。

3.1. 设置进入动画动画播放方式退出动画3.2. 自定义动画路径，调整动画顺序3.3. 设置背景音乐动作按钮3.4. 设置强调动画字幕式动画3.5. 设置超级链接四、播放文稿：演示文稿做好了，掌握一些播放的技能和技巧可以帮你做一场漂亮的讲解。

4.1. 设置幻灯片切换效果设置幻灯片放映方式4.2. 自定义播放方式4.3. 自动播放演示文稿(.pps)4.4. 记录下放映的感受五、综合应用技巧：Powerpoint的其他技巧，掌握了这些技巧，很多事情可以事半功倍。

5.1. 为幻灯片配音5.2. 嵌入字体格式5.3. 提取母版5.4. 插入图示、大量文本5.5. 微量移动对象5.6. 改变超链接字体颜色5.7. 隐藏幻灯片5.8. 打印幻灯片5.9. 设置目录跳转防止字色变化5.10. 把文稿转换为Word文档5.11. 把Word文档转换为ppt文档5.12. 制作自己的模板5.13. 把PPT转化为图片格式5.14. 提取文稿中的图片5.15. 为图片瘦身5.16. 制作电子相册一、对象的添加：制作演示文稿，添加对象是最常见的操作。

1.0. 新建幻灯片默认情况下，启动PowerPoint2003（其他版本相似）时，系统新建一份空白演示文稿，并新建1张幻灯片。

我们可以通过下面三种方法，在当前演示文稿中添加新的幻灯片：方法一：快捷键法。

按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。

方法二：回车键法。

在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。

方法三：命令法。

执行“插入→新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。

1.1. 插入文本框，文本通常情况下，在演示文稿的幻灯片中添加文本字符时，需要通过文本框来实现。

1、执行“插入→文本框→水平（垂直）”命令，然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来。

2、将相应的字符输入到文本框中。

3、设置好字体、字号和字符颜色等。

4、调整好文本框的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。

注意：也可以用“绘图”工具栏上的文本框按钮来插入文本框，并输入字符。

直接输入文本如果演示文稿中需要编辑大量文本，我推荐大家使用下面直接输入文本的方法。

在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，切换到“大纲”标签下。

然后直接输入文本字符。

每输入完一个内容后，按下“Enter”键，新建一张幻灯片，输入后面的内容。

注意：如果按下“Enter”键，仍然希望在原幻灯片中输入文本，只要按一下“Tab”键即可。

此时，如果想新增一张幻灯片，按下“Enter”键后，再按一下“Shift+Tab”键就可以了1.2. 插入图片、图形、艺术字、声音（1）插入图片为了增强文稿的可视性，向演示文稿中添加图片是一项基本的操作。

1、执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。

2、定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片插入到幻灯片中。

3、用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。

注意：以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动方向键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的。

（2）绘制图形根据演示文稿的需要，经常要在其中绘制一些图形，利用其中的“绘图”工具栏，即可搞定。

1、执行“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏。

2、点击工具栏上的“自选图形”按钮，在随后展开的快捷菜单中，选择相应的选项（如“基本形状、太阳形”），然后在幻灯片中拖拉一下，即可绘制出相应的图形。

注意：①如果选择“自选图形、线条”下面的选项，可以绘制出展型图形来。

②如果选中相应的选项（如“矩形”），然后在按住“Shift”键的同时，拖拉鼠标，即可绘制出正的图形（如“正方形”）。

（3）插入艺术字Office多个组件中都有艺术字功能，在演示文稿中插入艺术字可以大大提高演示文稿的放映效果。

1、执行“插入→图片→艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框。

2、选中一种样式后，按下“确定”按钮，打开“编辑艺术字”对话框。

3、输入艺术字字符后，设置好字体、字号等要素，确定返回。

4、调整好艺术字大小，并将其定位在合适位置上即可。

注意：选中插入的艺术字，在其周围出来黄色的控制柄，拖动控制柄，可以调整艺术字的外形。

（4）插入声音为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果。

1、执行“插入→影片和声音→文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框。

2、定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。

注意：演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。

3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。

注意：插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。

1.3. 插入视频、Flash动画（1）插入视频我们可以将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。

为了能更好地帮助大家合理地在PowerPoint中插入和播放视频文件，本文特向大家介绍PowerPoint中插入和处理视频的三种方法。

？直接播放视频这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。

因此这种方法特别适合PowerPoint初学者，以下是具体的操作步骤：1、执行“插入→影片和声音→文件中的影片”命令，打开“插入影片”对话框。

2、定位到需要插入视频文件所在的文件夹，选中相应的视频文件，然后按下“确定”按钮。

3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将视频文件插入到当前幻灯片中。

4、调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可。

5.在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。

如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。

？插入控件播放视频这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。

使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。

该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。

1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。

2.将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。

3.在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面。

4.用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。

5.在“属性”窗口中，在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。

这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。

6.为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。

7.在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。

？插入对象播放视频这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。

实现步骤为：1.打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。

2.选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击[确定]按钮。

3. PowerPoint自动切换到视频属性设置状态，执行“插入剪辑/Windows视频”命令，将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。

4.执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击[确定]返回到视频属性设置界面。

5.点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束点，从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。

6.用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，从而返回到幻灯片的编辑状态。

还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。

注意：演示文稿支持avi、wmv、mpg、asf等格式视频文件。

要使用Real的rm,ra,rmvb等格式，可以使用PPT的按钮，规定单击后启动REAL PLAYER用于打开该类型的视频，只不过用起来不象直接插入简单直观。

具体做法是：自选图形》动作按钮》选择一个，然后在幻灯片上拖动绘制一个按钮，然后在出现的“动作设置”对话框中选“运行程序，输入格式：程序路径[空格]视频文件路径。

如 "C://program Files/Real/RealPlayer/realplay.exe 我的视频.rm".需要注意的是：别的计算机上REAL的安装路径可能与本地的安装路径不一样，在另的计算机上播放PPT，就需要你首先检查一下REAL程序的路径，空格后的视频文件应该是完整名，可以使用相对路径。

（2）插入Flash动画要想将Flash动画添加到演示文稿中，操作稍微麻烦一些。

下面介绍Flash动画“闪”在PowerPoint中的四种方法。

？使用“Shockwave Flash Object”控件法1、执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具栏。

2、单击工具栏上的“其他控件”按钮，在随后弹出的下拉列表中选“Shockwave Flash Object”选项，然后在幻灯片中拖拉出一个矩形框（此为播放窗口）。

3、选中上述播放窗口，按工具栏上的“属性”按钮，打开“属性”对话框，在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的Flash动画文件名（带扩展名，即.swf）及完整路径，然后关闭属性窗口。