办公室岗位说明书

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办公室岗位说明书

办公室主任岗位说明书

岗位名称办公室主任所在部门办公室

直接上级总经理直接下级秘书、司机、后勤、信息管

理员

岗位定员 1 所辖人员 4 一、职责与工作任务:负责组织实施公司行政日常事务管理和领导交办事务

职责一职责表述:组织实施公司文书、档案管理工作

占全部工作时间的百分比:

50 %

组织制定公司文书、档案管理制度和实施细则,经批准后,负责组织实施、检查、改进起草、会签公司行政管理制度、文件

负责组织公司档案室的管理工作

职责二职责表述:公司法律事务的联络工作

占全部工作时间的百分比:

5%

负责聘请公司法律顾问事宜

负责联系律师处理公司法律方面的事务,协调律师和公司各部门、项目部涉计法律方面的事务安排

负责协调律师处理本公司法律事务的外部安排

职责三职责表述:负责组织公司会议筹备工作

占全部工作时间的百分比:

5%

负责组织制定公司会议方案、会议通知、会议材料

负责安排会务工作(会议场所、住宿、就餐、饮用水等事宜)

负责会议纪要的撰写、发送、任务的督办事宜

职责四职责表述:负责公司信息管理工作

占全部工作时间的百分比:

5%

负责组织公司信息规划工作和年度、月度信息管理计划的制定实施工作

负责组织公司有关软件的选型、辅助实施、维护工作

负责组织公司信息办公设备的配置、维护、公司网页维护工作

职责五职责表述:负责印章管理制度的实施

占全部工作时间的百分比:

5%

负责制定公司印章管理方面的制度并贯彻实施

负责组织公司及内部各部门印章的刻制、备案留存、领用手续的执行

负责检查本部、项目部印章管理制度的执行情况并提出改进意见

负责印章出现意外情况的处理

二、权力:

权限1 具有对下属工作安排的决定权、监控权

权限2 具有部门预算内的费用使用权

权限3 具有对公司制度和规范执行情况的检查权

权限4 具有对公司各部门办公秩序的监督检查权

权限5 具有对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权权限6 具有对公司场所的使用的审批权

权限7

三、工作协作关系:

内部协调关系公司高层管理人员、中层管理人员、各项目部管理人员

外部协调关系政府机构、工商局、交通部门、物业管理部门四、任职资格:

教育水平大专及以上

专业管理及相关专业

专业培训培训内容

培训方式

与时间公司主要制度培训

计算机知识、法律知识、

生产管理知识、质量管理知识、工商管理知识、人力资源管理知识、

公共关系培训

相关经验5年以上相关工作经验,3年以上管理岗位工作经验

专业知识、技能具备管理知识、文字表达、工作组织协调能力和沟通能力

管理知识、技能具备企业管理知识、文秘工作知识、领导能力、分析与判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、综合协调能力

五、其它:

使用工具/设备计算机、一般办公设备、交通设备工作环境一般办公环境

工作时间特性正常工作时间、偶尔加班、偶尔出差所需记录、文档

备注:

行政秘书岗位说明书

岗位名称行政秘书所在部门办公室

直接上级办公室主任直接下级

岗位定员 1 所辖人员

一、职责与工作任务:负责公司的档案管理、往来文件的收发、印章管理和其他日常事务管理

职责一职责表述:负责档案的有序管理和日常借阅占全部工作时间的百分比:15%

工作

任务

负责移交上来需归档的文件资料的汇总、整理、归档工作

作好档案日常的整理和借阅的经办工作

按照规定作好到期文件资料的销毁工作

职责二职责表述:负责月报按时、准确的收发占全部工作时间的百分比:15%

工作

任务

按照规定,做好月报的接收和转发工作

按照规定,做好月报的存档工作

负责督办月报的上报工作

职责三职责表述:负责会议任务的跟踪与督办占全部工作时间的百分比:15%

工作

任务

负责编写和发放行政任务督办单

负责监督和落实下发任务的完成情况

做好超期任务的督办工作

参与和配合行政中心月报表的制定

职责四职责表述:负责印章的日常使用和妥善管理占全部工作时间的百分比:15%

工作

任务

负责印章的管理和施印工作

做好废弃、遗失、损坏印章的妥善处理工作

职责五职责表述:负责会议的筹备和后勤工作占全部工作时间的百分比:10%

工作

任务

负责会议文件资料的准备工作

参与和配合安排会议人员的食宿

参与和配合会议场所的布置工作

作好会议记录工作

职责表述:办公室日常工作的处理占全部工作时间的百分比:25%

工作任务作好公司快递、信件的签收、送达工作

完成办公室日常文件的打印、复印工作

作好办公室来电、传真的接收记录工作

负责公司每月水费、电费、物业管理费的交纳登记工作

职责七职责表述:公司临时交办的其它工作任务占全部工作时间的百分比:5% 工作

任务

二、权力:

权限1 各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权权限2 文件资料、档案的管理权

权限3 各部门、各项目部月报表的索取权

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