采购出差及业务洽谈规定

采购出差与业务洽谈规定

1.【目的】

为规范采购出差与业务接待过程，提高工作效率，特制定本规定。

2.【适用范围】

本规定适用于供应部采购业务发生的出差与业务洽谈活动。

3.【定义】

1）出差是指因采购业务需要而发生的外出活动。

2）业务洽谈是指根据业务需要，供应部采购人员与供应商之间发生的走访及到访活动。4.【具体内容】

4.1 出差

4.1.1出差审批：采购员出差应提前安排，原则上为每日早会时提出申请。出差审批由采购主管审批通过。

4.1.2出差日志：采购员出差，必须记录出差日志，记录的形式为填制“供应部出差日志”。

4.1.3出差考核：出差考核指标于每年度初制定，每月根据出差情况对每位采购员进行KPI 考核。

4.2 业务洽谈

4.2.1 供应商走访

4.2.1.1 供应商走访可以根据业务需要进行专门的走访。

4.2.1.2 供应商走访包括供需市场情况的交流，供应产品的价格、质量和服务方面的磋商，处理特定事宜的相关活动。

4.2.1.3 供应商走访需要经采购主管同意，走访过程应通过“供应商走访记录表”进行记录。

4.2.2 供应商接待

4.2.2.1业务接待由责任采购员负责接待, 采购主管和供应部经理根据业务的重要程度和来访单位或人员重要性决定是否参加。

4.2.2.2业务接待包括供需市场情况的交流，供应产品的价格、质量和服务，处理特定事宜。

4.2.2.3业务接待记录通过“供应商接待记录表”进行记载。

4. 3 “供应部出差日志”、“供应商走访记录表”和“供应商接待记录表”应及时记载，每月交由采购主管和供应部经理审阅。

4.4 相关资料归档管理

“供应商走访记录表”和“供应商接待记录表”成册印制，每位采购员妥善保管，认真记载备查。记录保存日期为3年。

5.【涉及的表单和相关资料】

5.1 出差审批单

5.2 供应商走访记录表

5.3供应商接待记录表

6.【附则】

6.1.本办法经供应部编制和解释，修正时亦同。

6.2本办法自 2010 年11月 1 日起实施，2011年11月进行首次修订。