xx产业发展高峰论坛工作分工与流程安排—会议纪要

1、负责会场的照相（包括会后合照的组织拍摄），提前在6号楼会场大厅踩点、设置相机
一、会场负责拍照、录音笔录音，大合照 最佳模式。会后将照片提供给陈雪写新闻稿，提供给陈真存档。X将提前一天清理内存、
的组织拍摄等。
充足电。
二、其他临时性工作支持与配合。
2、负责会场的专家录音，提前一天在库房领取录音笔。张亚娟提前一天将录音笔清理内
二、
1、会场布置草图的设计（）。
2、会场整体规划设计与布置：包括背景墙及嘉宾席座、大厅签到台等会场整体规划、设
一、仪式结束后期总结与分析。 二、会场整体设计布置（演讲台、专家桌 及椅子、专题讨论椅子布置、投影仪摆放 等）
计与布置，音响话题等保证符合会议议题和媒体宣传拍照。 3、会场每位专家座位处放置公司宣传彩页、带Logo的本子、中性笔、日程安排表等，用 易拉透明整体装好。 4、外地来的专家和客户于6.7到达兰州后，X将在X宾馆二号楼等待，协助客户办理入住手 续。同时李珂在6月5日将“6.8的日程安排表准备好”（根据入住客户数量），交给X，以
。
备注： 1、6月7日晚上客人住宿在X宾馆； 2、6月8日晚上客人住宿在X大酒店。
花）；
1）并在签到处预备好：白板笔（黑色）、空白的签名牌、空白的姓名打印纸，以便现场
三、跟进负责24楼会议室整体布置；
即时填写有变化的客人姓名牌。
四、跟进负责公司实验室及生产车间、仓 2）胸牌和礼品由X负责在6月5日提供给X，以便随其他物品拿到X宾馆。
库等相关区域提前准备及整体接待安排； 3、6号楼会场和24楼会议室“桌签姓名牌”的打印设计X负责（摆放由X负责）。
门主管发正式邮件告知。 3、一楼展柜灯、大厅灯、物业的大厅电子屏在客户参观前二小时提前开启，电商谷牌子 提前一天撤掉，并提前一天试用看是否合适？参观完成，客户离开后关闭。 电子屏显示：热烈欢迎参加X专家与嘉宾 4、客户参观完毕，安排人员及时压电梯送客人上24楼。同时告知车间主管关灯拉下帘子
X
6月3日
内容
一、仪式活动支持与衔接；
详情
1、座次表安排、出图及确认摆放到位。 2、客户、政府部门及健顺参会人员的名单统计，包括姓名、公司、部门、头衔等，以便 主持人/罗博士介绍嘉宾。 3、主持词的撰写，其中专家和客户简历由X提供。 4、公司内部参观及接待的准备和安排。
负责人
时间节点
X
6月4日
一、后期结束总结会召集与问题总结。
X
辆出发前，与X核对好所有需携带
的行政后勤资料无遗漏：
X（8人）
请各自携带好负责携带的资料。
2、6月8日上午7点需要到达会场 的工作人员： X（11人）
一、背景墙制作与安装布置到位； 二、横幅制作与悬挂； 三、其他临时性工作支持与配合。
1、6号楼大厅的“嘉宾签到席”牌子的制作。 2、宾馆上方欢迎横幅：热烈欢迎参加X专家与嘉宾 ； 3、6号楼会场的背景墙设计制作： 健顺生物第二届生物医药产业发展高峰论坛
便客人提前知悉6.8的安排。
5、论坛后，安排会场的物品整理与收拾，并带回公司库房存放入库。
三、与X，在微信平台和网站上发布此次论坛新闻。
整体完成时间：6月3日
1、6月7日下午14:00点前往会场
布置的人员，运送物资的车辆从X
出发（X安排车辆），如有下面员
工需搭乘公司车辆前往会场，请
自行与司机联系。张亚娟负责车
XX第X届XX产业发展高峰论坛 工作分工与流程安排
论坛名称:健顺生物第二届生物医药产业发展高峰论坛
论坛时间：2015年X
论坛地点：甘肃兰州X
工作组组长：X
工作组副组长：X
组 员：X
工作组原则：工作组成员充分加强沟通，遇事不推诿，相互积极支持，多闻多问互相监督提醒，形成联动互助的良好工作机制。
序 号
事项
后将客户航班时间用表格做好，将纸质版当面交给雷松安排接机。若航空公司航班信息发
生变化，需同时给X两个人通知，以便及时通知客人。接机时请市场销售部人员陪同，具
体分工请婉秋提前沟通安排好，并在“接机表”中显示。
2、与各部门主管沟通好，准备客户参观事宜，各部门主管需在现场陪同讲解，需给各部
一、来兰客人机票及酒店的预订。 二、实验室及生产车间专家的参观、拜访 。 三、其他协助与物业沟通的工作。
存、备好电源。
人员
一、
1
分工 一、与X签订酒店协议，包括会场、餐饮 与职 及住宿。
1、与宾馆沟通，确定演讲席桌花的采购和放置，6月7日下午/晚上放置好在会场。 2、6号楼会场外“嘉宾签到席”的布置，包括：签到表制作、签到笔的准备（普通中性笔
责 二、当天礼仪接待与引导（签到、发放胸 4支）、签到处糖果摆放、签到处胸牌发放、签到处礼品的发放。
五、客人机票和酒店的预订跟踪确定，以 4、6.8当天签到处礼仪接待人员穿着：衬衫、齐膝商务裙X
确保不要出现问题；
六、其他临时性工作支持与配合。
二、做好6月9日旅游方案，将注意事项、司机、客房联系方式等详列在方案里面，于6月7
日协助客人办理入住手续时一同发给客人提前了解。
1、采购易拉透明文件袋。已完成。
主办方： 参会代表：
国家X专家联谊会秘书长X等专家学者和业内领先企业的研发技术带头人
4、演讲台广告牌的设计、制作：X 5、专家和客户的礼品的定制和采购。 6、胸牌的制作，优先使用库房现有的胸牌，将内容进行更换。
一、新闻通告简讯的编写及网站微信公共 平台的发布； 二、其他临时性工作支持与配合。
1、新闻通告于6月4日写好，经X审核后，再发相关媒体。 2、论坛新闻稿于6月9日写好，经X审核后，再在网站和微信上发布。
三、其他协助和支持工作。
Байду номын сангаас
5、购买录音笔。
6、准备U盘。
1、广告公司背景墙与横幅设计稿
出小样、报价：6月1日
X
3、背景墙成品：6月3日
4、背景墙安装：6月7日下午
5、横幅悬挂：6月7日下午
1、新闻通稿：6月4日
X
2、论坛新闻稿在微信和网站发
布：6月9日
X
6月3日
X
6月3日
X
6月3日
1、X将需要预订的客户和专家信息提供给婉秋，以便预订机票和酒店。我司承担费用。最
一、会务相关物品的采购工作（签字笔以 2、中性笔的准备。
及其他会议所需物资的采购与提供）； 3、24楼会议室茶叶（用X办公室茶叶）、喝水瓷杯、烧水壶、带Logo的抬头纸和笔、绿色
二、公司24楼会议室的布置和撤场清理工 盆景等的准备与提前摆放。
作；
4、24楼会后当天安排完成会场的收拾和整理。X两位保洁等）