几种常用公文的写作方法

几种常用公文的写作方法一、决定、决议对重要问题或重大行动做出安排及决策用“决定”，经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项用“决议”。

决定、决议两种公文虽然在产生过程、适用范围等方面有所不同，但就文种的基本内容、结构形式和语言表达来说，又很相似。

１、标题。

决定、决议的标题比较规范，常见的是：发文机关（或会议）、事由、决定（决议）三项组成，或不写发文机关，只有事由、决定（决议）两项。

标题上面一般标出日期，加括号。

决定、决议标题中有发文机关或会议名称的，正文后不署名，没有发文机关或会议名称的，可在副标题中注明，或在文后署名。

奖惩性决定、决议多在文后署名。

２、正文。

在决定、决议写作中，特别要重视对内容的把握。

首先是交代产生此决定、决议的背景，说明原由。

指出什么机关或会议，根据什么政策或原因作出这一决定或决议。

这一部分行文要求简明扼要，逻辑严密，用词准确。

其次是决定或决议的内容。

这是正文的主体，要写决定或决议的具体事项。

有的比较简单，甚至比前一部分还要短；有的决定或决议内容丰富，事项具体，则要分点、分条叙述，行文要具体、明确，直陈其事，以便于理解和执行。

有的决定或决议除了以上两部分外，还写对事项的评价或号召，指出什么是正确的，什么是错误的，应当怎样做，不应当怎样做。

决定、决议的写法要特别注意政策上和法律上的依据。

【＜决定＞的格式】【＜决议＞的格式】二、意见意见的写作，既要分寸恰当又不能模棱两可；既要使下级有章可循，又不能让下级各行其便；有关工作的措施要求既要具体明确，又不能要求过死，毫无伸缩性。

１、标题。

一般写法包括发文机关、事由、意见。

在意见之前应加助词“的”字，将文种与事由联接起来。

２、正文。

正文分为开头、主体、结尾三个部分。

（１）开头。

主要有四种：一是目的式开头，即有简明扼要的文字，说明提出此意见的缘由。

二是提要式开头，即将全篇意见的要点在开头部分扼要写出。

三是按语式开头，即对将要开展的工作的重要性加以强调，以引起读者对意见内容的重视。

四是背景式开头，即将有关的重要情况在开头作一个介绍，使读者了解意见形成的背景，以加深对意见的理解。

这种开头常用于对重要问题提出处理的办法和解决的措施。

（２）主体。

主要写明意见的具体内容，如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施、注意事项等，一般采用分条列项式写法，主要要求：一是全面系统。

对工作的见解和要求，一定要顾及各个方面，使工作涉及到的各个部门，都能明确地领会工作的原则和要求。

二是准确具体。

意见中提出的措施或办法，用语要准确，表述要具体，这样才便于下级机关理解和贯彻执行。

三是层次分明。

有些意见中既有工作的基本原则，又有具体的政策措施，一般要分开来写，不宜放在一起写。

（３）结尾。

意见一般要有结尾段落,用来进一步强调工作或提出号召,结尾的方法,一是补充式结尾,补充几点要求;二是号召式结尾,必须写得简洁有力;三是督查式结尾,对意见的贯彻落实提出明确的督查要求。

有的意见结尾还要求有关单位限期书面告知贯彻执行的情况【＜意见＞的格式】三、通知通知是党政机关、人民团体、企事业单位日常业务活动中使用频率最高、范围最广的一个文种。

不同类型的通知有不同的写法。

１、发布、批转、转发或印发的通知。

这种通知与所发布的法规和所批转、转发、印发的文件一起，构成一个新的文件。

它的写法一般为一段式，开门见山，说明批转、转发、印发的目的和要求，如表示“同意”、“望认真贯彻执行”或“参照执行”、“供参考”等。

有的提出进一步贯彻的意见，在讲明发布或批转、转发、印发目的、要求的基础上，再作进一步的说明，如系发布性的，可简要强调发布这一条例、规定的根据、制订过程、实施的意义、实施的意见、实施的办法和应注意的问题等。

如系批示性的，应强调结合本地区、本系统的实际情况对被批示文件内容要求加以具体化，说明在贯彻执行中应注意一些什么问题，提出具体的贯彻执行意见，以便下级机关遵循。

此类通知的标题要注意文字精炼，不宜写得太繁琐。

２、工作通知。

适用于布置、安排性内容，带有指示性、指导性，要求下级机关必须贯彻执行。

它的正文包括三个部分：一是缘由部分。

一般要概述情况、说明目的、交待背景或陈述理由、指出根据，从中引出问题，然后，用习惯过渡词语，如“特作如下通知”、“现将有关事项通知如下”等，转入事项部分。

二是事项部分。

即通知的中心内容，是应知、应办的事项，是工作的具体部署，是执行的依据，应提出明确、具体的要求。

一般采取分条分项式写法，并用序码，也可以用小标题，分清层次，划分段落，使人一目了然。

便于领会、理解和执行。

三是结尾。

一般比较简短，主要是要求下级机关、单位结合具体情况认真研究通知的精神并抓好落实。

如属于重要通知，其结尾有时另起一段提出指示性要求。

一般经常使用的结尾语是：“望结合本地区、本部门具体情况贯彻（参照、研究）执行”。

３、会议通知。

召开什么会议，事先发个通知。

这种通知应用极广，写法也较自由，但要包括一些基本内容，如：会议名称、召开会议的时间、地点、会议内容、参加人员、会期和注意事项，等等。

４、公务通知。

这种通知可以是指示性，也可以是阅知性的。

如传达事项或交流信息的通知，就是属于阅知性的，主要是让收文单位了解某些事情、某种情况，并不要求办理或执行的。

【＜事项通知＞的格式一】【＜事项通知＞的格式二】【＜知照性通知＞的格式】【＜会议通知＞的格式】四、通报通报不同于其它的文种，即它的内容必须有具体的正、反面典型事例和客观实际情况。

通报的正文，一般分总提（导语）、事实和决定、要求三部分。

１、总提部分。

无论是表扬性、批评性通报，还是传达性通报，都习惯于在正文开头简明扼要地概括出全文的主题，勾画出一个总体轮廓。

传达上级重要精神的通报，要概括介绍这一情况的发生时间、覆盖面及其性质、影响等；如果是表扬通报或批评通报，要交待出单位或人物（包括身份、所在单位、职务等）、时间、事项及其结果，点出发文机关的基本态度。

２、事实和决定部分。

这是通报全文的重点和核心。

不管是哪一种类型的通报，均应适当地详细写出事实的全过程或全部内容，交待出事情的来龙去脉，使阅文者看完后即能掌握全貌，并能从中悟出是非，充分认同发文机关的决定。

写事实部分，若是传达上级的重要精神，要逐条写清具体内容；若是传达重要情况，要适当详写情况的几个主要方面，并简要分析情况的性质和发展态势；若是表扬通报要写出先进典型的主要经验或事迹，指出体现了什么精神，具有什么意义，作出适当的评价；若是批评通报要写出错误行为的发展过程和结果，指出违反了哪些法令、政策和规定以及错误性质和危害，作出结论。

决定作为通报核心部分的一个方面，虽然文字不多，但却是行文的直接目的，是前因之果，传达了上级的决策思想，要求准确无误。

表扬通报的决定，要明确写出授予什么等级的荣誉称号，给予什么样的奖励，或直书“特予通报表彰”、“特予通报嘉奖”；批评通报的决定，要对违纪者或事故责任者写明惩戒的类别，或给予通报批评，或给予警告、留党留职察看，或给予经济处罚。

不管写哪一类的决定，都应注意简洁性，用一两句或几句话表达完整。

传达重要精神或情况的通报，一般不写决定，如果有“决定”字样也往往是作为过渡句。

３、要求部分。

这是前两部分的归结，也是通报的落脚点。

除知照性的通报外，无论是表彰先进典型，还是批评错误行为，或是传达重要情况或精神，都不是最终目的，最终目的是号召人们学习先进，或是警戒人们避免某类错误行为，或者是要求人们重视某一情况、贯彻某一精神。

要把握行文目的，按照行文目的来提出要求。

【＜通报＞的格式】五、报告、请示报告和请示这两类公文都要侧重反映情况，陈述理由，不要多发议论。

１、向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

报告的种类主要有定期报告、专题报告、综合性总结报告、会议报告、工作报告等。

报告是一种陈述性文件，主要是报告情况，不要含糊地请求人家回答或解决问题。

报告的结构：（１）标题：一般只包含事由和文种。

（２）正文：分两部分，一是报告起因，说明为什么要写报告；二是报告内容，这是正文的主体，要写明完成任务、进行工作或处理事项的依据、过程、措施以及结果、成效与存在问题，有的还要写经验、教训及今后打算等，可根据报告的种类而定。

但共同要求是：内容扼要，材料准确，层次分明，条理清晰，语言明白，文理通顺。

与专题性报告相比，综合性报告更难写。

怎样用有限的篇幅，讲请报告的全部内容，是综合性报告的一个突出的难题。

为此，必须注意如下几点：一是突出重点，不要面面俱到；二要综合分析，不要简单地罗列现象，不得要领；三要以点带面，典型概括，做到点面结合。

２、向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

请示要扼要明确，主要是提出请示事项，说清楚要求谁回答或解决什么问题，还可以要求在什么时候回答，必要时从中说明一些理由。

请示有三个鲜明的特点：一是必须是下级向上级行文；二是必须是在自己职权范围内无法肯定或处理的问题；三是必须要求上级明确表态、批复的。

写请示时要注意几个问题。

一是请示事项要集中、专一，一文一事，不宜冗杂，千万不要以简报代“请示”；二是主送的领导机关只能写一个，不要多头主送，除领导者直接交办的事项外，不要直接主送领导者本人；三是请示问题要符合政策，符合实际，是工作中急需解决而又有条件解决的问题；四是请示的理由要充分，解决的办法要切实可行；五是不得越级请示，如特殊情况必须越级行文的，在行文的同时，应抄报越过的机关。

【＜报告＞的格式】【＜请示＞的格式】六、批复一般是针对下级机关请示的一项或几项工作做具体答复，以便下级机关遵循办理。

其特点是针对性强，态度明朗，答复恳切，不容有松动余地。

批复的写法较简单。

一是写批复根据，说明应什么请示而批复的，包含两层意思：接到什么请示、表示经过研究。

二是批复内容，一般不必加以议论，只要直陈其事。

如果对请示内容全部同意，就写肯定的意见；如果完全不同意，要写否定意见及其理由；如果部分同意，部分不同意，应分别写出理由。

批复的篇幅一般都较短。

七、函函主要用于单位之间的相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批准等。

函的正文包括发函缘由、事项、结束语三部分。

发函缘由主要讲为什么要去函或复函；事项就是要商洽、询问、答复或请示批准的事项；结束语可根据不同情况区别使用，如果是去函告知对方机关的，可用“特此函告（达）”；如果是去函要求对方机关回复的可用“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“以上意见，请予函复”；如果是答复对方的问题，可用“特此函复”、“此复”等。

虽然函的字数不多，但撰写起来也有一定的难度。

事由是对函的主要内容的准确、简要的概括，事由写得成功与否，关键看能否准确精练地概括全篇的中心内容，做到题文相符。

一是针对性地陈述缘由。

即针对所要商请、询问或答复的问题，实事求是地提出最有说服力的理由或依据，或言明根据上级的有关部署、指示精神，或简要陈述本地区、本部门的实际困难和需要，或扼要说明事情的经过和基本情况，或引用对方的来文字号和事由等，以便把缘由写充分。