关于活动组织的具体工作内容

关于活动组织的具体工作方案

从活动筹备、开始前、开始、活动中、活动结束五个方面准备，由综合协调、文字材料、后勤保障、人员组织、现场、宣传拍摄、领导接待七个组执行，综合协调负责统筹协调。具体如下：

一、活动筹备

活动开始前分为筹备前、筹备中、筹备结束，要求如下：（一）筹备前

1.文字材料组：提供活动方案，包括主要活动内容、时间、地点、组织机构、参与领导、人员组织（来源、年龄、类别、数量）、物资需求、活动设备、工作人员分工。

2.综合协调组：召开各组协调会，研讨活动方案的可行性、难点、风险等问题，文字组织协助修改，综合协调组最终确认。

（二）筹备中

1.综合协调组：协调各组有关负责人勘测活动场地，主要勘测周围环境、用电、用水、休息接待、活动区域、站位、主舞台情况（长、高）、设施搭建（背景板/LED）、活动路线（到会场所需时间）、停车场、现场平面图、当天气候情况、通联体系。

2.后勤保障组：根据实际情况列出活动所需物资，如活动衣服、贴纸、宣传海报、展板、旗帜、宣传折页、活动餐饮、工作证、桌椅板凳、车辆保障、经费支出、人员保险、线路图制作（引导标识）、舞台搭建（背景/LED）、音响设备、应急保

障（突发天气）、对讲机。

3.现场组织组：活动区域规划、点位设计、安全保障预案（安全隐患排查）、医疗应急、志愿者需求预估、人员引导设计、活动彩排设计。

4.人员组织组：根据活动的重要程度联系相关青年社会组织，拟定活动通知，包括明确活动集合时间、集合地点、活动开始及结束时间、物资发放、着装要求、参与活动领队/负责人（姓名、电话）、报名表（机构名称、姓名、性别、年龄、联系电话、身份证号）、组织人员联系电话（两个人）；并电话对领队/负责人进一步就相关事宜进行培训，并口头确认。

5.宣传拍摄组：新闻通稿、媒体联系（联系人2人）、媒体接待、媒体车马费、摄影摄像准备、宣传文案。

6.领导接待组：领导出席情况、需求（讲话稿）、车辆安排、邀请函（停车证、行车路线、活动现场平面）。

7.文字材料组：拟定活动议程、主持词、领导讲话稿、主持人邀请；相关各组文字材料汇总。

（三）筹备结束

1.综合协调组：召开相关部门及各组协调会，确认各组筹备情况。

2.后勤保障组：确认活动物资准备、相关制作、现场硬件设施、人员保险购买。

3.现场组织组：确认志愿者数量、安保情况、医疗应急人员、点位图。

4.人员组织组：确认参加活动人员数量及人员名单、物资

分配情况。

5.宣传拍摄组：确认参加媒体数量、车马费金额、摄影摄像、新闻通稿打印、媒体接待联系人。

6.领导接待组：确认领导参加情况、接待具体安排（休息室、服务人员、陪同人员）。

7.文字材料组：确认主持人（包含劳务费用、车辆安排）；相关细节沟通并发主持词；打印确认后的完整一套材料，包括活动方案、新闻通稿、活动议程、主持词、出席领导、点位图。

二、活动开始前

活动开始前指活动前一天早上9:00-晚上18:00期间，根据筹备结束后的相关情况，由综合协调组召开各组织全体成员会议，进行最后一次相关活动筹备的确认。

1.后勤保障组：活动物资（含应急物资）、制作物品到达完毕；现场搭建布置完成。

2.人员组织组：电话与参与活动各领队/负责人再度确认；短信通知各活动参与人员；物资分配完成。

3.领导接待组：接待室的活动材料、茶水准备完毕。

4.文字材料组：与主持人确认当天活动具体时间、地点、路线图，并短信通知完毕。

5.现场组织组：点位布置、现场隔离设置完毕。

三、活动开始当天

主要指当天活动开始前2个小时。

1.综合协调组：打开通联体系；检查各组人员到位情况；通报各组检查相关工作准备情况；每半小时通报一次。

2.后勤保障组：再次检查各组相关物资到位情况；音响设备试音检查工作。

3.现场组织组：彩排人员、志愿者、安保到位。

4.人员组织组：签到人员、物资领取、签到表（笔）、桌椅到位。每半个小时通报一次参与人员签到情况，重点向现场组织组对接。

5.宣传拍摄组：拍摄角度寻找、媒体接待人员到位（签到表、新闻稿、劳务）。

6.领导接待组：接待人员、陪同人员到位。

7.文字材料组：工作人员到位；与主持人联系畅通。

四、活动开始

活动开始指活动开始前半小时，在活动现场的相关事宜。

1.综合协调组：各组准备完毕后。

2.后勤保障组：各项物资准备完毕后。

3.现场组织组：活动参与人员引导到位，并按照点位站好。

4.人员组织组：参与活动人员签到完毕，由相关人员带队入活动现场。

5.宣传拍摄组：媒体人员签到完毕、拍摄人员按照拍摄角度就位。

6.领导接待组：出席领导到达完毕，提前10分钟到达活动现场按照点位图就位。

7.文字材料组：主持人就位，直至活动结束。

五、活动开始中

活动开始中指正式活动开始至活动结束期间的工作。其他

组各司其职，现场由现场机动组与现场组织组具体负责。

1.现场组织组：由人员组织组配合，主要注意现在人员不要大声喧哗、队形整理及相关提醒工作。

2.现场机动组：由综合协调组和后勤保障组具体负责，主要是活动安全引导及其他突发事件。

六、活动结束

活动结束指所有主体活动结束后。根据实际情况，由综合协调组召开各组成员的总结会，主要总结活动中遇到哪些问题、主要原因是什么、如何可以避免等。文字材料组负责所有材料的归档及整理。