静态数据准备管理 方案

静态数据是指在系统应用中一般不随时间变化而改变的数据，如会计科目、存货档案、客户档案、供应商档案、物料清单（BOM）、工艺路线等。

在整个项目实施过程中，静态数据的准备、整理、测试、完善等相关工作是需要花费比较长的时间和耗费比较大的精力去完成。

静态数据的准备进度和质量直接影响到系统的上线进度和项目的质量。

静态数据分散存在于企业的多个职能部门，如会计科目的数据在财务部门、客户档案在销售部门、供应商档案在采购部门、产品结构在技术和生产部门等。

静态数据的准备需要各职能部门的大力配合、甚至直接参与。

ERP系统对数据的识别和处理需要通过一种具有唯一性的代号进行，这便是编码。

它作为准确快速、有效的数据输入，在ERP系统管理上显示了极大的威力。

数据编码应该遵循的是简单原则，你如果没有很好的理由不要把资料的属性含义放到编码中。

1、部门档案：设置本单位机构信息。

可以参考人力资源部门的相关设置
2、人员信息：建议只设置流水号即可。

1、地区分类编码：
主要用于客户和供应商所属地区。

如果设置了地区分类，那么可以对业务数据按地区进行统计、分析。

地区分类最多为五级。

2、客户分类：可以按照一定的性质对客户进行分类，设置分类后，根据不同的分类建立客户档案。

如果需要为类，主要考虑为分类的依据为查询统计的需求。

3、客户编码：
编码方式：为分类加流水号
另外所有事业部均需要在客户档案中体现，即所有的事业部需要在客户档案中增加
流水号
分类
4、供应商/委外商分类：可以按照一定的性质对客户进行分类，设置分类后，根据不同的分类建立客户档案。

如果需要为类，主要考虑为分类的依据为查询统计的需求。

5、供应商/委外商编码：
供应商与委外商都在供应商编码处设置，在档案中选择不同的属性。

另外所有事业部均需要在供应商档案中体现。

顺序号
分类号
1、存货分类：
通常需要将成品和原料作为第一大类，原料下面再按相同的存货属性进行划分。

建议本项目的原料划分为标准件和各事业部个性的原料分类。

编码时需要考虑：所有的分类，包括各个事业部及各种属性的存货分类级次均是相同的。

如我们把编码原则设置为2－2－2，那么所有的分类均为两位数字为第一个级次，下面再进行细分时也是两位编码，不论是对于原料还是成品。

但是如果某一类原料不需要分三级分类，可以只设置到一级或者二级。

存货分类的作用主要是用于日常统计，即按存货分类进行查询汇总。

2、存货编码：
编码时主要考虑以下几点：1、在达要要求的情况下，尽量减少长度，以便在录入或者选择时更方便快捷；2、将性质相似的存货编码编写在一起，以方便查询；3、各类编码的长度是否等长需要结合实际情况进行考虑，对于系统来说不作限制。

例如：
料品分类编码
料品代码的第一位是料品分类，
0----成品
1----原材料
2----配套件
3----制造件
4----工具
5----辅助材料
6----备品备件
成品料品编码方案：使用9位编码，第一位是分类编码，成品固定为0；第二位是分类号，泵是1、阀是2、油缸是3；第3—5位是系列号，最后4位是流水号。

流水号
系列号，如001 表示CB1-D3 01
分类号，如泵1、阀2、油缸3
分类号0
●其余现有库存料品编码方案：使用九位编码，第一位是大分类编码，中间三位是小分类编码，后五位是流水号。

X X X X X
流水号
小分类号，如螺栓141、螺母142
分类号
❍现在不入库的制造件的料品编码方案：使用九位编码，第一位是大分类编码，中间三位是小分类编码，后五位是流水号。

流水号
小分类号，如齿轮001、泵体002
分类号
1、会计科目：各个事业部统一设置会计科目，总账套所有科目设置部门核算。

2、凭证类别：每个事业部单独设置银行收款、银行付款、现金收款、现金付款、转账凭证。

分别以不同的数字开头。

3、项目目录：财务中现金科目指定现金流量。

4、结算方式：可以参考现有的方式进行设置
5、本单位开户行：设置本单位开户行账号等信息。

1、仓库编码：
公司多个仓库，分别由不同的部门进行管理，可以考虑将仓库的前面一位表示所属部门，后面两位流水号。

2、收发类别;
主要是为了用户对材料的出入库情况进行汇总统计设置的。

如出库业务分为材料出库、销售出库、其他出库等。

另外收发类别还为业务单据生成凭证提供依据。

通常设置1－入库101采购入库102产成品入库103……
2－出库201销售出库202材料出库203……
3、采购类型：
是将采购业务进行细分，以实现统计分析需要。

如采购可以分为国内采购、进口采购；或者外部采购、内部采购等。

其中一个采购类型设置为默认。

4、销售类型：
是将销售业务进行细分，以实现统计分析需要。

如采购可以分为内销、外销；或者对外销售、内部销售等。

其中一个销售类型设置为默认。

5、发运方式：
是在处理采购及销售业务时，可以在运输方式中进行选择。

6、工作日历：
进行需求规划时，系统按实际工作按实际工作日安排工作日期。

可以按公司实际的休假日和工作日维护工作日历资料。

1、单据编码：包括各种订单、出入库单、收付款单、发票等，建议各事业部单独编码。

方式可以是不同的事业部前面设置不同的前缀。

2、自定义项：各个事业部门启用的自定义项需要统一设置。

例据的重要属性之一是标准化，指的就是格式的统一性。

信息系统的后台数据库对处理的信息均有相应的格式要求。

有些数据类别准备的工作量非常大，需要由多个人员进行准备，因此数据格式的统一性显得非常重要。

各类数据格式的具体要求，见附件《静态数据准备表单》。

1、保证数据质量的重要性
ERP系统是管理数据处理系统，数据质量的好坏直接影响系统的运行效果。

无数实例已经说明，一个良好运行ERP系统，其数据准确性达到98%以上。

对于ERP系统而言，如果输入的数据是垃圾，那么它输出的数据也是垃圾。

建议描述内容提要：
1、关键字段说明
2、关键字段的具体内容见附件《静态数据准备表单》
关键字段是对系统运行质量有直接影响的字段，需要重点关注这些字段数据准备的质量。

提前向数据准备人员，说明这些字段的含义和系统使用原理，有利于提高准备数据的质量。

如客户档案中地区这个字段，将对销售分析中的地区统计产生影响。

关键字段的具体说明见附件《静态数据准备表单》（即快速实施工具中的EXCEL表格）。

1、静态数据准备的负责人和内容分配
2、静态数据准备的人员要求
3、静态数据准备的时间
见＜静态数据准备计划＞
由于静态数据的重要性，参加静态数据的准备人员应该需要熟悉业务、认真仔细、具有高度的负责精神。

全部静态数据的准备时间从2006年XX月XX日至2006年XX月XX日。

具体时间表见附件《静态数据准备计划》。

静态数据准备进度和质量的控制对整个项目质量而言非常重要。

同时静态数据准备的工作量决定了准备周期的长短，一旦返工将对项目进度、成本造成巨大影响。

静态数据的检查，对进度控制、质量控制有重要意义。

静态数据检查由静态数据检查小组负责，客户方项目经理XXX任组长，负责检查活动的时间和人员安排，并对检查结果负责。

数据检查的方式分为抽检和全检，对关键数据的数据需要进行全检（如会计科目、产品结构等），对大量而相对次要的数据可以视情采用抽检（如备品备件、辅助材料等），以提高检查效率。

数据检查的内容包括数据的准确性（如料品名称、客户名称等），数据间的逻辑关系（如料
品名称和料品分类、客户名称和联系电话是否匹配等），数据要求（如料品代号是否重复、位数是否符合要求等）。

数据检查的方法一般采用手工核对，对大量数据进行格式检查时，也可以使用检查工具以提高检查效率。

如检查上万的料品代码是否重复，就可以编写程序对有料品代码的电子文档执行检查。

（如果使用检查工具，需要保证工具能够在检查开始前提供并测试完毕。

）
静态数据准备表单完成录入以后，需要经过各相关部门的确认后，才能进行导入。

必须在导入出前进行数据检查，核对无误后方式进行操作。

静态数据准备方案包括两个附件。

1、《静态数据准备表单》
2、《静态数据准备计划》。