数字化加工项目实施建议书

档案数字化加工项目建议书

紫光股份公司工程部

贺鹏飞

目录

第一章、电子文档管理的应用现状 (3)

第二章、原始文档数字化的有效途径 (4)

2.1数字化加工服务 (4)

第三章、档案数字化实施方案 (4)

4.1数字化加工作业前期准备 (5)

4.1.1数字化工作人员要求 (5)

4.1.2制定数字化工作标准 (5)

4.1.3数字化工作硬件准备 (5)

4.1.4数字化工作软件准备 (5)

4.1.5数字化容和数量 (6)

4.1.6工作地点 (6)

4.1.7数据采集方式和要求 (6)

4.2档案数字化作业流程 (7)

4.2.1档案数字化系统流程图 (7)

4.2.2档案数字化实施标准流程 (8)

4.3数据的质量保证 (10)

4.3.1质量检查方式和容 (10)

4.3.2质量检查指标分级 (10)

4.4数据安全保护措施 (11)

4.4.1数据存取权限控制 (11)

4.4.2数据备份 (11)

4.4.3数据的法律保护 (11)

4.4.4数据安全保护的其他要求 (11)

第四章、实施数字化的特点 (11)

5.1自动化程度高 (11)

5.2标准化程度高 (12)

5.3严格的质量控制 (12)

5.4独创的综合验收系统 (12)

5.5文档安全性高 (12)

5.6方便存储与管理 (12)

前言

跨入新世纪，信息资源电子化已成为国际潮流，也是全球关注和各行业竞争的焦点。信息资源电子化是人类社会文明进步的必然趋势，能否跟上国际潮流，完成信息资源电子化进程，关系到一个国家、一个民族的兴衰。

在日趋激烈的国际竞争中，谁掌握了更多的信息资源，并使之转化为经济技术优势，谁就掌握了竞争和生存发展的主动权。总书记在《加强档案工作，为社会主义现代化建设事业服务》的重要讲话中，为我们指明了在新一轮的国际竞争中，文档信息电子化的重要意义。

第一章、电子文档管理的应用现状

电子文档管理。这—概念来自于西方。其在西方发达国家的推广历史与应用现状，是衡量我国电子文档管理系统市场前景的重要参照标准，也是在我国推广电子文档管理系统的良好借鉴．根据国际电子文档委员会1996年前后提交给国际档案理事会的有关报告，电子文档管理在以美国为代表的西方发达国家已经得到了极为广泛的应用：在美国，90％以上的单位已经实现了传统文档信息资料的电子化转化，基本完成了信息化建设的第一步基础工作——信息管理的基础建设，并正在考虑如何在这些丰富的电子化文档资料的基础上做更深层次的信息挖掘，为决策提供可靠的依据，更有些单位已经开始考虑在利用好这些成文的信息资料的同时，进一步挖掘和利用存在于员工头脑中知识，逐步向人类信息管理的理想状态一一知识管理迈进。以往，公司的经理人员一般要用80％时间来收集信息，20％时间用于决策；现在，有了这些丰富的电子化信息资料做基础，其收集资料的时间被缩短为20%，其余80%的时间则用于决策。凭借这一良好的信息建设基础。美国许多单位的员工可以随时、随地获得完成其工作所需要的信息资料，其个人潜力的发挥再也不需要受到信息资料缺乏的限制，无纸化办公、移动办公、客户关系管理、知识管理等先进的模式有了其坚实的基础；员工的工作地点也不再局限于办公室，在家上班成为越来越普遍的现象：据资料介绍，美国1995年已有1200万人全天在家中上班，5400万人部分在家里工作。

与其在西方发达国家的广泛应用相比，电子文档管理在我国的应用才刚刚开始。以往，我国大部分单位并没有意识到实施文档信息资料电子化管理的重要性，因此

其在信息化建设方面的投资主要集中于硬件设备的采购，以及财务软件、商务软件等短期效益较为明显的项目；但各种单位在实施电子文档管理方面的需求规模却非常巨大。据粗略估计，目前我国各种单位在运作中所产生的各类文档资料中只有不到10％被以档案的形式保存起来，其余90％的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。而且，就是那些以档案形式保存的各种文档资料，目前也基本上仍以纸等传统物理形式存在，其总数量达24亿卷，排级长度约7000多公里。如此巨大的档案资料，在给各种单位带来沉重保管负担的同时，却没有为其管理与决策提供充分的帮助。由于传统存储形式的限制，目前我国各类档案资料的利用率不足10％。这种状况根本无法满足各种单位参与市场竞争的需要，事实上，目前我国90％左右的单位都有实施文档电子化管理的迫切需求。随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们信息管理与利用意识的加强，这种文档信息资料的高管理成本、低利用效率的不合理状况必将成为历史；文档信息资料的电子化管理需求也将成为社会各界关在的焦点。

第二章、原始文档数字化的有效途径

2.1数字化加工服务

数字化加工服务是应用各种计算机数字化技术来处理原始的文件、档案、资料，形成数字化的数据文件，以方便利用。数字化加工服务最广泛使用的其中一个畴就是文件、档案、资料的扫描加工外包服务。它能节省有关部运作所直接投入的资金，更可避免因技术过时而影响效率，而与此同时，确保获得专业服务供应商的高品质服务。

第三章、档案数字化实施方案

对档案馆馆藏档案资料通过数字化加工工作，输入、迁移到档案数据库去，完成数字档案馆系统的数据初始化工作。

4.1数字化加工作业前期准备

4.1.1数字化工作人员要求

1 工程技术人员

主要为：熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库数据标准和系统开发，了解档案管理等相关专业知识的公司技术部技术支持工程师。

2 数据采集作业员

主要为：了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识工作人员。

3 对数据采集作业的技术准备

（1）学习技术规及各种技术要求。

（2）制定数据采集数据库建库技术方案和实施方案。

（3）进行各项业务及计算机技术培训。

4.1.2制定数字化工作标准

1 在数据采集之前，首先进行档案数据库的设计，制定《档案数据库数据标准》，经用户确认后按此标准执行。

2 数据采集工作程序。

在数据采集之前，公司提交数字化相关的工作程序给用户审核通过后执行。4.1.3数字化工作硬件准备

1、配备硬件数量及档次要满足数据采集工作情况及数据量大小。这主要由公司提供。

2 、用户提供数据服务器1台给公司作为采集作业使用，其他硬件设备由公司自行解决。

3、场地：

4、办公用具：一部，激光打印机一台，打印纸（以实际用量为准），办公桌椅套，

档案资料的装订及打印所用全部耗材。

5、其他条件：提供电力和饮水。

4.1.4数字化工作软件准备

1 软件容。

提供数字化工作需要的简易数据库建立和流程管理工具软件。

2 流程管理工具软件功能要求。

（1）能采集各类档案的属性数据。

（2）能对属性数据检查并能进行增、删、改等编辑操作。