实务操作第四章-制作凭证(上篇)1上课讲义

第四章编制记账凭证（上篇）

一、原始凭证制单的要求：

1．销项的增值税发票，我们要填写送货单或是销售出货单，附在发票背后。样版如下：

注：这里的单价，填的是不含税单价。备注处写上发票右上角的发票号码。2．进项的增值税发票，我们要填写采购收货单或进仓单，附在发票背后。样版如下：

3．费用原始凭证要按顺序粘贴在原始凭证粘单上，粘贴样式如下：

粘好之后再附在支出证明单上

注：填制原始凭证报销单时要注意以下几点：

1）原始凭证上必须具备的内容：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证的单位名称或者填制人的姓名；经办人员的签名或签章；接受凭证单位名称；经济业务内容、数量、单价和金额。对于单位自制凭证上所列的内容（如限额数字、计划数字等）也必须填制。

2）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人处取得的原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章。

3）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符。

4）一式几联的原始凭证，应当看清各联的用途，只有发票联才可以作为报销的凭证。

5）借款单据必须附在记账凭证上，收回借款时，应另开收据或退还借据副本，不得退还借款单据原件。

6）经过上级批准的经济业务，应将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档，应在凭证上注明批准机关名称，日期和文件字号。7）粘贴凭单据上的负责人、会计、出纳、制单这些地方都要签上相关人员的名字，为了简便外账的工作，在做内账时，费用报销单就要按有发票和无发票的报销分开，不能将发票和收据混合在一起报销。

二、编制记账凭证要求：

1．填制日期可能与后附原始凭证日期一致，也可能晚于原始凭证日期，但一定不能早于原始凭证日期。外账如果是月末汇总一次做账的，那凭证

日期是每个月的最后一天。

2．每个月的业务都从1号顺序往下排，同一笔业务，凭证一张不能记完的，就需要使用“分数编号法”填列例如3张才写完的，凭证号要写着1/3、

2/3、3/3。

3．摘要写业务事项。记账凭证的“摘要栏”是对经济业务的简要说明，又是登记账簿的重要依据，必须针对不同性质的经济业务的特点，考虑到

登记账簿的需要，正确填写，不可以漏填或错填。“摘要要简明扼要，但

至少是一句话，有时主语可以省略，如“收到凌光公司汇来预付账款”，

有时不能省略，如：“刘军因公出差广州报销差旅费等”。

4．每笔业务都应按规定填制正确的会计科目，包括总账科目和明细科目。

5．规范地填好金额。金额应和所附原始凭证一致；没有角分的数字要补“00”；最下一行合计数前要加“￥”符号。空白处要划线，从贷方最后

的数字的下一行划至借方合计数的上一行，表示以下没有业务发生。

6．附件要注明有多少张原始凭证。收付款业务一般按自然张数计算，即有一张算一张；对附有火车票等的差旅费报销单的附件处理，只填报销单

的张数。当一张或几张原始凭证为几张记账凭证所共用，可将原始凭证

附在一张主要的记账凭证后面，摘要栏内注明“附件包括第几号记账凭

证”，在其他记账凭证附件栏内注明“见第几号记账凭证”，以便查阅。

结账和更正错误的记账凭证，可以不附原始凭证。

7．制单人要签名，如果太多，可以刻个私章，用私章代替签名。、

三、错误凭证的更正。

1、原始凭证的更正。原始凭证所记载的内容均不得涂改，随意涂改的原始凭证即为无效凭证，不能以此来作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。如果原始凭证记载的内容有错误的，应当由开具单位重开更正，更正工作必须由原始凭证出具单位进行。

例如：收到的增值税专用发票有误的，在当月退回给开具单位重新开具，如果是跨月退回的，应当附上一份拒收证明，并盖上公章，原件随发票退回给开具方，让其到税局去办理红字发票申请书。

如果是本单位开错了发票，对方当月退回，发票可以当月在税控机上作废，

冲减当月收入；如果是跨月退回的，那就要在当月先交税，在收到发票的当月和对方开具的拒收证明原件到税局去办理红字发票申请书。红字发票申请书在税控机上先生成，并打印出来，等到申请书批准了，再到税控机上输入申请书号开具红字发票。等红字发票开出后再冲减当月的销售收入。

2、记账凭证的更正。

在当年内发现填写错误的：金额以外有错的，先用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某年某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某年某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误的，只是金额错了，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另外编一张调整的记账凭证。调增金额用蓝字，调减金额用红字。

发现以前年度记账凭证有错误的，不影响损益的先用红字凭证冲红，再用蓝字填制一张更正的记账凭证。如果影响以前损益的，应当通过“以前年度损益调整”科目进行调整。

四、原始凭证和记账凭证的要求讲完之后，我们开始以一家企业实际发生的业务为例，开始编写记账凭。因为工业和商业的外账处理有销售、采购和费用方面是相同的，而在成本结转方面，他们就有所不同了，所以我在说案例时，我以一家即可商贸销售，也可以自产自销的企业为例：

2015年12月份，明月电气设备公司成立，明月公司的注册资本为300万，公司实行认缴制，有两个股东，张生和李生，张生认缴200万，以现金出资，李生认缴100万，以工艺技术作价50万出资，此技术已通过申请专利，出具了专利证书，另外50万以现金出资。注册的货币资金全部存入农业银行，由银行开具存款证明，并由会计公司出具了验资报告。办理好营业执照，机构代码证后，也去国税和地税办理好税务登记证，明月公司的经营范围有电器批发销售、自产自销电动机械，纳税人身份是一般纳税人，开具17%增值税专用发票，交纳25%的所得税。随应交增值税带征的税种有：城市维护建设税7%、教育费附加3%、地方教育费附加2%，另按不含税销售额收取0.12%的堤围费。印花税按购销合同的金额收取0.3%。

下面我们开始根据每一笔业务做单了。

1）12月1日收到股东的投资，存入银行。

借：银行存款-农行2000000

无形资产-专利技术500000

贷：实收资本-张生2000000

-李生500000

注：如果企业没有足够的资金注册的，但是企业有无形资产的，例如是专利技术、专利产品等，这个也可以作为注册资金，而且它的价值有上下浮动的空间，可以填补不够那部分资金空缺。不过，它要有第三方的评估报告才行。根据2014年修改的公司法规定，公司的注册资本可以实行认缴制，也就是股东可以先认缴相应的股份，到公司成立之后再按认缴的金额投放到公司中，所以李生认缴的50万资金他还没有实际出资，账务上不需要任何处理，只有资金到位了，会计才需要将它记到实收资本中。

2）12月5日，提了2万元备用金。

摘要：提现

借：现金20000

贷：银行存款-农行20000

注：如果出纳从基本户提取的现金转存到私人卡的，那么这个用法人或者是出纳开立的私人账户是算现金还是银行存款呢？

能让出纳直接管控的私人账户可以并与现金管理。

不能让出纳直接管控的私人账户与银行存款一样管理。

3）12月10日，支付了公司场地1月份租金1万和租房押金2万，租金房东暂没开具发票。押金支付现金，租金通过银行支付。（注：房东是个人的，但支付租金，银行可以允许公司从对公户支付，前提是公司必须提供租房合同，而

且支出的支票用途栏必须注明是房租）

借：其他应收款-租房押金20000

-房东10000

贷：现金20000

银行存款-农行10000

注意：支出的费用，没取得正规发票前，不能记入费用科目，而先挂在其他应收款上。

4）12月10日，支付公司装修费30万，办公室桌椅一批5万元，办公用品一批3千元，这批支出开具了普通发票。公司购进办公室管理人员台式电脑4台，每台3千元，股东用笔记本电脑2台，每台6千元，生产线50万，都开具了17%的增值税发票。以上支出都是通过银行支付。

1、借：长期待摊费用-开办费303000

固定资产-办公室桌椅50000

-台式电脑（4台）10256.41

-笔记本电脑（2台）10256.41

-生产线427350.43

应交税费-应交增值税-进项税76136.75

贷：银行存款-农行877000

注：因为公司还没有销售和生产，所以还算在筹建期间,期间的费用算到长期待摊费用的开办费里，那开办费包括有哪些呢？根据《企业会计准则—应用指南》的解释，具体包括人员工资、办公费、培训费、差旅费、印刷费、注册登记费以及不计入固定资产成本的借款费用等内容。根据《国家税务总局关于企业所得税若干税务事项衔接问题的通知》（国税函〔2009〕98号）规定，新税法中开（筹）办费未明确列作长期待摊费用，企业可以在开始经营之日的当年一次性扣除，也可以按照新税法有关规定，自开始生产经营之日起，按照不低于3年的时间均匀摊销。但摊销方法一经选定，不得改变。

5）12月12日，收到房东开具的房租发票。

借：长期待摊费用-开办费10000

贷：其他应收款-房东10000

6）12月15日，银行提现备用2万元。支付电话安装费、网络开通费2千元，并收到电信发票。

1.借：现金20000

贷：银行存款20000

2.借：长期待摊费用-开办费2000

贷：现金2000

7）12月20日，明月公司去人才市场招收员工，用现金支付人才市场三个月的招聘服务费2000元，人才市场开具了发票。

借：长期待摊费用-开办费2000

贷：现金2000

8）12月31日，计提工资，明月公司目前只有两名股东和一位会计，他们的工资分别是张生6000元，李生6000元，会计2500元。三名员工尚未购买社保。

注：股东工资已超过起征点，要缴纳个人所得税：

6000-3500=2500元，2500*0.1-105=250-105=145元

借：长期待摊费用-开办费14500

贷：应付职工薪本酬-工资14210

应交税费-应交个人所得税290

8）摊销无形资产，分10年摊销，月摊销额4166.67元

借：长期待摊费用-开办费4166.67

贷：累计摊销-工艺技术4166.67

9)2016年1月,明月公司开始试生产，当月5日、10日、20日及25日从汇能公

借:原材料-电机180000

-接触器105300

-继电器67200

-端子150000

-电柜27500

应交税费-应交增值税-进项税90100

贷:应付账款-汇能公司620100

借：原材料-辅助触头1200

-交流接触器3600

-热过载继电器4320

-中间继电器1680

-接近开关1400

-断路器4000

-交流接触器150

-编码器200

应交税费-应交增值税-进项税2813.5

贷：应付账款-三机公司19363.5

注：企业如果在辅导期内，企业当时购进的材料的进项发票不能当月抵扣，要通过交叉稽核比对后，取得稽核结果通知书，才可以在次月进行抵扣。例如：1月的进项，要在2月才可以抵2月开具的销项。

1月购进材料的分录就不能写应交税费-应交增值税-进项税额，而是改成应交税

费-应交增值税-待抵扣进项税额。

例如：借：库存商品

应交税费—应交增值税—待抵扣进项税额

贷：银行存款

到2月根据“稽核结果通知书”交叉稽核比对无误后：

借：应交税费——应交增值税（进项税额）

贷：应交税费——待抵扣进项税额

直到辅导期结束后才可以当进项抵当时销项。

另外正规的企业只有一套账的，当月不抵扣的发票，也可以使用以上分录，还有如果企业购进的材料是无进项发票的，而且已经开销项销售出去了，这个材料也是可以入账，也可以作为成本，但是到了汇算清缴时这部分无票的成本必须作纳税调整。无票材料的分录没有应交税费这一科目。

借：库存商品

贷：应付账款-暂估货款

暂估材料的，收到发票后，将原暂估的分录冲红，然后按着发票做正确的分录，如果只是收到部分发票的，就冲红部分金额。如果收到发票的单价与暂估的不一致，造成成本有差异的，还要冲红原结转的成本，再做正确的。

11）15日，开出销项发票一张，购货公司是达达机械厂，销货内容，自产的切边机25台，每台售价为18700元，传动机30台，售价8000元，整张发票合计不含税销售金额为是604700.85元，税额是102799.15元。货款未收。

借：应收账款-达达机械厂707500

贷：主营业务收入-灵巧切边机399572.65

-传动机205128.20

应交税费-应交增值税-销项税102799.15

12）18日，开出销项发票一张，购货单位是飞达电器公司，销售当月购进的电机5台，销售为4000元，销售端子1000个,售价为4元,整张票不含税金额合计为20512.82元，税额为3487.18元。飞达公司19日已通过银行汇入这笔货款。同时，另开出一张销项发票，购货单位是大福电气公司，销售内容是：变频器2台，售价为3000元，不含税金额为2564.1元，税额为435.9元，货款尚未收取。

1. 借：银行存款-农行24000

贷：其他业务收入-电机17094.02

-端子3418.80

应交税费-应交增值税-销项3487.18

2.借:应收账款-大福电气公司6000

贷:其他业务收入-变频器5128.21

应交税费-应交增值税-销项税额871.79

13）5日,明月公司向三机公司预订一批材料,并预付了货款19363.5元。10日支付汇能公司货款73008元。15日，收到达达机械厂汇来货款93500元。

1. 借：应付账款-三机公司19363.5

-汇能公司73008

贷：银行存款-农行92371.5

2. 借：银行存款-农行93500

贷：应收账款-达达机械厂93500

注：在本案例中，我不设预收和预付账款，因为外账的手工账都是月末将相关的单据汇总后再统一入账的，而且都是先做进货、销货，再做银行收付款，最后入费用和结转，所以设立预收和预付科目意义不太。

14）1日，购进税控机设备一套，价税合计为1460元，不含税金额是1247.86元，税额是212.14元，开票计算机及打印机一套11700元，不含税金额是10000元，税额是1700元

借：管理费用1460

固定资产-税控计算机组10000

应交税费-应交增值税-进项税额1700

贷：银行存款-农行13160

注：这里购进税控设备为什么进项税不单独列开呢？因为增值税纳税人2011年12月1日（含12月1日当天）以后初次购买增值税税控系统专用设备(包括分开票机)支付的费用以及缴纳的技术维护费(以下称二项费用)可凭购买增值税税控系统专用设备取得的增值税专用发票，在增值税应纳税额中全额抵减（抵减额为价税合计额），不足抵减的可结转下期继续抵减。但是增值税一般纳税人支付的二项费用在增值税应纳税额中全额抵减的，其增值税专用发票不作为增值税抵扣凭证，其进项税额不得从销项税额中抵扣。（见财税[2012]15号第三条）

抵税分录:

借:应交税费-应交增值税-减免税款1460

贷:营业外收入1460

如果发票作了认证，当月要在电子申报系统在一步进项税额转出步骤。

15）18日，支付1月份房租1万元，并收到房东开具的发票。

借：管理费用-房租水电费10000

贷：银行存款-农行10000

16）19日通过银行支付员工12月份工资14210元

借：应付职工薪酬-工资14210

贷：银行存款-农行14210

17）19日银行扣缴了12月的个人所得税290元。

借：应交税费-应个人所得税290

贷：银行存款-农业290

18）19日，支付快递费1500元，其中有500元是办公室寄资料，1000元是发货的快递费。

借：管理费用-办公费500

销售费用-运费1000

贷：现金1500

19）20日，报销张生招待客户餐费1000元，送客户礼品500元。

借：管理费用-业务招待费1500

贷：现金1500

20）21日，公司组织员工聚餐。支付餐费3000元，并发放100元购物卷给20名员工。

借：管理费用-员工福利费5000

贷：现金5000

21）21日，帮员工订购春节回家车票，为了留住员工，当作员工福利，不需要扣回员工款项。20张火车票，共5000元。

借：管理费用-员工福利费5000

贷：现金5000

注：以上发入购物券和给员工订车票的行为，企业可以当成费用支出，但是受益的员工要将这些所得的福利与当月的工资合并在一起申报个税。

22）21日电信局通过银行托收12月电话费300元，已收到电信局开具的发票。

借：管理费用-通讯费300

贷：银行存款-农行300

23）21日报销张生的汽车加油费1000元，过桥路费1500元。

借：管理费用-汽车费用2500

贷：现金2500

注；张工的汽车是私人名字，但是他与公司签定了租借协议，所以他为公司业务产生的汽车费用可以在外账支出。

24）21日，银行提现10000元。

借：现金10000

贷：银行存款-农行10000

25）21日公司从图书馆购买技术上使用工具书，共支付300元。

借：管理费用-办公费300

贷：现金300

26）21日，会计报销参加税控机培训班学费200元，车间电工报销上岗证培训费500元。

借：管理费用-职工教育经费700

贷：现金700

27）19日支付业务员外出跑业务差旅费500元，其中有住宿费300元，长途车

费150元，市内公共汽车票50元。

借：管理费用-差旅费500

贷：现金500

注：这里为什么不是销售费用？因为销售费用是指企业在销售商品过程中发生的各项费用以及为销售本企业商品而专设的销售机构(含销售网点、售后服务网点等)的经营费用。商品流通企业在购买商品过程中发生的进货费用也包括在营业费用之中。这里是销售前期所产生的业务费，所以只能入管理费用。

28)2016年2月1日明月公司收到达达机械背书的承兑汇票一张，金额20万，开票日期是2015年9月30日，到期日为2016年3月1日。明月公司可以有三种方法收款。

1、明月公司将承兑汇票持有到到期日，然后到银行兑现。

收到票据时：

借：应收票据-承兑汇票200000

贷：应收账款-达达机械200000

到银行兑现时：

借：银行存款200000

贷：应收票据-承兑汇票200000

2、明月公司提前到银行贴现,银行根据未到期时间和当时银行利率计算明月公司需要支付1200元贴现利息。

收到票据时：

借：应收票据-承兑汇票200000

贷：应收账款-达达机械200000

银行转入贴现款时：

借：银行存款198800

财务费用-利息费用1200

贷：应收票据-承兑汇票200000

注：到银行贴现，企业必须持有中国人民银行发放的贷款卡就可以贴现，贴现要收取没到期的利息，所以收到的并不是承兑汇票有的全部金额，企业要凭银行收取利息费的单据作财务费用。

3、明月公司将收到的承兑汇票再背书转让给汇能公司，明月公司在背书栏盖上公章并复印票据正面和背书栏，而收到汇能公司开具的收据，它凭着复印件和收据入账。

收到票据时：

借：应收票据-承兑汇票200000

贷：应收账款-达达机械200000

背书转让时：

借：应付账款-汇能公司200000

贷：应收票据-承兑汇票200000

以上三种是正规途径的收款方式。还有一种非正规方式的。

企业收到承兑汇票后，拿去银行贴现，因为银行贴现额度已满，无法为企业贴现，那企业又想提前收到货款，那如何处理呢？有些公司他们的开户行额度允足，可以代其他公司贴现，但是要收取一定手续费，而且这代贴现公司不给委托贴现公司开具发票，那外账如何做分录呢？

背书给其他公司时：

借：预付账款-AA公司200000

贷：应收票据-承兑汇票200000

收到这家公司返还现金款时：

借：现金200000

贷：预付账款-AA公司。200000

注：这里实际上是有差额的，代贴现公司已收取了手续费，因为没有发票出账，所以只能企业自己填补这个差额。

如果收到是这家公司返回的银行存款。

借：银行存款190000

现金10000

贷：预付账款-AA公司。200000

注：这只是手续费用现金另外支付的情况下才这样做，如果对方公司直接从款项里扣除了手续费，你要自己补做一张收据，说收到这个差额的货款。

29）大东机械有批小商品交明月公司销售，因为这批货是试销产品，所以明月公司与大东机械协商以平销返利方式销售。当月大东机械以含税2340元一台销售了100台给明月公司，明月公司以含税价2340元销售，每销售一台能收到大东机械10%的返利。本月明月公司销售了50台，共计收入117000元，收到返利11700元，当月收到大东机械开出的红字专用发票。收到的返利如何做账？（所谓的平销返利行为，是指生产企业以商业企业经销价或高于商业企业经销价的价格将货物销售给商业企业，商业企业再以进货成本或低于进货成本的价格进行销售，生产企业再以返还利润等方式弥补商业企业的进销差价损失的经营活动）。

依据取得的供应方红字专用发票，冲减当期增值税进项税金，同时冲抵当期已销成本。

借：银行存款11700

贷：主营业务成本10000

应交税费——应交增值税（进项税额转出）1700

同时，明月公司在当期增值税申报表上附表二第21行“红字专用发票通知单注明的进项税额”栏做进项税额转出申报。

以上就是有关增值税单据的日常处理，那缴纳营业税企业的外账处理又是如何呢？营业税企业外账的账务处理分录跟商贸增值税企业差不多，收到收入时，同时是入到“主营业务收入”，因取得相关收入发生的成本计到“主营业务成本”里。发生费用同样入到管理费用或销售费用。那它与增值税企业不同之处是什么呢？

1、收到收入时，贷方不需要马上计提营业税，因为营业税是价内税，它不

是向客户收取的。

2、广告行业、建筑行业和旅游业，它们不是全按开票数计提应交营业税，

而按开票数减去其他公司开给的发票数为营业额，但是必须这些发票必

须有是同行业的发票，并提供有关合同(或协议)和税务机关要求的其他

资料，方可在营业税前扣除。

3、餐饮业也是交纳营业税的，构成它日常的成本主要有食材、调味料等，

这些大多数都是从菜市场采购回来的，绝大部分是不可以取得发票的，

那它凭什么入账呢？因为这行业的特殊性，所以税务机关默认这行业使

用的食材不需要发票，可以凭库房的入库单为证，但仅限于只能从菜市

场购回的食材，其他的还是需要发票。