文档管理和信息技术机构设置和人员的配备情况

文档管理和信息技术机构设置和人员的配备情况

工程文档包括文件、简报、讲话材料，各种资料、报表、刊物，以文字、符号、图形、声、像等形式。

（一）文档案管理机构职责

1.宣传和贯彻执行国家和上级主管部门有关文档工作的方针、政策和法律、法规。结合工作实际，制定文档工作各项规章制度；拟定本工程文档实施计划。

2.对工程文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督和指导。

3.集中统一管理工程的各种门类和载体的档案资料。

4.对资料员等管理文档人员的工作进行监督和指导，并组织开展档案专业培训。

5.做好档案利用服务工作，编制档案检索工具，积极提供利用。

6.开发档案信息资源，编研参考资料，为工程建设服务。

7.做好工程文档统计工作，按规定报送上级部门。

8.按规定向建设局移交档案。

9.办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）文档管理人员资格

纸质文件要注意防潮、防虫、防火等等。但在信息化的当代，文档很大一部分是以电子媒介方式存储的。因此文档保管人员必将具备优秀的信息素质，有能力应付来自互联网或者内部的数据入侵。做好保密工作。由于文档都有一定的保密年限（特殊情况下除外）或者遇到战乱、迁移、国家安全需要等。就不得不考虑文件的处理问题：纸质文件将在监管人员的监视下由内部人员用碎纸、焚烧或化学腐蚀方法销毁。电子化文件则由专业的粉碎软件粉碎（国际一般通用美国CIA执行标准）。使用的是完全不可逆的粉碎算法。或者在强磁强电压下使存储介质完全被格式化，达到销毁效果。

“收文办理”包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等七个程序。

本公司及项目部的文档管理人员将具备如下资格：

1、具有大专以上的文化程度。

2、具有多年档案管理基础知识和工作经验；

3、工作心细，品行端正，原则性强；

4、熟悉最新的档案管理相关法规，流程，认真负责，细致耐心，

5、熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。

6、定期接受文档管理专业培训。

（三）档案管理人员工作职责

1.认真贯彻执行文档工作的各项规章制度，掌握档案管理专业知识。熟悉工程文档的情况。

2.做好工程文件材料的收集、整理、归档工作，提高档案整理质量。

3.做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作。

4.做好保护工作，维护档案的安全。

5.编制档案检索工作，迅速准确地提供利用。

6.做好档案信息化工作，提高档案科学管理水平。

7.遵守保密制度。不擅自扩大档案利用范围，不泄露档案机密。

（四）档案资料管理员安全岗位职责

1、严格执行《档案借阅制度》，文档内容一律不得外传。

2、文件、档案、资料由专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

3、档案主要供本公司及工程项目部和上级主管部门等相关单位使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经公司领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。

4、档案库房是保管档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。

5、要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

6、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。