员工生日巧排序

员工生日巧排序 员工生日巧排序
郑金炎
很多公司企业，非常重视公司内每个员工的生日，在某员工生日的当天，会给他(她)送一份生日小礼物，让每个员工有一种温馨感。这就要求公司的相关部门根据现有公司人员姓名、生日、职务等信息(如图1)按一定规则(先按月份排列，同一月份按职位由经理→主管→领班→员工进行排序，且需计算出每个人的岁数)，排序成如图2格式的生日一览表，以方便生日礼品发放。下面以Excel
2000或Excel 97为例，将具体操作步骤介绍如下：
1.岁数的计算：将光标选定E3单元格后输入“=YEAR(NOW())-YEAR(D3)”，按回车后E3则显示为时间格式的数字，再选定E3点击“格式”菜单→“单元格”→
在弹出“单元格格式”对话框内选定“数字”选项卡，在“分类”框内选定“常规”→
单击“确定”后便可计算出第一记录的“岁数”。将光标移到E3单元格填充柄上变成细十字形光标后，按下鼠标左键往下拖(公式复制)就可将所有人的岁数计算出来。
2.求出生日所在月份：将光标选定A3单元格后输入“=MONTH(D3)”，按回车后便可计算出第一记录的生日所在的月份。依照上述公式复制方法，将所有员工生日所在的月份全部算出。
3.增加关键字段：如果直接排序职务字段显然十分困难，但我们可以借助增加关键字段再将其隐藏的方法来处理。具体操作如下：选定第D列，点击“插入”菜单并单击“列”后便可自动增加一列。选定D2单元格输入一个新字段“级别”，选定D3并输入“=IF(C3="经理"1，IF(C3="主管"2，IF(C3="领班"，3，IF(C3="员工"，4))))”再应用公式复制，将所有人员的职务所在的级别计算出来。
备注：因为函数 IF
最多只能嵌套七层，如果公司的级别超过7级的情况，则需要在“TRUE”返回值内再嵌套一个IF函数，如上例中也可在D3单元格内输入：“=IF(OR(C3="经理"，
C3="主管")，IF(C3="经理"，12)，IF(OR(C3=" 领班"，
C3="员工"IF(C3="领班"，3，4)))”，这样计算的结果虽然与前面相同但它却可以计算超过7个以上的级别。
4.依照规则排序：将光标选定在“生日一览表”内任一单元格内，点击“数据”菜单→“排序”→在“主要关键字”下拉框内选定“月份”并选定“递增”单选钮，在“次要关键字”下拉框内选定“级别”并选定“递增”单选钮→确定。选定D列点击“格式”菜单→列→隐藏“列”便可得到图2所示的结果。