物业档案管理手册培训

第 一 章
重要性 【2】
第一节：物业管理档案的重要性
3.物业业主或使用人的档案是开展物业服务的前提和基础。
第 一 章
重要性 【3】
第一节：物业管理档案的重要性
4.物业管理档案是开展物业服务研究的基本素材。
第 一 章
重要性 【4】
第二节：物业管理档案的含义
第 一 章
物业管理档案：是指物业在开发和管 理活动中形成的作为原始记录保存起来的 以备查考的文字、图像、声音以及其他各 种形式或载体的文件。
第一节：物业管理档案的重要性
第
一
章
档案的重要性
1、凭证 作用
3.开展物业服务 的前提和基础
2.物业服务 的
重要依据
4.开展 物业研究 的基本素材
第一节：物业管理档案的重要性
1.物业管理档案具有一定的凭证作用。
第 一 章
重要性 【1】
第一节：物业管理档案的重要性
2.物业本身的档案是物业服务的重要依据。
精神 【1管】
文明 建设
理 效 益
第二章
物业管理档案的整理
目 录
第一节
物业管理档案术语
第二节
物业管理档案的立卷和编制
第一节：物业管理档案术语
一、背脊
重要性 【1】
第一节：物业管理档案术语
二、档号
档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码， 档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
此定义包括两层含义：一是经过归档 保存的原始记录及其载体；二是该原始记 录的信息内容。
重要性 【1】
第二节：物业管理档案的含义
物业管理档案包括两个部分
第 一 章
物业本身的档案，包括开发建设过程的记录和物业服务
1 企业接管后对物业进行维修养护和更新改造的记录
物业业主或使用人的档案，
包括业主或使用人的姓名、家
第二节：物业管理档案的立卷和编制
编制案卷目录
1.将成盒后的档案按当好排列并装入档案柜
第 二 章
重要性
【1】
第二节：物业管理档案的立卷和编制
第 二 章
2.整理档案总目录
序号 登记日期
安卷目录号
❤ 档案总目录
编制单位
数量
1
备注
重要性 【1】
质量记录（表单）
第二节：物业管理档案的立卷和编制
第 二 章
凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的
文件材料，列为长期保管；如：公司参加重大外事活动形成的文件材料、公司重要
业务问题的文件材料，各种重要的调查报告、情况反映、公司获省级及省级以上表
第 三 章
第一节：物业管理档案的鉴定
物业管理档案的鉴定是指对物业管理档案的保存价值进行鉴定，鉴别档案价值 的大小，确定档案保管的期限，决定档案的存毁取舍。
期限划分标准
档案保管期限分为永久、定期（长期、短期），保管期限在50年以上的档案为永久 保管档案，保管期限在15—50年（包括15年和50年）之间的档案为长期保管档案，
重要性 【1】
第四节：物业管理档案的分类
第 一 章
重要性 【1】
第 一 章
第四节：物业管理档案的分类
物业服务企业档案分类
行
人
品
工
物
经
市
品
财
维
政
力
质
程
业
营
场
牌
务
修
管
资
管
管
服
管
拓
管
管
资
理
源
理
理
务
理
展
理
理
金
重要性
基 房屋 公 础 共用 共 管 设施 秩 理 设备 序
保 洁 服 务
绿 化 管 理
客 户 服 务
第二节：物业管理档案的立卷和编制
2.填写卷内文件目录
❤ 装订形式卷内目录
第
序
文件名称
页次
备注
二
章
重要性
【1】
质量记录（表单）
第二节：物业管理档案的立卷和编制
2.填写卷内文件目录
❤ 不装订形式卷内目录
第
Hale Waihona Puke Baidu
序
文件名称
页数
备注
二
章
重要性
【1】
质量记录（表单）
第二节：物业管理档案的立卷和编制
3.填写档案封面、卷内备考表
卷内文件整理：卷内文件的排列和编号，填写卷内 文件目录，填写档案封面、封底，装订成册，立卷
重要性
成盒。
【1】
编制案卷目录：将成盒后的档案按档号排列并装入 档案柜
第二节：物业管理档案的立卷和编制
卷内文件的整理
第 二 章
1.卷内文件的排列和编号
页号一律使用阿拉伯数字，字 体要端正、清楚。建议页号正面 编号在右下角，背面编在左下角
保管期限在15年以下档案的为短期保管档案。
重要性
1 永久保存的档案
【1】
凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司建设和历史研究有长
远利用价值的档案，列为永久保管；如：开发移交资料、物业交接资料、业主档案、
文件规定需永久保存的质量记录等。
第 三 章
第一节：物业管理档案的鉴定
2 长期保存的档案
第一节：物业管理档案术语
三、全宗号、案卷目录号、案卷号
1
全宗号
档案馆给定立档单位（物业公司）的编号。
2 案卷目录号
全宗内案卷所属目录的代码。
重要性
3 案卷号
【1】
案卷排列的顺序号。
第 二 章
第二节：物业管理档案的立卷和编制
立卷 卷内文件整理 编制案卷目录
立卷：就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷， 应依据档案来源、时间、题目、内容等对档案进行 分类立卷。
2
庭结构、联系方式等
第 一 章
第三节：物业管理档案的属性
1 本质属性
物业管理档案的本质属性即原始记录性，是构成档案 凭证价值的基础。 如、监控记录、水质检测报告、电梯年检报告等。
2 一般属性
物业管理档案的一般属性是指文化属性、知识属性 和信息属性，这些属性构成其一般价值即参考价值的 基础。如：业主信息、社区文化活动记录、业主满意 度信息等。
❤ 效果图
重要性 【1】
档案封面、卷内备考表
第二节：物业管理档案的立卷和编制
4.装订成册
第 二 章
❤ 效果图
重要性 【1】
第二节：物业管理档案的立卷和编制
4.装订成册——所需工具
第 二 章
重要性 【1】
第二节：物业管理档案的立卷和编制
5.立卷成盒
第
二
章
档案盒标准：
重要性
【1】
牛皮纸档案盒
档案盒封面及档案盒要求
物业档案管理手册培训
物业管理从业人员培训
目 录
物业管理档案的概述 物业管理档案的整理 物业管理档案的鉴定、保管与销毁 物业管理档案的登记、检索与利用 新技术的应用
第一章
物业管理档案概述
目 录
第一节 第二节 第三节 第四节
物业管理档案的重要性 物业管理档案的含义 物业管理档案的属性 物业管理档案的分类
3.整理档案分目录
❤ 档案分目录
序号 登记日期
档号
案卷提名
编制单位
数量
备注
重要性 【1】
质量记录（表单）
第二节：物业管理档案的立卷和编制
第 二 章
目录
工具 档案盒
背脊
档案封 底封面
第三章
物业管理档案的鉴定、保管与销毁
目 录
第一节 第二节
物业管理档案的鉴定 物业管理档案的保管
第三节
物业管理档案的销毁